Un ghid pentru facturile proforme

Factura proforma se bazează pe ideea că trimiterea unui document legat de vânzarea unui produs sau serviciu către cumpărător înainte de vânzare poate evita complicații inutile. Mai puține complicații înseamnă mai puține șanse de a pierde bani. În acest articol, explicăm ce este o factură pro-forma, care sunt elementele importante (cum ar fi numărul obligatoriu al facturii), cum să creați una și discutăm cum diferă aceasta de alte documente financiare.

Ce este o factură proforma?

În termeni simpli, o factură proforma este un document între cumpărător și vânzător care include bunuri sau servicii care urmează să fie livrate, împreună cu alte informații esențiale, cum ar fi taxele de expediere și informațiile de livrare. Important de reținut este că cumpărătorul primește factura proforma înainte de a obține produsul sau serviciul.

Acum că știți definiția unei facturi proforme, să discutăm despre scopul acesteia.

Pro forma sau proforma?

O factură proforma este uneori listată ca o factură proforma. Răspunsul la „ce este o factură proforma” este același cu „ce este o factură proforma”. Îl vezi enumerat într-un fel sau altul și, uneori, chiar ca pro-forma, dar toate înseamnă același lucru.

Care este scopul unei facturi proforme?

Luați în considerare următoarele cerințe:

• Cumpărătorul trebuie să cunoască valoarea a ceea ce cumpără?
• Cumpărătorul ar trebui să știe la ce să se aștepte atunci când cumpără de la un vânzător? (adică, există bună-credință?)
• Ar trebui ca procesul de vânzare să fie neted?
• Aveți nevoie de un document obligatoriu din punct de vedere legal pentru termenii și condițiile de vânzare?

Dacă ați crezut „da” la majoritatea sau la toate cele de mai sus, atunci o factură proforma vă poate fi utilă!

Cum se creează o factură proforma

Trebuie să faceți o factură? Facturile proforma nu sunt foarte complicate, dar este util să aveți un șablon de factură proforma la îndemână atunci când creați unul. Puteți folosi șabloanele noastre gratuite de factură sau generatorul gratuit de facturi în acest scop.

Deoarece este obligatoriu din punct de vedere legal în unele părți ale lumii, ar trebui să creați o factură corectă și validă. O factură proforma trebuie să conțină următoarele informații:

• Informații despre client (nume, adresă etc.)
• Informațiile despre afacerea dvs. (nume, adresă etc.)
• Condiții de vânzare
• Mărfurile vândute plus prețurile individuale
• Taxe aplicabile, reduceri și taxe de transport
• Pretul total
• Număr de factură
• Datele de livrare si termenele scadente
• Sunt necesare alte informații diverse

În timp util, vă puteți transforma în cele din urmă factura proforma într-o factură comercială. Dacă clientul vă acceptă factura pro forma, atunci Hiveage o poate transforma într-o factură comercială utilă.

Ce informații sunt necesare pe o factură proforma?

Toate bunurile sau serviciile trebuie să aibă anumiți termeni implicați în vânzarea lor. Pentru bună-credință, ar trebui să includeți datele de contact ale ambelor părți și detaliile menționate mai sus. Este esențial să includeți orice informație care îl ajută pe cumpărător să înțeleagă ce primește.

Fie că este o factură pro forma sau o factură comercială, documentul legal trebuie să fie corect pentru bunurile implicate. Dacă orice informație esențială este lăsată în afara documentelor, aceasta ar putea duce la probleme legale inutile. Doar pentru a reitera:

• Pretul produselor
• Descrieri ale respectivelor produse
• Datele de livrare si livrare
• Detalii de contact
• Total datorat

Cele de mai sus sunt printre cele mai vitale date de inclus într-o factură pro forma, așa că nu uitați să o includeți! O factură adevărată ar trebui să aspire să fie cât mai exactă posibil pentru a evita potențialele confuzii. Dacă nu sunteți sigur, puteți oricând să căutați exemple de facturi pro forma și să vedeți cum acestea includ bunuri, termeni și orice altceva trebuie să știți.

Care este diferența dintre o factură și o factură pro forma?

Gândiți-vă la factura comercială standard (denumită uneori factură de vânzare) ca la documente pentru a confirma vânzarea mărfurilor și a solicita plata unui fel. Prin comparație, o factură proforma este mai degrabă o declarație a ceea ce urmează, deoarece este trimisă înainte de plata mărfurilor - un fel de factură preliminară. Facturile obișnuite tind, de asemenea, să fie mai obligatorii din punct de vedere juridic decât facturile pro forma standard.

Din punct de vedere al formatării, cea mai importantă distincție între cele două este că factura proforma trebuie să se eticheteze ca fiind o factură proforma. În afară de asta, o factură comercială este mai legată de contabilitate decât facturile pro forma, deoarece vânzarea în sine poate să nu fi avut loc cu o factură proforma.

Rețineți că o factură pro forma se face de obicei înainte ca cumpărătorul să cumpere bunurile sau serviciile pe care le oferiți. În perioada de cumpărare se creează o factură oficială. Dacă aveți nevoie de o factură comercială, de o factură proforma sau de altceva depinde de termenii și condițiile prezentate cumpărătorului.

Puteți primi plata pe o factură pro forma?

Din punct de vedere tehnic, puteți primi plata pe o factură pro forma, dar de obicei nu o veți primi până când nu este configurată o factură obișnuită. Ar trebui să considerați o factură pro forma mai asemănătoare cu o notificare decât cu factura reală. Deoarece facturile pro forma nu sunt folosite de obicei în contabilitate, nu ar trebui să vă așteptați la plăți: clienții sunt probabil să aștepte facturile finale.

Comparații cu alte formulare de achiziție

În timp ce o factură proforma este diferită de o factură obișnuită, este esențial să o diferențiem de alte tipuri de formulare de cumpărare incluse în procesul de vânzare. Facturile se disting destul de mult de bonurile de vânzări, bonurile de vânzare etc.

Facturi pro forma în comparație cu o chitanță de vânzare

Dacă factura proforma arată ce ar putea fi achiziționat în viitor, o chitanță de vânzare arată ceea ce a fost deja achiziționat: gândiți-vă la o factură proforma ca la ceva care se întâmplă înainte de a fi făcută o chitanță de vânzare.

Facturi pro forma în comparație cu o factură de vânzare

Un act de vânzare transferă proprietatea, în timp ce o factură proforma nu. O factură proforma nu poate dovedi că vreun bun a fost vândut, în timp ce o factură de vânzare poate. Într-o notă similară, facturile standard pot fi utilizate înainte de factura de vânzare.

Facturi internaționale

Deoarece există 195 de țări, unele diferențe minore în legi (cum ar fi tarife, limite de transport etc.) pot influența ceea ce puteți pune pe facturile pro forma. Verificați cu oficialii relevanți din țările cu care faceți afaceri pentru a evita potențialele confuzii.

Expedierea mărfurilor dintr-o țară în alta poate dura mai mult decât tranzacțiile interne, așa că fiți pregătiți pentru întârzieri. Deoarece o factură proforma se face adesea înainte ca un articol să fie expediat, data livrării ar putea fi incorectă. Cu toate acestea, este încă o practică excelentă să participați cu bună-credință.

Informații cruciale privind o factură proforma

Facturile proforma nu sunt o cerere de plată sau o cerere de livrare a mărfurilor. În schimb, facturile proforma sunt utilizate în mod preliminar, trimise cumpărătorilor înainte de expediere sau livrare. Gândește-te la asta ca la o povestire a ceea ce urmează.

Nu există linii directoare 100% clare de urmat în ceea ce privește formatarea. Există date utile pe care ar trebui să aspirați să le includeți, dar multe facturi proforma diferă unele de altele. Rețineți că o factură proforma nu este o factură comercială.

O factură proforma ar trebui să ofere cumpărătorului cunoștințe suficiente pentru a ști ce ar putea obține dacă achiziționează bunurile. Rețineți că aceasta vine înainte ca factura finală să fie livrată clientului.

Ar trebui să trimiteți o factură proforma?

Da, ar trebui să trimiteți o factură proforma pentru a stabili o linie de bază a bunurilor și serviciilor pe care le oferiți. Clientul dvs. poate vedea termenii enumerați și, eventual, poate contesta termenii dacă aleg să facă acest lucru. Deoarece în mod obișnuit nu se efectuează nicio plată, acest lucru permite începerea unei negocieri mai încrezătoare.

În cele mai multe cazuri, nu vi se cere să trimiteți o factură proforma, dar de obicei este o idee bună să includeți una. Dacă detaliile conținute în acesta sunt ceea ce are în vedere clientul, nu trebuie să se angajeze în discuții îndelungate. Ar trebui să utilizați o factură proforma ori de câte ori puteți pentru a simplifica procesul de tranzacție.

Asigurați-vă că utilizați o factură proforma dacă efectuați multe transporturi și livrare. Ceva la fel de simplu precum înțelegerea de către client a termenilor a ceea ce oferiți poate fi crucial pentru succesul afacerii dvs. Pe lângă facturile proforma, ar trebui să utilizați facturile comerciale pentru a confirma tranzacțiile.

Termenii unei facturi proforme

Termenii pe care îi includeți în acest tip de factură sunt similari cu facturile reale. Cu toate acestea, cumpărătorul nu trebuie neapărat să cumpere ceea ce oferiți atunci când văd facturile dvs. proforme. Asigurați-vă că descrierea condițiilor dvs. este atrăgătoare pentru cumpărător și suficient de rezonabilă pentru ca acesta să o ia în considerare.

Observații finale despre facturile proforma

Dacă aveți bunurile și termenii aliniați în mod atrăgător, atunci facturile dvs. proforma ar trebui să aibă succes. Nu uitați să includeți:

• Taxe (prețuri articole, reduceri, taxe, taxe de transport și valoarea totală)
• Date (data expedierii, data livrării)
• Descrierea articolelor care urmează să fie achiziționate
• Datele de contact atât ale cumpărătorului, cât și ale vânzătorului

Deoarece aceste tipuri de facturi nu au un format rigid, puteți fi flexibil cu ceea ce puteți include. Formatarea, schemele de culori și alți factori diverși sunt lucruri pe care le puteți personaliza pentru a vă scoate facturile în evidență. Dacă aveți îndoieli, consultați generatorul nostru de facturi pentru un șablon curat și ușor de utilizat.

Înarmați cu această cunoaștere a modului în care funcționează facturile pro forma, sperăm că puteți stabili mai multă încredere cu clienții dvs. și puteți lucra la dezvoltarea afacerii dvs.!

Întrebări frecvente despre facturile proforma

Ce este o factură proforma?

O factură pro forma este o ofertă în format de factură care este oferită înainte de livrarea bunurilor și serviciilor către cumpărător. Ajută la simplificarea procesului de vânzare și acționează ca un acord obligatoriu din punct de vedere juridic pentru termenii și condițiile vânzării.

Care este diferența dintre factura proforma și factură?

O factură oficială este o cerere de plată care precizează detaliile finale suma totală datorată. O factură proforma este o declarație a vânzătorului de a furniza produse și servicii la o dată și oră specificate, trimisă înainte de vânzarea efectivă.

Plata se poate face pe factura proforma?

O plată nu poate fi efectuată pe o factură proforma. Este generat înainte de livrarea bunurilor și serviciilor. Ar trebui creată o factură de vânzări, cu termene de plată și alte detalii, care să fie trimisă la departamentul de conturi plătibile al cumpărătorului.