Utilizarea personală a vehiculului companiei: Ce trebuie să știți în scopuri fiscale

Dacă utilizați un vehicul al companiei din motive personale, este important să înțelegeți implicațiile fiscale. IRS are reguli și reglementări specifice cu privire la acest subiect care vă pot afecta impozitele. În acest articol, vom discuta despre ceea ce trebuie să știți despre utilizarea personală a unui vehicul al companiei în scopuri fiscale. Să ne scufundăm!

Care este uzul personal al unei mașini de companie?

Utilizarea personală a unei mașini de companie se referă la utilizarea unui vehicul furnizat de angajator în scopuri non-comerciale, cum ar fi naveta la și de la serviciu, efectuarea de comisioane sau călătoriile personale. Aceasta poate include atât vehicule deținute, cât și vehicule închiriate și este supusă implicațiilor fiscale de care angajații ar trebui să fie conștienți.

Reguli de impozitare a mașinilor de companie

IRS are reguli specifice cu privire la impozitarea uzului personal al mașinilor de companie. În general, orice utilizare personală a unei mașini de serviciu este considerată venit impozabil, cu excepția navetei către și de la locul de muncă.

Cu toate acestea, există anumite scutiri, cum ar fi utilizarea vehiculului în scopuri comerciale sau în caz de urgență. Valoarea acestei utilizări personale este calculată pe baza valorii de piață justă a vehiculului și poate fi raportată fie de către angajator, fie de către angajat. Este important să păstrați înregistrări exacte și să înțelegeți aceste reguli pentru a evita orice obligații fiscale.

Utilizarea personală a Opțiunilor de evaluare a vehiculelor companiei

Când vine vorba de determinarea valorii utilizării personale a unui vehicul al companiei, există mai multe opțiuni disponibile.

Fiecare metodă are propriul set de reguli și cerințe pentru calcularea valorii utilizării personale. Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare.

Regula generală de evaluare

Conform acestei reguli, valoarea utilizării personale se determină luând valoarea justă de piață a mașinii și înmulțind-o cu procentul de utilizare personală. Această sumă este apoi raportată ca venit impozabil de către angajat.

Regula de cenți pe milă

Regula de cenți pe milă este o metodă de evaluare a utilizării personale a unei companii sau a unui vehicul personal pe baza numărului de mile parcurse în scopuri non-comerciale. IRS stabilește o rată standard de kilometraj în fiecare an, care poate fi utilizată pentru a calcula valoarea utilizării personale în conformitate cu această regulă. Pentru 2023, rata standard de kilometraj a Internal Revenue Services este de 65,5 cenți pe milă.

Regula de navetă

Regula de navetă se aplică evaluării utilizării personale a vehiculelor companiei în scopuri fiscale. Milele de navetă sunt considerate uz personal și nu sunt deductibile sau excluse din venitul angajatului. Există excepții, cum ar fi atunci când locuința unui angajat este, de asemenea, locul principal de afaceri.

Regula valorii de închiriere

Această regulă se aplică numai vehiculelor închiriate și utilizează o formulă care ia în considerare factori precum valoarea anuală a leasingului, plățile de leasing, amortizarea și alte costuri asociate cu închirierea unei mașini. Aflați cum să închiriați o mașină prin intermediul companiei dvs. pentru mai multe detalii despre aceste cheltuieli.

De ce ar trebui să stabiliți o politică de utilizare personală a vehiculelor companiei

Stabilirea unei politici de utilizare personală a vehiculelor companiei poate oferi companiei dumneavoastră beneficii semnificative. Prin crearea acestei politici, puteți profita de avantajele de impozitare și de evaluare care vă pot economisi bani pe termen lung. Iată cinci motive pentru care ar trebui să luați în considerare implementarea unei politici privind utilizarea personală a vehiculelor companiei:

• Economii de taxe: stabilind o politică de mașină de companie, este posibil să puteți deduce cheltuielile legate de vehicul din declarațiile dvs. fiscale. Cel mai bun software fiscal pentru persoanele care desfășoară activități independente și companii vă poate ghida prin aceste deduceri.
• Răspundere redusă: o politică clară de utilizare personală vă poate proteja afacerea de răspundere în cazul în care un angajat se accidentează în timp ce conduce o mașină de serviciu.
• Moral îmbunătățit al angajaților: Oferirea accesului la mașinile de companie pentru uz personal poate crește moralul angajaților și satisfacția în muncă.
• Evaluare simplificată: o politică de utilizare personală facilitează determinarea valorii vehiculelor companiei dvs. în scopuri de raportare financiară.
• Control sporit: o politică clară de utilizare personală vă permite să controlați modul în care angajații folosesc vehiculele companiei, ceea ce ajută la prevenirea abuzului sau a abuzului.

Ce să includeți într-o politică pentru mașina companiei

O politică eficientă a mașinilor de companie este esențială pentru gestionarea utilizării vehiculelor companiei și pentru a vă proteja afacerea de răspundere. Iată câteva elemente cheie care ar trebui incluse într-o politică cuprinzătoare privind mașinile de companie:

• Ghid de utilizare a vehiculelor : descrieți în mod clar când și cum este acceptabilă utilizarea personală de către un angajat a mașinilor companiei.
• Cerințe pentru șoferi : stabiliți cerințele minime pentru șoferi, cum ar fi vârsta și statutul licenței.
• Acoperire de asigurare : specificați tipul și valoarea acoperirii de asigurare auto pentru afaceri necesare pentru toate vehiculele companiei.
• Proceduri de întreținere : Detaliați responsabilitățile de întreținere, inclusiv inspecții regulate, reparații și păstrarea înregistrărilor. Puteți chiar să detaliați ce să păstrați în vehiculele companiei în timpul iernii.
• Protocol de raportare a accidentelor : Furnizați o procedură clară pentru raportarea accidentelor care implică mașini de companie.
• Sancțiuni pentru încălcări : precizați clar consecințele încălcării politicii, inclusiv măsuri disciplinare sau pierderea privilegiilor de conducere.

Cum să rețineți și să raportați taxele pentru utilizarea personală a vehiculelor companiei

Pentru a asigura conformitatea, este important să înțelegeți procesul de reținere a impozitelor de pe salariile angajaților și de raportare cu acuratețe a acestora către IRS.

Impozite reținute la sursă

Taxele pentru utilizarea personală a vehiculelor companiei ar trebui reținute din salariul unui angajat în conformitate cu liniile directoare ale IRS. Aceasta include calcularea valorii juste de piață a vehiculului, determinarea procentului de utilizare personală și scăderea oricăror rambursări sau plăți efectuate de angajat.

Raportarea taxelor

Angajatorii trebuie să raporteze cu acuratețe taxele pentru utilizarea personală a vehiculelor companiei pentru a evita penalizările. Aceasta implică depunerea trimestrială a formularului 941 și a formularului W-2 la sfârșitul anului, care include informații precum compensația totală, salariile impozabile și impozitul federal pe venit reținut.

Cum apare utilizarea personală a unui vehicul al companiei pe un W-2?

Utilizarea personală a unui vehicul al companiei apare pe formularul W-2 al unui angajat ca venit impozabil. Angajatorii trebuie să raporteze valoarea de piață justă a utilizării personale, fie utilizând metoda generală de evaluare, fie regula vehiculului de cenți pe milă și să o includă în caseta corespunzătoare din W-2.

Utilizarea personală a unei mașini de serviciu este supusă FICA?

Da, utilizarea personală a unei mașini de companie este supusă taxelor FICA (Federal Insurance Contributions Act). Valoarea utilizării personale este adăugată la salariul unui angajat și este supusă taxei de securitate socială și taxei Medicare, care fac ambele parte din impozitele FICA.

Care este valoarea de piață justă a unei mașini de companie?

Valoarea justă de piață a unei mașini de companie este prețul pentru care s-ar vinde pe piața liberă. Este determinat de factori precum marca, modelul, vârsta, starea și kilometrajul vehiculului. De exemplu, cele mai bune camioane de lucru pentru afacerea dvs. mică sunt probabil să aibă o valoare justă de piață mai mare decât un contract de închiriere de bază al companiei. Angajatorii trebuie să utilizeze această valoare pentru a calcula venitul impozabil al unui angajat din utilizarea personală a unei mașini de serviciu.

Ce se întâmplă dacă utilizați un vehicul de afaceri pentru uz personal?

Utilizarea unui vehicul de afaceri pentru uz personal are ca rezultat adăugarea valorii de piață justă a utilizării personale la salariul unui angajat. Această valoare este supusă impozitului de securitate socială, impozitului Medicare și reținerii impozitului federal pe venit. Angajatorii trebuie să raporteze această valoare pe formularul W-2 al angajatului la sfârșitul anului.

Imagine: Envato Elements