Cum să ceri plată de la clientul tău fără a fi nepoliticos

Din păcate, freelancerii și antreprenorii solo trebuie să învețe cum să ceară plată fără a fi nepoliticoși, deoarece facturile neplătite sunt obișnuite în industrie. Indiferent cât de bun este un serviciu pe care îl oferiți, întotdeauna va exista un client care vă va testa răbdarea.

Iată un ghid cuprinzător despre cum să solicitați plăți profesional, fără a fi nepoliticos. Veți descoperi câteva sfaturi despre cum să o faceți înainte și după scadența plății. De asemenea, puteți accesa scripturi utile pentru telefon și e-mail.

Pe lângă solicitarea plăților, veți obține câteva idei despre ce să faceți în cazul în care clientul dvs. refuză să plătească. În cele din urmă, vei descoperi cum poți evita sau, cel puțin, minimiza șansele de a lucra cu clienți neplătitori.

Ce este nepoliticos în ceea ce privește solicitarea plății datorate?

Plățile întârziate vin cu multe frustrări. Afectează fluxul de numerar și poate modifica operațiunile întregii dvs. afaceri.

Cu toate acestea, nu ar trebui să lăsați niciodată frustrarea să ia tot ce este mai bun din dvs. atunci când solicitați plăți. În primul rând, evitați să folosiți cuvinte dure și neprofesioniste. Menținerea relațiilor profesionale cu clienții este esențială chiar și atunci când aceștia nu plătesc la timp.

Folosirea de cuvinte dure, amenințări și acuzații servește doar la înstrăinarea clientului.

Și amintiți-vă că clientul dvs. ar putea trece printr-o problemă financiară. Așa că ultimul lucru pe care ți-l dorești este să strici o relație cu un client care trece doar printr-un eșec temporar.

Aveți nevoie de mai mulți clienți?

Obțineți mai multă muncă independentă cu cartea noastră GRATUITĂ: 10 clienți noi în 30 de zile . Introduceți adresa dvs. de e-mail mai jos și este totul a dumneavoastră.

Descarcă acum

Ceea ce ar trebui să faci în schimb este să rămâi politicos. Și da, puteți cere plata direct și constant, fără a fi nepoliticos.

Sfaturi despre cum să ceri plata fără a fi nepoliticos

Majoritatea freelancerilor și a antreprenorilor solo consideră că lupta pentru plăți este parte a jobului. Așa este de răspândită această problemă. Așadar, iată câteva sfaturi despre cum să solicitați plăți politicos:

Confirmați că a fost livrată factura

Înainte de a trimite mai multe e-mailuri pentru a solicita plata, asigurați-vă că clientul a primit factura dvs. Dacă sunteți o afacere mică cu un departament de conturi, discutați cu personalul dvs. și confirmați că factura a fost trimisă.

Dacă sunteți freelancer, parcurgeți evidențele dvs. Luați în considerare să investiți într-o aplicație de facturare sau într-un software pentru a vă asigura că facturile sunt trimise întotdeauna la timp.

Trimiteți o cerere de plată

Odată ce confirmați că clientul a primit factura dvs., este timpul să solicitați plata. Majoritatea companiilor preferă e-mailurile pentru că sunt mai profesioniste.

Dacă începeți o afacere online și singurele voastre moduri de comunicare sunt e-mailul și telefonul, atunci rămâneți la aceleași canale. Dacă, în schimb, comunici și cu clienții tăi prin mesaje SMS, atunci nu strica să ceri plata prin SMS. Doar asigurați-vă că țineți o evidență a mesajelor.

Indiferent de canalul pe care îl alegeți, asigurați-vă că rămâneți politicos pe tot parcursul mesajului. Iată câteva lucruri de reținut:

Fii prietenos

Tonul mesajului dvs. ar trebui să fie prietenos și profesionist. De asemenea, ar trebui să menționați clientului că așteptați cu nerăbdare să faceți mai multe proiecte împreună.

Fii direct

Solicitarea dvs. trebuie să fie cât mai directă posibil, fără a fi prea insistantă.

Creați un mesaj scurt și simplu. Dacă aveți orice altă problemă pe care trebuie să o discutați cu clientul, programați-o pentru o altă oră.

Atașați factura

Este o practică bună să atașați factura de fiecare dată când solicitați o plată. Acest lucru face mai ușor pentru client să vadă despre ce plată vorbiți și cât de mult vă datorează.

Luați în considerare acest exemplu:

Bună [NUME CLIENT]

Sper că totul este bine. Acesta este doar o informare rapidă că factura [NUMĂRUL FACTURII] , pentru un total de [SUMA] USD , urmează să fie scadentă peste șapte zile. Am atașat o copie a facturii pentru referință.

Vă rugăm să-mi spuneți dacă aveți întrebări cu privire la factură sau modurile de plată.

Mulțumesc, [NUME CLIENT] !

Toate cele bune,

[NUMELE DUMNEAVOASTRĂ]

Scriptul de e-mail bifează toate căsuțele. Este super direct, ceea ce lasă puțin loc de distracție. Tonul este, de asemenea, cald și prietenos.

Faceți urmăriri ale plății

Urmăririle sunt esențiale atunci când scadența este aproape, iar clientul nu a efectuat încă plata. E-mailurile ulterioare trebuie să transmită un sentiment de urgență, rămânând în același timp profesionale.

Puteți folosi e-mailurile ulterioare pentru a reaminti clientului condițiile de plată agreate. Dacă, de exemplu, aveți o taxă de penalizare, amintiți-i clientului taxa și data la care va intra în vigoare.

Cum să ceri plata fără a fi nepoliticos odată ce este târziu

Ai făcut nenumărate urmăriri, a depășit termenul; acum ce? În acest moment, majoritatea oamenilor încep să-și piardă calmul.

Nu lăsa să se întâmple asta.

Începeți prin a trimite un alt e-mail de memento de plată, de data aceasta evidențiind faptul că plata este deja scadentă. Este, de asemenea, momentul perfect pentru a menționa taxa de penalizare dacă aveți una.

Bună [NUME CLIENT]

Sper că ai o zi grozavă. Acesta este un memento rapid că factura [INVOICE NUMBER] era scadentă acum două săptămâni. Vă rugăm să rețineți că, începând cu [DATE] , se va percepe o penalizare pentru întârziere de plată de 3% pe lună , conform condițiilor de plată.

Vă rugăm să ștergeți factura în cel mai scurt timp pentru a evita taxa de întârziere.

Voi fi bucuros să vă ajut dacă întâmpinați probleme la procesarea plății.

Mulțumiri. Salutări calde,

[NUMELE DUMNEAVOASTRĂ]

Dacă clientul nu răspunde la e-mail, apelați la telefon. Un apel telefonic este super direct, plus că oprește clientul să se ascundă în spatele computerului.

La apel, începe prin a te prezenta. Spune-le numele tău și proiectul la care ai lucrat. De asemenea, ajută la indicarea datelor.

În continuare, menționați pe scurt e-mailurile ulterioare pe care le-ați trimis.

Nu acuzați clientul că vă ignoră e-mailurile. În schimb, folosiți ceva de genul „ Cred că ați ratat solicitările mele de plată pentru proiectul la care am lucrat ”. Este mult mai prietenos și transmite mesajul la fel de eficient.

Iată un exemplu frumos de script pentru telefon:

Bună [CLIENT NAME] . Acesta este [NUMELE TĂU] . Am lucrat împreună la [NUMELE PROIECTULUI] despre [WHEN YOU COLLABORATED] . Am trimis mai multe e-mailuri cu privire la plata pentru proiect, dar cred că le-ai ratat. Am folosit următoarea adresă de e-mail când am comunicat cu dumneavoastră; [ADRESA DVS. DE E-MAIL] .

A fi profesionist și prietenos la apel te va ajuta să obții un rezultat pozitiv fără a distruge relația. După ce ați terminat cu apelul, trimiteți un alt e-mail.

Faceți referire la apelul pe care tocmai l-ați avut și trimiteți încă o dată factura cu detaliile de plată.

Șabloane pentru cum să cereți plata fără a fi nepoliticos

În general, aveți nevoie de două tipuri de șabloane. Prima este pentru mementourile prin e-mail trimise înainte de data scadentă. Celelalte șabloane sunt pentru urmăriri după data scadenței.

Iată câteva scripturi pe care le puteți folosi:

Șablonul 1

Utilizați acest șablon cu o săptămână înainte de data scadentă.

Bună [CLIENT NAME] ,

Sper că ai o zi minunată. Acesta este doar o scurtă reamintire că plata pentru [NUMELE PROIECTULUI] este scadentă într-o săptămână de acum încolo, pe [DATA SCADĂRĂ] .

Vă rugăm să găsiți atașat factura pentru referință.

Nu ezitați să contactați dacă aveți întrebări.

Mulțumiri. Salutări calde,

[NUMELE DUMNEAVOASTRĂ]

Șablonul 2

Trimiteți un alt memento de plată dacă este data scadentă și clientul nu a plătit încă. Iată un script de e-mail pe care l-ați putea folosi.

Bună [CLIENT NAME] ,

Sper că totul este bine acolo. Mi-a plăcut foarte mult să lucrez cu tine la [NUMELE PROIECTULUI] .

Acest lucru este pentru a vă reamintim că factura pentru [NUMĂRUL FACTURII] este scadentă astăzi. Puteți efectua plata prin oricare dintre metodele evidențiate pe factură.

Am atașat și o copie a facturii pentru confortul dvs.

Vă rugăm să contactați dacă aveți întrebări suplimentare.

Că tu, [NUME CLIENT] .

Salutări calde,

[NUMELE DUMNEAVOASTRĂ]

Șablonul 3

Dacă clientul nu a plătit la câteva zile după data scadenței, atunci este timpul să creați un sentiment de urgență în e-mailurile dvs. Iată o modalitate de a face acest lucru:

Bună [CLIENT NAME] .

Sper ca esti bine. Acesta este un memento că plata pentru factura [INVOICE NUMBER] era scadentă la [DATE] .

Vă rugăm să ștergeți plata cât mai curând posibil.

Mulțumesc,

[NUMELE DUMNEAVOASTRĂ]

Șablonul 4: O săptămână după data scadenței

Trebuie să fii ferm din acest punct încolo. Așadar, subliniați că plata este restante.

Bună [CLIENT NAME] ,

Sper că totul este bine. Pe baza înregistrărilor mele, încă nu am primit plata pentru factura [NUMĂR DE FACTURA] . Vă rugăm să rețineți că plata a fost datorată acum o săptămână.

Vă rugăm să trimiteți plata cât mai curând posibil,

Am atasat factura cu suma datorata si modalitatea de plata pentru comoditatea dumneavoastra.

Mulțumesc. Salutări calde,

[NUMELE DUMNEAVOASTRĂ]

Șablonul 5: O lună după data scadenței

E timpul să fim mai serioși. Menționați penalitatea dvs. de întârziere și dacă taxa este deja activă, transmiteți clientului factura actualizată. Iată un script pentru tine:

Bună [CLIENT NAME] ,

Sper ca esti bine. Conform înregistrărilor mele, plata pentru factura [NUMĂR DE FACTURĂ] este acum întârziată cu o lună. A fost adăugată o penalizare pentru taxă de întârziere de [PENALTY FEE] . Aceasta aduce suma totală datorată [SUMA REVIZUTĂ] .

Vă rugăm să-mi spuneți când va fi efectuată plata. Sunt disponibil dacă aveți întrebări.

Mulțumesc. Salutări calde,

[NUMELE TĂU] .

Șablonul 6: Scriptul mesajului text

Iată un script pe care l-ați putea folosi dacă doriți să solicitați plata prin SMS.

Bună, [NUME CLIENT] . Este [NUMELE TĂU] aici. Am lucrat cu tine la [NUMELE PROIECTULUI] . Am vrut doar să vă contactez cu privire la plata restante pentru proiect. Este un moment bun?

Șablonul 7: Script pentru apeluri telefonice

Luați în considerare acest script dacă doriți să efectuați un apel telefonic.

Bună ziua, [NUME CLIENT] . Este [NUMELE TĂU] aici. Am lucrat cu tine la [NUMELE PROIECTULUI] . Am trimis mai multe e-mailuri despre plata acestui proiect. Cred că s-ar putea să le fi ratat.

Acum că v-am apelat, ar fi grozav să discutăm despre plata proiectului. Momentan, mi se datorează [SUMA] . Acest lucru a fost remarcabil din [DATE] . Ați avut probleme la efectuarea plății?

Pot face ceva pentru a facilita această plată?

Scopul dvs. este să obțineți o dată confirmată de plată și câțiva pași clari următori. Asta ajută la stabilirea așteptărilor. Puteți alege să înregistrați acest apel dacă intenționați să introduceți proceduri judiciare la o dată ulterioară.

Să presupunem că faci toate acestea, iar clientul nu plătește; ce faci mai departe?

Sfaturi pentru a fi plătit la timp

A face față cu clienții neplătitori este epuizant din punct de vedere emoțional. Ca să nu mai vorbim că este inutil de scump și îți poate paraliza afacerea.

Din păcate, nu există o modalitate sigură de a evita complet clienții care nu plătesc. Cu toate acestea, mai mulți pași pot minimiza riscul de a lucra cu un client problematic. Iată ce poți face:

Efectuați o cercetare amănunțită asupra clientului

Evitați majoritatea problemelor de neplată efectuând o verificare a antecedentelor fiecărui client nou. Accesați online și căutați compania sau numele clientului. Dacă este o afacere mare, verificați evaluarea lor pe Better Business Bureau.

De asemenea, vă puteți folosi rețelele pentru a obține mai multe detalii despre client.

Ce ar trebui să cauți în timpul cercetării?

În primul rând, verificați dacă există plângeri de întârziere sau neplăți. În al doilea rând, urmăriți orice detalii care ar putea sugera că clientul trece prin dificultăți financiare.

Rețineți că doar pentru că clientul are mai multe plângeri de întârziere a plăților nu înseamnă că ar trebui să le evitați. Cercetarea este doar pentru evaluarea riscurilor. Așa că, de asemenea, trebuie să vă întrebați cât de mult riscați sunteți dispus să vă asumați.

În al doilea rând, există vreo modalitate de a reduce riscul?

Creați un contract legal

Având un contract legal în vigoare, vă va asigura că veți fi plătit. Nu presupuneți că clientul este o afacere prea mare pentru a nu plăti la timp. Obțineți acordul în scris.

Un contract legal oficializează acordul dvs. și clarifică unele detalii critice. Rezolvarea litigiilor legate de facturi și a altor probleme este, de asemenea, mult mai ușoară atunci când există un contract scris.

Contractul trebuie să conțină următoarele detalii:

• Detalii despre munca contractată – ar trebui să arate tipul de muncă pe care ar trebui să o faci.
• Termen de plată – când este așteptată plata după facturare? Asigurați-vă că aceste informații sunt incluse în contract.
• Metoda de plată – ce modalitate de plată va fi folosită?
• Termen limită – când este data exactă de scadență a plății?
• Taxe de întârziere de plată – dacă aveți o politică de întârziere de plată, includeți-o în contract.

Adăugați orice alte detalii care se aplică modelului dvs. de afaceri specific. Dacă, de exemplu, aveți un program de plată, includeți acele informații.

Oferiți opțiuni de plată flexibile

Puteți evita unele probleme de neplată prin opțiuni de plată flexibile.

Să presupunem că lucrezi la un proiect de 20.000 USD. În loc să solicitați suma completă la finalizare, împărțiți-o în rate. De exemplu, plăți lunare.

Puteți utiliza, de asemenea, etape ale proiectului. De exemplu, puteți fi de acord să primiți prima tranșă odată ce 30% din proiect este finalizat. Si asa mai departe.

Abordarea reduce sarcina pentru client, făcându-i mai ușor să țină pasul cu plățile. De asemenea, vă asigură un flux de numerar constant. Modelul de reper vă reduce riscul și crește șansa de a fi plătit.

Luați în considerare să solicitați un depozit

Luați în considerare să solicitați un depozit înainte de a începe să lucrați la proiect. Este întotdeauna un semn bun dacă un client plătește depozitul fără probleme. Un depozit reduce riscul. Și dacă se dovedesc a fi problematice, măcar nu vei urmări 100% din plată.

Dacă nu puteți cere un depozit, luați în considerare modelul flexibil de plată în rate.

Introduceți penalități de întârziere

În cele din urmă, puteți folosi penalități de întârziere pentru a împinge clienții să compenseze facturile la timp.

Dacă aveți o politică de penalizare pentru întârziere, comunicați-o clientului în prealabil. De asemenea, ar trebui să o menționați în e-mailul de solicitare de plată ulterioară.

Gânduri finale

În acest articol, am abordat patru subiecte principale. Mai întâi, ai învățat cum să ceri plata fără a fi nepoliticos. V-am prezentat sfaturi despre cum să solicitați plata înainte și după data scadenței.

În ambele cazuri, am subliniat importanța de a vă păstra calmul și de a fi amabil. Strategia te ajută să obții banii care ți se datorează, menținând în același timp o relație de lucru cu clientul.

În continuare, v-am oferit șabloane despre cum să solicitați plăți prin apeluri telefonice și e-mailuri. Simțiți-vă liber să utilizați aceste șabloane și să le ajustați după cum este necesar.

Apoi ne-am uitat la ce poți face în cazul în care clientul nu plătește la timp. Există, practic, trei opțiuni aici. Angajați o agenție de colectare, depuneți o acțiune într-o instanță pentru cereri cu valoare redusă sau reduceți-vă pierderile și renunțați la client.

În cele din urmă, am discutat ce ați putea face diferit pentru a evita clienții care nu plătesc. Am împărtășit șase sfaturi utile care sunt destul de ușor de implementat. Cu toate aceste informații la îndemână, sunt încrezător că veți face mai bine să solicitați plăți de la clienții dvs.

Continuă conversația...

Peste 10.000 dintre noi poartă conversații zilnice în grupul nostru gratuit de Facebook și ne-ar plăcea să te vedem acolo. Alăturaţi-ne!