Managementul forței de muncă mobile: Ghidul complet

Forța de muncă mobilă cuprinde 2,7 miliarde de angajați la nivel global și îi include pe cei care nu lucrează la un birou ca parte a rolului lor. Lucrătorii fără birou includ șoferii de taxi, asistentele, lucrătorii de utilități, lucrătorii forestieri, șoferii de camioane, personalul de intervenție în caz de urgență și alții care efectuează lucrări esențiale fără a lucra dintr-o locație centrală.

Angajații mobili pot ajuta companiile să îmbunătățească satisfacția clienților, oferind servicii clienților și pot permite îndeplinirea sarcinilor care pur și simplu nu pot fi realizate dintr-o locație centrală. Cu toate acestea, ca toate forțele de muncă, lucrătorii fără birou și managerii lor au nevoie de instrumentele de management potrivite. De fapt, deoarece lucrătorii fără birou este posibil să nu aibă acces la resursele unui birou tradițional tot timpul, tehnologia și soluțiile puternice de gestionare a forței de muncă mobile sunt mai importante.

Ce este managementul forței de muncă mobile?

Managementul forței de muncă mobile (MWM) se referă la instrumentele, tehnologia și abordarea utilizate de companii pentru a gestiona echipele de teren, flotele și lucrătorii fără birou. Poate include soluții software de management al forței de muncă mobile, aplicații, servicii și alte soluții concepute pentru a ajuta managerii, conducerea și lucrătorii mobili să comunice și să lucreze împreună eficient, chiar și la distanțe.

Marile provocări în managementul forței de muncă mobile și soluțiile

Forța de muncă fără birou are nevoie de o abordare diferită, dar multe companii din Silicon Valley s-au concentrat în mod disproporționat pe lucrătorii de la birou atunci când dezvoltă soluții de management al echipei și management al sarcinilor. Aceste opțiuni nu funcționează pentru managementul serviciilor mobile și pe teren, deoarece lucrătorii fără birou sunt adesea departe de manageri. În timp ce lucrătorii fără birou pot avea mai multă autonomie și libertate în rolurile lor, aceștia au nevoie totuși de comunicare fiabilă, acces la baze de date și informații pentru a-și face treaba și suport suplimentar de management.

Echipele mobile se confruntă, de asemenea, cu provocări unice care necesită propriile soluții mobile de gestionare a forței de muncă.

Provocarea: dezangajarea

Este posibil ca lucrătorii mobili să nu aibă la fel de multă interacțiune socială la locul de muncă ca angajații de la birou, ceea ce le face mai greu să se simtă parte a echipei. Acest lucru poate duce la o rotație mare, ceea ce este costisitor - companiile cheltuiesc echivalentul a 70% din salariul anual al unui lucrător, în medie, pentru a înlocui un membru al echipei. Companiile cu retragere sunt, de asemenea, depășite de forțele de muncă foarte angajate cu aproximativ 20%.

Solutiile

• Faceți-vă mobil locul de muncă: utilizați o aplicație mobilă pentru a menține echipa mobilă angajată, în loc să le cereți lucrătorilor să folosească un computer sau să îndeplinească sarcini într-o locație de birou (cum ar fi ceasul) care acum pot fi efectuate de la distanță.
• Creați spații sociale online: utilizați tehnologia pentru a crea comitete virtuale sau grupuri de chat social online. Oferirea lucrătorilor un spațiu de socializare online prin chat-ul text sau video îi ajută să se cunoască între ei, ceea ce este deosebit de important dacă echipa ta se întâlnește rareori în persoană. Cunoașterea unei echipe mai mari îi ajută pe angajați să se simtă că fac parte din ceva mai mare și vă ajută să recreați o parte din camaraderia care poate apărea în mod natural atunci când lucrați față în față.
• Recunoașteți angajații: tuturor le place să fie recunoscuți. Într-un sondaj, 40% dintre lucrători au spus că ar depune mai mult efort dacă ar fi recunoscuți la locul de muncă mai des. În cazul lucrătorilor mobili, este important să utilizați managementul forței de muncă mobile sau un alt sistem pentru a vă asigura că recunoașteți public munca bună și nu treceți cu vederea lucrătorii care ar putea să nu fie la birou sau a căror muncă nu le vedeți în fiecare zi.

Creați un program de recunoaștere a angajaților, cum ar fi un „angajat al lunii” obișnuit sau altă recunoaștere formală, pentru a vă asigura că acești lucrători se simt văzuți și apreciați.

• Creați oportunități pentru ca lucrătorii să se întâlnească în persoană: dacă este posibil, creați evenimente în care lucrătorii să se poată întâlni în persoană în mod regulat, atât pentru interacțiunea socială cu colegii lor, cât și pentru dezvoltarea profesională. Poate fi de neprețuit pentru cultură și conexiune ca angajații tăi să se întâlnească pentru băuturi sau cină regulate după muncă, sărbători de sărbători, întâlniri cu toți mâinile, retrageri ale companiei și alte evenimente. A fi offline o parte din timp vă ajută echipa să se simtă ca o echipă.

Provocarea: accesul la informații

Lucrătorii mobili au nevoie de informații pentru a-și face treaba, dar, spre deosebire de angajații de birou, ei nu au acces la un buletin central al companiei, un birou de dosare sau chiar la alți lucrători cărora le pot cere informații. O bună gestionare a forței de muncă mobile înseamnă să vă asigurați că lucrătorii dvs. pot accesa cu ușurință ceea ce au nevoie pentru sarcinile lor de lucru, iar asta începe cu o tehnologie bună sau o aplicație puternică care poate conține toate documentele, listele de verificare, șabloanele, formularele și orice alte instrumente de care lucrătorii dvs. au nevoie. .

Solutiile

• Creați o bază de cunoștințe: conform unui sondaj, lucrătorii pot petrece până la 19% din timpul de lucru căutând informații. Pentru lucrătorii de birou, asta înseamnă să stai confortabil la un computer în interior. Cu toate acestea, pentru lucrătorii mobili, acest lucru poate însemna mai mult timp în aer liber, în diferite tipuri de vreme, mai mult timp pe teren și o frustrare considerabilă atunci când caută informații pe dispozitivele lor mobile. Aveți un spațiu online, criptat, care permite lucrătorilor mobili să acceseze documente specifice sarcinilor, manualul angajaților, manualele de proceduri, politicile companiei, formularele și multe altele.

Un instrument precum baza de cunoștințe Connecteam poate fi util, deoarece este conceput special pentru lucrătorii fără birou și este gata să fie completat cu documentele dvs., fiind complet personalizabil. Puteți seta permisiuni, astfel încât echipele să poată accesa documentele de care au nevoie fără a fi nevoie să parcurgeți informații irelevante și puteți organiza documentele astfel încât să fie ușor de găsit.

• Gestionarea sarcinilor și a comenzilor de lucru: când lucrătorii dvs. sunt pe teren, utilizați o funcție de gestionare a sarcinilor pe platforma dvs. mobilă de gestionare a forței de muncă pentru a atribui sarcini, atașa documentele necesare pentru fiecare sarcină, stabili termene limită și multe altele. Puteți obține actualizări de stare și puteți comunica despre sarcini, permițând lucrătorilor să rămână organizați și pe drumul cel bun.
• Gestionarea programării: dacă lucrătorii dvs. nu vin într-un birou, s-ar putea să vă întrebați cum puteți ști când sunt disponibili pentru a lucra și când au venit. De asemenea, angajații trebuie să știe când ar trebui să înceapă schimburile lor și ce se așteaptă de la ei. O platformă precum Connecteam rezolvă această problemă. Creați și distribuiți programe online, verificați că nu se suprapun și chiar creați „ture deschise” pe care să le revendice angajații dvs.

Funcția de intrare le permite lucrătorilor să intre când ajung la fața locului, chiar dacă lucrează departe de birourile dvs. principale. Puteți chiar să configurați locații delimitate geografic, să primiți notificări când lucrătorii intră și să stabiliți limite pentru a controla orele suplimentare, astfel încât să puteți economisi banii companiei.

Provocarea: accesul la tehnologie

Într-un sondaj, 75% dintre lucrătorii fără birou intervievați au raportat că folosesc tehnologia cel puțin jumătate din timpul în care sunt la locul de muncă. Cu toate acestea, 80% au raportat că au primit laptopuri de la locul de muncă în loc de tehnologii mai adecvate, cum ar fi dispozitivele mobile. În unele cazuri, angajații au lucrat la securizarea tehnologiei mobile pe cont propriu, astfel încât să aibă instrumentele necesare pentru a-și face treaba.

Solutiile

• Luați în considerare să oferiți tehnologie companiei: cumpărarea de smartphone-uri sau tablete de calitate pentru echipa dvs. mobilă vă asigură că toată lumea folosește tehnologie securizată și modernă. De asemenea, vă puteți asigura că membrii echipei dvs. au la îndemână tehnologia pentru a-și face treaba și a rula platforma dvs. mobilă de gestionare a forței de muncă.
• Permiteți angajaților să-și folosească propria tehnologie: unele companii permit angajaților să-și folosească propriile dispozitive mobile. Deși acest lucru poate ridica preocupări suplimentare de securitate, poate ajuta la controlul costurilor. Dacă lucrătorii își folosesc propria tehnologie, utilizarea unei aplicații mobile securizate de gestionare a forței de muncă este importantă pentru a se asigura că datele companiei sunt în siguranță.
• Actualizați regulat: asigurați-vă că rulați cele mai recente aplicații pentru forța de muncă mobilă cu actualizările actuale. Dacă oferiți dispozitive companiei, cum ar fi tablete, actualizați-le în mod regulat, astfel încât lucrătorii să aibă instrumente de încredere în teren și în deplasare.

Provocarea: managementul flotei

Dacă aveți o forță de muncă fără birou, adesea nu trebuie doar să gestionați personalul. De asemenea, trebuie să vă gestionați flota și experiența clienților oferită de echipa dvs. mobilă. În funcție de afacerea dvs., acest lucru poate însemna trimiterea echipei dvs. la sarcini urgente sau solicitate, urmărirea expedierilor și a personalului, păstrarea programelor de întreținere a vehiculelor și multe altele. A fi capabil să îndeplinească aceste sarcini în mod eficient poate economisi timp și bani companiei dvs. și poate îmbunătăți experiențele clienților.

Solutiile

• Utilizați un tracker GPS: un tracker GPS, precum cel disponibil cu Connecteam, vă permite să vedeți unde se află flota dvs. în timp real și urmărește viteza și distanța. Vă permite chiar să reluați rutele pe care le-au parcurs șoferii în anumite zile și vă ajută să respectați regulile privind programul de funcționare prin gestionarea orelor de conducere.
• Utilizați o aplicație pentru angajați pentru expediere: o aplicație precum Connecteam vă permite să programați ture, dar vă permite și să expediați din nou camioanele sau să faceți modificări de ultim moment, după cum este necesar. Deoarece este combinată cu o funcție de chat, dvs. și echipele sau șoferii dvs. puteți rămâne cu ușurință în legătură atunci când trebuie să faceți ajustări.

Același sistem vă permite să localizați cu ușurință cel mai apropiat membru al echipei atunci când este făcută o solicitare și să-l expediați la orice job urgent. Vă permite chiar să coordonați echipe, astfel încât să puteți trimite diferite tipuri de asistență în caz de urgență la un loc sau să trimiteți atât tehnicieni, cât și o echipă de livrare la aceeași adresă, de exemplu.

• Creați un sistem de gestionare a stocurilor: flota dvs. nu este singurul lucru pe care trebuie să îl gestionați. De asemenea, poate fi necesar să vă asigurați că uneltele și echipamentele de lucru sunt returnate la timp și în stare bună.

O platformă de management vă poate ajuta să creați liste de verificare pentru instrumente și inventar legate de sarcini și chiar vă permite să colectați semnăturile electronice ale angajaților atunci când instrumentele și echipamentele sunt returnate. Dacă echipamentul este deteriorat, un sistem mobil bun permite lucrătorilor să încarce imagini ale echipamentului afectat, astfel încât să poată fi reparat înainte de a fi nevoie din nou.

Provocarea: probleme de comunicare

Lucrătorii din domeniu pot să nu aibă întotdeauna acces la internet și pot fi departe de echipe, lucrând singuri sau cu clienții. Comunicarea cu ceilalți la locul de muncă este mai dificilă și necesită mai multe straturi de comunicare.

Solutiile

• Faceți comunicarea asincronă: pentru lucrătorii care se află pe teren, interacționează cu un client sau în afara razei de acoperire a unui turn celular, comunicarea asincronă le permite să-și facă treaba și apoi să verifice și să returneze mesajele odată ce sunt capabili. Când organizați întâlniri sau trimiteți mesaje, rețineți că unii membri ai echipei dvs. mobile pot primi aceste mesaje mai târziu și pot beneficia de timp suplimentar pentru răspunsuri.
• Oferiți un spațiu pentru toate comunicările, astfel încât nimic să nu fie ratat: O platformă mobilă de gestionare a locului de muncă precum Connecteam este mobilă și permite lucrătorilor să acceseze documente, formulare, politici, grupuri de chat și toate formele de comunicare într-un singur loc. În acest fel, angajații nu trebuie să se întrebe unde este găzduită o listă de verificare importantă și nu trebuie să trimită mesaje instant și solicitări de chat prin mai multe platforme. Cu un singur sistem, este clar unde este totul.
• Folosiți un sistem de telefonie mobilă: este important ca platforma sau aplicația dvs. mobilă de gestionare a locului de muncă să nu accepte doar comunicațiile mobile, ci să fie concepută special pentru dispozitivele mobile și lucrătorii fără birou. O aplicație bună poate permite lucrătorilor să contacteze sediul central sau un manager sau coordonator în timp real, fără a fi nevoie să-și cunoască informațiile de contact.

O funcție de chat în timp real poate oferi una dintre cele mai rapide modalități de a obține ajutor, în timp ce un director al companiei poate ajuta lucrătorii să găsească membrii echipei pe care trebuie să-i contacteze. O caracteristică precum Actualizările Connecteam este, de asemenea, utilă. Acest feed asemănător rețelelor sociale le permite lucrătorilor să vadă actualizări la nivel de companie în timp real, cu sau fără videoclipuri și imagini.

Provocarea: supravegherea este mai grea

Cum poți gestiona pe cineva pe care nu-l poți vedea, care poate fi la locul de muncă la kilometri distanță de managerul sau supervizorul lor? Sunt lucrătorii tăi mobili „din vedere, din minte?” Sunteți capabil să asigurați supravegherea și să susțineți nevoile forței dvs. de muncă?

Solutiile

• Utilizați un instrument puternic de gestionare a flotei: instrumentele de gestionare a flotei precum Connecteam facilitează coordonarea complexităților unice ale unei echipe în mișcare. Cu gestionarea flotei, puteți vedea unde se află toată lumea, cine este cel mai aproape de un loc de muncă solicitat și unde trebuie să meargă membrii echipei. Puteți chiar să vedeți încotro se îndreaptă cineva, dacă se află pe un loc de muncă și este posibil ca managerii să aibă nevoie de mai multe informații pentru a sprijini pe deplin o echipă.
• Oferiți o mulțime de instrumente și resurse: instruirea personalizată poate ajuta lucrătorii să se simtă încrezători în locul lor de muncă și să le ofere abilitățile de care au nevoie pentru a lucra în mod autonom — cu sprijinul adecvat, desigur. Connecteam vă permite să creați chestionare, astfel încât să puteți testa lucrătorii cu privire la ceea ce au învățat.

Sistemele, listele de verificare și cererile detaliate de locuri de muncă îi ajută pe lucrători să știe exact ce se așteaptă de la ei, permițându-le să lucreze eficient, cu mai multă independență. Listele de verificare și alte instrumente dintr-un sistem precum Connecteam oferă, de asemenea, managerilor informații despre munca depusă, astfel încât aceștia să poată gestiona eficient echipele și sarcinile în timp real.

• Oferiți asistență simplă pentru documentare: poate afecta experiența clientului dacă un lucrător mobil nu poate găsi formularul corect pentru a finaliza o sarcină. O platformă bună are documente organizate astfel încât acestea să poată fi găsite în câteva minute și actualizează în mod regulat documentele, astfel încât lucrătorii să poată accesa versiunile corecte ale fișierelor și formularelor de care au nevoie.
• Efectuați sondaje regulate: este ușor pentru conducere să creadă că știu de ce asistență au nevoie lucrătorii fără birou, dar cel mai bun mod de a afla este să întrebați. Utilizarea unei funcții precum sondajele și sondajele Connecteam vă permite să evaluați cât de bine funcționează tehnologia pentru forța de muncă mobilă și dacă sunt necesare resurse suplimentare.

Provocarea: munca mobilă poate fi imprevizibilă

Lucrătorii din teren ar putea avea nevoie să se ocupe de clienții pe cont propriu sau se pot confrunta cu condiții meteorologice sau alte situații pe motiv la care trebuie să reacționeze. Munca mobilă are loc adesea într-un mediu imprevizibil, iar lucrătorii din construcții, transport, răspuns în situații de urgență și alte domenii se pot confrunta cu situații unice și de urgență.

Solutiile

• Aveți sisteme de contact în caz de urgență: ușurează-le lucrătorilor să vă contacteze în caz de urgență și să folosească o platformă sau o aplicație cu notificări push, astfel încât să vă puteți alerta echipa de furtuni sau alte condiții periculoase. Asigurați-vă politici de siguranță și proceduri de urgență, astfel încât echipa dvs. să știe ce trebuie să facă atunci când se întâmplă un neașteptat.
• Gândiți-vă offline: a avea niște materiale scrise pe care angajații le pot transporta cu ei, în special pentru situații de urgență, poate fi util dacă curentul se întrerupe în timpul unei furtuni sau dacă un muncitor de pe câmp se află într-o zonă moartă. O listă de persoane de contact în caz de urgență sau un ghid mic de urgență tipărit oferă lucrătorilor ceva de referință dacă dispozitivele lor mobile nu sunt accesibile.
• Oferiți flexibilitate acolo unde este posibil: dacă munca permite acest lucru, oferiți-le lucrătorilor libertate în modul în care își îndeplinesc sarcinile. Când atribuiți o sarcină, explicați ce implică munca, când trebuie să fie finalizată și care este scopul lucrării. Dacă puteți, lăsați lucrătorului o oarecare libertate în a decide cum să îndeplinească această sarcină. De exemplu, angajatul dvs. poate vedea condiții pe teren care înseamnă că ar putea fi necesare ajustări ale procesului obișnuit pentru a îndeplini o sarcină.

Cele mai bune practici pentru a gestiona lucrătorii mobili și munca lor

Când alegeți un sistem mobil de management al forței de muncă, trebuie să luați în considerare doi factori principali. În primul rând, aveți nevoie de o aplicație de management puternică, creată special pentru lucrătorii fără birou, care oferă o soluție all-in-one pentru operațiuni, programare, resurse umane și comunicații. În al doilea rând, aveți nevoie de o abordare de management care să răspundă nevoilor lucrătorilor mobili. Următoarele sunt cele mai bune practici de introdus la lansarea sistemului de management:

• Faceți ca lucrătorii mobili să se simtă parte din echipă: asigurați-vă că sărbătorile, evenimentele companiei, anunțurile mari și oportunitățile sunt disponibile în mod egal pentru lucrătorii mobili. Dacă aveți o întâlnire la care unii lucrători se alătură prin video de pe teren, de exemplu, asigurați-vă că orice activități sau spărgătoare de gheață le pot include.
• Măsurați progresul și implicarea lucrătorilor mobili: creați o funcție de „recomandări” online, unde lucrătorii mobili pot împărtăși ceea ce funcționează și nu. Aduceți aceste idei conducerii și lucrați pentru a le implementa dacă sunt posibile. Dacă o idee nu este posibilă, poate fi util să împărtășim de ce și să oferim alternative. Efectuați în mod regulat evaluări ale angajaților folosind datele de pe platforma dvs. mobilă de gestionare a locului de muncă, astfel încât să puteți sprijini lucrătorii în îmbunătățire și creștere.
• Asigurați-vă că comunicațiile sunt în primul rând pe mobil: încurajați lucrătorii mobili să se înregistreze și să programeze întâlniri individuale pentru a discuta despre cum se descurcă fiecare lucrător. În timp ce întâlnirile în persoană sunt o modalitate excelentă de conectare, atunci când acest lucru este imposibil, chatul mobil, chatul video și alte forme de comunicare mobilă pot asigura continuarea conversațiilor cu lucrătorii. Creați o comunicare directă între lucrătorii mobili și conducere prin crearea de chat-uri de grup și întâlniri de check-in programate în mod regulat, astfel încât lucrătorii fără birou să se simtă văzuți și auziți.
• Creați resurse mobile: grupurile de resurse pentru angajați, comitetele virtuale de cultură și chat-urile de grup oferă lucrătorilor mobili șansa de a se cunoaște între ei și pe alții din companie. Acest lucru vă ajută să cunoașteți lucrătorii mobili din echipa dvs., astfel încât să știți cum puteți lucra cu personalitățile unice și potențialele lor contribuții.
• Oferiți oportunități de mentorat și dezvoltare: oportunitățile de dezvoltare profesională și personală pot ajuta lucrătorii mobili să-și modeleze rolurile în pozițiile pe care și le doresc. Aceste oportunități le permit, de asemenea, să dezvolte noi abilități pe care le pot folosi la locul de muncă, iar posibilitatea de creștere în cadrul unui rol îi poate încuraja pe lucrători să rămână.
• Folosiți datele pentru a vă gestiona forța de muncă fără birou: examinarea orelor lucrate, a recenziilor clienților, a foilor de calcul pentru gestionarea inventarului, a rezultatelor sondajului clienților și a altor valori vă poate oferi o idee despre cum se descurcă lucrătorii mobili. Faceți o prioritate să revizuiți ocazional datele companiei și valorile individuale ale lucrătorilor pentru a vă asigura că toată lumea este susținută.

Managementul forței de muncă mobile este abilitarea la locul de muncă

Gestionarea unei forțe de muncă mobile sau mixte înseamnă a lucra cu angajați care sunt mai independenți. Când forța dvs. de muncă este pe teren, în casele clienților sau în alte locații îndepărtate, tehnologia potrivită poate oferi lucrătorilor tot ce au nevoie pentru a prospera. De asemenea, oferă managerilor instrumentele și datele de care au nevoie pentru a oferi sprijin deplin lucrătorilor și conducerii.

Instrumentele mobile robuste de gestionare a forței de muncă oferă soluții reale și vă permit să gestionați complexitățile locului dvs. de muncă, oferind în același timp soluții practice pentru cele mai mari provocări ale dvs.