Cum să sporești productivitatea cu soluții de comunicare în afaceri

În ultimul deceniu, am asistat la o revoluție în lumea comunicațiilor interne. Într-o clipă, telefoanele mobile au devenit comune și populare pentru aproape toată lumea. Și nu doar în viața noastră personală.

Operațiunile de afaceri s-au schimbat dramatic, de la sarcinile de zi cu zi la comunicarea internă la satisfacția clienților și multe altele - totul se poate face cu un clic pe un buton și chiar din mers.

Angajații și managerii care odată nu erau conectați și inaccesibili aveau acum capacitatea de a rămâne conectați în timp real. Acest lucru a avut un impact uriaș asupra productivității și angajamentului. Astăzi este greu de imaginat că angajații și managerii au putut odată să se întâlnească doar față în față, după aceea, toți au fost singuri. Dacă s-a schimbat ceva, dacă a avut loc un incident sau a avut loc o vânzare uriașă, angajații și managerii trebuiau să aștepte până la sfârșitul zilei doar pentru a comunica oricare dintre aceste situații.

Dar acum, telefoanele mobile sunt instrumentul principal în viața noastră de zi cu zi. Este cel mai simplu mod pentru manageri de a ajunge la angajații lor și de a-și gestiona nevoile de afaceri de zi cu zi. Gândiți-vă bine: la câte apeluri telefonice răspundeți sau efectuați zilnic? Cercetările arată că fie efectuați un apel, fie răspundeți unul de aproximativ trei ori pe oră.

Dar după aproape un deceniu în care ne-am bazat pe telefoanele noastre pentru sarcinile de zi cu zi, putem vedea și dezavantajele acestei conectivitati. Mai ales când vine vorba de apeluri telefonice nesfârșite.

Dacă nu sunteți pe deplin convins, citiți mai departe pentru a sublinia dezavantajele apelurilor telefonice, în special impactul lor negativ asupra productivității. Dar, există o soluție și vom intra în asta în doar un pic.

Cum apelurile telefonice dăunează productivității

1. Apelurile telefonice sunt perturbatoare

Un apel neplanificat te trage departe de ceea ce tu și angajatul tău încercați să realizați și, dacă aceasta nu este definiția pierderii de productivitate, nu știm ce este. De fapt, un apel neplanificat durează 23 de minute pentru a se recupera. De fiecare dată când vă suni angajatul, îl determinați să oprească orice sarcină pe care o îndeplinește și îi ia mai mult timp să se întoarcă la ea.

2. Timpul este totul

Există o sută de motive pentru care apelurile rămân fără răspuns, fie că ești într-o întâlnire, fie angajatul tău este cu un client. Gândește-te, de câte ori într-o zi încearcă să te contacteze fără succes angajații tăi? Și de câte ori încerci să ajungi la ei? Acest joc nesfârșit de etichetă telefonică vă consumă doar timpul.

3. Imaginile valorează o mie de cuvinte

Din păcate, atunci când ești la un apel telefonic, ești limitat doar la comunicarea verbală. Poate fi foarte greu să explici pe deplin ceva când o imagine poate face treaba mult mai eficient. De exemplu, anunțarea unui client cum decurge proiectul pe care l-ai angajat să îl finalizeze, starea lucrării dvs. de curățare, o problemă neașteptată în timpul unui concert de construcții, amploarea accidentului dvs. de muncă și așa mai departe.

4. Partajarea și primirea informațiilor

Ce se întâmplă dacă sarcina ușoară și rapidă devine complexă și consumatoare de timp? Este posibil să fie nevoie să efectuați mai multe apeluri telefonice doar pentru a partaja informații simple și a găsi o soluție. Ce zici de împărtășirea detaliilor unui viitor eveniment al companiei? Sau analizând politicile de siguranță după un accident?

Sigur, puteți programa un apel conferință sau îi puteți aduce pe toți în aceeași locație pentru a putea comunica toate acestea. Cu toate acestea, coordonarea acestor evenimente este o bătaie de cap, deoarece nicio zi sau o singură oră nu va funcționa în general. Vă veți găsi doar urmărind pe toți cei care au ratat apelul sau nu au putut ajunge la întâlnire pentru a vă asigura că sunt la curent; si tot asa se pierde o zi intreaga sau chiar o saptamana!

În plus, nici angajații tăi nu au o soluție ușoară, în timp real, care să poată împărtăși informații cu tine.

5. Datele sunt nestructurate

Să presupunem că te-a sunat cineva pentru a raporta o lampă spartă în magazin și are nevoie de reparație în termen de două zile. Apoi închizi telefonul dar realizezi că ai uitat să întrebi ce tip de lampă este și când poate veni reparatorul la magazin. Acum trebuie să-ți suni din nou angajatul pentru a obține toate informațiile, odată ce ai făcut acest lucru și ai sunat reparatorul, vezi că încă îți lipsesc informații așa că trebuie să-l suni din nou pe angajat. Ciclul continuă iar și iar. Asta se întâmplă atunci când informația este nestructurată.

6. Prioritățile sunt inexistente

Nu aveți întotdeauna capacitatea de a decide ce este mai important când vine vorba de apeluri telefonice. De exemplu, trecerea printr-o duzină de e-mailuri poate fi mai ușor de prioritizat în funcție de subiect sau de la cine provine. Dar când vine un apel, dacă este un număr recunoscut, nu știi care este urgența apelului. Poate că șeful tău tocmai se înregistrează sau poate aștepți ca echipajul să apară la șantier, dar sunt blocați în trafic sau este doar un apel spam. Dacă nu răspundeți exact în acel moment și opriți ceea ce faceți, nu aveți nicio modalitate de a ști dacă trebuie să răspundeți imediat la apel sau dacă poate aștepta.

7. Nu există nicio înregistrare

Deoarece nu este înregistrat nimic, atunci când trebuie să preluați informații dintr-un apel care a avut loc acum trei zile, nu puteți. Nu există analize care să vă arate care a fost subiectul apelului. Și dacă nu iei notițe pentru fiecare apel pe măsură ce sosesc, nu vei putea să-ți amintești cu ușurință informațiile dintr-o privire.

Acum, iată chestia. Recunoaștem că apelurile telefonice sunt aici pentru a rămâne, mai ales că mai mulți lucrători fac trecerea la lucrul de la distanță și apelurile video par să fie noua normă. Dar cunoscând problemele asociate apelurilor telefonice, proprietarii de afaceri și managerii apelează la soluții mai moderne, cum ar fi soluții de comunicare în afaceri pentru a asigura eficiența și productivitatea.

Ce sunt soluțiile de comunicare în afaceri?

Când vă echipați compania și angajații cu soluții de comunicare de afaceri, sunteți mai capabil să sporiți eficiența, să creșteți implicarea angajaților și să îmbunătățiți schimbul de cunoștințe între echipa dvs.

Dar, bine, ce sunt soluțiile de comunicare în afaceri? Soluțiile de comunicare de afaceri vă permit să împărtășiți informații și să colaborați cu angajații dvs. de oriunde și în orice moment. Nu vă gândiți doar la soluțiile de comunicare de afaceri ca la un mecanism de îmbunătățire a comunicării interne, ci și la o modalitate de a eficientiza gestionarea sarcinilor, gestionarea rapoartelor, discutarea programelor de lucru, gestionarea procesării salariilor și multe altele.

Recunoscând cele de mai sus, mulți aleg Connecteam ca soluție de comunicare în afaceri, deoarece este o aplicație all-in-one de gestionare a angajaților.

Caracteristicile de comunicare ale Connecteam asigură transparența companiei, oferă un mecanism de feedback pentru a implica angajații cu sondaje și sondaje live și includ un singur loc pentru a colabora, a gestiona sarcini și multe altele.

Caracteristici necesare în soluțiile de comunicare în afaceri

Am subliniat trei puncte dure ale apelurilor telefonice pe blog – sunt perturbatoare, apelurile pierdute sunt nesfârșite, iar imaginile sunt cruciale – iar o soluție de comunicare de afaceri, cum ar fi chatul, poate ajuta la diminuarea sau eliminarea tuturor acestor trei probleme. În loc să vă perturbați angajații cu un apel telefonic, pur și simplu trimiteți-le un mesaj printr-o aplicație de chat, astfel încât să poată continua să lucreze și să nu oprească ceea ce fac pentru a vă răspunde. Dacă un angajat primește o notificare push, poate, de asemenea, să oprească ceea ce face. Cu toate acestea, este o mică întrerupere în comparație cu un apel telefonic care vă cere să opriți aproape complet ceea ce faceți sau pur și simplu vă ia mult prea mult din concentrare.

În loc să vă implicați într-un joc de etichetă telefonică, puteți trimite cu ușurință un chat de grup pentru a transmite orice aveți nevoie. De asemenea, puteți trimite rapid o fotografie, un videoclip sau o locație managerului sau angajatului dvs. atunci când este relevant, în loc să petreceți timp la un apel când o imagine valorează mai mult de o mie de cuvinte.

Chatul face comunicarea internă simplă; creați cu ușurință discuții în echipă sau începeți un dialog unu-la-unu pentru a economisi timp și a evita pierderea productivității. Connecteam este o soluție de comunicare online de afaceri care dispune de instrumente avansate de management concepute special pentru utilizare în cadrul organizației; creați sondaje, o casetă de sugestii, un director de angajați și multe altele.

Gândiți-vă la exemplul pe care l-am dat: dacă un angajat vă contactează în legătură cu o lampă spartă în magazin. În loc să vă sune, ei pot pur și simplu să deschidă un raport digital predefinit în aplicația pentru soluția de comunicare în afaceri și să completeze toate informațiile relevante, puteți chiar să obțineți o semnătură digitală. Acest lucru vă economisește timp amândoi și vă asigură că nu lipsesc nicio informație, plus că aveți un istoric al tuturor intrărilor făcute vreodată.

Soluțiile de comunicare în afaceri ar trebui să faciliteze crearea unui formular, raport sau liste de verificare. Cu Connecteam, puteți începe de la zero sau puteți edita un șablon existent și puteți alege dintre diferite opțiuni de câmp, cum ar fi text liber, alegere multiplă, încărcare de imagini, scaner de documente, semnătură digitală, locație GPS și multe altele, în special pentru dispozitivele mobile.

Trimiteți o actualizare imediată cu o notificare push pentru a ajunge cu ușurință la toți angajații dvs., cu sau fără posibilitatea de a comenta utilizatorii. În acest fel, angajații dvs. obțin informațiile de care au nevoie atunci când au nevoie de ele și puteți urmări cu ușurință ratele de implicare și puteți ști exact cine a văzut actualizarea dvs. și când. Majoritatea soluțiilor de comunicare pentru afaceri din ziua de azi sunt bazate pe cloud, așa că veți avea istoricul încorporat în toate funcțiile, astfel încât să nu se piardă date.

Concluzia soluțiilor de comunicare în afaceri

Scopul acestor soluții de comunicare în afaceri este să vă ajute pe dumneavoastră și pe angajații dvs. să eficientizați comunicarea, să petreceți mai puțin timp apelurilor telefonice și să îmbunătățiți productivitatea. Visul unui manager.

Nu contează dacă ești managerul unei afaceri mari sau o afacere de tip mom-and-pop, comunicarea internă este în fruntea succesului și a satisfacției. Iar cu soluțiile de comunicare de afaceri, gestionarea comunicării interne este un proces mai ușor.