13 principii de management de proiect pentru a crește succesul proiectului

Gestionarea proiectelor, fie individual, fie ca parte a unei echipe, poate fi o provocare. În mod inevitabil, există termene limită, bugete, cerințe ale clienților, riscuri și priorități diferite la care să te gândești. Toate acestea pot deveni copleșitoare destul de repede.

De aceea, respectarea unor principii cheie de management de proiect poate ajuta la creșterea productivității, la stabilirea așteptărilor realiste și la asigurarea unui succes mai mare al proiectului.

13 principii de management de proiect pentru a-ți porni productivitatea

Aceste 13 principii de management de proiect nu sunt reguli sau structuri rigide pe care trebuie să le urmați. În schimb, acestea sunt linii directoare pentru îmbunătățirea productivității dvs. sau a echipei dvs. Urmărirea acestor principii de bază vă va pune pe calea cea bună pentru începerea și executarea oricărui proiect.

1. Definiți în mod clar scopurile și obiectivele proiectului

Înainte de a lucra la orice proiect, definește-ți clar obiectivele. Scopurile și obiectivele pe care le stabiliți pentru proiectul dvs. vor fi un factor cheie în succesul sau eșecul proiectului.

Când vă definiți obiectivele înainte de începerea lucrărilor, echipa, clientul și dumneavoastră, toți stabiliți așteptări realiste ale proiectului. Astfel, puteți evita eventualele neînțelegeri viitoare și puteți gestiona așteptările tuturor încă din prima zi.

Iată un exemplu de stabilire a obiectivelor și așteptărilor trimestriale folosind platforma de management de proiect Monday.com:

Sursa imaginii

2. Numiți un lider de proiect cu experiență

În timp ce toată lumea din echipă ar trebui să aibă posibilitatea de a-și exprima opinia cu privire la proiect, aveți nevoie de cineva care să ia deciziile finale și să supravegheze finalizarea fiecărei sarcini și etape a proiectului. În caz contrar, puteți risca luarea deciziilor lentă, sarcini nesfârșite și verificări limitate de calitate.

Numiți un lider de proiect cu experiență, care să poată supraveghea întregul proiect de la început până la sfârșit, să delege sarcini și să ia decizii cheie.

Liderul de proiect ales trebuie să fie cineva care să se simtă confortabil în multitasking și să lucreze între părțile interesate, membrii echipei, managerii superiori, clienții și părțile interesate. Ei vor trebui să fie comunicatori solidi, care își pot exprima clar așteptările și obiectivele pentru membrii echipei.

Software-ul de management al proiectelor precum Kissflow este esențial pentru menținerea unei imagini de ansamblu completă a proiectelor de la început până la sfârșit. Facilitează pentru liderii de proiect să delege sarcini, să evalueze sarcinile de lucru și să prioritizeze diferite piese în mișcare:

Sursa imaginii

3. Cunoașteți rezultatele proiectului

Când ați definit scopurile și obiectivele proiectului, este timpul să clarificați rezultatele proiectului. Livrabilele sunt elementele sau serviciile concrete pe care le va aduce închiderea cu succes a proiectului dumneavoastră.

Un produs livrat poate fi orice produs unic demonstrabil, caracteristică nouă, rezultat sau capacitate de serviciu.

Puteți determina rezultatele proiectului dvs. gândindu-vă la obiectivele dvs.

De exemplu, dacă obiectivul final este ca utilizatorii să își poată gestiona, urmări și analiza mai bine bugetul de marketing al companiei, produsul dvs. poate fi un software care permite utilizatorilor să încarce date și apoi să monitorizeze, să urmărească și să gestioneze după cum au nevoie.

De asemenea, puteți crea niște ghiduri informative și manuale de instruire, astfel încât utilizatorii să știe cum să opereze eficient noul software.

Iată un exemplu despre cum ar putea arăta livrabilele proiectului dvs.:

Sursa imaginii

4. Stabiliți roluri și responsabilități clare ale echipei

Puține lucruri cauzează mai multe probleme decât rolurile și responsabilitățile de echipă prost definite. Când oamenii nu știu ce ar trebui să facă sau cum se leagă sarcinile lor cu rolurile celorlalți membri ai echipei, este ușor ca proiectele să deraieze.

Liniile neclare în jurul responsabilităților pot duce, de asemenea, la dezacorduri inutile, sarcinile care sunt îndeplinite de două ori sau articolele neterminate.

Când membrii echipei știu ce trebuie să facă când și cum responsabilitățile lor se încadrează în imaginea de ansamblu, proiectul tău va avea mai multe șanse să se desfășoare fără probleme și să fie un succes.

În timpul fazei de lansare a proiectului, subliniați în mod clar rolul fiecărui membru al echipei pentru a vă asigura că toată lumea colaborează eficient împreună.

5. Evaluați riscurile proiectului

Fie că este vorba de un risc de incomplet, depășire a bugetului sau de epuizare a altor resurse non-monetare, există riscuri asociate cu gestionarea proiectelor.

Înainte de a vă lansa oficial proiectul, este esențial să identificați toate riscurile potențiale și să încercați să le atenuați la început, mai degrabă decât să fiți surprins de un risc surpriză mai târziu.

Faceți din acesta un proces de colaborare și cereți tuturor membrilor echipei să includă riscurile pe care cred că ar trebui să le luați în considerare.

O evaluare solidă a riscurilor recunoaște că lucrurile ar putea merge prost. Deși nu puteți preveni toate riscurile posibile, vă puteți pregăti în mod corespunzător pentru ele și vă puteți salva proiectul de la eșec.

6. Cunoașteți prioritățile și reperele proiectului

Uneori, când te afli în mijlocul unui proiect complex, este ușor să fii abătut de detalii mai mici care par importante la momentul respectiv, dar care nu sunt prioritare.

Cunoașterea priorităților proiectului și a reperelor cheie vă va ajuta să evaluați progresul și vă va arăta unde vă aflați. Definirea priorităților de sarcină de la început vă va arăta unde să direcționați atenția echipei în cazul unui conflict de sarcină sau al unei probleme.

Pentru a vă defini prioritățile:

• Stabiliți etapele cheie ale proiectului în faza de planificare, astfel încât dvs. și echipa dvs. să știți dacă proiectul dvs. este pe drumul cel bun.
• Identificați KPI-uri și valorile care oferă echipei dvs. un sentiment tangibil de progres.
• Evaluează sarcinile pe o scară de la 1 la 10 în funcție de importanța lor.

Iată un exemplu vizual al modului în care ar putea arăta reperele proiectului dvs.:

Sursa imaginii

7. Creați un sistem de responsabilitate și responsabilitate

Mențineți un sentiment de responsabilitate prin menținerea membrilor echipei investiți și motivați de proiect.

Pentru a face acest lucru, alegeți un sistem central de management al proiectelor care vă permite să atribuiți sarcini și termene limită anumitor membri ai echipei. Asigurați-vă că toată lumea știe la ce ar trebui să lucreze și când vă așteptați să primiți munca finalizată. Mementourile automate prin e-mail și chat pot ajuta oamenii să se simtă responsabili pentru munca lor, asigurându-se că nu uită de asta.

Toți membrii echipei ar trebui să aibă acces la instrumentul de management al proiectelor și să poată urmări cu ușurință progresul și să vadă rolul lor în proiect la nivel de imagine de ansamblu.

Când vă faceți timp pentru a configura un sistem eficient de management de proiect de la început, vă veți elibera, de asemenea, timp ca manager de proiect. Nu va trebui să microgestionați fiecare mic detaliu și, în schimb, să oferiți membrilor echipei dvs. încrederea de a lucra la punctele lor forte și de a gestiona mai bine ei înșiși și timpul lor.

Folosind software de management de proiect precum Trello, puteți atribui cu ușurință sarcini membrilor echipei cu termene limită:

Sursa imaginii

8. Stabiliți un buget realist

Fiecare proiect are resurse limitate. Pentru a vă maximiza șansele de succes și finalizare a proiectului, este important să vă gândiți la un buget realist, astfel încât să aveți acces la resurse suficiente.

Aveți nevoie de suficiente resurse pentru a vă oferi spațiu pentru costuri neașteptate, întârzieri și termene rezonabile. În același timp, utilizați cât mai bine resursele proiectului. Luați măsuri pe toată durata proiectului pentru a vă asigura că economisiți cheltuielile acolo unde este posibil și că rămâneți pe drumul cel bun.

Vă recomandăm să vă încărcați bugetul într-o aplicație de management de proiect precum ProjectManager, astfel încât să vă puteți urmări costurile și cheltuielile în timp real:

Sursa imaginii

9. Creați o strategie de inițiere

Inițierea proiectului reprezintă toate sarcinile preliminare care trebuie finalizate înainte ca orice alte activități ale proiectului să poată începe. În această etapă, va trebui să finalizați toate sarcinile de administrare, cum ar fi crearea de documente de fezabilitate, cazuri de afaceri, precum și legătura cu părțile interesate și cu orice alți manageri.

Urmărirea unei strategii adecvate de inițiere vă asigură că vă păstrați toate documentele de administrare a proiectului organizate de la început. Asta înseamnă că atunci când sunteți la jumătatea proiectului și o parte interesată vă cere să vadă un document de fezabilitate, veți ști că aveți unul și unde să îl găsiți.

Asigurați-vă că toată documentația relevantă pentru inițierea proiectului este stocată într-o locație centrală ușor accesibilă, astfel încât oamenii să poată verifica documentele atunci când au nevoie de ele.

10. Aveți o strategie de execuție

Execuția proiectului începe de obicei cu o întâlnire inițială de lansare a proiectului pentru a începe oficial proiectul. Aici vă împărtășiți viziunea și obiectivele pentru proiect, atribuiți sarcini membrilor echipei și puneți toată lumea să înceapă.

În timpul etapei de execuție, asigurați-vă că aveți o modalitate de a înregistra erorile, schimbările de direcție sau alte evenimente neașteptate. În acest fel, puteți menține lucrurile să funcționeze fără probleme chiar și în cazul unei schimbări.

11. Construiește un plan de comunicare

Este ușor pentru managerii de proiect să configureze mai multe canale de comunicare, cum ar fi Slack, e-mail și chat-uri de management de proiect, pentru a ține pe toată lumea la curent cu progresul proiectului. Dar atunci când există atât de multe canale diferite de urmărit, poate fi copleșitor pentru membrii echipei.

De aceea, un plan de comunicare clar și metodic este esențial pentru a-ți menține proiectul pe drumul cel bun. Implementați liniile directoare în jurul canalelor de comunicare alese, fie că este vorba de e-mail, Slack sau întâlniri zilnice Zoom.

Puteți alege să utilizați diferite metode de comunicare pentru diferite tipuri de actualizări de sarcini. De exemplu, membrii echipei ar putea fi nevoiți să-și actualizeze tabloul de bord de management al proiectelor zilnic pentru a-i actualiza pe alții cu privire la progresul sarcinii. Și s-ar putea să aveți, de asemenea, o întâlnire săptămânală a echipei Zoom pentru a împărtăși progresul general și punctele de blocare.

Cheia este că toată lumea din echipă înțelege cum să comunice diferite actualizări ale proiectelor prin canalele potrivite.

De asemenea, este important să stabiliți așteptări realiste cu părțile interesate și clienții cu privire la momentul în care se pot aștepta să primească actualizări ale proiectului. Oamenii trebuie să știe când se pot aștepta la anumite informații despre proiect.

Creați un plan de comunicare clar de la început, astfel încât toată lumea să fie pe aceeași pagină cu privire la așteptările de comunicare.

Comentariile etichetate din aplicația de gestionare a proiectelor aleasă de dvs. vă pot ajuta să țineți toată lumea informată despre micile actualizări zilnice ale sarcinilor:

Sursa imaginii

12. Urmăriți și monitorizați progresul

Pentru a face progresul un element tangibil pe care echipele îl pot urmări mai ușor, este important să configurați niște KPI-uri. KPI-urile dvs. pot include bugete, așteptări de calitate și calendare ale proiectelor.

În timpul proiectului, urmăriți progresul proiectului și revizuiți-vă în mod regulat KPI-urile. În acest fel, dacă proiectul dvs. începe să depășească bugetul sau nu atinge așteptările calendarului, puteți detecta problemele devreme și puteți face ajustări înainte ca proiectul dvs. să deraieze.

Iată un exemplu despre cum ați putea configura un tablou de bord vizual pentru a urmări KPI-urile proiectului dvs.:

Sursa imaginii

13. Aveți un proces pentru închiderea proiectului

Este important să creați un proces de închidere a proiectului, astfel încât proiectul dvs. să nu rămână blocat într-o buclă de feedback fără sfârșit sau să devină ceva neterminat pentru totdeauna.

Chiar dacă nu ai îndeplinit toate scopurile și obiectivele proiectului, tot trebuie să rezolvi lucrurile în mod formal. Pentru a face acest lucru, predați în mod oficial produsul finit sau noile caracteristici părții interesate. Apoi, oferiți îndrumări cu privire la modul de operare și depanare a noului produs.

Dacă nu ați finalizat tot ceea ce ați sperat să finalizați, creați un protocol pentru ceea ce se întâmplă în continuare. Veți completa aceste articole la o dată ulterioară sau nu mai sunt prioritare?

De asemenea, trebuie să creați un document oficial de semnare care înseamnă că munca dvs. la proiect este finalizată și este acum în mâinile părților interesate sau ale clientului.

De asemenea, este o idee bună să organizați o întâlnire cu membrii echipei și părțile interesate despre lecțiile învățate și despre cum vă puteți îmbunătăți pentru data viitoare.

Implementați aceste principii de management de proiect pentru a vă spori succesul proiectului

Succesul proiectului se rezumă adesea la un management eficient al proiectului. Urmați aceste 13 principii de management de proiect și vedeți cum puteți colabora mai ușor cu membrii echipei și părțile interesate.

Dacă urmăriți eficiența proiectului, procese simplificate și comunicare clară, veți fi pe cale să fiți un manager de proiect solid. Sunteți gata să începeți să gestionați proiecte folosind aceste principii? În primul rând, consultați AppSumo Store, avem unele dintre cele mai bune oferte de software disponibile.