Erori de salarizare care vă costă bani și cum să le remediați

Încă mai folosești pix și hârtie pentru evidența timpului angajaților? Te bazezi pe programele de schimb pentru calculele salariilor? Apoi compania ta scurge bani și probabil că ești deschis la procese și penalități IRS.

Dacă e vreo consolare, nu ești singur. 33% dintre angajatori fac erori de salarizare care costă miliarde de dolari anual, potrivit IRS. Asociația Americană de Salarizare arată o rată de eroare de între 1-8% din totalul salariilor în companiile care folosesc carduri de pontaj tradiționale, iar aproximativ 40% dintre întreprinderile mici suportă o medie de 845 USD pe an în penalități IRS ca urmare a proceselor de salarizare prost gestionate.

„Se vor întâmpla erori”, a declarat Bill Dunn, director de relații guvernamentale pentru Asociația Americană de Salarizare, pentru CNBC Make It. „Nu sunt comune, dar se întâmplă.”

Știți deja că greșelile de salarizare vă afectează afacerea din perspectiva veniturilor nete. Totuși, nu uitați că greșelile de salarizare vă afectează și mai mult angajații.

Angajații ar trebui să acorde atenție acestor greșeli de salarizare

Nu pierde niciunul dintre banii pentru care ai muncit atât de mult, mai degrabă asigură-te că îți revizuiești talonul de plată în mod regulat și acordă o atenție deosebită:

• Uită-te la salariul brut sau net, vezi vreo modificare?
• Salariile dvs. au fost înregistrate corect? (Dacă lucrați cu oră, ați fost plătit pentru toate orele lucrate? Dacă sunteți angajat salariat, ați fost înregistrat corect salariul pentru perioada de plată?)
• Ce impozite au fost reținute (federale și de stat)?
• Sunt corecte contribuțiile tale 401(k)?
• Alte beneficii ale angajaților, cum ar fi asistența medicală, asigurarea de viață, invaliditatea sau naveta, sunt reținute corect?

În plus, dumneavoastră și managerul dumneavoastră ar trebui să citiți regulile privind ceasul, astfel încât amândoi să respectați ceea ce este cerut de lege.

Dacă observați greșeli, atunci puteți trimite acest lucru către resursele umane pentru a corecta rapid greșeala și pentru a ajuta erorile viitoare de salarizare să apară din nou. Totul este să remediezi erorile de salarizare înainte de a scăpa de sub control.

Erori de salarizare cu care se confruntă managerii zilnic

În calitate de proprietar de mică afacere, faci tot ce-ți stă în putere pentru a gestiona salarizarea eficient și fără greșeli. Ei bine, poate nu totul . La urma urmei, aveți o afacere de condus și aveți doar atât de mult timp dvs. sau echipa dvs. de resurse umane (dacă există într-adevăr una) puteți investi în verificarea și reverificarea foilor de pontaj ale angajaților.

Cu toate acestea, unele dintre erorile care se ascund în acea grămadă de foi de pontaj vă costă deja bani și ar putea costa mai mult în viitor.

Acesta este motivul pentru care atât de multe companii investesc în software-ul de salarizare Connecteam pentru a reduce greșelile de salarizare și pentru a automatiza procesele de urmărire a timpului.

Remediați cu ușurință toate erorile de salarizare cu Connecteam

Află mai multe

Iată doar câteva dintre problemele care afectează companiile care încă depind de practicile de cronometrare învechite:

Unul dintre principalele dezavantaje ale hârtiei față de mediile digitale este provocarea de a menține copii de rezervă la zi. Foile de pontaj din hârtie și cardurile perforate sunt fragile și perisabile. Este o răspundere! Ele pot fi schimbate, modificate manual, fără înregistrarea modificărilor efectuate, distruse sau pur și simplu deplasate.

Imaginați-vă că trebuie să vă confruntați cu un incendiu sau cu o inundație în afacerea dvs., în timp ce vă speriați că nu aveți înregistrări ale orelor angajaților pentru a calcula salariile.

În calitate de proprietar de mică afacere, trebuie să calculați corect salariile pentru orele suplimentare – salariile pentru orele suplimentare sunt complet diferite de salariile obișnuite. Veți datora salarii, penalități și dobânzi dacă nu plătiți rata corectă a orelor suplimentare. Remedierea erorilor de salarizare înseamnă să aruncați o privire atentă asupra salariilor pentru orele suplimentare.

Aflați mai multe aici despre noile reguli pentru orele suplimentare care au intrat în vigoare în 2020.

Potrivit FLSA, vi se cere să plătiți angajaților de 1,5 ori rata lor obișnuită de salariu, sau timp și jumătate, pentru timpul lucrat peste 40 de ore într-o săptămână de lucru. De exemplu, dacă un angajat este plătit în mod regulat cu 10 USD pe oră, atunci îi datorați 15 USD pe oră pentru orele suplimentare lucrate. Rețineți că majoritatea statelor și orașelor au legi diferite privind salariile pentru orele suplimentare, așa că asigurați-vă că studiați dacă vi se cere să urmați regulile mai stricte.

În funcție de modul în care calculați salariul și de sursele de date pe care vă bazați (ceasuri de timp, programe de schimb, raportarea angajaților), s-ar putea să întâlniți intrări de ceas de timp suprapuse și timpul de plată clasificat greșit accidental .

În cel mai bun caz, acest tip de confuzie va necesita timp pentru a înțelege. În cel mai rău caz, ai putea ajunge să plătești mult mai mult decât trebuie.

De exemplu, luați în considerare un angajat aflat în vacanță care trebuie brusc să lucreze pentru a se ocupa de o problemă urgentă. Înregistrările dvs. ar putea avea apoi un angajat în concediu plătit care să marcheze orele de lucru. A rezolva toată această mizerie poate fi o mică durere de cap atunci când ai o echipă de o duzină. Dar pe măsură ce forța de muncă crește, acest tip de suprapuneri se pot transforma în migrene de salarizare.

Dacă ai noroc că ai personal de salarizare sau externalizezi. Dacă nu ești. tu bricolaj (prelucrarea salariilor la restaurant, de exemplu). Până la urmă, însă, nu poți elimina 100% dintre greșeli.

Puteți doar să le reduceți. Nu contează cu adevărat dacă tu sau altcineva faci greșelile – cu toții suntem doar oameni.

Cu toții facem greșeli de scriere și oricine poate introduce accidental 20 de ore în loc de 2. Adică 18 ore facturabile născute de o greșeală de scriere.

Această problemă este o veche, dar o bunătate... ei bine, poate doar o veche. 19% dintre angajați (1 din 5) au participat la o anumită formă de furt de timp, care poate costa companii până la 7% din salariul lor brut anual.

Nu este vorba doar despre „buddy pumn” – angajații „se „acoperă” unul pentru celălalt și se pun unii pentru alții pentru a fura timp. „Furtul” de timp mediu săptămânal este de 4 ore și 5 minute per angajat pe perioadă de plată . Aceasta includea prânzuri și pauze lungi, întârzieri, plecări devreme etc.

În orice moment, ratele de impozitare se schimbă, astfel încât orice rate pe care ați început să le utilizați pentru a vă plăti angajații ar putea să nu fie aplicabile sau corecte acum. Achitarea unei rate greșite înseamnă că trebuie să compensați orice taxe, penalități și dobânzi.

În mod regulat, verificați cotele de impozitare a forței de muncă, deoarece majoritatea cotelor de impozitare sunt actualizate în fiecare an. Urmăriți următoarele despre cum să remediați greșelile de salarizare:

• Impozitul federal pe venit

  
• Taxa de asigurări sociale

• Taxa Medicare

• Taxa federală de șomaj

• Impozitul pe venit de stat

• Taxa de stat pentru asigurarile de somaj

• Impozitul local pe venit

În funcție de locație, ține cont de orice tarif pentru taxe suplimentare.

Puteți angaja contractori independenți, în timp ce alții sunt angajați cu normă întreagă. Cu toate acestea, atunci când amestecați acești lucrători, este o greșeală costisitoare. De exemplu, un antreprenor nu trebuie să primească salariu minim sau salarii suplimentare.

În plus, nu reține impozitele pe angajare din salariile lor. Prin urmare, dacă un angajat este clasificat ca antreprenor, acesta poate pierde din salarii, iar guvernele vor pierde veniturile din impozite.

Atunci când clasificați greșit un lucrător, sunteți obligat să plătiți angajatului și cota de impozitare a angajatorului, plus toate penalitățile și dobânzile. În plus, ai putea chiar să dai salarii înapoi angajatului. Cum poți ști dacă un lucrător ar trebui să fie clasificat ca antreprenor independent sau angajat?

Departamentul Muncii din SUA recomandă să utilizați testul realităților economice din șase părți. Și dacă încă nu sunteți sigur, atunci depuneți un Formular SS-8 pentru a evita problemele de clasificare greșită a salariilor. Prin completarea acestui formular, solicitați ca IRS să stabilească statutul lucrătorului.

Nu îți plac auditurile IRS?! Ce zici de procesele angajaților pentru salariu nedrept?! S-ar putea să credeți că reglementările care vă cer să păstrați înregistrări precise ale orelor de lucru ale angajaților sunt o greutate birocratică, dar ele sunt de fapt acolo pentru a vă proteja. La fel ca și legile de stat care reglementează procesele de salarizare.

Sigur, puteți respecta reglementările în timp ce utilizați soluții tradiționale sau doar vechile dvs. stilou și hârtie. Dar este pur și simplu mai ușor cu o aplicație.

Cum să corectați erorile de salarizare: trecerea la digital

Trecerea la prezența digitală și gestionarea salariilor nu este atât de costisitoare sau complicată pe cât ați putea crede sau cum ar fi fost când ați verificat ultima dată.

Soluțiile de aplicații mobile bazate pe cloud, cum ar fi Connecteam, permit proprietarilor de afaceri și managerilor să se ocupe de aproape fiecare aspect al salarizării.

De la urmărirea cu ușurință a timpului angajaților dvs., asigurându-vă că aceștia înregistrează fără a fi nevoie să-i înregistreze sau trimiterea de foi de pontaj clare a angajaților pentru salarizare, Connecteam acoperă toate bazele și multe altele.

Să dezvăluim asta și mai mult despre modul în care Connecteam ajută la erorile de salarizare:

1. Diferite tipuri de locuri de muncă ar trebui plătite diferit: Connecteam se asigură că diferiți angajați pot fi calificați în mod vizibil pentru diferite locuri de muncă. Ca urmare, timpul lor lucrat la fiecare loc de muncă este calculat în foaia lor de pontaj.
2. Angajații trebuie să fie rambursați pentru cheltuielile lor în statul de plată: Cu Connecteam, angajații își pot adăuga cheltuielile, kilometrajul mașinii sau orice alte informații relevante în foaia de pontaj, astfel încât să fie ușor de rambursat.
3. Angajații nu au acces la foile de pontaj anterioare pentru a identifica greșelile: garanțiile Connecteam pot face exact acest lucru, direct din aplicația lor mobilă. Ei pot trimite solicitări de editare managerului lor în timp real, iar toate modificările sunt actualizate automat după aprobare.
4. Dificil de observat orele suplimentare ale angajaților, ceea ce înseamnă că orele suplimentare sunt plătite accidental : puteți folosi Connecteam pentru a codifica cu culori orele suplimentare ale angajaților, ceea ce înseamnă că nu le veți mai rata niciodată pe foile de pontaj.
5. Managerii trebuie să colecteze foile de pontaj de fiecare dată când trebuie să le trimită la statul de plată: rapoartele automate ale Connecteam facilitează setarea momentului în care foile de pontaj sunt trimise automat persoanei responsabile de salarizare.
6. Necesitatea de a utiliza mai multe software-uri pentru a gestiona salarizarea: din punct de vedere tehnic, vă puteți ocupa de toate aspectele legate de salarizare cu Connecteam – atâta timp cât utilizați deja QuickBooks Online și Gusto. Dacă acesta este cazul, atunci puteți integra perfect cele două software-uri, ceea ce înseamnă că vă puteți trimite foile de pontaj direct către QBO cu un clic pe un buton.
7. Managerii se străduiesc să țină evidența orelor/locației de lucru ale angajaților: cu tehnologia încorporată Breadcrumbs de la Connecteam prin urmărire prin GPS, angajații pot cronometra intrarea și ieșirea în timp util și, între acest timp, sunt colectate puncte aleatorii de locație, oferind managerilor o idee de bază. de unde (și când) a lucrat fiecare angajat.

Concluzia corectării greșelilor de salarizare

Oamenii nu se schimbă, așa că tehnologia trebuie. Oamenii vor găsi întotdeauna o modalitate de a înșela erorile în raportarea prezenței.

Cu toate acestea, prin trecerea la un ceas mobil, puteți reduce foarte mult frecvența erorilor, puteți economisi bani și crește eficiența afacerii dvs.

Deși poate părea că a face o schimbare digitală este o sarcină dificilă de întreprins, când luați în considerare beneficiile soluțiilor de urmărire a timpului prezente pentru a arde greșelile de salarizare, este clar că merită efortul.

Soluția software de salarizare numărul 1 pentru afacerea dvs

Conceput pentru ca dvs. să economisiți timp cu acțiuni rapide și semnale vizuale care indică ceea ce contează: pauze calculate automat, ore suplimentare, timp dublu, limită zilnică, oprire automată și multe altele!

Descopera mai mult