11 cele mai frecvente greșeli în scrierea de afaceri de evitat

Considerați că trimiterea de propuneri de afaceri este o povară care vă duce la lacrimi?

Dacă ești ca majoritatea oamenilor de afaceri, trimiți nenumărate e-mailuri, propuneri și rapoarte în fiecare zi, așa că gândul de a le scrie te face să fii reticent.

Cu toate acestea, prelucrarea „hârțogăriei” în ceea ce privește cantitatea nu face niciun bine dacă calitatea este neglijentă.

Dacă scrierea afacerii dvs. este complexă, formală și înfundată, aceasta poate duce la multe afaceri întrerupte.

Acesta este exact opusul a ceea ce vrei să obții și un „No Go” .

Doriți ca toate scrierile dvs. de afaceri să aducă rezultate , fie că este vorba despre stimularea vânzărilor sau construirea încrederii clienților.

Deci, ce face o scriere bună de afaceri și cum vă puteți asigura că copia dvs. își atinge obiectivele?

Astăzi vă vom ghida prin câteva sfaturi și trucuri de la experți de top în marketing care vă pot ajuta să evitați cele mai frecvente greșeli în scrierea de afaceri.

Urmând aceste sugestii, vă puteți îmbunătăți scrisul, puteți suna mai profesionist și puteți obține mai multe oferte de afaceri de succes .

Să ne scufundăm!

O scriere bună este o scriere eficientă

Corespondența eficientă și stabilită cu cititorii dvs. este o parte esențială a oricărei afaceri de succes.

Pentru a deveni maestru în scrisul de afaceri de succes, trebuie să vă formați un anumit set de obiective pe care doriți să le atingeți:

• Pentru a convinge un executiv să investească în ideea ta
• Pentru a crește traficul către site-ul dvs
• Pentru a vă mări vânzările
• Pentru a crea conținut care convertește
• A face pe cineva să râdă

Concentrarea pe obiectiv vă va ajuta să scrieți clar și concis, astfel încât cititorii să știe exact ce ar trebui să facă după ce vă citesc propunerea, anunțul sau e-mailul.

În afaceri, un singur lucru contează pentru cititori, potențiali cumpărători sau parteneri – să răspundă la întrebarea „Ce am în asta?”

Pentru a atinge aceste obiective, este vital să ocoliți greșelile obișnuite în scrisul de afaceri și să vă dați seama cum să folosiți cuvintele care vă vor influența pe cititorii să întreprindă acțiunile dorite.

11 greșeli de evitat în scrisul de afaceri

Acum că știm cum să ne stabilim obiectivul principal în scrisul de afaceri, să verificăm ce să evităm în acest proces.

Iată lista noastră cu primele 11 cele mai frecvente greșeli în scrierea de afaceri și cum să le gestionăm pentru a obține mai multe realizări de succes în afaceri.

# 1 Cuvinte sau expresii confuze

Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le fac scriitorii de afaceri este folosirea de cuvinte și expresii confuze.

Mulți oameni care scriu pentru a-și câștiga existența nu se gândesc mult la alegerile lor, iar acest lucru le poate dăuna muncii.

De exemplu, dacă cereți cuiva să ia parte la un proiect sau campanie, nu folosiți cuvântul „cere” – în schimb, folosiți verbele „întreaba” sau „invită”.

Ambele cuvinte au conotații mai pozitive decât „cerere”, care poate suna birocratic.

De asemenea, evitați cuvintele prea descriptive, cum ar fi:

• Participa ⇒ Alătură-te

• Utilizare ⇒ Utilizare

• Fă un efort ⇒ Încearcă

Să verificăm asta pe exemple concrete:

Notă: Pentru a fi eficient în scrisul de afaceri, este important să alegeți cuvinte și expresii care au cele mai puternice semnificații și să nu vă încurce cititorii.

# 2 Folosind un ton informal sau exagerat de familiaritate

Scrierea de afaceri este adesea mai formală decât e-mailurile de zi cu zi către prieteni, familie și colegi.

Acest lucru nu înseamnă că nu poți folosi contracții sau argou, dar un e-mail de afaceri nu este locul unde să fii obișnuit sau prea familiarizat cu cititorul tău.

Aceasta este a doua cea mai frecventă greșeală în scrisul de afaceri.

Tonul pe care îl folosiți ar trebui să fie formal și corect , deoarece nu știți niciodată cine vă va citi e-mailul.

De exemplu, dacă îi scrieți un e-mail unei persoane, s-ar putea să îi adresați „Stimată doamnă Smith” sau „Stimată doamnă Smith”.

Dacă este o companie mare, adresați-i drept „Stimați Domni” sau „Stimați Doamne și Domni”.

Dacă nu sunteți sigur cui să vă adresați în e-mailul dvs., faceți câteva cercetări despre companie înainte de a o scrie și aflați cine este publicul dvs. țintă.

Să vedem diferența dintre scrierea formală și informală:

Amintiți-vă întotdeauna că trimiterea prin e-mail este diferită de a vorbi la telefon sau de a vă întâlni față în față.

Poate o cunoști foarte bine pe persoana căreia îi scrii, dar nu uita că încă mai coresponzi cu un șef sau cu un client.

Notă: nerespectarea acestui factor poate duce la o impresie greșită și la nu obținerea rezultatelor dorite .

# 3 Limbajul vag

În scrisul de afaceri, cel mai bine este să evitați limbajul vag, cum ar fi „trebuie”, „ar putea” și „ar putea”.

În schimb, fii specific și folosește verbe care spun cum fac oamenii, mai degrabă decât cuvinte care descriu ceea ce fac.

De exemplu, în loc să spuneți „Trebuie să vă anulăm comanda”, spuneți „A trebuit să vă anulăm comanda”.

Să verificăm asta în exemplul Walmart:

Notă: faceți-vă cititorii conștienți de starea actuală a acțiunii care are loc și eliminați orice îndoială din partea lor.

# 4 Voce pasivă

Vocea pasivă este o altă greșeală comună în scrisul de afaceri pe care o fac mulți oameni.

Vocea pasivă este ineficientă și enervantă .

Face ca o declarație să sune mai puțin directă, uneori chiar mai puțin autoritară.

Vocea pasivă sună ca și cum subiectul unei propoziții nu efectuează o acțiune, ci o primește din altă sursă.

De exemplu: „Articolul a fost scris de John”.

Această propoziție ar trebui să fie într-o voce activă, deoarece Ioan nu a scris pur și simplu raportul.

Când te surprinzi folosind vocea pasivă, acordă-ți un moment pentru a-ți reconsidera propoziția și rescrie-o pentru a suna clar și convingător:

Pasiv: Manuscrisul a fost trimis la timp de către editorii noștri.

Activ: Editorii noștri au trimis manuscrisul la timp.

Notă: scrieți-vă propozițiile cu o voce activă, astfel încât să fie mai ușor de citit și sensul lor să fie clar pentru cititor. Vocea activă interacționează cu cititorul și puteți utiliza HemingayApp pentru a identifica și corecta toate vocile pasive.

# 5 Prea multe semne de exclamare

Nu utilizați semne de exclamare la sfârșitul fiecărei propoziții doar pentru a face un punct.

Ar trebui să le folosiți numai dacă doriți cu tărie să transmiteți o idee sau dacă doriți să exprimați o emoție extremă.

De exemplu: „Aceasta este o idee excelentă!!!”, „Hai să o facem!!!”

În loc să folosiți semne de exclamare, începeți să utilizați numere, fapte interesante sau statistici pentru a adăuga credibilitate argumentului dvs.

De exemplu:

„Folosind software-ul nostru vă puteți accelera munca cu până la 65% și puteți face procesul de calcul mai ușor.”

Iată un exemplu despre cum să faceți un punct utilizând fapte care vând:

Notă: pentru a vă crește credibilitatea și a suna mai convingător, evitați punctele de exclamare și dovediți-vă afirmațiile cu faptele.

# 6 Erori de ortografie și gramatică

Este greu de crezut, dar unii oameni încă mai fac greșeli de ortografie și de gramatică atunci când scriu.

Soluția este simplă - corectează !

Iată câteva sfaturi despre cum puteți fi întotdeauna înaintea erorilor de ortografie și gramaticale:

• Fă-ți timp pentru a găsi greșeli în scris
• Rugați pe altcineva să vă verifice e-mailurile înainte de a le trimite
• Citiți conținutul cu voce tare
• Utilizați instrumente de corectare, cum ar fi Grammarly

Ar fi atât de dezamăgit dacă cineva decide să-ți lase oferta, doar pentru că nu ți-ai revizuit cu atenție propunerea înainte de a o trimite.

Notă: atunci când trimiteți e-mailuri, nu uitați că greșelile de ortografie sunt adesea legate de phishing.

Nu treceți cu vederea această greșeală doar pentru că este simplu și stupid de făcut.

# 7 Structură neclară și flux de idei

Multe companii fac această greșeală obișnuită în scris - nu își fac timp pentru a-și planifica mesajul înainte de a-l scrie .

Ei presupun că, doar pentru că știu ce vor să spună, cititorul le va înțelege și semnificația.

Să aruncăm o privire la acest exemplu - „În acest raport, vom discuta mai multe probleme referitoare la subiectul în cauză.”

Această propoziție nu explică clar care este subiectul.

Un alt exemplu este: „Echipa noastră a reușit să ne îndeplinească sarcina în termen și în limitele bugetului, dar există încă unele preocupări cu privire la modul în care sarcinile au fost îndeplinite. În acest raport, vom discuta aceste preocupări și vom face recomandări despre cum pot fi abordate în viitor.”

Este greu de înțeles cum sunt legate aceste două afirmații sau dacă există îngrijorări cu privire la acele sarcini finalizate.

Cititorul dvs. trebuie să vă urmeze raționamentul - susține-o cu un flux curat și un mesaj clar .

Iată câteva idei despre cum să realizați acest lucru:

• Furnizați un rezumat clar al discuției cu puncte
• Scrieți paragrafe care conțin probleme versus soluție potențială
• Păstrați conceptul concis, punctual și simplu

Iată un exemplu de e-mail de scriere bună pentru afaceri:

Notă: explicați cititorilor de ce faceți o anumită sugestie sau recomandare pas cu pas. Astfel vei „suna” mai profesionist și vei câștiga încrederea cititorului.

# 8 Nu luați în considerare punctul de vedere al cititorului

A nu-ți cerceta publicul vizat este un „păcat de moarte”.

Nu vă puteți aștepta la niciun progres pozitiv în afacerea dvs. dacă nu urmați procesul natural al cererii și al lanțului de aprovizionare .

Unul este sigur - nu poți vinde un burghiu unei bunici bătrâne care susține prăjiturile pe viață, nu?

Este important să vă analizați audiența înainte de a începe să scrieți orice tip de conținut.

Intreaba-te pe tine insuti:

• Cine îmi va citi conținutul?
• Ce știu despre ei?
• Care sunt nevoile lor?
• Ce îi va impresiona sau șoca?

Includeți acest sfat în scrisul dvs. pentru a atrage grupul potrivit de oameni pentru afacerea dvs.

Notă: dacă doriți ca conținutul dvs. să fie eficient, vizați-vă publicul și asigurați-vă că îi satisfaceți nevoile.

# 9 Informații insuficiente

A nu furniza informații de fundal adecvate este doar o scriere leneșă .

Aceasta include omiterea faptelor care sunt necesare pentru înțelegerea subiectului și nu oferirea de dovezi suficiente pentru a susține un argument, un produs sau o propunere.

De exemplu, să presupunem că scrii un articol despre motivul pentru care studenții ar trebui să locuiască acasă în loc să locuiască într-un cămin din campus.

În acest caz, aveți nevoie de informații de fundal despre viața la facultate și la cămin pentru cititorii dvs.

În acest fel, nu trebuie să explicați totul de la zero sau chiar mai rău – faceți cititorii să caute răspunsuri în altă parte .

În schimb, începeți fiecare paragraf cu o propoziție subiect care spune clar despre ce este vorba în paragraful.

Notă: Păstrați fiecare propoziție concentrată pe o idee, astfel încât cititorul să poată urma cu ușurință.

# 10 Prea mult limbaj tehnic

Scrierea de afaceri poate fi uneori plină de cuvinte la modă și acronime specifice industriei.

Și, în timp ce acești termeni sunt uneori inevitabili și uneori pot fi de ajutor ca stenografie, ei indică adesea o gândire leneșă sau neclară.

Scrierea de afaceri ar trebui să fie cât mai directă și simplă posibil.

Nu folosiți limbaj tehnic decât dacă publicul dvs. îl va înțelege și îl va aprecia.

Următoarele sunt câteva cuvinte utilizate în mod obișnuit în limbajul tehnic în scrisul de afaceri care ar trebui, în general, evitate:

• Be That As It May - Aceasta înseamnă același lucru cu „cu toate acestea”.

Exemplu: „Fie oricum, prețul este corect.”

Rezultat bun: „Cu toate acestea, prețul este corect.”

• Cu siguranță — Dacă cu siguranță se va întâmpla ceva, nu este nevoie să spui asta.

Folosiți „voința” în schimb.

Exemplu: „Cu siguranță va apărea.”

Rezultat bun: „Va apărea”.

• Efectiv - Capabil să producă rezultatul dorit.

Dacă ceva a fost făcut eficient, evident că a fost făcut în modul dorit.

Exemplu: „Mașina a fost demontată efectiv.”

Rezultat bun: „Mașina a fost demontată”.

Notă: doriți ca conținutul dvs. să fie clar și informativ, dar nu doriți să vă copleșiți publicul cu informații excesive și acronime confuze.

# 11 Organizație slabă

Indiferent dacă scrieți un articol, o propunere, un anunț sau un e-mail - consecvența și buna organizare în scris contează .

Dacă vă organizați prost scrisul, riscați să pierdeți atenția cititorului.

Utilizați tranzițiile între idei pentru a face un flux logic de la un punct la altul.

Exemple de tranziție: „De exemplu”, „În plus”, „Pe de altă parte”, „În același timp”.

O bună organizare include și ordonarea informațiilor de la cele mai importante la cele mai puțin importante, sau de la cele mai puțin controversate la cele mai controversate etc.

Notă: decideți ce informații din scrisul dvs. de afaceri sunt esențiale, de dorit și inutile - apoi organizați scrisul de afaceri în consecință.

Utilizați instrumente AI pentru a evita greșelile și pentru a accelera procesul

Indiferent dacă creați o propunere, un e-mail sau un comunicat de presă - există multe lucruri de luat în considerare dacă doriți să evitați cele mai frecvente greșeli de afaceri.

Ținând cont de aceste sfaturi, sperăm că veți putea face scrisul mai eficient și mai captivant pentru a vă extinde realizările în afaceri.

Amintiți-vă că este esențial să știți ce încercați să obțineți cu scrisul dvs.

În caz contrar, cuvintele tale vor cădea pragul – la fel și succesul tău.

Având în vedere acest lucru, scrisul de afaceri poate fi un subiect dificil din cauza numeroaselor variabile în joc - dar nu trebuie să fie așa.

Dacă doriți să evitați permanent greșelile de scris și să vă extindeți eficiența creând mai multe tipuri diferite de conținut în 70% mai puțin timp - instrumentele de scriere AI pot fi aliatul dvs. perfect.

Aceste instrumente sunt concepute pentru a crește calitatea conținutului , astfel încât să puteți petrece mai puțin timp corectând și mai mult timp pentru alte sarcini care sunt importante pentru afacerea dvs.

Unele dintre aceste instrumente, cum ar fi TextCortex, utilizează un proces de învățare bazat pe module care poate oferi rezultate asemănătoare omului și de înaltă calitate în câteva secunde .

După ce descărcați extensia Chrome, tot ce trebuie să faceți este să alegeți o idee din 5 cuvinte, să o evidențiați și să apăsați butonul „ Postare în formă lungă ”.

Alegeți rezultatul care vi se potrivește și paragraful dvs. este gata.

Implementarea instrumentelor AI în rutina de scriere a afacerii dvs. poate:

• Îmbunătățiți-vă capacitățile de scriere
• Automatizați întregul proces de scriere
• Economisiți mult timp de scris
• Ai grijă de greșelile de scriere în afaceri
• Găsiți cuvintele potrivite acolo unde aveți nevoie de ele

TextCortex poate prelua peste 70% din această muncă plictisitoare și poate face ca abilitățile tale de scris să se extindă instantaneu.

Cea mai bună parte este că vă poate economisi efortul și banii.

Așadar, descărcați extensia TextCortex Chrome și urmăriți cum distruge toate acele greșeli de scriere ascunse și vă transformă fiecare idee într-un succes pur.