Programe flexibile: Ghidul de afaceri suprem

Lucrul cu un program flexibil este o tendință în creștere pentru angajatori, mai ales având în vedere cererea angajaților. Să dezvăluim ce este un program flexibil, avantajele și dezavantajele sale pentru angajatori și angajați și chiar să răspundem la câteva întrebări frecvente pe această temă.

Cererea pentru un program flexibil a crescut semnificativ în ultimul deceniu.

Chiar și înainte de COVID-19, sondajele au arătat că 87% dintre angajați și-au dorit posibilitatea de a lucra de acasă cel puțin o parte din timp.

Jumătate sunt chiar dispuși să accepte o reducere de salariu în schimb.

Un program de lucru flexibil permite angajaților să lucreze la nivelul maxim de productivitate și le oferă capacitatea de a duce un echilibru sănătos între viața profesională și viața privată. De fapt, un program flexibil devine din ce în ce mai comun pe măsură ce mai mulți angajați Millennials și Generația Z intră în forța de muncă.

În acest blog, vom aborda scopul programelor flexibile, diferitele lor avantaje și dezavantaje atât pentru angajați, cât și pentru angajatori și cum să implementați eficient un program flexibil în afacerea dvs.

Ce este un program flexibil?

Un program flexibil oferă angajaților o alternativă la standardul 8:00-17:00, dar totuși totalizează o săptămână de lucru de 40 de ore. În general, asta înseamnă că nu există un program strict care să fie același pentru toată lumea. În schimb, angajații pot alege ture sau intervale de timp care li se potrivesc cel mai mult pe parcursul zilei (sau nopții).

Un program flexibil permite angajaților să modifice orele în care încep și își încheie ziua de lucru, atâta timp cât lucrează în continuare la aceeași cantitate și păstrează același nivel sau mai mare de productivitate .

Ce tipuri de programe flexibile sunt disponibile?

Fie că trebuie să lucrați din când în când în afara biroului sau dacă puteți lucra doar în weekend, un program flexibil poate fi un scenariu câștigător atât pentru angajatori, cât și pentru angajați și poate lua mai multe forme.

Săptămâna de lucru comprimată

O săptămână de lucru comprimată este poate cel mai frecvent program flexibil, deoarece include o săptămână de lucru de patru zile, cu angajații care lucrează patru zile de zece ore. Acest tip de program flexibil oferă echipei dvs. o zi liberă suplimentară, astfel încât să se poată bucura de un echilibru între viața profesională și viața privată.

De obicei, o săptămână de lucru comprimată funcționează cel mai bine în setările de birou. Cu toate acestea, dacă planificați corect, se poate potrivi oricărei afaceri, cum ar fi comerțul cu amănuntul, restaurantele și așa mai departe. Alte beneficii ale săptămânilor de lucru comprimate includ o odihnă mai bună și mai puține navetă.

Program zilnic flexibil

Printr-un program zilnic flexibil, angajații au la îndemână câteva opțiuni:

• Începeți devreme și terminați devreme
• Începeți să lucrați mai târziu și rămâneți la serviciu mai târziu
• Luați-vă timp suplimentar în pauza de prânz, care mai târziu este făcută
• Se lucrează noaptea
• Aveți weekenduri flexibile sau zile fixe în zile personalizate, în loc de weekenduri standard

Un program zilnic flexibil face posibilă munca de la 10:00 la 3:00 sau între 7:00 și 16:00. Acest tip de program flexibil diferă de orele standard și este decis de angajat și de angajator.

Timp flexibil

Cu orele flexibile, angajatorul nu este obsedat de ora la care înregistrați. În schimb, doresc să lucrați în cantitatea standard de ore pe care ați convenit și să vă îndepliniți toate sarcinile. Asta înseamnă că poți veni la birou când vrei și poți pleca când vrei!

Atâta timp cât angajatul este responsabil pentru timpul său și își atinge obiectivele, asta este tot ceea ce contează. Deci, dacă au petrecut doar 15 ore la birou și restul s-a făcut de acasă, hei, mai multă putere pentru tine.

Tura impartita

Un program de ture împărțite înseamnă că vă împărțiți orele pe parcursul zilei. De exemplu, puteți dedica patru ore în cursul dimineții, încă două la mijlocul după-amiezii și vă puteți încheia seara punând în ultimele două ore.

O altă variantă este alocarea a patru ore dimineața și apoi patru ore noaptea. Programul de ture împărțite înseamnă pur și simplu că programul tău pentru ziua este împărțit pentru a permite alte întâmplări de viață între ele.

Pe baza a tot ceea ce am subliniat mai sus, programele de lucru flexibile pot avea ca rezultat un proces de lucru eficient și eficient. Odată cu schimbările tot mai mari ale forței de muncă, trebuie să rămâneți în fața tendințelor pentru a asigura implicarea și satisfacția angajaților.

Program alternativ

Acest tip de program flexibil face mai ușor pentru angajații care nu pot lucra o săptămână obișnuită de cinci zile. Acești angajați au nevoie de un program care să le permită responsabilitățile, cum ar fi îngrijirea copiilor și alte chestiuni personale.

Un program alternativ facilitează angajaților să lucreze în weekend, să participe la schimburile secunde sau chiar la schimburile de noapte (toate tipurile de schimburi de cuvinte), oferindu-le mai multă libertate în timpul orelor de zi.

Flexplace

Flexplace acționează ca un program predeterminat, conceput pentru a facilita angajaților să lucreze de acasă sau din orice locație îndepărtată care nu este biroul lor. Aceasta poate varia de la câteva ore sau zile ale săptămânii până la o bază de normă întreagă. Programarea Flexplace poate fi implementată în trei moduri:

• Telecommuting : Folosind computere și dispozitive digitale pentru a aborda limitările legate de timp și locație, telecommuting le permite angajaților să lucreze fie de la distanță, fie la locul de muncă.
• Hoteluri : similar cu telecommutingul, lucrătorii își rezervă spațiu separat de lucru în comun pentru a-și îndeplini munca, reducând costurile cu spațiul de birou.
• Programe Snowbird : Capacitatea de a muta aranjamentele de lucru într-o regiune mai caldă în timpul iernii. Lucrătorii din afacerile de comunicații și telemarketing beneficiază foarte mult de programele Snowbird.

Lucru de la distanță

Acest tip de program flexibil permite angajaților să efectueze toate lucrările în afara biroului în mod temporar sau permanent.

Astăzi, multe companii adoptă munca de la distanță, oferind angajaților mai multă flexibilitate decât oricând pentru a lucra și a locui oriunde doresc.

Programele de lucru la distanță deschid recrutarea pentru o gamă mult mai largă de candidați cu experiență și abilități relevante.

Poziții cu normă parțială

Munca cu fracțiune de normă este un înlocuitor valoros pentru lucrătorii care nu pot lucra atât de multe ore sau zile ca colegii cu program de lucru cu normă întreagă. Acest tip de flexibilitate este pentru lucrătorii care au alte angajamente în afara muncii, cum ar fi educația sau educația.

Partajarea de locuri de muncă

Pentru a îndeplini sarcinile în mod eficient și eficient, managerii ar putea lua în considerare implementarea programelor de partajare a muncii sau a locurilor de muncă în afacerea lor. Aceasta este practic împărțirea responsabilităților cu normă întreagă între doi sau mai mulți lucrători cu fracțiune de normă.

Angajații aleși vor împărți fiecare săptămână de lucru între ei, asigurându-se că programul de lucru „full-time” este încă complet.

Timp liber plătit suplimentar (PTO)

Prin creșterea timpului liber plătit al angajaților, le oferiți un stimulent pentru a continua să efectueze rutine de lucru care pot deveni cu ușurință monotone.

Timpul de concediu sporit, sau chiar timpul de vacanță nelimitat, sunt politici pe care multe companii le iau în considerare serios pentru a-și motiva lucrătorii să își perfecționeze întregul potențial.

Cum să faci un program flexibil să funcționeze pentru afacerea ta

Adevărul să fie spus, mediile de lucru flexibile pot face viața unui angajator extrem de dificilă. La urma urmei, poate fi un coșmar logistic încercarea de a găsi angajații potriviți pentru a finaliza anumite locuri de muncă, în funcție de disponibilitatea acestora. Poate fi o modalitate complicată de a conduce o afacere, mai ales dacă lucrați cu angajați în diferite locații și fusuri orare.

Cu câțiva pași simpli, totuși, angajatorii pot face ca programele flexibile să funcționeze fără probleme în beneficiul afacerii lor.

1. Stabiliți orele de lucru de bază

A face o echipă să colaboreze din diferite fusuri orare și locații poate fi dificil. De aceea este esențială stabilirea unei ferestre comune de lucru.

De exemplu, acea fereastră de lucru principală ar putea fi de la 11:00 până la 16:00 și în timpul săptămânii. Numai în acest timp pot fi efectuate întâlniri ale echipei și delegarea sarcinilor.

Cu această bază disciplinată, angajații știu exact când sunt momentele optime pentru a comunica între ei și conducerea superioară, oferindu-i totodată autonomia de care au nevoie.

2. Cunoaște-ți angajații la nivel personal

În zilele noastre, nu este suficient să-ți cunoști angajații în ceea ce privește joburile pe care le îndeplinesc și abilitățile pe care le aduc la masă.

Dacă aveți o imagine clară despre cine sunt ei ca indivizi și ce angajamente au în afara muncii, atunci înțelegeți mai bine disponibilitatea lor și este mai probabil ca toți să aibă încredere unul în celălalt.

Ca rezultat, sarcinile pot fi gestionate mai eficient. De asemenea, înseamnă că știți care persoane sunt cele mai potrivite pentru anumite locuri de muncă. Acest lucru reduce, de asemenea, șansele de a avea nevoie de microgestionarea angajaților.

Să vă cunoașteți angajații de la distanță la nivel personal poate fi o provocare. Dar există câțiva pași pe care îi puteți lua pentru a face acest lucru mai ușor:

• Efectuați o întâlnire regulată a apelurilor video : este important să vă întâlniți cu angajații în mod regulat, fie că sunt zilnic sau săptămânal. Minimul minim de recuperare zilnică de 15-30 de minute poate face comunicarea la distanță mult mai eficientă.
• Fiți înțelegători : este important să oferiți angajaților de la distanță beneficiul îndoielii, având încredere că își desfășoară munca chiar și atunci când nu sunt prin preajmă.
• Puneți întrebări : petreceți mai puțin timp concentrându-vă asupra dvs. sau asupra sarcinii în cauză și acordați-le angajaților un pic de atenție. Arătați un anumit interes față de viața lor. Acest lucru construiește respect reciproc și arată forței de muncă că vă pasă de ei.

3. Maximizați-vă întâlnirile echipei

În timp ce întâlnirile de echipă pot fi consumatoare de timp și pot împiedica munca efectivă, ele sunt esențiale pentru stabilirea spiritului de echipă și a moralului. Pentru a profita la maximum de aceste întâlniri pentru a se adapta programelor încărcate ale tuturor, ar trebui să:

• Fiți direct : nu lăsați echipa să plece pe o tangentă inutilă. Păstrați lucrurile concise și la subiect.
• Trimiteți o agendă : oferind echipei o agendă înainte de întâlnire despre ceea ce va acoperi întâlnirea în prealabil, o poate face pregătită.
• Încheiați lucrurile : oferiți angajaților tăi sfaturi utile pe care le pot aplica la locurile de muncă dincolo de întâlnire.

4. Utilizați o soluție software de programare digitală

O soluție software de programare digitală poate ajuta angajatorii să pregătească programe flexibile detaliate, ușor de citit pentru forța de muncă. Angajații pot face ajustări personale ale programului din confortul dispozitivelor lor mobile pentru a se asigura că toate schimburile sunt pregătite în avans.

Software-ul de acest tip, cum ar fi Connecteam, poate permite managerilor să:

• Duplicați sau setați programe recurente, folosiți trageți și plasați sau deschideți ture la îndemână.
• Primiți alerte dacă orele au depășit limitele predefinite zilnice sau săptămânale.
• Adăugați informații la fiecare tură, cum ar fi ora, locația, sarcinile, note, atașamente etc.
• Primiți notificări dacă angajații acceptă sau resping o tură, se înregistrează târziu sau termină o sarcină.
• Adăugați sau editați ture, schimbați utilizatori, atribuiți sarcini și multe altele.
• Programează ture în mai multe moduri (singure, multiple, import sau șabloane).

Dacă încă nu ești convins că ai nevoie de un program flexibil, haideți să ne aprofundăm în argumentele pro și contra din perspectiva angajatorului și a angajatului.

Avantaje și dezavantaje ale programelor flexibile pentru angajatori

Avantaje pentru angajatori

Tu, angajator, ai putea beneficia de implementarea programelor de lucru flexibile în diferite moduri. Acestea includ:

• Îmbunătățirea angajamentului și a moralului angajaților: angajații cu un echilibru între viața profesională și viața privată sunt mult mai fericiți și împliniți, ceea ce duce la un moral și un angajament mai bun al angajaților. În plus, înseamnă, de asemenea, că nu se vor deranja să caute un nou loc de muncă în altă parte.
• Recrutare mai ușoară : Includerea unui program flexibil vă oferă o posibilitate mult mai mare de a atrage talentele de top actuale. Nu este un secret pentru nimeni că piața muncii de astăzi este foarte competitivă. Așadar, trebuie să răspundeți forței de muncă actuale cu stimulentele și beneficiile potrivite dacă aveți de gând să rămâneți în fața concurenței.
• Reducerea fluctuației angajaților : un program de lucru flexibil ar putea deveni un element cheie în strategiile dvs. de reținere a angajaților, ceea ce poate reduce fluctuația angajaților. Când angajații sunt angajați, fericiți și mulțumiți, nu caută de lucru în altă parte.
• Niveluri de productivitate mai ridicate : Studiile indică niveluri de productivitate mult mai ridicate și un moral crescut atunci când angajaților li se oferă un program flexibil.
• Mai puține neprezentări sau intrări cu întârziere : angajații cu un program flexibil își pot planifica cu ușurință programele personale în funcție de schimburile lor, astfel încât să vină la timp se întâmplă în mod natural. De fapt, acest studiu arată că angajații care au posibilitatea de a-și face programe de lucru alternative pentru a se potrivi nevoilor lor au șanse mai mari să ajungă la timp. Cu un program flexibil și o aplicație precisă de urmărire a timpului, contribuiți la reducerea dramatică a neprezentărilor și a întârzierilor.

Contra pentru angajatori

Cu toate acestea spuse, programele de lucru flexibile nu sunt neapărat aranjamentul perfect pentru angajator. De exemplu:

• Poate crea o lipsă de încredere : majoritatea managerilor sunt obișnuiți să-și vadă angajații intrând, făcându-și treaba și trecând. Acest lucru le permite să supravegheze ceea ce fac angajații lor toată ziua. Cu toate acestea, un program flexibil se bazează pe încredere. Unii manageri pot să nu aibă încredere totală în angajații lor, ceea ce poate provoca relații negative.
• Angajații pot abuza de flexibilitate : angajații care lucrează de acasă pot participa la sarcinile casnice, se pot uita la televizor sau pot lua un pui de somn. Unii dintre colegii lor care lucrează în mod obișnuit între 9 și 5 îi pot considera leneși, deoarece angajatorii nu pot monitoriza productivitatea cu propriii ochi.
• Reduce satisfacția clienților : Unii clienți se pot simți enervați atunci când un anumit angajat nu este disponibil. Când aveți un loc de muncă centrat pe client, atunci acesta poate permite doar o anumită programare flexibilă. Poate că nu este posibil să lucrezi de acasă o zi întreagă.

Avantaje și dezavantaje ale programelor flexibile pentru angajați

Avantaje pentru angajați

De asemenea, angajații dvs. ar putea beneficia de utilizarea programelor de lucru flexibile într-o varietate de moduri. Acestea includ:

• Echilibrul sănătos dintre muncă și viața privată : de la obligațiile de familie și urmărirea altor pasiuni până la combaterea problemelor de sănătate sau evitarea unei navete lungi, motivele sunt nesfârșite. Potrivit studiilor, 16,8% dintre mileniali și-au ales locurile de muncă pentru că pot atinge echilibrul dintre viața profesională și viața privată. În plus, atunci când decideți unde să lucrați, flexibilitatea este o prioritate de top.
• Economisește timp și bani pentru navetă : cu un program flexibil, angajații pot lucra de la distanță, ceea ce înseamnă că pot evita traficul și alte evenimente stresante atunci când fac naveta. În plus, angajații pot economisi bani pe combustibil și timp pierdut în timpul navetei.
• Mai multe oportunități de creștere : când vine vorba de angajare și păstrare a angajaților, companiile trebuie să ofere oportunități de dezvoltare angajaților, mai ales că asta solicită millennials și Generația Z. De fapt, Gallup a raportat că „87% dintre mileniali consideră oportunitățile de dezvoltare și dezvoltare profesională sau în carieră ca fiind importante pentru ei într-un loc de muncă”. Cu o programare flexibilă, angajații dvs. pot participa la cursuri sau cursuri profesionale atunci când nu lucrează, astfel încât să își poată atinge obiectivele educaționale și să obțină abilități profesionale superioare legate de rolurile lor de muncă.

• Costuri mai mici pentru îngrijirea copiilor : Programele de lucru comprimate, zilnice și flexibile oferă părinților posibilitatea de a reduce considerabil costul îngrijirii copiilor. Dacă un părinte lucrează la programul tradițional, părintele cu program flexibil poate fi disponibil pentru plecarea la școală, în timp ce celălalt se ocupă de ridicare. Acest echilibru oferă părinților ușurința de a gestiona două locuri de muncă cu normă întreagă fără a fi nevoie de îngrijirea copiilor.
• Bunăstare mai sănătoasă : 68% dintre angajații cu program inflexibil au raportat un „nivel nerezonabil de stres la locul de muncă”. În același timp, cei cu un program flexibil au raportat un nivel substanțial de stres legat de muncă. Sănătatea fizică și mentală a echipei tale este importantă pentru rezultatul final, pentru clienți, pentru rata de rotație și pentru propria lor sanitate în viața personală.

Contra pentru angajați

La fel ca angajatorii, programele flexibile de lucru pot prezenta dezavantaje și pentru angajați. Acestea includ:

• Programarea poate deveni complicată : angajaților care lucrează în mod regulat într-un mediu de birou le este greu să lucreze cel mai bine atunci când colegii lor nu au același program de lucru. Poate fi complicat să planificați întâlnirile de echipă, deoarece coordonarea în jurul orelor flexibile ale tuturor poate provoca dureri de cap.
• Nu se potrivește tuturor rolurilor : nu toate posturile sunt potrivite pentru o programare flexibilă, cum ar fi pozițiile cu clienții. Prin urmare, aceste posturi necesită ore stabilite, regulate. Pentru angajați ca acesta, ei ar putea să-și deranjeze colegii care au mai multă libertate în programul lor.
• Poate crea practici nesigure : dacă un angajat lucrează mult mai devreme sau mai târziu decât colegii săi, atunci se află adesea la birou singur sau aproape singur. Acest lucru poate duce la probleme de răspundere, deoarece, dacă are loc un accident sau un pericol, angajatul nu are la cine să apeleze.

Întrebări frecvente

Care este scopul unui program flexibil?

Un program flexibil permite angajaților să își ajusteze programul de lucru, astfel încât să nu corespundă neapărat programelor de lucru tradiționale, cum ar fi 9-5 până la 8-6. După cum sugerează și numele, programele flexibile oferă flexibilitate atât pentru angajați, cât și pentru angajator, atâta timp cât primii încă își finalizează numărul de ore contractat pe săptămână.

Ce factori ar trebui să luați în considerare atunci când creați un program flexibil?

Pentru a crea un program flexibil relevant pentru angajații dvs., trebuie să evaluați cultura actuală a forței de muncă și să identificați nevoile individuale și colective ale angajaților dvs.

De acolo, puteți începe să construiți politici și structuri care să facă programele flexibile la locul dvs. de muncă realiste și durabile. Trebuie să găsiți un instrument eficient pentru a crea programul propriu-zis, fie că este prin procese manuale sau cu o soluție digitală. Odată implementat, este important să monitorizați succesul programului și să îl ajustați pe măsură ce mergeți.

Ce întrebări ar trebui să le adresați angajaților dvs. atunci când creați un program flexibil?

Câteva întrebări pe care merită să le adresați angajaților dvs. atunci când proiectați un program flexibil pentru ei includ:

• Rolul dumneavoastră poate fi îndeplinit de la distanță?
• Poate fi efectuat în orice moment al zilei?
• Programul flexibil este deja efectuat în afacere? Are succes?
• În prezent, angajații au un echilibru eficient între viața profesională și viața privată?

Concluzia programelor flexibile

Este important să cântăriți avantajele și dezavantajele furnizării unui program de lucru flexibil atât pentru angajatul dvs., cât și pentru afacerea dvs. Am evidențiat numeroase beneficii, de la creșterea productivității până la o schimbare mai mică a angajaților.

Deși pot exista unele dezavantaje, cu o planificare atentă, o strategie eficientă de gestionare a angajaților și o aplicație de programare a angajaților, puteți combate cu ușurință dezavantajele menționate.