Șabloane profesionale de e-mail: formatare e-mail și exemple

Kate Erwin

• 8 decembrie 2021

Eliminați o parte din stresul scrisului de e-mailuri formale cu aceste șabloane profesionale de e-mail și exemple de formatare a e-mailurilor.

Scriere de e-mail informală vs. formală

Scriem e-mailuri din multe motive diferite, dar acestea tind să se încadreze în două categorii: informale și formale.

Un e-mail oficial poate fi unul pe care îl trimiteți unui prieten sau unui membru al familiei. O revenire rapidă, o invitație la cină, o recomandare pentru o rețetă grozavă — ceva simplu ca acesta.

E-mailurile formale sunt utilizate în general într-un mediu de afaceri. Sunt frecvente în vânzările B2B și B2C și în comunicațiile din interiorul biroului. Desigur, linia dintre e-mailurile informale și formale poate fi vagă și, uneori, s-ar putea să folosiți elemente ale fiecăruia într-un e-mail, dar este important să recunoașteți distincția.

De exemplu, este posibil să aveți un prieten bun în biroul dvs. și modul în care comunicați cu el va depinde de subiectul e-mailului. Dacă programați o întâlnire de prânz, poate fi mai informală, dar dacă trimiteți modificări recomandate unui contract, atunci va fi probabil mult mai formal.

Fiecare are propriul stil de a scrie, dar vei descoperi că uneori trebuie să fii mai formal, iar alteori, poți folosi un stil mai relaxat.

Formatarea e-mailului profesională de bază

Când trimiteți un e-mail informal, consecințele, în general, nu sunt mari. Când îi trimiți prietenului tău o invitație la cină, nu contează în mod special dacă amesteci câteva cuvinte și divagați puțin mai departe.

Totuși, nu același lucru este valabil atunci când trimiteți un e-mail profesional, așa că este important să vă concentrați pe formatare. Dacă împărțiți e-mailul în elementele sale de bază, atunci este mult mai ușor să vă planificați comunicarea și să o structurați eficient.

Un e-mail profesional ar trebui să aibă patru elemente de bază:

• Linia de subiect
• Salut
• Corpul e-mailului
• Semnatura email

Pentru a profita la maximum de e-mailurile dvs., fiecare aspect ar trebui să fie optimizat și personalizat pentru persoana pe care o trimiteți prin e-mail.

Linia de subiect

Subiectul poate părea ceva pe care îl completați ca o idee ulterioară, dar este extrem de important. Oamenii de afaceri primesc sute de e-mailuri în fiecare zi și, mult prea des, există o mulțime de spam care le aglomera căsuța de e-mail.

Pentru a economisi timp în programele lor încărcate, oamenii folosesc liniile de subiect pentru a decide dacă vor deschide sau nu un e-mail. De fapt, 47% dintre oameni deschid e-mailuri pe baza subiectului, deci aceasta este o oportunitate primordială pentru optimizare.

Subiectele tale trebuie să atragă atenția și să sugereze valoarea pe care o oferi.

Acesta poate fi un echilibru dificil de găsit, dar un subiect perfect va avea un impact mare asupra ratelor de răspuns.

Salut

În afaceri, oamenii tind să-și dorească să ajungi direct la obiect, dar mai întâi trebuie să te ocupi de formalități. Dacă mergeți rapid înainte și înapoi într-un e-mail, atunci acest lucru s-ar putea să nu fie necesar, dar majoritatea e-mailurilor dvs. vor începe cu un salut.

Pentru acei oameni care au petrecut timp dezbătând dacă să înceapă cu „bună”, „bună” sau „hei”, o întrebare frecventă este care este cel mai bun salut?

Cheia este să nu te gândești prea mult la asta și să faci mereu câteva cercetări despre persoana căreia îi trimiți e-mail. Utilizați LinkedIn pentru a afla numele preferat al destinatarului (de exemplu, Dan vs Daniel) și păstrați-l simplu.

În timp ce „hei” s-ar putea înclina mai mult spre partea informală, „bună” și „bună ziua” sunt perfect acceptabile și o modalitate bună de a vă începe e-mailul.

Alte opțiuni acceptabile includ:

• Dragă [nume]
• Salutari
• Bună
• buna tuturor

Îți vei dezvolta propriul stil cu salutări, dar nu este nevoie să le complici prea mult.

Corpul e-mailului

Odată ce ați captat atenția destinatarului și i-ați transmis un salut plăcut, atunci puteți intra în corpul e-mailului dvs.

Aici vei crea mesajul tău și vei convinge cititorul să ia măsuri.

Totuși, nu te lăsa prea luat!

E-mailurile funcționează cel mai bine atunci când sunt scurte și concise. Nimeni nu vrea să vadă un bloc mare de text și trebuie să citească un eseu. În schimb, este important să vă mențineți e-mailul la obiect și să îl faceți să pară atrăgător de citit (păstrați paragrafele scurte și folosiți antetele pentru a despărți lucrurile).

Păstrați-vă întotdeauna e-mailurile concentrate pe un singur mesaj. Dacă aveți mai multe lucruri despre care să vorbiți, atunci este mai bine să le separați în e-mailuri diferite. Rămâi concentrat pe punctul tău, oferă destinatarului toate informațiile de care are nevoie pentru a lua o decizie și pentru a cere acțiune.

Scrii un e-mail cu un motiv - vrei să obții ceva. Finalizați-vă e-mailul evidențiind acțiunea pe care doriți să o întreprindă persoana și este mult mai probabil ca aceasta să o facă.

Includeți o semnătură de e-mail

Crearea unei semnături de e-mail curată este un pas ușor și te face să arăți mult mai profesionist. Acest lucru va face simplu pentru destinatar să afle cine ești, ce faci și cum să te contacteze.

Foarte des, trimitem e-mailuri către persoane cu care nu suntem familiarizați, așa că este important să vă puteți identifica. Semnătura dvs. de e-mail ar trebui să includă informații precum:

• Numele complet
• Adresa de e-mail
• Număr de telefon
• Link către site-ul dvs
• Link către profilul dvs. LinkedIn

Acest lucru îl va ajuta pe destinatar să dezvolte o imagine mai clară despre cine vorbește și să crească probabilitatea ca acesta să răspundă.

Șablon de e-mail profesional

Există atât de multe motive diferite pentru a scrie un e-mail profesional, încât este dificil să scrieți un șablon generic care să se potrivească tuturor. Fiecare situație necesită ceva ușor diferit, așa că va trebui să o modificați, dar acest șablon de e-mail profesional vă poate ajuta să începeți.

Subiect: [Problemă] – [Salutare] [Numele tău]

Stimate [numele preferat al destinatarului cercetării],

Primul paragraf:

Primul paragraf ar trebui să fie scurt și la obiect. Nu te plimba prin tufiș pentru că timpul oamenilor este prețios. De exemplu, dacă aplicați pentru un loc de muncă, includeți titlul postului, cum ați descoperit deschiderea și ce acțiune ați dori să aibă loc.

Paragraful din mijloc:

Aici prezentați valoarea pe care o oferiți și demonstrați de ce destinatarul ar trebui să ia măsuri. Asigurați-vă că nu vă concentrați prea mult asupra dvs., ci și vorbiți despre compania/persoana la care vă adresați.

În exemplul de aplicare a unui loc de muncă, aceasta ar însemna să vorbim despre o parte din munca grozavă pe care a făcut-o compania și despre cum valorile sale se potrivesc cu ale tale.

Paragraf final:

Mulțumiți destinatarului pentru timpul acordat și întăriți acțiunea pe care doriți să o întreprindă printr-un îndemn.

Închidere:

Cu sinceritate,

Semnătura dvs. de e-mail

Șabloane de e-mail pentru situații specifice

Șablonul generic de e-mail de mai sus poate fi modelat pentru a se potrivi oricărei situații, dar uneori doriți ceva puțin mai specific. Iată câteva situații frecvente în care vă veți găsi scriind un e-mail de afaceri și câteva șabloane pentru a vă ajuta să începeți.

1. Anunț

Este posibil să nu aveți nevoie neapărat de oameni care să ia măsuri atunci când trimiteți un e-mail de anunț, dar aveți nevoie de oameni care să-l citească. Iată cum vă puteți asigura că acest lucru se întâmplă.

Subiect: Actualizări interesante pentru echipă: Faceți cunoștință cu [nume]

Salut echipa,

Sunt încântat să vă prezint noua noastră [poziție a noului membru al echipei]. [numele noului membru al echipei] aduce o mare experiență în [industrie] și va fi [specificația postului]

[numele noului membru al echipei] este [detaliu distractiv, noul angajat ar putea dori să-l împărtășească, de exemplu, un mare fan Star Trek], așa că nu ezitați să salutați și să începeți o conversație.

Cu sinceritate,

[Semnătura ta de e-mail]

2. E-mail de urmărire a afacerii

Rețelele sunt încă o parte foarte importantă a afacerii. Când întâlnești oameni noi, este important să te asiguri că cultivi relația și una dintre modalitățile prin care poți face acest lucru este printr-un e-mail de urmărire.

Subiect: Mă bucur să te cunosc la [eveniment]

Bună [numele destinatarului],

A fost grozav să te cunosc la [cum te-ai cunoscut]. Mi-a plăcut foarte mult conversația noastră despre [subiect] și mi-ar plăcea să ajung din urmă și să o discut în continuare în viitor.

Munca ta ca [titlul postului] la [companie] este intrigantă și mi-ar plăcea să aud mai multe despre ceea ce faci. Dacă aveți timp în următoarele săptămâni, atunci ar fi grozav să luați o cafea.

În general, sunt liber în [zile], vreuna dintre acestea funcționează pentru tine?

Cu sinceritate,

[Semnătura ta de e-mail]

3. Cerere

Unul dintre cele mai comune e-mailuri de afaceri pe care le veți scrie este o solicitare. Fie că este vorba de a solicita zile libere, de a cere o mărire de salariu sau de altceva, este important să primești corect aceste e-mailuri. Chiar dacă ești nervos în legătură cu cererea, nu are rost să dai peste tufiș. În schimb, ajungeți la subiect într-un mesaj simplu, dar bine elaborat.

Subiect: Solicitare de vacanță pentru [data]

Stimate [numele destinatarului],

Aș dori să-mi folosesc PTO pentru o vacanță începând de vineri, 5 septembrie, până în următoarea vineri, 12 septembrie.

Mă voi asigura că toate sarcinile și responsabilitățile mele sunt îndeplinite în avans și am discutat despre volumul meu actual de cazuri cu colegii mei, [nume] și [nume], astfel încât să fie la zi.

Aștept cu nerăbdare aprobarea ta,

[Semnătura ta de e-mail]

4. Întrebare

Întrebările pot varia de la cele mai simple da/nu până la cele extrem de complicate. Când trimiteți cuiva o întrebare prin e-mail, este important să păstrați lucrurile simple și să nu atrageți atenția oamenilor de la punctele la care aveți nevoie de răspuns.

Subiect: Ne actualizăm politicile de durabilitate?

Stimate [numele destinatarului],

În lumina celor mai recente sfaturi guvernamentale, mă întrebam dacă vom face schimbări iminente în politicile noastre de sustenabilitate?

Brandul nostru a fost lider în sustenabilitate de mulți ani și, deoarece acesta este ceva care mă pasionează profund, a fost o mare sursă de mândrie. Sper că putem continua să ne menținem angajamentul față de mediu, în conformitate cu noul sfat.

Ar fi grozav să știți dacă intenționați să actualizați politicile noastre și dacă căutați vreo contribuție, atunci aș fi foarte bucuros să contribui.

Cu sinceritate,

[Semnătura ta de e-mail]

5. Plângere

Din păcate, vor exista momente când aveți o plângere și trebuie să vă exprimați frustrarea. Aceasta este o parte a activității de afaceri, dar poate fi un e-mail dificil de abordat. Principalul lucru este să vă clarificați punctul de vedere și să păstrați lucrurile simple.

Subiect: Reclamație privind [subiectul reclamației]

Bună,

Am cumpărat recent [subiectul reclamației] de la magazinul dvs. din [locație] și nu funcționează. Când m-am dus să-l returnez a doua zi, însoțitorul nu mi-a putut oferi niciun ajutor în repararea lui și nu mi-a permis să returnez produsul pentru rambursare.

Folosesc magazinul dvs. de mulți ani și sunt extrem de dezamăgit de nivelul slab al serviciilor.

Vă rog, puteți analiza această problemă și rezolva problema pentru mine.

Cu sinceritate,

[Semnătura ta de e-mail]

6. Scuze

Nu întotdeauna facem lucrurile corect în viață și uneori asta înseamnă că trebuie să ne cerem scuze. Acest lucru nu este distractiv pentru nimeni, dar puteți elimina o parte din stres cu acest șablon simplu de scuze.

Subiect: [subiectul scuzei]

Bună [numele clientului],

Am găsit o problemă cu [ce] pe [când].

Ce înseamnă asta pentru tine?

[notă care detaliază efectele problemei]

[rețineți că îi liniștiți pe clienți]

Am observat rapid această problemă cu [subiectul scuzei] și am limitat întreruperile cât mai mult posibil. Echipa noastră tehnică a lucrat non-stop pentru a rezolva problema și vă putem informa că, începând cu [time], totul a revenit la normal.

Din partea tuturor celor de la [companie], dorim să ne cerem scuze pentru neplăcerile pe care le-ar fi putut cauza acest lucru. Acum analizăm problema și folosim aceste informații pentru a ne asigura că problema nu va mai reapare în viitor.

Cu sinceritate,

[semnătura ta de e-mail]

7. Rezilierea

Multe situații de afaceri pot fi delicate. O situație deosebit de delicată este rezilierea. Desigur, nu veți rezilia angajarea cuiva printr-un e-mail, dar este posibil să fiți nevoit să închideți contul unui utilizator sau ceva similar.

Subiect: Închiderea imediată a contului dvs

Pentru cei interesati,

V-am închis contul la [companie] cu efect imediat.

[motiv]

După ce am vorbit cu dvs. la [data și ora] cu privire la [problemă], nu am observat nicio schimbare în [tipul de utilizare]. În urma mai multor comunicări, continuați să încălcați termenii noștri de utilizare, ceea ce înseamnă că nu avem de ales decât să suspendăm contul.

Cu sinceritate,

[semnătura ta de e-mail]

Recomandări cheie

Scrierea de e-mailuri profesionale este o parte importantă a vieții. Chiar și în viața noastră personală, vor exista momente în care trebuie să folosim un stil de scriere mai formal.

Când scrii un e-mail important, este ușor să te gândești prea mult la lucruri, dar dacă păstrezi lucrurile simple și la obiect, vei avea mai mult succes. Împărțiți e-mailul în secțiuni, concentrați-vă pe personalizare și păstrați-l scurt și dulce.