Caracteristici cheie ale platformelor de comunicații interne securizate

Instrumentele potrivite de comunicare internă vă mențin echipa conectată și productivă, indiferent unde se află.

În acest articol, analizăm cinci caracteristici cheie ale platformelor de comunicații interne eficiente și sigure.

Ce este comunicarea internă și de ce este importantă?

O platformă de comunicare internă este un sistem care permite partajarea informațiilor în cadrul organizației dumneavoastră. Permite managerilor și angajaților să împărtășească cunoștințe și actualizări, să pună și să răspundă la întrebări și să gestioneze sarcini importante.

Există multe avantaje în utilizarea unei platforme de comunicații interne securizate:

• Protejează datele sensibile , asigurându-se că conversațiile au loc într-un mediu controlat. Permisiunile utilizatorului, accesul revocabil și capacitatea de a elimina conținutul neadecvat păstrează conversațiile profesionale și private.
  
• Îmbunătățește productivitatea la locul de muncă , asigurându-se că angajații au informațiile de care au nevoie. Caracteristici precum listele de verificare, formularele, notele de schimb și articolele din baza de cunoștințe limitează erorile, măresc eficiența și reduc frustrarea angajaților.
  
• Contribuie la o cultură puternică la locul de muncă prin discuții de grup, actualizări la nivel de companie și documentare consecventă. Acest lucru este important în special pentru lucrătorii fără birou, care sunt predispuși să se simtă deconectați de cultura companiei.
  
• Ajută la menținerea în siguranță a lucrătorilor mobili și singuri . În industrii precum construcții și transport, siguranța este o prioritate de top. Actualizările în timp real îi mențin pe angajații fără birou informați și în siguranță.

Diferite metode de comunicare internă securizată

Companiile se pot asigura că comunicațiile lor interne sunt păstrate în siguranță în mai multe moduri.

• Criptarea datelor. Criptarea pe dispozitiv și în cloud asigură că conversațiile și activele companiei nu pot fi vizualizate de persoane neautorizate.
  
• Mesageria instantanee securizată permite managerilor și angajaților să schimbe fișiere și să discute subiecte legate de muncă, fără distracția sau problemele de securitate ale mesajelor text personale.
  
• Permisiunile utilizatorului definesc cine poate vedea ce active și conversații la ce oră. Abilitatea de a grupa angajații după șantier, proiect sau rang este deosebit de utilă.
  
• Soluțiile bazate pe cloud limitează informațiile stocate pe dispozitivele angajaților și oferă un control mai mare asupra tuturor activelor companiei.

Amenințări comune la securitatea comunicațiilor interne

Software-ul potrivit poate ajuta la atenuarea multor probleme comune de securitate. Cu toate acestea, întreprinderile trebuie să fie în continuare atenți la securitate, mai ales când vine vorba de eroarea umană.

Amenințările comune includ:

• Acces neautorizat . Unde persoanele greșite pot accesa informațiile companiei. Managerii ar trebui să efectueze audituri regulate ale permisiunilor utilizatorilor și să se asigure că accesul angajaților care nu au fost excluși a fost revocat.
  
• Atacurile de phishing . Acest lucru se întâmplă atunci când angajații sunt păcăliți să dezvăluie informații sau să facă clic pe un link dintr-un mesaj. Angajații ar trebui să urmeze cursuri regulate de securitate pentru a-i ajuta să identifice și să evite aceste atacuri. Limitarea conversațiilor la o aplicație securizată, mai degrabă decât e-mailurile de zi cu zi sau mesajele text, ajută, de asemenea. O conversație de grup dedicată permite angajaților să notifice conducerea și unul pe altul cu privire la e-mailurile suspecte.
  
• Abuz de date din interior . Folosirea greșită intenționată a datelor sensibile de către angajați este o realitate neplăcută. Distribuiți doar câte informații au nevoie angajații pentru a-și face treaba și concentrați-vă pe construirea unei bune culturi a companiei, care poate limita foarte mult intențiile abuzive.

Cele mai bune practici pentru comunicarea internă securizată

Cunoașterea amenințărilor la adresa securității companiei dvs. este doar începutul. Iată care sunt elementele obligatorii ale unei politici de comunicare internă pentru a vă păstra informațiile în siguranță.

• Criptați datele private. Înregistrările angajaților, datele clienților, rapoartele financiare și alte date sensibile ar trebui să fie toate criptate. Orice software pe care îl utilizați ar trebui să facă acest lucru în mod implicit.
  
• Utilizați aplicații securizate. Aplicațiile concepute pentru afaceri au funcții de securitate încorporate. Ele oferă personalului autorizat controlul și capacitatea de a monitoriza comunicațiile.
  
• Limitați accesul la informații private. Doar angajații care au nevoie de acces la informații sensibile ar trebui să le aibă. Monitorizați cine accesează fișierele sensibile pentru a preveni utilizarea greșită a datelor.
  
• Oferiți formare în domeniul securității datelor. Instruirea angajaților îi va educa pe angajații tăi cu privire la amenințările de securitate a datelor și îi va învăța cele mai bune practici atunci când discută și distribuie activele companiei.
  
• Creați și actualizați și revizuiți în mod regulat politicile de securitate Acestea le spun angajaților cum să folosească software-ul în siguranță și care sunt obligațiile lor.
  
• Utilizați autentificarea multifactorială. Autentificarea multifactorială necesită ca utilizatorii să-și dovedească identitatea (de exemplu, prin introducerea unui cod trimis pe telefonul lor mobil), pe lângă introducerea unei parole.
  
• Actualizați-vă software-ul. Actualizați întotdeauna software-ul companiei la cea mai recentă versiune. Alternativ, utilizați o platformă Software-as-a-Service (SaaS) precum Connecteam, care este întotdeauna actualizată.

Cum să alegi o platformă securizată de comunicații interne

Căutați aceste caracteristici atunci când alegeți o platformă de comunicații interne sigure.

Criptarea datelor, permisiunile utilizatorului și stocarea în cloud

Criptarea Secure Sockets Layer (SSL) este standardul de aur pentru securizarea datelor în timpul transmisiei. Asigurați-vă că platforma dvs. de comunicații interne acceptă acest lucru.

În plus, alegeți o platformă care vă permite să controlați cine are acces la ce date. Ar trebui să puteți seta permisiuni de utilizator și de grup pentru documente, chat-uri și alte active ale companiei și să revocați accesul din mers.

În cele din urmă, datele companiei nu ar trebui niciodată păstrate pe dispozitivele angajaților. Conversațiile care au loc pe Connecteam, de exemplu, sunt stocate în siguranță în cloud și nu pot fi descărcate sau partajate de angajați.

Buget și scalare

Fiți atenți la platformele care au un model de prețuri pe utilizator ridicat. 10 USD per utilizator poate să nu pară prea mult, dar chiar și pentru o companie mică de 15 persoane, acei 150 USD pe lună. Acest lucru face ca scalarea să fie dificilă. Este, de asemenea, un cost complet inutil, deoarece există soluții rentabile.

Connecteam, de exemplu, oferă un plan pentru afaceri mici care este gratuit pentru până la 10 utilizatori. Planurile plătite încep de la 29 USD pe lună pentru până la 30 de utilizatori, iar după aceea 0,50 USD per utilizator.

În cele din urmă, în loc să plătiți pentru operațiuni separate, comunicații și software de resurse umane, alegeți o platformă all-in-one. Nu numai că va fi mai ieftin, dar va fi și mult mai sigur.

Utilizabilitate și compatibilitate

Una dintre cele mai mari amenințări la adresa comunicațiilor interne securizate este utilizarea slabă.

Angajații devin rapid frustrați de instrumente care sunt dificil de utilizat și ca urmare vor adopta metode mai puțin sigure, cum ar fi mesajele text personale. Utilizarea acestor aplicații neautorizate pune activele companiei la un risc semnificativ.

Orice platformă pe care o utilizați trebuie, de asemenea, să fie compatibilă cu software-ul dvs. actual și să se încadreze în fluxurile de lucru existente și operațiunile de zi cu zi. Personalizarea este, prin urmare, o caracteristică importantă. Platformele all-in-one ajută, de asemenea, la rezolvarea problemei de compatibilitate și la o funcționare fără probleme.

Concluzie

Comunicațiile interne securizate asigură că activele companiei rămân în siguranță în timp ce operațiunile de zi cu zi funcționează fără probleme. Connecteam este cea mai bună aplicație de comunicare internă și management de echipă disponibilă astăzi, cu instrumente pentru a menține echipele aliniate și productive.

Dispune de o experiență bogată de chat în aplicație, care este captivantă pentru angajați, simplu de gestionat și foarte sigură. Managerii pot crea grupuri de chat pentru proiecte, clienți, ture și multe altele și pot avea control deplin asupra cine este implicat în conversație. Chaturile nu sunt niciodată stocate pe dispozitivele angajaților, iar atunci când un angajat este exclus, accesul acestuia la informațiile companiei este imediat revocat.

Puteți folosi sondaje și sondaje pentru a aduna feedback de la angajați și pentru a lua decizii informate. Angajații dvs. vor aprecia să le fie auzite vocile și veți obține informații puternice despre experiențele angajaților dvs.

În cele din urmă, Connecteam are instrumente care vă ajută să organizați evenimente, să împărtășiți în siguranță cunoștințele și informațiile companiei, să împărtășiți actualizări cu echipe individuale sau cu întreaga organizație și multe altele.

Vă puteți gestiona toate comunicările interne, operațiunile, resursele umane și multe altele cu Connecteam pentru un management al echipei fără probleme și sigur.