Software de management al fluxului de lucru de proiect: ce este? Ce instrument este potrivit pentru tine?

Publicat: 2019-11-27

Pe măsură ce afacerea dvs. crește, finalizarea lucrurilor devine greoaie și provocatoare. Deveniți parte din statisticile descoperite de Project Management Institute în studiul său din 2018: în medie, peste o treime dintre proiecte nu își ating obiectivele - la fel ca în 2012.

Graficul Project Management Institute 2018 privind metricile performanței proiectului

Sursa: Project Management Institute

Și așa cum explică Project Management Institute, tu, ca proprietarii de afaceri și managerii de pretutindeni, înțelegeți că atunci când proiectele eșuează, la fel și profiturile, deoarece organizațiile sunt mai puțin probabil să atingă obiectivele strategice.

În studiul său din 2017, PMI a discutat cu Barry O'Reilly, coautor alcărții Lean Enterprise: How High Performance Organizations Innovate at Scaleși a spus: „întreprinderile de succes experimentează continuu pentru a afla ce funcționează și ce nu. Aceștia se concentrează pe satisfacerea nevoilor clienților prin clarificarea obiectivelor, scurtarea buclelor de feedback și măsurarea progresului pe baza rezultatelor, mai degrabă decât a rezultatelor.”

Graficul Project Management Institute 2018 privind livrarea valorii

Sursa: Project Management Institute

Din graficul de mai sus, putem observa că organizațiile care au 80% sau mai mult din proiecte finalizate la timp și la buget și care îndeplinesc, de asemenea, obiectivele și intenția de afaceri inițiale, vor experimenta o maturitate ridicată a realizării beneficiilor. PMI subliniază, de asemenea, în studiul lor din 2017, „37% proiecte eșuează din cauza lipsei de obiective clare, așa cum au confirmat liderii de afaceri”.

IBM (International Business Machines Corporation) a spus ei înșiși: „IBM are trei obiective-cheie clare pentru proiecte – program, buget și calitate. Doar 40% dintre proiecte îndeplinesc aceste obiective cheie.”

Deci, ca toți ceilalți, decideți să integrați soluții tehnologice în operațiunile dvs., sperând să vă dezvoltați afacerea mai eficient. Dar apoi afli că nu este atât de ușor pe cât credeai că ar fi să alegi instrumentele potrivite.

Adică, nu lipsesc soluțiile care să te ajute să faci lucrurile. În funcție de verticală și de dimensiunea afacerii dvs., este posibil să aveți zeci (dacă nu sute) de soluții și servicii software din care să alegeți.

Dar ce criterii ar trebui să iei în considerare și cum ar trebui să găsești cele mai precise soluții pentru obiectivele și operațiunile specifice afacerii tale?

Managementul proiectelor vs. Managementul fluxului de lucru

PMChat raportează „că utilizarea software-ului PM disponibil comercial crește performanța și satisfacția”, dar „44% dintre managerii de proiect nu folosesc software”.

Dacă ești tu, accesarea pieței instrumentelor de acolo poate fi copleșitoare. Așadar, înainte de a vorbi despre instrumente și soluții software, haideți să clarificăm diferența dintre managementul de proiect și managementul fluxului de lucru, pentru a vă ajuta să înțelegeți ce să căutați.

Chiar dacă cele două concepte sunt legate, ele nu sunt la fel .După cum sugerează numele, unul este pentru gestionarea proiectelor, în timp ce celălalt este despre gestionarea operațiunilor și proceselor - sau, pentru a spune altfel, a fluxurilor de lucru.

Destul de ciudat, PWC a descoperit că „software-ul digital PM crește performanța și a constatat că 77% dintre proiectele cu performanțe ridicate folosesc software de management de proiect, dar s-a descoperit că 44% dintre managerii de proiect nu cred în utilizarea software-ului pentru a gestiona proiecte”. În plus, Access Group a constatat că 66% dintre managerii de proiect notează că decizia cheie în investiția în software revine organizației. Cu astfel de mesaje amestecate, alegerea software-ului potrivit de management de proiect este crucială, nu doar pentru finalizarea proiectului, ci și pentru a-i convinge pe cei care folosesc software-ul de management de proiect că acesta chiar funcționează. Găsirea instrumentului potrivit este diferența dintre succes și eșec. La urma urmei, „Pentru fiecare miliard de dolari investit în Statele Unite, 122 de milioane de dolari au fost irosite din cauza lipsei de performanță a proiectului”, spune PMI.org. O vom spune din nou, software-ul potrivit de management de proiect nu va ajuta decât să-ți ajute afacerea să-și atingă obiectivele.

Gestionați-vă angajații și afacerea cu Connecteam

Connecteam este cel mai bun software de management de proiect pentru a vă ajuta afacerea să-și atingă obiectivele. Puteți gestiona cu ușurință proiecte și puteți îmbunătăți operațiunile organizaționale în curs în timp ce sunteți în mișcare.

Află mai multe

Ce este managementul de proiect?

Potrivit Institutului de Management de Proiect, managementul de proiect ca „ aplicarea cunoștințelor, abilităților, instrumentelor și tehnicilor la activitățile de proiect pentru a îndeplini cerințele proiectului. ”

Vrei să vezi cum arată ziua din viața unui manager de proiect de construcții? Urmăriți acest videoclip vechi, dar bun:

După cum puteți vedea în videoclip, proiectele sunt operațiuni unice, unice și trecătoare, limitate de timp și de anvergură . Prin urmare, instrumentele de management de proiect sunt adesea construite pentru lucrări care au o linie de început și o linie de sosire. Intenția lor este să vă ajute să planificați și să gestionați imaginea de ansamblu a fiecărui demers.

Aici diferă de instrumentele de gestionare a fluxului de lucru.

Ce este managementul fluxului de lucru?

Gestionarea fluxului de lucru se concentrează pe micile detalii care transformă imaginea de ansamblu în realitate. Potrivit TaskTrakz, „ fluxul de lucru este... [o] serie de etape, precum și modul în care vă puteți deplasa între etape .”

Instrumentele specializate în acest domeniu vă ajută să gestionați sarcinile și sarcinile individuale ale angajaților și să creați procese de afaceri bine definite care devin rutine .

Intenția aici este de a crea și automatiza procese repetitive, pe care le ajustați și le optimizați în timp pentru a crește productivitatea și, prin urmare, a crește creșterea.

Puteți folosi aceste instrumente atât pentru a gestiona mai bine proiectele, cât și pentru a îmbunătăți operațiunile organizaționale în curs.

Sună complicat…

Iată o vizualizare excelentă a gestionării fluxului de lucru. Printre altele, veți vedea cum practicienii din domeniul sănătății care încasează plăți doar pentru 60% din facturi - din cauza complexității și birocrației din industrie - pot fi plătiți în sfârșit pentru toată munca pe care o fac atunci când își optimizează și automatizează afacerea. proceselor.

Aspectul critic care lipsește în majoritatea instrumentelor de management de proiect și de management al fluxului de lucru

Interesant este că, deși nu puteți aduce imaginea de ansamblu a managementului de proiect la viață fără micile detalii pe care gestionarea fluxului de lucru vă permite să le optimizați, gestionarea fluxului de lucru este dezavantajat pe piață .

Este destul de rău că puteți găsi mult mai multe metodologii și instrumente pentru managementul proiectelor, în timp ce soluțiile de gestionare a fluxului de lucru nu vă oferă adesea nimic mai mult decât liste de verificare glorificate.

Dar ceea ce este cu adevărat frustrant este că, la fel ca în managementul de proiect, majoritatea instrumentelor de gestionare a fluxului de lucru nu au opțiuni de colaborare și comunicare. Multe instrumente se bazează prea mult pe soluții externe, cum ar fi e-mailul, pentru coordonare și comunicare.

În consecință, deseori vă veți găsi gestionând o echipă în care diferiți oameni folosesc instrumente diferite pentru a lucra la același efort . De exemplu, unii oameni folosesc Google Docs pentru a facilita colaborarea, în timp ce alții se țin încă de Microsoft Word.

Nu e de mirare că 62% dintre companii cred că înțelegerea cât de mult timp și bani le costă un proiect este provocarea numărul 1 în managementul proiectelor.

Pentru a depăși acest lucru, aveți nevoie de o abordare holistică a proiectelor și a proceselor de operare a afacerii. Introduceți managementul fluxului de lucru al proiectului.

Managementul fluxului de lucru al proiectelor: combinarea celor mai bune din ambele lumi pentru o soluție holistică

Managementul fluxului de lucru al proiectelor este mai mult o abordare decât o categorie de software. Prin implementarea metodologiilor de management de proiect pe managementul fluxului de lucru (și invers), puteți obține cele mai bune din ambele lumi cu un număr minim de sisteme implicate.

Asta înseamnă, desigur, o productivitate mai mare, o creștere mai rapidă și profituri mai mari.

Potrivit lui Dan Epstein, care are peste 25 de ani de experiență în industrie, unul dintre motivele pentru care managementul fluxului de lucru al proiectului este atât de eficient este că creează un management de proiect fără erori . Urmărește întregul său webinar pe această temă aici:

Cum să alegeți cel mai bun instrument de gestionare a fluxului de lucru de proiect pentru dvs

Din fericire, există produse software care vă permit să optimizați atât managementul proiectelor, cât și managementul fluxului de lucru, rămânând în același timp agil și versatil, într-un mod rentabil.

Aceste instrumente vă permit să comunicați cu echipele, indiferent unde se află toată lumea, să atribuiți sarcini și subsarcini înainte și înapoi și să colaborați cu colegii membrilor echipei mai rapid și mai eficient. Aceasta, la rândul său, se traduce în economii de costuri și o creștere mai mare a afacerii.

Ce trebuie să ofere fiecare program mare de management al fluxului de lucru pentru proiecte

Majoritatea instrumentelor de gestionare a fluxului de lucru vă oferă pur și simplu o grămadă de liste de verificare repetitive, dar asta nu este suficient pentru ca un produs software să fie considerat cu adevărat un instrument de gestionare a fluxului de lucru de proiect.

Mai degrabă, instrumentul trebuie să ofere o perspectivă mai holistică și să poată demonstra modul în care sarcinile funcționează împreună ca parte a unei foi de parcurs a proiectului, cu obiective, obiecții și sarcini specifice. Software-ul trebuie să fie capabil să ofere responsabilitate la nivelul angajatului singular și să ofere aceste informații într-un mod ușor de digerat. În plus, instrumentul trebuie să fie capabil să ofere o soluție holistică pentru colaborarea în echipă pe un anumit proiect și, de asemenea, între proiecte.

5 Alte considerații esențiale pentru a vă asigura că alegeți un instrument precis de gestionare a fluxului de lucru de proiect pentru afacerea dvs

Nevoile tale. Harta-le mai întâi, apoi alegeți un software care vă ajută să vă îndepliniți prioritățile principale.
Bugetul tău. Alegeți un produs care are sens pentru fluxul dvs. de numerar și pentru timpul pe care îl veți economisi.
Cât timp îi ia? Cât de ușor sau de complex este?
Ușurință în utilizare. Lăsați-vă echipa să îl încerce în timpul perioadei de încercare gratuită, pentru a vă asigura că se potrivește bine.
Fiabilitate și experiență. Vedeți cui mai deservesc în industria dvs. specifică. Citiți mărturii și studii de caz de la colegii dvs.

Instrumentele noastre preferate de gestionare a fluxului de lucru de proiect: o comparație

Pentru a vă facilita productivitatea, am decis să facem toate sarcinile grele și să vă oferim o comparație a instrumentelor noastre preferate de gestionare a fluxului de lucru de proiect.

Prețuri

Durata de probă gratuită

Implementarea

Fiabilitate și experiență

74-149 USD/lună. Mai mult pentru întreprinderi, mai puțin pentru startup-uri în stadiu incipient. 20% reducere pentru cumpărături anuale.

30 de zile

Oferă o bază excelentă de cunoștințe (videoclipuri incluse) pentru a începe.

Poveștile de succes includ LinkedIn, Siemens, OkCupid.

29 USD-49 USD/lună pentru până la 30 de utilizatori, plus puteți adăuga mai mulți utilizatori și există un plan Enterprise. Connecteam este perfect pentru angajații fără birou.

14 zile, plus există un plan gratuit pentru totdeauna pentru până la 10 utilizatori

Integrarea sesiunilor unu-la-unu, centru de ajutor, tutoriale încorporate și postări pe blog.

Poveștile de succes includ Sodastream, FOX Group, Centennial Sweeping, Canada Restoration, SodexoMAGIC,

33-111 USD/lună pentru versiunea cloud. Mai mult dacă aveți peste 100 de utilizatori. Reduceri anuale pentru achiziții disponibile. Versiuni de server: 559-2.239 USD plată o singură dată. Mai mult dacă peste 100 de utilizatori.

14 zile

Baza de cunoștințe include o mulțime de manuale.

Poveștile de succes includ Gita Technologies, World Innovation Technologies, Lear Corporation.

Calculați-vă prețul alegând numărul de membri ai echipei, invitați, manageri de proiect și cei cu permis de acces complet, precum și durata abonamentului. Reducerile încep cu un abonament de 3 luni.

14 zile

Baza de cunoștințe oferă ghiduri de utilizare și tutoriale (inclusiv tutoriale video).

Printre clienții se numără CLH, Repsol, Loewe, Elavon.