Minimizarea riscurilor utilizării WhatsApp la locul de muncă

WhatsApp a devenit principala platformă de mesagerie, cu aproximativ 2 miliarde de utilizatori la nivel mondial care trimit colectiv peste 100 de miliarde de mesaje în fiecare zi.

În timp ce utilizarea WhatsApp poate fi convenabilă, nu este creat pentru comunicații interne sigure.

Organizațiile, în special din sectorul sănătății, trebuie, prin urmare, să recunoască și să abordeze marile riscuri asociate utilizării acestuia și, în schimb, să ia în considerare utilizarea unei platforme de comunicare internă sigură și profesională.

Cu toate acestea, dacă în prezent utilizați WhatsApp în cadrul organizației dvs., puteți lua măsuri imediate pentru a reduce aceste riscuri.

Să trecem peste preocupările cheie și să ne aprofundăm în pașii pe care îi puteți lua pentru a le minimiza.

Principalele riscuri și cum să le minimizezi

Riscul 1: Organizațiile nu au control administrativ

WhatsApp nu are funcții administrative și permisiuni esențiale, ceea ce face dificilă gestionarea grupurilor de chat, controlul capabilităților utilizatorilor și asigurarea supravegherii pe măsură ce organizațiile se dezvoltă.

Cum să minimizezi riscul:

1. Evaluați în mod regulat toate grupurile de chat: efectuați o evaluare regulată pentru a identifica grupurile de chat WhatsApp existente ale organizației dvs. Adunați informații de la membrii echipei pentru a crea o imagine de ansamblu asupra acestor grupuri și pentru a determina relevanța acestora. Păstrați listele de participanți de grup la zi, închideți grupurile inutile și creați o listă a grupurilor dvs. în Excel sau Word pentru a asigura o urmărire completă.
2. Atribuiți roluri clare de administrator de grup: definiți și desemnați clar administratori pentru fiecare grup de chat. Specificați-le responsabilitățile, cum ar fi gestionarea activităților de grup, aprobarea de noi membri și aplicarea regulilor de comunicare. Acest lucru sporește responsabilitatea și supravegherea. Asigurați-vă că administratorii sunt membri ai echipei de încredere, care pot reflecta în mod corespunzător organizația.
3. Limitați numărul de administratori: mențineți numărul de administratori pentru fiecare grup la minimum. A avea prea mulți administratori crește probabilitatea unei administrări greșite sau a unor acțiuni neautorizate.

Riscul 2: Responsabilitatea pentru conținutul ofensator și inadecvat

Incapacitatea de a elimina mesajele jignitoare sau neadecvate de pe WhatsApp expune organizația dumneavoastră în pericol de acțiune în justiție, daune financiare și reputaționale și pierderea moralului angajaților.

Cum să minimizezi riscul:

1. Stabiliți politici de mesagerie WhatsApp: definiți și comunicați clar așteptările și liniile directoare cu privire la comportamentul acceptabil de mesagerie. Dezvoltați o politică care să sublinieze tipurile de mesaje și comportamente care nu sunt tolerate în cadrul grupurilor WhatsApp.
2. Comunicați liniile directoare de la început: informați toți membrii grupului despre regulile pe care trebuie să le urmeze atunci când creează grupuri noi. Utilizați funcția de descriere a grupului WhatsApp pentru a adăuga un rezumat al regulilor de conduită ca un memento constant.
3. Abordați cu promptitudine conținutul neadecvat: răspundeți imediat la mesajele jignitoare sau neadecvate. Comunicați în mod clar că un astfel de conținut nu este permis, solicitați ștergerea acestuia și consolidați angajamentul organizației pentru o comunicare respectuoasă și responsabilă.

Riscul 3: Întreținere manuală predispusă la erori

Gestionarea manuală a grupurilor WhatsApp poate duce la erori, întârzieri în adăugarea și eliminarea angajaților și pierderea controlului asupra grupurilor atunci când administratorii părăsesc compania.

Cum să minimizezi riscul:

1. Urmați o procedură structurată pentru adăugarea de noi și eliminarea foștilor angajați: adăugați noi angajați în grupurile WhatsApp ale companiei ca parte a procesului de integrare și eliminați imediat foștii angajați după plecarea lor. În timp ce foștii membri păstrează acces la istoricul conversațiilor, aceștia nu ar trebui să mai primească mesaje noi.

Deoarece este posibil să aveți nevoie de mai mulți administratori pentru a efectua aceste acțiuni, puneți o singură persoană responsabilă pentru a vă asigura că toți administratorii îndeplinesc această sarcină.

2. Asigurați-vă că offboarding-ul reflectă o revizuire a rolului individului: dacă angajatul care pleacă este un administrator de grup, atribuiți un nou administrator ca parte a procesului de offboarding pentru a vă asigura că controlul tuturor grupurilor WhatsApp rămâne în cadrul organizației dvs.

Riscul 4: Scurgerea de informații sensibile

WhatsApp prezintă un risc de scurgere de informații sensibile, mai ales atunci când foștii angajați au încă acces la conversațiile WhatsApp la care au participat, chiar și după ce au fost înlăturați.

Cum să minimizezi riscul:

1. Definiți politici clare cu privire la ce informații pot fi partajate prin WhatsApp: în mod ideal, partajați exemple de informații care nu ar trebui să fie partajate. Pentru organizațiile din domeniul sănătății, este recomandat să restricționeze partajarea informațiilor legate de pacient și, în schimb, să folosească o platformă sigură prin care compania poate controla și înregistra datele sensibile.
2. Antrenați echipa: includeți un capitol despre utilizarea WhatsApp și riscurile sale în programele dvs. de formare continuă. Subliniați că informațiile partajate prin WhatsApp nu pot fi eliminate în întregime și că toată lumea ar trebui să se gândească cu atenție înainte de a partaja documente, informații comerciale sau informații de sănătate protejate.
3. Creați o reprezentare vizuală clară pentru grupuri: deși puțin se poate face după partajarea informațiilor sau imaginilor în grupul greșit, puteți minimiza riscul ca acest lucru să se întâmple utilizând nume și imagini clare de grup pentru a capta atenția utilizatorului înainte de a partaja orice informație.
4. Cereți echipei dvs. să evite să-și partajeze dispozitivele: fie acasă, fie cu prietenii, subliniați importanța de a nu oferi altora acces la un dispozitiv care poate conține informații sensibile.
5. Încurajați utilizarea setărilor de securitate: asigurați-vă că echipa dvs. activează setările de securitate pe telefoanele lor, cum ar fi o parolă, recunoașterea facială sau autentificarea cu amprentă digitală, pentru a atenua riscurile ca alte persoane să acceseze informații sensibile. Dispozitivul ar trebui să se blocheze automat la scurt timp după ce nu a fost utilizat.

Riscul 5: Procese de muncă și angajare

Utilizarea WhatsApp pentru comunicarea la locul de muncă expune organizațiile la riscuri legate de muncă și de angajare, deoarece istoriile complete ale conversațiilor și informațiile deținute de angajați pot fi folosite ca dovezi în acțiunile legale.

Cum să minimizezi riscul:

1. Minimizați utilizarea WhatsApp pentru comunicații legate de muncă: ori de câte ori este fezabil, limitați utilizarea WhatsApp și încercați să evitați chestiunile legate de muncă, cum ar fi discutarea orelor suplimentare, comunicarea legată de reziliere sau anunțuri specifice.
2. Furnizați managerilor instrumente dedicate pentru comunicarea legată de muncă: Luați în considerare echiparea managerilor cu instrumente specializate concepute special pentru comunicarea legată de muncă. Aceste instrumente ar trebui să faciliteze comunicarea eficientă cu membrii echipei lor cu privire la informațiile de zi cu zi legate de muncă.
3. Examinați conversațiile la desființarea unui angajat: înainte de a desființa angajații, este benefic să revizuiți comunicările WhatsApp anterioare cu aceștia pentru a identifica orice riscuri potențiale de litigii de muncă, deoarece o înțelegere cuprinzătoare a contextului complet poate ajuta la gestionarea eficientă a unor astfel de revendicări.

Riscul 6: Probleme de securitate și confidențialitate

WhatsApp nu are angajamente comerciale cu organizațiile care folosesc versiunea sa pentru consumatori. Nu poartă responsabilitățile și obligațiile pe care le fac alți furnizori de software, cum ar fi backup-ul și recuperarea datelor sau raportarea privind încălcările de securitate.

Cum să minimizezi riscul:

1. Rămâneți informat despre vulnerabilități și starea lor actuală: fiți la curent cu cele mai recente informații privind vulnerabilitățile din platforma WhatsApp, urmărind articolele de știri și publicațiile care urmăresc aceste evoluții.
2. Evaluați posibilitatea de a migra la instrumente de lucru specializate: astfel de platforme ar trebui să fie susținute de contracte legale și evaluări amănunțite, asigurându-vă că ei și furnizorii lor își dețin responsabilități și angajamente față de organizația dvs.

Concluzia

În general, în timp ce WhatsApp oferă o aplicație convenabilă și utilizată pe scară largă, organizațiile trebuie să fie conștiente de riscurile asociate cu utilizarea acesteia la locul de muncă, în special în industriile sensibile precum asistența medicală.

Cu toate acestea, dacă utilizați în prezent aplicația de mesagerie pentru a comunica cu personalul dvs., utilizați recomandările de mai sus pentru a îmbunătăți securitatea și a minimiza riscurile potențiale asociate cu utilizarea WhatsApp la locul de muncă.

De asemenea, este foarte recomandat să explorați soluții alternative de comunicare internă care oferă un control mai bun asupra partajării datelor și sunt concepute special pentru a se potrivi nevoilor dvs. de afaceri.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în cutia poștală? Abonați-vă aici