Ghidul suprem pentru gestionarea angajaților de la distanță

Pre-pandemie, munca la distanță a fost adesea considerată un avantaj, oferit de un număr limitat de angajatori în circumstanțe limitate. Acum, a devenit o normă și pare să continue, un studiu recent al lui Mercer care a constatat că 83% dintre angajatori intenționează să continue să ofere lucru la distanță la o scară mai mare după pandemie.

Cu toate acestea, gestionarea angajaților de la distanță necesită o abordare diferită a strategiilor tradiționale, bazate pe birou. În acest articol, aruncăm o privire asupra provocărilor și oportunităților prezentate de modelul de lucru la distanță și cum să gestionăm lucrătorii de la distanță și angajații din afara sediului.

Lucrarea la distanță prezintă provocări

Provocările gestionării angajaților de la distanță includ:

• Lipsa interacțiunii față în față . Modul în care angajații interacționează cu colegii și managerii lor se schimbă inevitabil atunci când lucrează de la distanță. Fără interacțiunile zilnice din jurul răcitorului de apă, angajații de la distanță se pot simți izolați, influențându-le angajamentul și motivația. Din perspectiva managementului, lipsa interacțiunii în persoană poate fi considerată o barieră în monitorizarea productivității.
• „Măriți oboseala.” În timp ce apelurile video pot aborda lipsa de interacțiune directă, petrecerea de ore în întâlnirile virtuale ale echipei poate fi la fel de dăunătoare. Termenul „oboseală de zoom” a fost inventat la câteva luni după pandemie pentru a descrie efectele negative ale utilizării continue a videoclipurilor. Într-un sondaj, mai mult de 49% dintre respondenți au raportat epuizare ca urmare a utilizării camerei web. Politicile generale de „aprindere a camerei” îi pot face pe angajați să simtă că sunt urmăriți, creând un sentiment de neîncredere.
• Slăbirea legăturilor de echipă . De obicei, angajații apreciază conversațiile lor spontane, interacțiunile sociale și relațiile profesionale cu colegii lor. Dar există riscul ca aceste legături să se poată slăbi atunci când se lucrează de la distanță, accentuat de izolarea socială pe care o poate crea trecerea la munca la distanță. Acești factori pot submina sentimentul de apartenență al angajatului la echipa și organizația sa.
• Probleme de comunicare . Un mediu de lucru de la distanță lasă mai puțin loc pentru comunicarea rapidă, care are loc într-un birou, atunci când angajații doresc să solicite clarificări de la un coleg sau supervizor. Chiar și cu tehnologia, există un potențial ca mesajele instant sau e-mailurile să fie trecute cu vederea. Procesul de colectare a informațiilor poate dura mai mult timp, ceea ce poate fi frustrant pentru angajați și poate afecta productivitatea. Mai ales atunci când aveți echipe care lucrează în fusuri orare diferite, gestionarea cu succes a membrilor echipei de la distanță poate deveni o provocare.
• Distrageri . Distragerea atenției de a lucra dintr-un mediu acasă este adesea una dintre principalele preocupări ale managementului în ceea ce privește munca de la distanță. Treburile casnice, livrările și îngrijirea copiilor pot întrerupe ziua de lucru a unui angajat, afectând angajamentul acestuia.

Dar oferă și oportunități

Pe de altă parte, munca la distanță oferă organizațiilor mai multe oportunități, cum ar fi:

• Potențiale reduceri de costuri. Munca de la distanță reduce cheltuielile generale asociate cu întreținerea unui birou fizic, cum ar fi electricitatea, materialele de papetărie, curățenia și cheltuielile de călătorie. Ca urmare, organizațiile pot fi capabile să se mute în spații mai mici sau să nu aibă un birou cu totul. Lucrarea la distanță reduce, de asemenea, amprenta de carbon a unei organizații, prin reducerea emisiilor de dioxid de carbon din navetă, utilizarea energiei și eliminarea deșeurilor solide.
• Crește productivitatea . Este o concepție greșită comună că lucrătorii de la distanță sunt mai puțin productivi decât cei de la fața locului. Lucrătorii de la distanță sunt în general mai fericiți datorită libertății, flexibilității și autonomiei mai mari de care dispun. Lipsa navetei joacă un rol semnificativ în acest sens – un studiu a constatat că 79% dintre respondenți au citat evitarea navetei ca fiind cel mai mare beneficiu al muncii de la distanță. Drept urmare, 52% dintre angajatori raportează o îmbunătățire a productivității angajaților de când lucrează de la distanță.
• Crește satisfacția în muncă și implicarea angajaților . Munca la distanță a fost legată de o mai mare satisfacție în muncă. Angajații mulțumiți au mai multe șanse să rămână în organizația lor mai mult, reducând ratele de uzură și economisind bani organizației în general. Flexibilitatea muncii de la distanță crește, de asemenea, implicarea angajaților, locurile de muncă angajate bucurându-se de un absenteism cu 41% mai mic și de profitabilitate cu 21% mai mare.
• Acces la o forță de muncă mai diversă. Munca de la distanță permite angajatorilor să acceseze un bazin de talente mai larg, oferind organizațiilor mai multe opțiuni în găsirea persoanei potrivite pentru job. Cu 54% dintre lucrători care spun că și-ar schimba locul de muncă pentru alegerea de a lucra de la distanță, lucrul la distanță este, de asemenea, o strategie cheie pentru atragerea și reținerea talentelor.

8 strategii pentru gestionarea eficientă a angajaților de la distanță

La începutul pandemiei, peste 7 din 10 angajatori au raportat că se luptă să se adapteze la munca de la distanță. Iată câteva sfaturi pentru gestionarea echipelor de la distanță.

O politică de lucru la distanță oferă un cadru pentru cum și când va fi gestionată munca la distanță în organizația dvs. Acesta stabilește cine poate lucra de la distanță, procesele relevante de aprobare și cum va fi gestionată munca de la distanță în cadrul unei echipe.

Dacă utilizați un model de lucru hibrid, politica dvs. ar trebui să explice și cazurile în care angajații trebuie să fie prezenți la birou, de exemplu din motive de securitate sau practice.

Când comunicați cu o echipă de la distanță, nu puteți adopta o abordare universală. În schimb, adaptează-te la stilurile de comunicare individuale ale angajaților. Unii pot avea nevoie de contact zilnic, în timp ce alții trebuie să se conecteze doar o dată pe săptămână sau când apare o anumită problemă.

La fel ca munca într-un mediu de birou, va trebui să aveți conversații dificile la un moment dat cu angajații dvs. de la distanță, de exemplu, despre managementul performanței sau probleme disciplinare. Există un potențial ca aceste conversații să devină în formă de para atunci când te bazezi pe tehnologie și în absența unor indicii non-verbale.

De aceea ar trebui să utilizați o gamă de instrumente diferite pentru a comunica cu și între angajații dvs. Apelurile video sunt bune pentru conversații mai sensibile, în timp ce mesageria instantanee poate fi utilă pentru a lucra la un proiect de colaborare sau pentru a partaja informații sensibile la timp.

Pentru a răspunde oricăror preocupări legate de productivitate, ar trebui să stabiliți așteptări clare în ceea ce privește aranjamentele de lucru la distanță ale angajaților și rezultatele muncii. Fiți clar cu privire la intervalele de timp, prioritățile și reperele și asigurați-vă că sunteți disponibil pentru a răspunde la orice întrebări pe care le-ar putea avea angajații dvs.

Apoi puteți monitoriza aceste obiective, fie formal, fie informal. În loc să ținem cont, urmărirea performanței angajaților vă ajută să identificați eventualele probleme, cum ar fi epuizarea. Apoi, puteți aborda problema atât la nivel organizațional, cât și la nivel individual, acolo unde este necesar.

Pentru a depăși lipsa de interacțiune personală, dedică timp formării echipei și interacțiunii în cadrul echipei tale de la distanță. Aceasta poate fi o întâlnire obișnuită de echipă care începe cu o conversație informală, un exercițiu dedicat de formare a echipei sau o întâlnire socială, cum ar fi un test de vineri după-amiază.

Fii ghidat de feedback-ul angajatului tău atunci când planifici interacțiunea echipei, în ceea ce privește cât de des doresc să se întâlnească și dacă doresc să-și folosească camera. Evenimentele pot fi organizate prin telefon sau prin e-mail, mesaje sau apeluri video conferințe. Nu trebuie să fie lungi - pentru a evita oboseala Zoom, mai scurt poate fi mai eficient.

Angajații de la distanță trebuie să aibă instrumentele necesare pentru a-și face treaba. Asigurați-vă că au același acces la tehnologie și active fizice ca și angajații la fața locului, cu ajustări efectuate acolo unde este necesar pentru a reflecta realitățile practice ale lucrului la distanță.

Aceasta include acces digital la manuale de politici și proceduri, șabloane, fișiere client și software, inclusiv instrumente de conferință și programare. Instrumente fizice, cum ar fi un laptop, o imprimantă și un card de credit corporativ pot fi, de asemenea, necesare.

Diferiți angajați necesită resurse diferite, mai ales când vine vorba de instrumente de comunicare, așa că răspundeți nevoilor lor individuale.

În plus față de evenimentele în echipă, ar trebui să programați și check-in-uri regulate individuale cu angajații. Deși puteți ajusta frecvența și durata acestora pentru a se potrivi nevoilor echipei și ale individului, predictibilitatea este esențială, așa că urmați orice check-in programat.

Atingerea individuală a angajaților vă permite să le evaluați bunăstarea generală, să identificați orice probleme cu care se confruntă și să răspundeți la orice întrebări pe care le-ar putea avea. De asemenea, le comunică valoarea și îi ajută să-i mențină motivați.

Aceste check-in-uri sunt o sursă bună de feedback pentru dezvoltarea și perfecționarea abordării dvs. de a vă gestiona echipa de la distanță. Din când în când, puteți distribui și un scurt sondaj către angajați, astfel încât aceștia să poată oferi feedback anonim despre experiența de lucru de acasă.

O modalitate bună de a motiva angajații și de a crea un sentiment de unitate este de a colecta și de a împărtăși sfaturi de la angajații cu experiență de lucru de la distanță, de exemplu, printr-un videoclip sau prin e-mail.

Aceștia pot oferi informații și sfaturi pentru gestionarea timpului, strategii de abordare a izolării sociale și menținerea unui echilibru între viața profesională și viața privată în timp ce lucrați de acasă.

O analiză realizată de Gallup a constatat că angajații care se simt subevaluați și subapreciați au de două ori mai multe șanse să spună că vor renunța în următoarele 12 luni, iar provocările muncii de la distanță pot amplifica acest sentiment. Atunci când gestionați o echipă de la distanță, recunoașterea rămâne o parte importantă a strategiei de reținere a angajaților unei organizații.

Găsiți modalități de a sărbători atât realizările individuale, cât și cele ale echipei de la distanță, cum ar fi trimiterea unui e-mail de mulțumire echipei dvs., oferirea unui strigăt unui angajat la una dintre întâlnirile obișnuite ale echipei sau trimiterea unui pachet de îngrijire.

Concluzia gestionării unei echipe la distanță

Cea mai bună abordare pentru gestionarea unei echipe de la distanță este să fii răbdător și flexibil - o strategie de lucru de la distanță de succes ar trebui ajustată pentru a se potrivi nevoilor individuale ale membrilor echipei tale.

Adoptând sfaturile de mai sus, puteți fi siguri că angajații dvs. de la distanță lucrează eficient și vă asigurați că evitați să cădeți în capcana micromanagementului.