Dezvăluirea limitărilor WhatsApp: Căutarea unor alternative mai bune pentru comunicațiile interne
Publicat: 2023-07-30WhatsApp a devenit un instrument de comunicare de zi cu zi pentru organizații, datorită mai mult popularității și utilizării sale pe scară largă decât oricărei decizii deliberate.
Cu toate acestea, WhatsApp nu reușește să răspundă nevoilor organizațiilor care caută un instrument eficient de comunicare internă – ca să nu mai vorbim de riscurile asociate cu utilizarea sa – și este adesea manipulat pentru a încerca în continuare să facă acest lucru, în ciuda limitărilor sale.
În ce moduri WhatsApp nu permite o comunicare eficientă?
Comunicarea nu este măsurabilă
„Ați anunțat echipa? Le-am trimis un mesaj pe WhatsApp, nu sunt sigur cine l-a văzut... O să le rog să răspundă.”
Comunicarea eficientă permite organizațiilor să măsoare cu ușurință livrarea și impactul mesajelor, o sarcină dificilă atunci când folosesc WhatsApp. Unele organizații încearcă să facă acest lucru analizând manual fiecare mesaj WhatsApp trimis și revizuind lista din spatele fiecăruia. În cazuri extreme, organizațiile chiar documentează astfel de liste în Excel pentru a confirma că echipa lor a revizuit informațiile relevante care le-au fost comunicate.
Lipsește prioritizarea mesajelor
„Scuze, nu am văzut niciodată această actualizare. Văd acum că a fost trimis mai devreme în fir și pur și simplu nu am observat.”
Pe WhatsApp, toate mesajele sunt tratate în mod egal. Nu există nicio modalitate de a marca mesajele ca „prioritate”, ceea ce face ca acestea să se piardă cu ușurință sau să fie trecute cu vederea în fluxul continuu de mesaje. Acesta este un deficit critic în contexte organizaționale, unde actualizările urgente sau importante nu pot fi ignorate.
Lipsește istoricul conversațiilor pentru noii membri ai echipei
„Cum pot găsi informații care au fost partajate? Tocmai m-am alăturat echipei și nu o am în grupul meu WhatsApp.”
Ori de câte ori organizațiile întâmpină schimbări în membrii echipei lor, trebuie să adauge sau să elimine persoane din grupurile lor WhatsApp. Întrucât noii membri ai echipei nu pot accesa conversațiile dinainte de a se alătura, informațiile importante partajate anterior nu le sunt disponibile. În plus, este dificil să ții evidența informațiilor care au fost văzute de către cine, mai ales când membrii echipei se alătură în momente diferite.
Lipsește format și structură
„ Am văzut că ai trimis informația. Aveți o fotografie a incidentului? Ți-ai amintit să ceri informații de contact?”
Uneori, WhatsApp pur și simplu nu este instrumentul potrivit pentru muncă. Este adesea folosit pentru a transmite informații care ar trebui să fie bine structurate și formatate, de exemplu, atunci când raportați un incident sau rezumați un anumit eveniment. Cu toate acestea, WhatsApp este un instrument de text gratuit și nu acceptă acest lucru, făcând raportarea mai obositoare, mai puțin structurată și mai puțin controlată.
Nu este creat pentru delegarea sarcinilor
„ Ți-am spus să faci asta…”
În timp ce WhatsApp vă permite să delegați sarcini rapid, un dezavantaj major este lipsa unei gestionări adecvate a sarcinilor și a documentației. Când sarcinile sunt atribuite prin WhatsApp, urmărirea a ceea ce a fost solicitat și de la cine este dificilă. În plus, managerii întâmpină dificultăți în urmărirea progresului și finalizarea sarcinilor și în menținerea înregistrărilor acestora, ceea ce duce la confuzie și dezorganizare.
Un instrument manual care nu este potrivit pentru scalare
„Încă aștept ca Jamie să-l elimine pe Josh din grupul de supraveghetori regionali. L-ai eliminat din toate celelalte grupuri WhatsApp?”
Deoarece WhatsApp nu este conceput ca un instrument de comunicare organizațională, îi lipsesc caracteristicile organizaționale esențiale. Utilizarea acestuia ca atare necesită, prin urmare, multă întreținere manuală. Chiar și administrarea de bază a membrilor grupului devine dificilă atunci când utilizatorii trebuie să fie eliminați manual din grupuri. Unele organizații folosesc foi de calcul Excel pentru a face acest lucru, ducând la erori, cum ar fi lăsarea persoanelor în afara grupurilor importante sau menținerea lor după încetarea lor.
În general, lipsa de scalabilitate și a caracteristicilor organizaționale fac din WhatsApp o alegere nepractică pentru o comunicare eficientă și fără erori în cadrul organizațiilor mari.
Nu are capacitatea de a ajunge direct la întreaga echipă la scară
„Î: Cât timp ne va dura să anunțăm echipa? R: Ei bine, depinde de cât de repede o vor transmite managerii noștri regionali…”
WhatsApp este insuficient atunci când vine vorba de transmiterea în cascadă a informațiilor la diferite niveluri organizaționale către toți angajații. Deși este mai puțin o problemă pentru echipele mici, informațiile ar trebui să treacă prin diferite grupuri de chat pentru a ajunge la echipele de primă linie din organizații mai mari. Și fără o modalitate fiabilă de a se asigura că toată lumea primește și recunoaște informații importante, WhatsApp nu permite comunicarea consecventă în întreaga organizație.
„ WhatsApp nu este destinat să servească drept instrument de comunicare organizațională și este folosit în mare parte de către organizații din obișnuință. Este insuficient în a împuternici o comunicare eficientă pentru organizații din cauza limitărilor și lipsei de capabilități. Vă recomandăm insistent să căutați alternative mai bune pentru organizațiile care cred că comunicarea este cheia succesului lor.”
Amir Nehemia, CEO și co-fondator al Connecteam
Căutăm alternative mai bune pentru comunicarea organizațională
Înțelegerea a ceea ce face comunicarea eficientă și captivantă este crucială atunci când căutați alternative mai bune. Companiile cu echipe mereu în mișcare au nevoie de o soluție de telefonie mobilă care să se adreseze întregii echipe, nu doar echipei de birou. De aceea, organizațiile apelează adesea la WhatsApp în zilele noastre: este ușor accesibil pentru toți angajații lor din prima linie care se simt în afara accesului.
Deci, ce face o platformă de comunicare organizațională eficientă?
Să ai un canal direct către echipa ta
Platformele de comunicare eficiente permit organizațiilor să comunice direct cu întreaga lor echipă fără un intermediar. Prin urmare, o platformă de comunicare adecvată vă va permite să trimiteți instantaneu mesajul potrivit echipei potrivite, fără a reduce comunicarea. Abilitatea de a segmenta rapid echipele și de a alege publicul relevant este esențială pentru a ne asigura că informațiile potrivite ajung la oamenii potriviți.
Asigurând diverse direcții de comunicare
Aceasta include de sus în jos, de jos în sus și peer-to-peer. Deși funcția de chat este esențială pentru comunicarea de zi cu zi, nu este neapărat instrumentul potrivit pentru ca un angajat să se adreseze CEO-ului sau să încurajeze comunicarea peer-to-peer la diferite niveluri. O platformă de comunicare eficientă va oferi organizațiilor diferite instrumente de comunicare dincolo de mesajele prin chat.
Necesită muncă manuală minimă
Pentru a avea succes și a include toată lumea din echipă, o platformă de comunicare ar trebui să necesite o muncă manuală minimă din partea operatorilor săi și să automatizeze cât mai multe procese posibil. Cu toate acestea, aceasta este doar linia de bază. Platformele de calitate ar trebui să promoveze în mod proactiv o comunicare eficientă, reducând povara comunicatorului și îmbunătățind experiența echipei.
Sprijinirea comunicarii atat structurate cat si nestructurate
În timp ce chatul este o modalitate excelentă de a conversa despre lucruri mici de zi cu zi, este adesea necesară o abordare mai structurată. Platformele de comunicare eficiente permit organizațiilor să utilizeze formate structurate predefinite, să asigure finalizarea raportării și să reducă du-se și înapoi.
Asigurarea livrării mesajelor și măsurarea impactului
Folosind o platformă de comunicare eficientă, organizațiile pot identifica rapid cine a primit informațiile și pot solicita confirmarea activă a echipei atunci când este necesar. Se asigură că mesajele prioritare nu se pierd în zgomot și vă permite să închideți bucla cu fiecare angajat în câteva minute, în loc de zile.
Bine guvernat și controlat
Comunicarea este o parte importantă a activității zilnice a fiecărei organizații și, ca atare, ar trebui să fie bine administrată și controlată. Spre deosebire de WhatsApp, platformele eficiente de comunicare oferă instrumentele, setările și permisiunile care permit organizațiilor să-și supravegheze și să-și controleze procesele de comunicare.
rezumat
În ciuda riscurilor asociate cu WhatsApp, multe organizații îl folosesc astăzi pentru a comunica cu echipele lor.
Deoarece nu a fost niciodată intenționat să servească drept instrument de comunicare organizațională, WhatsApp nu oferă o comunicare directă, măsurabilă, eficientă și bine guvernată.
Prin urmare, organizațiile ar trebui să își reconsidere obiectivele de comunicare și să exploreze alternative mai bune la WhatsApp.
În această lumină, vă invităm să explorați Connecteam, o platformă concepută de la zero pentru a satisface nevoile de comunicare ale organizațiilor cu mulți membri ai echipei în mișcare.