Cum să închiriezi un spațiu de birou: sfaturi esențiale pentru prima ta închiriere

Pornirea în călătoria de a închiria spațiu de birou poate fi atât captivantă, cât și copleșitoare pentru cei care închiriază pentru prima dată. Luarea deciziilor în cunoștință de cauză este esențială pentru a găsi cea mai potrivită pentru afacerea dvs., iar acest articol își propune să vă ghideze prin cum să închiriați un spațiu de birou.

Am adunat 21 de sfaturi esențiale pentru a vă ajuta să navigați în lumea închirierii de birouri, să evitați greșelile obișnuite și să vă asigurați o tranziție fără probleme în noul spațiu de lucru.

Înțelegerea elementelor de bază ale închirierii unui spațiu de birou

Închirierea unui spațiu de birouri implică încheierea unui contract de închiriere cu un proprietar pentru a folosi o anumită locație în scopuri comerciale. Iată câteva sfaturi de bază și considerații pentru procesul de închiriere.

Înțelegeți-vă nevoile: înainte de a începe căutarea, este important să înțelegeți ce căutați într-un spațiu de birou. Luați în considerare factori precum dimensiunea echipei dvs., tipul de muncă pe care o desfășurați, orice echipament sau facilități speciale de care aveți nevoie, bugetul dvs. și locația care ar fi cea mai convenabilă atât pentru echipa dvs., cât și pentru clienți.

Găsirea unui spațiu potrivit: odată ce știți de ce aveți nevoie, puteți începe să căutați spații potrivite. Acest lucru poate implica cercetare online, contactarea agenților imobiliari sau vizitarea spațiilor de coworking. Nu uitați să luați în considerare planurile de creștere ale afacerii dvs., deoarece este posibil să aveți nevoie de un spațiu mai mare în viitor.

Revizuirea condițiilor de închiriere: când găsiți un spațiu care pare potrivit, va trebui să examinați cu atenție contractul de închiriere. Iată câțiva termeni și condiții cheie la care ar trebui să țineți cont:

• Durata de închiriere: Aceasta este perioada de timp pe care vă angajați să închiriați spațiul de birou. Acest lucru poate varia de la câteva luni la câțiva ani. Un termen de închiriere mai scurt vă oferă mai multă flexibilitate, în timp ce un termen mai lung ar putea oferi economii de costuri.
• Chiria lunară: aceasta este suma pe care trebuie să o plătiți în fiecare lună pentru utilizarea spațiului. Asigurați-vă că acest lucru se încadrează în bugetul dvs.
• Depozit de garanție: Proprietarii solicită de obicei un depozit de garanție la începutul unui contract de închiriere. Aceasta este o sumă de bani pe care proprietarul o deține drept garanție împotriva oricăror daune care ar putea apărea în timpul contractului de închiriere. De obicei, este rambursabil la sfârșitul contractului de închiriere, cu condiția ca spațiul să fie returnat în stare bună.
• Costuri de întreținere: Acestea sunt costurile asociate cu întreținerea spațiului de birouri. Aceasta ar putea include curățarea, reparațiile și alte costuri continue. Unele contracte de închiriere ar putea cere chiriașului să acopere aceste costuri, în timp ce altele le pot include în chirie.
• Utilități: acestea acoperă servicii precum electricitate, apă, încălzire și internet. Unele contracte de închiriere ar putea include utilități în chirie, în timp ce altele ar putea solicita chiriașului să plătească aceste costuri direct.

Consultanță juridică: Înainte de a semna un contract de închiriere, este foarte recomandat să solicitați sfatul unui profesionist juridic specializat în imobiliare. Ele vă pot ajuta să înțelegeți implicațiile contractului de închiriere și pot negocia condiții mai bune în numele dvs.

Semnarea contractului de închiriere: După ce sunteți mulțumit de condițiile de închiriere și v-ați consultat cu avocatul dvs., puteți semna contractul de închiriere și puteți efectua orice plăți inițiale necesare, cum ar fi chiria pentru prima lună și depozitul de garanție.

Mutarea: După semnarea contractului de închiriere, puteți începe procesul de înființare a biroului. Acest lucru ar putea implica achiziționarea de mobilier, instalarea de echipamente și eventuale modificări minore ale spațiului (cu permisiunea proprietarului).

Închirierea unui spațiu de birou poate fi un proces complex, dar o planificare și o luare în considerare atentă pot oferi un mediu adecvat și productiv pentru afacerea dvs.

Diferențierea între spațiile de birouri comerciale și spațiile de birouri private

Spațiile de birouri comerciale și private vin fiecare cu setul lor unic de avantaje și dezavantaje.

Spatii de birouri comerciale:

Avantaje:

• Spațiu mai mare: spațiile de birouri comerciale oferă, de obicei, o suprafață semnificativ mai mare decât birourile private. Acest lucru le face ideale pentru companiile cu forță de muncă mai mare sau afaceri care necesită spațiu extins pentru echipamente, inventar sau chiar zone destinate clienților. Acest spațiu suplimentar poate găzdui și creșterea și extinderea viitoare.
• Mai multe facilități: Aceste tipuri de spații de birouri sunt de obicei echipate cu o gamă largă de facilități pe care majoritatea birourilor private nu le pot oferi. De exemplu, birourile comerciale pot oferi săli de conferințe mari, facilități moderne de bucătărie, băi de ultimă generație și, eventual, chiar extra, cum ar fi o sală de sport sau un spațiu în aer liber. Acestea pot include, de asemenea, facilități precum internet de mare viteză, servicii de curățenie și securitate 24/7.
• Mediu profesional: birourile comerciale au adesea un aspect mai profesionist, ceea ce poate fi benefic atunci când vine vorba de a impresiona clienții sau investitorii. De asemenea, creează un mediu de lucru mai formal, care poate spori productivitatea și poate stimula un sentiment de cultură corporativă în rândul angajaților.

Dezavantaje:

• Cost mai mare: Unul dintre dezavantajele majore ale birourilor comerciale este costul acestora. Ele necesită adesea o investiție inițială semnificativă pentru închiriere, utilități, întreținere și, eventual, construcție. Acestea pot necesita, de asemenea, termene de închiriere mai lungi, ceea ce poate bloca o companie într-o locație și dimensiunea spațiului pentru o perioadă lungă de timp.
• Mai puțină flexibilitate: spațiile de birouri comerciale vin de obicei cu multe restricții. Ar putea exista limitări în ceea ce privește personalizarea spațiului, iar termenii de închiriere pot fi mai puțin flexibili în comparație cu birourile private. Mutarea sau reducerea dimensiunilor ar putea fi dificilă și costisitoare dacă implică încălcarea unui contract de închiriere.

Spații de birouri private:

Avantaje:

• Mai mult control personal: spațiile private de birou oferă adesea un nivel mai ridicat de control asupra mediului de lucru. Acestea permit o personalizare mai mare în ceea ce privește designul, aspectul și estetica generală, făcând posibilă crearea unui spațiu de lucru care să reflecte marca și valorile companiei.
• Cost mai mic: birourile private au de obicei costuri mai mici asociate cu chiria sau ipoteca, utilitățile și întreținerea. Acest lucru le face o alegere mai accesibilă pentru startup-uri, întreprinderi mici sau antreprenori solizi.

Dezavantaje:

• Spațiu limitat: birourile private sunt adesea mai mici decât spațiile comerciale, ceea ce poate limita potențialul de creștere sau poate face dificilă găzduirea echipelor mai mari. De asemenea, le poate lipsi spațiu pentru facilități speciale, cum ar fi săli de conferințe sau zone de pauză.
• Mai puține facilități: pe lângă faptul că au mai puțin spațiu general, birourile private au adesea mai puține facilități încorporate. Este posibil ca facilitățile standard în spațiile comerciale, cum ar fi internetul de mare viteză sau serviciile de curățenie, să nu fie incluse și ar putea implica costuri suplimentare. Absența acestor facilități poate afecta experiența generală de lucru a angajaților.

Pentru a alege între spații de birouri comerciale și private, este esențial să evaluăm nevoile și resursele specifice ale afacerii. Unele companii pot considera profesionalismul și spațiul birourilor comerciale mai valoroase, în timp ce altele pot prefera rentabilitatea și posibilitățile de personalizare ale birourilor private.

21 de sfaturi valoroase pentru închirierea unui spațiu de birou

Aventura în domeniul închirierii de birouri poate părea descurajantă, dar cu îndrumarea potrivită, puteți face acest proces de leasing gestionabil și chiar plin de satisfacții. Să vă prezentăm următoarele sfaturi esențiale pentru închirierea unui spațiu de birou.

Înțelegeți nevoile afacerii dvs.: aveți nevoie să închiriați spațiu de birou?

Înțelegerea nevoilor dvs. de afaceri este fundamentul pentru găsirea spațiului de birou perfect. Este esențial să luați în considerare tipul de spațiu, locație și facilități de care afacerea dvs. are nevoie. Este necesar un birou fizic sau ați putea funcționa virtual?

Stabiliți un buget realist

Stabilirea unui buget realist presupune mai mult decât doar calcularea chiriei lunare. Nu uitați să luați în considerare costuri precum:

• Utilități
• întreținere
• Asigurare
• serviciu de internet
• Mobila si echipament

Alegeți locația corectă a biroului

Selectarea locației potrivite implică evaluarea accesibilității, a proximității față de clientela dvs. și a facilităților incluse. O locație ideală ar fi ușor accesibilă atât clienților, cât și angajaților.

Luați în considerare dimensiunea spațiului de închiriat

Evaluarea dimensiunii spațiului de birou include luarea în considerare:

• Numărul de angajați
• Creștere viitoare anticipată
• Nevoia de săli de întâlnire sau zone comune

Înțelegeți contractul de închiriere

Înțelegerea contractului de închiriere și negocierea unor condiții flexibile este crucială înainte de semnare. Acest lucru poate ajuta la prevenirea oricăror neînțelegeri sau costuri neașteptate în viitor.

Evaluați starea clădirii

Este necesară inspectarea stării clădirii. Factori precum siguranța, curățenia și întreținerea ar trebui să fie evaluați temeinic pentru a asigura un mediu de lucru propice.

Verificați parcarea adecvată

În special pentru afacerile cu clienții, este esențială parcare suficientă. Este benefic atât pentru personalul dvs., cât și pentru clienți.

Uită-te la accesibilitate

Un spațiu de birou accesibil aduce beneficii atât angajaților, cât și clienților. Ar trebui să fie în apropierea mijloacelor de transport în comun și accesibilă persoanelor cu dizabilități.

Luați în considerare aspectul biroului: există spații de lucru gata de utilizare?

Un aspect funcțional al biroului poate crește productivitatea și poate adapta fluxul de lucru al afacerii dvs. Luați în considerare dacă spațiul include stații de lucru gata de utilizare.

Examinați măsurile de securitate ale clădirii

Măsurile de securitate precum CCTV, personalul de securitate și controlul accesului sunt importante pentru a vă proteja afacerea și pentru a vă oferi liniște sufletească.

Cercetați proprietarul

Investigarea reputației proprietarului pentru receptivitate și corectitudine poate ajuta la asigurarea unei bune relații proprietar-chiriaș.

Luați în considerare creșterea viitoare

Potențiala creștere a afacerii ar trebui luată în considerare atunci când alegeți un spațiu de birou. Veți avea nevoie de mai mult spațiu sau de facilități diferite în viitor?

Căutați costuri ascunse

Unele contracte de închiriere pot include costuri ascunse, cum ar fi costuri de întreținere, utilități sau servicii suplimentare. Asigurați-vă că le descoperiți înainte de a semna.

Cauta un avocat

Angajarea unui avocat pentru a revizui contractul de închiriere vă poate ajuta să vă protejați interesele de afaceri și să evitați potențialele capcane legale.

Luați în considerare costurile de renovare

Anumite actualizări vă pot ajuta să creați un spațiu de birou inspirant. Costul renovărilor sau modificărilor la spațiul de birou ar trebui să fie luat în considerare în bugetul dumneavoastră.

Verificați accesibilitatea la internet

Accesul fiabil la internet de mare viteză este esențial în lumea afacerilor digitale de astăzi.

Înțelegeți legile locale de zonare

Legile locale de zonare pot afecta modul în care utilizați spațiul de birou. Asigurați-vă că activitățile dvs. comerciale respectă aceste legi.

Luați în considerare termenul de închiriere

Nevoile afacerii dvs. ar trebui să ghideze durata perioadei de închiriere. Un contract de închiriere pe termen scurt oferă flexibilitate, dar mai puțină stabilitate, în timp ce un contract de închiriere pe termen lung oferă stabilitate, dar mai puțină flexibilitate.

Inspectați incinta

Este important să inspectați temeinic spațiile înainte de a semna un contract de închiriere. Ai grijă la:

• Semne de infestare cu dăunători
• Întreținere slabă
• Probleme cu instalațiile sanitare sau electrice

Înțelegeți condițiile de reziliere

Înțelegeți condițiile de reziliere a contractului de închiriere pentru a evita consecințele neașteptate dacă trebuie să încălcați contractul de închiriere.

Obțineți totul în scris

Acordurile verbale ar trebui să fie întotdeauna documentate în contractul de închiriere pentru a preveni potențiale dispute.

Întrebări frecvente: Închirierea unui spațiu de birou

Cât ar trebui să bugetez pentru spațiul de birou?

Bugetarea spațiului de birou depinde de diverși factori, cum ar fi locația, dimensiunea și tipul de spațiu. Buget pentru închiriere, utilități, asigurări, întreținere și potențiale costuri de renovare.

De ce este spațiul de birou atât de ieftin?

Spațiul de birouri poate fi ieftin din cauza unor factori precum locația, vechimea clădirii sau termenii de închiriere. Este esențial să inspectați amănunțit spațiul și să înțelegeți contractul de închiriere pentru a evita costuri neașteptate.

Cum pot găsi imobiliare comerciale?

Imobilele comerciale pot fi găsite prin listări de proprietăți online, agenți imobiliari comerciali sau rețele de afaceri.

Care sunt costurile ascunse la închirierea unui spațiu de birou?

Costurile ascunse pot include taxe de întreținere, costuri cu utilități, taxe pentru servicii suplimentare și costuri potențiale de renovare.

De cât spațiu am nevoie pentru fiecare angajat?

Standardele din industrie sugerează aproximativ 150-250 de metri pătrați per angajat. Acest lucru poate varia în funcție de natura afacerii și stilul dvs. de lucru. Există, de asemenea, multe idei diferite de spații de birou, cum ar fi spații de lucru comune sau spații de colaborare, care vă pot ajuta să profitați la maximum de biroul dvs.

Pot negocia termenii contractului de închiriere?

Da, termenii de închiriere pot fi adesea negociați. Există multe considerente noi privind spațiile de birouri pe care le puteți discuta, inclusiv chiria, durata contractului de închiriere și responsabilitățile pentru reparații și întreținere.

Ce se întâmplă dacă rup contractul de închiriere mai devreme?

Încălcarea anticipată a contractului de închiriere poate duce la penalități, care sunt de obicei menționate în contractul de închiriere.

Cum arată un închiriere tipic de birou?

Un contract de închiriere tipic de birou include durata contractului de închiriere, chiria lunară, depozitul de garanție, responsabilitățile pentru reparații și întreținere și condițiile de încetare a contractului de închiriere.

Care este diferența dintre un spațiu de coworking și birouri dedicate în ceea ce privește închirierea biroului?

Spațiile de coworking oferă flexibilitate și oportunități de creare de rețele, dar mai puțină confidențialitate. Birourile dedicate oferă un spațiu rezervat într-un birou comun, oferind mai multă stabilitate, dar mai puțină flexibilitate.

Imagine: Envato Elements