6 greșeli de evitat atunci când angajați un asistent virtual

Angajarea unui asistent virtual este similară cu angajarea unui angajat obișnuit. Singura diferență este că unul lucrează în lumea virtuală, iar celălalt lucrează într-un birou fizic. Prin urmare, dacă intenționați să angajați un asistent virtual, este logic să implementați aceeași abordare ca și atunci când angajați un angajat de la birou.

Iată șase greșeli de evitat atunci când angajezi un asistent virtual:

1. Neidentificarea nevoii

Există două tipuri de antreprenori. Unul este antreprenorul care plănuiește în viitor și tinde să-și gândească prea mult situația. El poate decide să angajeze un asistent virtual, deoarece crede că afacerea lui va câștiga o tracțiune semnificativă în câteva săptămâni. Îi face griji că configurația sa actuală nu va fi suficientă pentru a găzdui un volum suplimentar. Așa că angajează un asistent virtual într-o săptămână și pregătește afacerea pentru extindere.

Al doilea antreprenor este cel care habar nu are de ce are nevoie afacerea lui. El tinde să urmeze orbește sfaturile altora fără a-și valida decizia. Așa că angajează un asistent virtual pur și simplu pentru că un alt antreprenor i-a împărtășit experiența de succes.

În ambele cazuri, asistentul virtual va fi subutilizat deoarece antreprenorii habar nu au de ce au angajat unul în primul rând.

Înainte de a începe să recrutați candidați pentru o poziție de asistență virtuală, identificați motivele pentru care trebuie să aduceți unul echipei dvs. În caz contrar, nu veți avea nicio idee despre ce abilități să căutați, calificările și domeniul de activitate care trebuie atribuit.

2. Lipsa unui sistem de calificare

Antreprenorii care angajează un asistent virtual pe baza Curriculum Vita ar putea fi în fața unei treziri grosolane. CV-ul este o referință importantă pentru a califica un candidat, dar nu ar trebui să fie singurul criteriu. De fapt, nu ar trebui să fie criteriul principal.

Și nu este suficient să tragem concluzii pe baza interviului preliminar. Pentru a găsi cel mai bun candidat, trebuie să aveți un sistem de calificare în vigoare. Iată un sistem pe care îl puteți încerca:

• Interviu preliminar
• Test de aptitudini fundamentale
  • MS Word
  • MS Excel
  • Tratarea e-mailului
  • Scrierea de bază a scrisorilor
  • Gestionarea fișierelor
  • Manevrarea telefonului
• Test de aptitudini tehnice
  • Probă practică privind cerințele specifice postului
  • Test de competență orală
• Profilul comportamental
  • Raționamentul analogic
  • Teste situaționale
  • Verificați conturile de pe rețelele sociale

De la început, acest sistem pare obositor, dar acoperă cele trei (3) componente importante pentru un candidat: Tehnic, Fundamental și Comportamental.

3. Angajarea primului candidat

O mare greșeală făcută de antreprenori este să angajeze primul candidat pe care îl întâlnesc. Nu pentru că primul candidat nu este calificat; dar aveți nevoie de un bazin de talente pentru a face referințe încrucișate la calificări.

Când angajați un asistent virtual, acumulați o listă scurtă de 5 până la 7 candidați. Încercați să faceți experiențele lor cât mai diverse posibil. Nu vă concentrați doar pe candidații care au experiența pe care o cere afacerea dvs. De ce? Pentru că cei mai mulți dintre acești candidați sunt deja puse în calea lor; au un sistem în vigoare și ar putea ezita să-l urmărească pe al tău.

4. Absența măsurilor de control al calității

Dacă auziți oameni spunând că au avut o experiență proastă de lucru cu un asistent virtual, aflați de ce a fost așa. Este ușor pentru antreprenori să dea vina pe asistentul virtual, dar în fiecare aranjament, există două părți.

Și în fiecare poveste, există două părți.

Majoritatea aranjamentelor nu funcționează deoarece nu au fost stabilite măsuri de control al calității. Asistentul virtual, deși are experiență, lucrează cu liniile directoare ale clientului ca referință. Și mai este problema Curbei de învățare care trebuie respectată.

În calitate de client, trebuie să fii în vârful performanței asistentului tău virtual, mai ales la începutul angajamentului, când curba de învățare este abruptă. Măsurați întotdeauna performanța asistentului virtual și discutați rezultatele în mod regulat. Scopul este de a îmbunătăți constant.

5. Lipsa de comunicare

Unii antreprenori vor presupune că cel mai mare defect al unui aranjament de asistență virtuală este lipsa de comunicare. Ei vor sublinia diferențele de fus orar și incapacitatea de a partaja spațiul care împiedică liniile de comunicare.

Aceste observații nu au nicio bază și sunt, de fapt, contrare avantajelor lucrului cu asistenți virtuali. Când iei decizia de a angaja asistenți virtuali, ai recunoscut puterea tehnologiei digitale. Există mai multe programe online pe care le puteți utiliza pentru a comunica în mod regulat cu asistentul virtual, indiferent de fusul orar. Iată doar câteva:

• WebEx
• Asana
• Forta de vanzare
• Skype
• Viber
• Google Hangout

Cu excepția WebEx și Salesforce, aceste programe sunt descărcabile și gratuite. Dacă conduceți afaceri online, trebuie să aveți un software de colaborare. În caz contrar, nu veți putea să vă gestionați afacerea eficient și eficient.

6. Trecerea cu vederea diferențelor culturale și sociale

Din 2010, Filipine și India concurează pentru primul loc în externalizarea afacerilor globale. Ambele țări sunt resurse excelente pentru talentul online, inclusiv pentru asistenții virtuali. Pentru 2012, India a înregistrat cel mai mare număr de lucrători online, dar este urmată îndeaproape de Filipine. Potrivit gigantului pieței de muncă online Elance, 1/8 dintre freelanceri lor sunt din Filipine.

Dacă decideți să angajați asistenți virtuali din aceste țări, puteți fi asigurat de muncă de înaltă calitate la prețuri mai accesibile. Dar pentru ca angajamentul să funcționeze, trebuie să fii familiarizat cu nuanțele lor culturale și sociale.

Cultura unei persoane reprezintă istoria țării sale. Valorile, normele și obiceiurile au fost transmise din generație în generație. Nu trebuie să vă așteptați ca candidatul să-și compromită practicile nerezonabile de dragul postului. Fiți atenți și respectați practicile lor și includeți-le în programul dvs. Cheia pentru a face acest lucru este să planificați programul din timp.

După cum tocmai ați citit, procesul de calificare a unui asistent virtual ar trebui să fie același ca și atunci când calificați un angajat obișnuit de birou. Poate că un asistent virtual are nevoie de canale de comunicare mai deschise, dar valoarea menținerii unei comunicări strânse cu angajatul tău obișnuit de birou este, de asemenea, adevărată.

Veți găsi o mare valoare în a avea un asistent virtual la bordul echipei dvs. Dar întotdeauna fă-ți timp pentru a găsi cel mai potrivit candidat pentru afacerea ta.

Biografia autorului

Felix lucrează cu Outsource Workers, o companie care îi ajută pe antreprenori să găsească asistentul virtual perfect pentru afacerea lor. Puteți găsi mai multe postări ale lui pe Twitter.