8 moduri de a vă optimiza programarea schimburilor angajaților în 2022

Programarea schimburilor angajaților ar trebui să fie ușoară, nu?! Nu doriți ca programarea să vă ocupe mult din timp, dar încă o face. Managerul tău petrece în medie 3,14 ore pe săptămână pentru a construi programul angajaților . Chiar și mărcile importante și marile corporații suferă de migrene masive de programare și se știe că fac erori de milioane de dolari în programarea turelor angajaților.

Dacă băieții mari, cu toată experiența și bugetele lor, greșesc, atunci te-ai aștepta ca, pentru managementul angajaților unei întreprinderi mici, programarea turelor angajaților ar fi condamnată de la început. Dar, nu trebuie să fie.

Gândiți-vă la programarea schimburilor dvs. ca la o mașină cu o mulțime de părți în mișcare care trebuie să lucreze împreună pentru ca mașina să funcționeze corect și, în cea mai mare parte, automat. Dacă o piesă eșuează, celelalte trebuie să-și ia jocul. Dacă eșuează, atunci mașina dvs. are nevoie doar de niște reparații.

În ceea ce privește mașinile, cele bune rareori necesită întreținere, în timp ce unele sunt abia ținute împreună cu bandă adezivă și intenții bune. Dacă programarea turelor angajaților dvs. este una dintre acele programe vechi bazate pe foi de calcul sau (Doamne ferește) programare manuală, în loc de un software modern de programare a turelor, atunci erorile comune vă pot costa un ban.

Ce s-a întâmplat cu programarea angajaților RyanAir

În septembrie 2017, compania aeriană a fost forțată să anuleze 20.000 de zboruri din cauza problemelor de înregistrare , lăsând cea mai mare companie aeriană din Europa după numărul de pasageri, în imposibilitatea de a angaja piloții la avioane. Rezultatul a fost o furtună de clienți furioși, mii de lire sterline în plăți de rambursare și amenzi, mulți piloți plecând la muncă pentru concurenți și nevoia de a crește substanțial salariul și condițiile de upgrade pentru ca ceilalți să rămână.

Deloc surprinzător, RyanAir a fost prins cu centurile de siguranță desfăcute. Nu este un plan de zbor bun pentru o companie al cărei slogan este „Always Getting Better”.

Greșelile de programare sunt costisitoare

Cred că putem fi cu toții de acord că greșelile de programare pot ajunge să te coste. Cât costă? Ei bine, RyanAir a fost nevoită să promite piloților salarii și condiții îmbunătățite, despre care pretinde că le depășește pe cele oferite de rivali. Cu toate acestea, acest lucru nu va fi suficient pentru a evita ca acest lucru să se întâmple în viitor . De aceea, compania angajează sute de piloți sperând să-și aducă raportul de echipaj la 11,0 piloți per aeronavă, de la 10,5, la timp pentru vacanțele europene de vară.

RyanAir a investit, de asemenea, în optimizarea programării schimburilor și a înregistrării absențelor, inclusiv o nouă aplicație pentru telefonul mobil pentru controlul echipajului . Optimizarea proceselor și adoptarea aplicațiilor mobile pentru angajați nu fac titluri în comunicatele de presă, ci sunt la fel de parte integrantă a planului RyanAir de a evita situațiile costisitoare ale managementului programului pilot.

Cum să economisiți bani la programarea turelor (nu fiți un alt RyanAir )

1. Planificați programul schimburilor cu mult înainte

Timpul este totul. De exemplu, puteți reduce absențele și solicitările de absență pur și simplu oferind angajaților un program de lucru în prealabil . Mai mult timp pentru pregătirea și schimbarea turelor oferă angajaților flexibilitatea de care au nevoie pentru a muta lucrurile pentru a se potrivi cu programul lor de ture.

Oferirea tuturor spațiului suficient pentru planificare și ajustare va reduce, de asemenea, rata de luptă de ultim moment pentru a găsi înlocuitori. Știți care dintre ele - cel care mănâncă acele ore de lucru ale managerului.

Mai ușor de zis decât de făcut?

Sigur, planificarea rotației angajaților cu două sau trei săptămâni înainte poate părea o sarcină descurajantă. Cu toate acestea, a avea o aplicație mobilă care să le permită angajaților să introducă în avans preferințele de schimb și să vadă programele planificate și actualizate cu câteva săptămâni înainte, ajută la reducerea stresului și tensiunii generale asociate cu postările de ultimă oră.

Totul este să creați rutine și să îmbunătățiți modul în care lucrați. Așa cum orice boy scout bun vă va spune că petrecerea timpului pregătirii acum vă va economisi timp mai târziu și vă va permite să intrați într-un groove în care schimburile sunt pregătite cu mult timp în avans. Astfel, chiar dacă vor veni schimbări și vor veni, vei fi pregătit pentru ele.

Ca să nu mai vorbim că un program previzibil îi ține pe angajații fericiți și implicați cu organizația ta. Ei pot menține o viață în afara muncii și pentru părinții care lucrează, asta înseamnă mult. Un program previzibil ar putea însemna că angajații tăi decid să rămână cu tine mult mai mult timp, rezolvând, ceea ce este probabil, cea mai mare afecțiune a muncii pe oră - fluctuația angajaților .

Potrivit unui studiu CAP, costul înlocuirii unui angajat este de aproximativ 16% din salariul anual al acestuia. Menținerea unui program previzibil ar putea ajunge să vă economisească mai mult decât o bucată de schimbare, ar putea schimba jocul pentru afacerea dvs.

2. Spuneți NU Programării la apel

Programarea la gardă este practica de a cere angajaților să sune înainte de începerea turei și să verifice că sunt cu adevărat necesari. Programarea angajaților pentru o tură și apoi trimiterea lor acasă dacă tura este lentă este o practică îndoielnică în cel mai bun caz și ar putea, de fapt, să vă coste mai mulți bani decât economisiți. Foarte legat de cele de mai sus, programele trebuie să fie previzibile, nu doar de dragul managerului, ci și pentru angajat.

Până de curând, majoritatea comercianților mari practicau programarea la gardă, dar din cauza presiunii puternice de reglementare și a publicului, The Gap, A&F, Starbucks și alții au promis că vor pune capăt programării la gardă. Cu toate acestea, aceasta este doar o mică parte a poveștii. Ceea ce nu vă spun este că au acționari la care să se gândească și, dacă ar exista profituri mari în programarea la gardă, tot ar face-o.

Adevărata problemă este că programarea la gardă nu este doar dăunătoare pentru PR, ci este o soluție proastă la o problemă în creștere, care este o programare neoptimizată care ajunge să te coste bani în exces de personal. Există modalități mai bune și mai rentabile de a rezolva această problemă, dar necesită ca managerii să fie foarte orientați spre date și să țină evidența a tot ceea ce se întâmplă în afacerea lor.

3. Fii cu ochii pe orele suplimentare

Un program optimizat nu este doar pentru retaileri, ci este foarte important și în alte industrii. Când vine vorba de contractori, OT sunt banii. Există o concepție greșită comună că orele suplimentare nu vă costă nimic, deoarece toate cheltuielile generale fixe sunt deja luate în considerare într-o săptămână de lucru standard de 40 de ore . Plata și cheltuielile suplimentare sunt compensate, deoarece ați contabilizat deja acestea ca cheltuieli generale fixe.

Pentru ca asta să funcționeze, trebuie să fii foarte bun la licitarea clienților tăi, pe de o parte, și la gestionarea productivității angajaților tăi, pe de altă parte. Doar să faci una dintre cele două poate fi destul de provocatoare. Dacă le puteți gestiona pe ambele în mod continuu, atunci ați rezolvat acest lucru de contractare.

Pentru toți restul oamenilor, acesta este ceea ce se întâmplă de obicei (exemplu prin amabilitatea WoodWeb):

Să presupunem că ai o slujbă cu preț fix și, indiferent de motiv, ai rămas cu o zi în urmă din vina ta și fără penalizare (cu alte cuvinte, ai fost în urmă din cauza unei întârzieri de ploaie și nu doar pentru că ceva a durat mai mult decât de obicei).

Ați lucra în weekend, plătindu-vă oamenii OT, deși v-ați gândit la slujba obișnuită, doar pentru a putea începe o altă slujbă pe care ați programat-o anterior să înceapă luni și, prin urmare, amânați începerea până marți? Răspunsul este că lucrezi în weekend OT la rata obișnuită (este o spălare), dar pentru că poți, începe următoarea lucrare la timp și nu ai pierdut nicio zi de producție.

Un al doilea exemplu ilustrează modul în care trebuie să contabilizați orele suplimentare cât mai precis posibil în prealabil sau ajunge să vă coste: De exemplu, cheltuielile dvs. generale se bazează pe 320 de ore de muncă pe lună (2 bărbați la 40 de ore săptămâni pentru o lună) și utilizați doar 240 din aceste ore, iar 40 din acele 240 sunt la ore suplimentare. Cu alte cuvinte, lucrezi pe cei doi bărbați timp de 60 de ore fiecare în săptămâna 1 pe baza unui termen limită, apoi îi trimiți acasă din lipsă de ceva de făcut în săptămânile 2 și 3, apoi îi lucrezi câte 60 de ore fiecare în săptămâna 4. , din nou pe baza termenului de lucru, dar posibil lipsit de materiale și/sau informații pentru a începe în cele două săptămâni în care nu au nimic de făcut (nu ar fi niciodată atât de evident, dar pentru a ilustra punctul meu de vedere, am ales acest exemplu de dragul simplității).

Pentru companiile care oferă angajaților lor plăți pentru orele suplimentare, orele suplimentare devin aproape întotdeauna o problemă. Soluția este simplă: spune doar nu OT . dacă aveți angajați care trebuie să lucreze mai mult de 40 de ore/săptămână obișnuite, poate merita să vă faceți salariați. Trecerea lucrătorilor de la a fi eligibili pentru ore suplimentare la a fi angajați salariați a fost o tactică folosită de companii precum Walgreens.

4. Răspundeți rapid

Scenariu de coșmar: Jumătate dintre angajații programați să deschidă magazinul mâine sună bolnavi de acea gripă urâtă care se răspândește. Sau, imaginați-vă un scenariu fericit și minunat în care afacerea dvs. primește o recenzie pozitivă neașteptată de la o vedetă a rețelelor sociale și clienții roiesc în . Ceea ce ați face în mod normal este să vă speriați, să intrați în panică și apoi să continuați să sunați pe fiecare angajat, eventual oferindu-le o plată suplimentară pentru schimbarea de tură de ultimă oră.

În ambele cazuri, trebuie să răspundeți rapid dacă doriți să aveți forța de muncă necesară pentru ca lucrurile să funcționeze fără probleme. Apelurile telefonice frenetice nu sunt cel mai eficient mod de a face față schimbărilor neașteptate în rotația planificată. În mod ideal, atunci când un schimb devine disponibil pentru „revendicare”, angajații sunt notificați automat și pot alege să o ridice dacă sunt liberi și ar putea folosi schimbul suplimentar.

În secțiunea 1, am făcut deja aluzie la beneficiile angajării angajaților dvs. și la modul în care aceasta afectează pozitiv fluctuația angajaților. Tehnologia este, de asemenea, prietenul tău atunci când vine vorba de a comunica eficient cu lucrătorii tăi . Există mai multe instrumente care pot transforma un coșmar de comunicare într-un proces ușor și eficient, chiar dacă trebuie să ajungeți la personalul de rezervă dincolo de angajații actuali salariați.

5. Distribuție corectă (și inteligentă) a schimburilor

Oamenilor le este greu să fie obiectivi. Așadar, atunci când planificam un program de schimb al angajaților, putem fi influențați de obiceiurile pe care le-am dezvoltat de-a lungul timpului. Unii angajați sunt nemulțumiți pentru că (ei cred) că jucați favoriți. Alții beneficiază de mai puține ture sau de opțiuni de ore suplimentare mai rare.

În multe cazuri, motivul este diferența de aptitudini și experiență. Ai nevoie de cel puțin un angajat care să închidă magazinul în tura de seară, dar care poate duce rapid la aceiași angajați să obțină acel rol noapte de noapte, ceea ce ar putea fi un lucru bun sau un lucru rău.

Calculatoarele nu joacă favorite. Doar configurați-vă și plecați. Puteți atribui „roluri” și abilități angajaților în timp ce configurați rotația perfectă pentru a lua în considerare preferințele angajaților și nevoile afacerii dvs.

Dacă nu ați făcut-o încă, obțineți-vă un software de înscriere, denumit și un software de gestionare a schimburilor, pentru a vă ajuta să vă optimizați schimburile . Există câteva dintre ele bune care nu vor fi foarte dificil de instalat și nu vă vor goli buzunarele.

6. Simplificați alocarea schimburilor

Schimbările și schimburile manuale adaugă destul de multă cheltuieli generale atât pentru angajați, cât și pentru manageri. Cu toții am văzut că s-a întâmplat, o schimbare de tură este solicitată sau aprobată în persoană, dar undeva pe parcurs este uitată sau comunicată greșit.

Un proces rapid și eficient de schimburi de ture și aprobări poate face lucrurile mai ușoare pentru toată lumea, asigurând în același timp că fiecare tură este asigurată de oameni cu abilitățile și „rolurile” necesare .

Creați gratuit un program de schimb perfect pentru angajații dvs

7. Cum îi ajută Analytics predictiv pe managerii de schimb

Detaliile contează, întrebați orice manager de angajat. Încălcarea personalului înseamnă că clienții tăi nu primesc serviciile pe care le merită și angajații tăi se suprasolicită. Excesul de personal înseamnă că pierzi bani din salarii inutile pentru angajații care stau prin preajmă și visează să zboare într-o vacanță (dacă zborurile nu sunt anulate din cauza companiilor aeriene lipsite de personal). Trebuie să o faci exact.

A fi capabil să contabilizeze toate costurile și veniturile pe tură este ceea ce îi separă pe managerii de tură buni de cei mari. Înainte de a începe să vă gândiți la tehnologie, trebuie să știți cum doriți să o utilizați. În mod similar cu personalul, nu doriți să aveți un inventar insuficient sau suprasolicitat, totul trebuie optimizat corect. Dar, și aici trebuie să vă sprijiniți, trebuie optimizat nu pentru tura de ieri, ci pentru tura de mâine și de săptămâna viitoare.

Tu și managerii de tură, managerii de proiect sau maiștrii tăi trebuie să fii vrăjitori statistici și să preziceți costurile și veniturile viitoare.

Ce este analiza predictivă?

Mai simplu spus, modelarea predictivă utilizează statistici, cum ar fi istoricul veniturilor pentru o lucrare de instalare sau veniturile pentru o tură de prânz, pentru a prezice rezultatele viitoare.

De exemplu, în calitate de antreprenor HVAC, puteți utiliza un model predictiv pentru a analiza datele din toate lucrările dvs. de instalare a conductelor din ultimul an, cum ar fi costul pieselor, salariul, venitul pe oră lucrată și să utilizați aceste date pentru a estima costul. următoarea dvs. lucrare de instalare a conductelor.

Ce poți face cu modelele predictive?

• Luați locuri de muncă în segmente în creștere ale industriei, care vor fi mai profitabile în viitor
• Personalizați-vă turele cu angajați mai mulți și cu înaltă calificare
• Angajați-vă în turele lente
• Prevăd cu acuratețe costurile și veniturile pe post/tur
• Preziceți performanța angajaților dvs
• Preziceți costul creșterii afacerii dvs. și veniturile estimate

Cele 3 modele principale de analiză predictivă pentru optimizarea schimburilor

Există trei modele predictive principale relevante pentru optimizarea schimburilor:

1. Modele de înclinație — Se uită la variabilele existente pentru a prezice acțiunea
2. Modele de clustere — Sortează utilizatorii algoritmic în segmente în funcție de comportamentul lor
3. Filtrare colaborativă — Utilizează rețele bayesiene pentru a analiza datele, semantica latentă și alte tehnici pentru a găsi elemente comune (Dacă vă place Nașul , vă va plăcea Scarface )

Majoritatea soluțiilor software de planificare care oferă un model de optimizare funcționează cu unul dintre aceste modele. Cu toate acestea, software-ul de programare predictivă poate fi foarte scump, așa că dacă doriți să economisiți niște bani și să aflați ceva nou, puteți afla mai multe despre cum să utilizați fiecare model făcând clic pe linkurile de mai sus.

8. Renunță la hârtie, comută la software

Pașii de mai sus pentru optimizarea programului angajaților vă cer să adoptați tehnologia și să treceți dincolo de tabelele de hârtie învechite și foile de calcul nesigure. Cu soluții software de programare flexibile și ușor de utilizat, disponibile companiilor de toate dimensiunile, nu există cu adevărat niciun motiv pentru care să continuați să utilizați metode învechite pentru programarea schimburilor în 2018. De fapt, trecerea la o aplicație de programare a schimburilor vă va economisi mai mulți bani decât software-ul este probabil să coste.

Și hârtia? Poți în continuare să faci avioane de hârtie din el și să-l trimiți zburând prin birou fără pilot. Pentru că, spre deosebire de RyanAir, nu trebuie să gestionați o listă de mii de piloți, toți care caută să-și ia timp liber de sărbători. Și, dacă angajații dvs. nu sunt genul tehnic, iată un ghid util care ar putea ajuta.

Concluzie despre optimizarea programului de schimb al angajaților

Dacă sunteți ca managerul nostru obișnuit de dinainte, probabil că petreceți o perioadă bună de timp creându-vă rotația de ture. Dar, nu se termină aici. Dar schimbul de ture? schimbari de programare? Imaginează-ți ce ai putea face tu și echipa ta dacă ai face ca programarea să nu fie dezamăgitoare! Ce se întâmplă dacă ți-aș spune că poți face asta în timp ce renunți la cheltuielile asociate cu absențe neplanificate, precum și costurile cu personal insuficient și cu personal excesiv.

1. Planificați programul schimburilor cu mult înainte
2. Spuneți NU Programării la apel
3. Fiți cu ochii pe orele suplimentare
4. Răspunde rapid
5. Distribuție corectă (și inteligentă) a schimburilor
6. Simplificați alocarea schimburilor
7. Cum îi ajută Analytics predictiv pe managerii de schimb
8. Renunțați la hârtie, treceți la software