Ce este inventarul fizic? Cum și sfaturi în 2023

Introducere

Aproape fiecare casă are o listă de alimente înscrisă pe frigider. Dacă ceva este epuizat, o persoană îl pune pe listă. Același flux de lucru este urmat într-un depozit care urmează protocolul de inventar fizic. Procesul de audit este utilizat pentru a măsura nivelurile stocurilor din depozit.

În acest articol, vom explora numeroasele complexități și complexități din jurul inventarului fizic. Această explorare vă va permite să înțelegeți care este fluxul de lucru ideal pentru depozitul dvs. și cum să vă îmbunătățiți eficiența onorării comenzilor.

Ce este inventarul fizic?

Inventarul fizic este exact așa cum pare. Este numărul fizic al stocului în stoc. De asemenea, se referă de obicei la metoda de auditare a nivelurilor de inventar din interiorul unui depozit în raport cu nivelurile din sistem. De obicei, este destinat să rezolve discrepanțe și erori, asigurând urmărirea inventarului în timp real.

Aceste discrepanțe trebuie abordate în mod prioritar. În caz contrar, poate duce la duplicarea SKU-urilor sau la epuizări false de stoc pe site-ul dvs. web, ceea ce duce la o pierdere de venituri. Acest proces de audit oferă, de asemenea, informații cheie ale datelor la nivel de sol. Cu aceste informații, puteți eficientiza achiziția și gestionarea inventarului. Puteți chiar să prognozați cifrele de vânzări și să le utilizați pentru a planifica și a stabili strategii pentru alte aspecte ale afacerii dvs. de comerț electronic.

3 Metode de auditare a inventarului fizic

Înainte de a ne aprofunda conceptul de inventar fizic pentru afacerile de comerț electronic , să înțelegem clasificarea proceselor. Iată trei dintre cele mai populare moduri de a audita inventarul fizic.

1) Numărarea manuală

Când personalul se deplasează și contabilizează manual fiecare SKU, procesul este cunoscut sub numele de Contorizare manuală. În mare parte, realizată la scară foarte mică, această metodă este cea mai primitivă formă de audit al stocurilor. Majoritatea magazinelor tind să o evite din cauza probabilității mari de nereguli în numere. Cu toate acestea, este una dintre cele mai ieftine moduri datorită naturii sale barebones.

2) Numărarea electronică

Prin această metodă, magazinele folosesc un sistem POS și un scaner de coduri de bare pentru a contabiliza nivelurile de inventar. Codul de bare va conține informații despre SKU-urile individuale. Angajații scanează aceste coduri de bare pentru a introduce informații despre prezența lor în sistemul lor.

Sistemul POS urmărește stocul de ieșire, iar acest număr este apoi comparat cu stocul existent. Avantajul acestei metode este precizia sa ridicată. Cu toate acestea, această metodă de audit poate consuma destul de mult timp și necesită, de asemenea, forță de muncă considerabilă.

3) Numărarea ciclului

În metoda numărării ciclului, personalul auditează o parte a inventarului pentru a măsura nivelurile existente. Această metodă este utilizată de obicei de comercianții cu amănuntul care doresc să implementeze auditul fizic fără a implementa procesul manual.

În cadrul acestui proces, produsele sunt separate în diferite categorii. Articolele sunt auditate în funcție de prioritatea lor în lanțul de aprovizionare al afacerii, iar părțile sunt utilizate pentru a contabiliza întregul stoc. Acest proces este de obicei mai rapid decât metodele tradiționale și este utilizat de depozitele mai mari pentru a accelera procesul de audit.

5 cele mai bune practici de urmat în timpul numărării inventarului fizic

Inventarul fizic poate fi un proces obositor și lung, dar este totuși o modalitate eficientă de a vă urmări nivelurile de inventar. Cu toate acestea, deoarece procesul este manual, este posibil să întâmpinați adesea probleme. Iată cinci practici pentru a evita aceste erori și pentru a stabili un proces aproape impecabil.

1) Luați în considerare fluctuațiile sezoniere

Majoritatea comerțului electronic tind să aibă un anumit moment al anului în care primesc un aflux uriaș de comenzi. În timp ce auditează fizic inventarul, aceste fluctuații sezoniere tind să arunce o cheie în cifre. Mișcarea crescută a stocurilor duce la o creștere a discrepanței în număr.

Prin urmare, trebuie să luați în considerare aceste fluctuații sezoniere în prealabil. Un alt sfat bun este să vă concentrați fie pe cele cu valoare ridicată, fie pe cele mai solicitate. Acest lucru vă permite să vă concentrați eforturile asupra zonelor cu impact ridicat și să vă asigurați că neregulile nu au un impact negativ asupra rezultatului.

2) Instalați măsuri de control și management al stocurilor

Controlul manual asupra inventarului este limitat în funcționalitatea acestuia. Dacă doriți să exercitați un control mai bun, va trebui să instalați un sistem de gestionare a stocurilor . Acest sistem va acționa ca un mediator în timpul procesării comenzii și va înregistra fiecare mișcare în inventar.

Această vizibilitate vă permite să urmăriți aceste comenzi și vă permite un control mult mai bun asupra inventarului. Împreună cu aceasta, sincronizarea în timp real vă permite să vă accelerați procesul de auditare a inventarului fizic. De asemenea, îmbunătățește acuratețea procesului, deoarece sistemul ține cont pentru fiecare mișcare din depozit.

3) Calculați raportul de rotație a stocurilor

Rata de rotație a stocurilor este frecvența reaprovizionării stocurilor necesare într-o perioadă de timp. Raportul vă permite să înțelegeți mișcarea generală a stocurilor prin depozit. Numărul este comparat cu nivelurile din auditul fizic pentru a evidenția eventualele nereguli.

Raportul este util și pentru a înțelege tendințele în schimbare în vânzări. Puteți determina ciclul de viață al inventarului cu numărul. Prin urmare, puteți avea un control mai holistic asupra inventarului fizic din depozitul dvs. În plus, raportul de cifra de afaceri permite, de asemenea, procurarea ușoară a stocurilor.

4) Automatizați procesul de audit al inventarului

Atâta timp cât procesele sunt manuale, probabilitatea de erori și nereguli este întotdeauna proeminentă. Pentru a elimina aceste nereguli, includeți funcții de automatizare în procesul de audit. Puteți automatiza aspecte ale procesului de numărare folosind tehnologii precum codurile de bare și RFID.

Împreună cu aceasta, puteți implementa un sistem de gestionare a inventarului care vă permite să vă urmăriți nivelurile în timp real în mai multe locații. Acest lucru va ajuta la o expansiune eficientă și va permite un control mai bun asupra întregului dvs. lanț de aprovizionare.

5) Includeți prognoza inventarului pentru achiziții

Cu toții am auzit: „Totul în proporție”. Această declarație își păstrează greutatea și pentru gestionarea stocurilor. Trebuie să vă asigurați în permanență nivelurile corecte de stoc în depozitul dvs. Pentru ca acest lucru să fie posibil, va trebui să utilizați auditurile de inventar fizic pentru a înțelege timpul de răspuns.

Cu timpul de răspuns și analiza datelor anterioare, puteți estima aproape cu exactitate nivelurile necesare de inventar. Apoi puteți studia tendințele și puteți găsi planul optim de achiziții.

3 KPI-uri importanți conectați la inventarul fizic

1) Raportul de rotație a stocurilor

După cum s-a explicat, rata de rotație a stocurilor este frecvența reaprovizionării stocurilor. Pentru a fi exact, este costul total al mărfurilor împărțit la stocul mediu. Pentru un inventar fizic, rata cifra de afaceri poate ajuta la identificarea neregulilor fără auditul propriu-zis.

2) Raportul stoc-vânzări

Raportul stoc-vânzări este raportul dintre valoarea medie a stocului și valoarea netă a vânzărilor. Este să înțelegeți nivelul de inventar pe care îl transportați, spre deosebire de capacitățile de vânzare. Puteți reduce costurile de stocare cu ajutorul acestui număr și puteți menține un număr de inventar mai realist. Acest lucru va ajuta, de asemenea, la reducerea costului de stocare.

3) Rata de vânzare

Rata de vânzare continuă denotă rata consumului de stoc într-o anumită perioadă de timp. Rata de vânzare este crucială pentru a înțelege acuratețea auditurilor stocurilor fizice. Numărul este, de asemenea, vital în stabilirea programului de achiziții.

Care este alternativa la inventarul fizic?

Inventarul perpetuu este alternativa ideală la inventarul fizic. Mai simplu spus, inventarul perpetuu este o metodă prin care sistemele mențin nivelurile de inventar în timp real fără a necesita confirmare fizică. Aceste sisteme au devenit din ce în ce mai populare pe măsură ce companiile de comerț electronic au început să folosească mai multe centre de onorare pentru livrări mai rapide.

Principalul beneficiu al inventarului fizic este acuratețea. Procesul elimină aproape complet intervenția umană prin sincronizarea numerelor în timp real. Această sincronizare în timp real este menținută cu ajutorul sistemelor POS și al scanerelor.

Acest tip de inventar este, de asemenea, util atunci când este asociat cu un sistem de planificare a cerințelor de materiale (MRP). Asocierea este utilă pentru a vă îmbunătăți prognoza inventarului și pentru a vă simplifica procesul de achiziție.

Concluzie

Indiferent de natura virtuală a ecosistemului modern, inventarul, la bază, va avea o anumită valoare fizică. Prin urmare, auditurile fizice ale inventarului ar putea fi începutul potrivit de care are nevoie o afacere de comerț electronic. Deși poate fi un proces consumator de timp, acesta permite unei companii să verifice integritatea sistemelor sale de gestionare a stocurilor și a depozitelor .

Întrebări frecvente

1) Care sunt principalele componente ale costurilor de gestionare a stocurilor?

Costurile de gestionare a stocurilor includ costurile de capital, costurile de transportare a stocurilor și costurile operaționale ale depozitului. Este probabil să varieze în funcție de natura mărfurilor și de dimensiunea depozitului.

2) De ce este de obicei auditat inventarul fizic?

Auditurile fizice sunt de obicei efectuate pentru a potrivi nivelurile actuale de stoc cu stocul fizic. Poate fi folosit și pentru a înțelege neregulile și erorile din sistemele POS și de management al comenzilor.