Cum să utilizați RPA în finanțe? Cazuri de utilizare și exemple din lumea reală

Prelucrarea manuală a datelor, în special cea care implică numere, are un domeniu mai mare de eroare umană. Procesul nu este doar consumator de timp, ci este și destul de costisitor. Soluția eficientă a problemei este RPA, automatizarea proceselor robotizate în finanțe. Instituțiile financiare folosesc RPA pentru procesele financiare și contabile de ceva timp. Tehnologia evoluează rapid și poate gestiona datele mai eficient decât oamenii, economisind în același timp costuri uriașe.

Figura menționată mai sus arată clar eficiența implementării APR în sectorul financiar. Spre deosebire de procesele manuale, procesele automate rulează fără probleme.

Eficacitatea RPA în finanțe poate fi măsurată și prin faptul că aproximativ 80% dintre liderii financiari fie au implementat, fie intenționează să implementeze automatizarea proceselor robotizate în procesele lor de afaceri, conform Gartner.

Hiperautomatizarea nu va fi cuvântul greșit pentru a descrie RPA în finanțe și contabilitate, deoarece poate efectua de până la 30 de ori mai multă muncă decât un om. Tehnologia a evoluat de la efectuarea de sarcini individuale simple de automatizare la procesarea rapoartelor automate cu drepturi depline, analiza datelor și prognozarea în timp ce interacționează cu alte tehnologii.

Pe lângă economisirea costurilor cu resursele umane, prin gestionarea sarcinilor uriașe și recurente legate de date, același lucru poate fi utilizat într-un mod mai bun, cu accent pe rezultate mai semnificative.

Cazuri de utilizare RPA în finanțe

Să explorăm câteva dintre cazurile de utilizare a RPA în finanțe care cu siguranță vor merita investiția pe care o vei face.

Procesare PO

Organizațiile Fintech sunt adesea puternic implicate în intrările și ieșirile de numerar. Sarcina repetată de a crea comenzi de cumpărare pentru diferiți clienți și de a le transmite, obținerea aprobării nu este doar monotonă, ci este predispusă la greșeli dacă este făcută manual.

Procesarea acelorași prin RPA integrat cu AI nu numai că va elimina posibilitatea erorilor, dar va captura inteligent datele pentru a crea P-uri. Cu sistemul automatizat, o matrice automată de aprobare poate fi creată și transmisă pentru aprobări fără intervenție umană. Simplu, eficient, rapid și economisind costuri sunt unele dintre cele mai evidente beneficii ale RPA în finanțare pentru procesarea PO.

Procesarea facturii

De asemenea, procesarea facturilor este o sarcină repetitivă și plictisitoare, mai ales dacă facturile sunt primite sau generate în formate variate.

Ca organizație centrată pe client, organizațiile financiare se străduiesc să ridice facturile corecte în formatele cerute de client în timp util. În plus, matricea și procesul de aprobare pot duce la multă reluare în ceea ce privește corectarea formatelor și a datelor. Automatizarea poate prelua sarcina repetitivă obositoare, asigurând în același timp corectitudinea și transmiterea facturilor către autoritatea de aprobare aliniată în cel mai scurt timp.

În general, datoriile și conturile de încasat pot fi complet automatizate cu un RPA în industria financiară. Procesul de producție și verificare poate fi aproape eliminat, deoarece mașina poate îndeplini sarcinile de potrivire a facturilor cu OP-urile relevante.

Reconcilierea conturilor

Acesta este un proces de afaceri critic care ar putea dura un număr semnificativ de ore de lucru pentru contabil sau pentru echipa de contabili, pentru a se asigura că comparațiile soldurilor sunt corecte. Referințele și conectările înainte și înapoi necesare în diferite sisteme necesită ochiul unui șoim pentru a se asigura că nu au fost făcute erori și numerele sunt comparate cu acuratețe.

Pentru a o înțelege mai bine, o organizație cu funcții și sub-societăți diferite urmează structuri și procese diferite în menținerea conturilor sale. Aducerea lor pe toate într-un format comun de procesare ar putea să nu fie posibilă pe baza cerințelor de afaceri și a nevoilor clienților. Cu toate acestea, echipa centrală se confruntă cu provocări în reconcilierea conturilor tuturor departamentelor/subsocietăților. Procesul este obositor, predispus la erori și repetitiv. Implementarea RPA poate aduce ușurare echipei centrale.

Acesta este avantajul principal al RPA pentru contabilitate. Boții RPA fac sarcina rapidă și consecventă prin auditarea și reconcilierea datelor la fiecare pas și proces, cu intervenția umană minimă de a încorpora elementele de bază ale acestor sarcini. Intervenția umană este necesară doar atunci când datele reflectă nealinieri.

Cheltuieli de calatorie

Ridicarea cererilor de călătorie, verificarea categoriei de cheltuieli, aprobarea necesară, documentele justificative necesare etc. consumă mult timp echipei de conturi care poate chiar întârzia procesarea acestora.

Asigurarea că înregistrările de cheltuieli sunt conform politicilor companiei și crearea rapoartelor de cheltuieli devine mai ușoară odată cu implementarea RPA în finanțele corporative. Gestionarea rambursărilor se poate face în timp util prin automatizarea procesului. Încălcările politicii și discrepanțele de date pot fi semnalate persoanelor/departamentelor în cauză cu ajutorul alertelor automate.

Calculul impozitelor

Colectarea datelor pentru calculele fiscale, crearea bazei de impozitare, pregătirea rapoartelor etc., atunci când este automatizată și efectuată cu ajutorul roboților RPA, reduce redundanțele și inexactitățile repetate ale sarcinilor care s-ar putea întâmpla în timp ce se efectuează manual același lucru. Cifrele și cifrele trebuie să fie exacte până la zecimale pentru a elimina nepotrivirile în reconcilierea și prelucrarea datelor.

Deși majoritatea companiilor își desfășoară procesul prin intermediul software-ului de procesare a taxelor, există încă o cantitate semnificativă de muncă manuală implicată. Cea mai mare parte a acestei lucrări manuale poate fi realizată folosind roboții RPA pentru a reduce timpul și costurile, asigurând în același timp o mai bună acuratețe și aderență la parametrii de conformitate.

Planificare și prognoză bugetară

Preluarea detaliilor cu ajutorul roboților RPA din diverse rapoarte și sisteme cu acuratețe va ajuta la crearea rapoartelor de variație, oferind diferite unghiuri pentru vizualizarea și analiza datelor. Pe baza datelor istorice și a informațiilor actuale, se pot baza comparații și tendințe, care sunt modalitățile de succes dovedite de a vă prognoza și planifica afacerea.

Raportare financiară

Urmărirea zilnică a tranzacțiilor comerciale și a profiturilor și pierderilor vă ajută să vă planificați din timp și vă avertizează la timp asupra problemelor. A fi proactiv în gestionarea și gestionarea acestor probleme vă scutește de pierderi. Modificările pot fi implementate pentru a corecta și improviza metodele și procesele existente de afaceri.

Băncile și instituțiile financiare sunt obligate să genereze rapoarte extinse care reflectă performanța, statisticile și tendințele care implică date uriașe. Datele extrase manual vor fi plictisitoare și nesigure. Cu toate acestea, automatizarea proceselor robotizate în finanțe și contabilitate facilitează colectarea de date din diferite surse și date prezente în diferite formate. Colectarea, raportarea și analiza acestor date duce la o mai bună prognoză și planificare.

Procesarea salariilor

Procesarea salariilor este unul dintre cele mai importante procese pentru orice afacere. Procesarea în timp util și precisă duce la construirea unei forțe de muncă mai fericite, care, la rândul său, duce la construirea unei baze de clienți mulțumiți și a unei afaceri de succes.

Întrucât instituțiile financiare își au prezența în mai multe locații de pe tot globul, capturarea productivității, a prezenței și a regimului fiscal în funcție de locația geografică devine obositoare. Colectarea unor astfel de date și efectuarea calculelor sunt predispuse la erori care ar putea duce la nemulțumiri angajaților. RPA vă oferă o gură de aer proaspăt prin automatizarea întregului proces. Calculele oportune și corecte duc la angajați mai fericiți.

Efectuarea sarcinilor plictisitoare de validare a foilor de pontaj, calcule de deduceri, calcule de taxe, plăți pentru orele suplimentare, etc. pot fi gestionate de roboții RPA cu zero erori și întârzieri.

Exemple din lumea reală de companii care utilizează RPA în finanțe

Keybank: Una dintre principalele bănci comerciale, Keybank a adaptat RPA într-un stadiu incipient pentru a îmbunătăți eficiența într-un mod extrem de realist. Contul de creanță care implică mai mulți pași de sarcini repetitive de generare a facturilor și a OP-urilor a fost automatizat. Deși principalul obiectiv al băncii este în mod normal plățile, automatizarea conturilor de încasat face ca procesul de plăți să fie fluid și fără erori de la pasul 1 până la ultimul.

Radius Financial Group: Un proces de credit ipotecar este un proces îndelungat de documentare și verificare. Coordonarea între firma ipotecară și client pentru documentația necesară consumă cea mai mare parte a timpului agentului ipotecar. O singură greșeală fie a angajatului băncii, fie a clientului poate întârzia și mai mult întregul proces. Implementarea RPA presupune această activitate complexă de căutare și verificare a detaliilor din diferite surse de date, reducând astfel timpul de procesare cu 80%. Odată cu implementarea RPA, Radius Financial Group ar putea menține ritmul de afaceri chiar și în perioada grea de pandemie.

Societe Generale Bank, Brazilia : A fi lider în servicii financiare ar putea deveni posibil prin automatizarea unora dintre sarcinile repetitive plictisitoare prin automatizarea proceselor robotizate. Datele utilizate în industria serviciilor financiare sunt uriașe și complexe. Cu toate acestea, rapoartele automate regulate ajută angajații să fie mai bine informați și pregătiți pentru a oferi servicii clienților prin excelență. Valoarea adăugată pozitivă pentru îmbunătățirea experienței clienților a arătat o schimbare semnificativă.

Zurich Insurance : Având prezența lor în diferite țări de pe glob, provocarea lor a fost să respecte reglementările specifice geografiei. Cu ajutorul implementării RPA, aceștia ar putea segrega politicile comune și generale care ar putea fi generate printr-un proces automat robotizat, economisind o cantitate imensă de timp. Asigurătorii ar putea avea timp suficient pentru a revizui politici mai complexe. Rezultatul a fost surprinzător, deoarece au putut economisi aproximativ 50% din costul de procesare și, bineînțeles, timp.

Auditul este ușor cu RPA în finanțe și contabilitate

Auditul devine o parte integrantă a proceselor menționate mai sus, deoarece roboții RPA nu pierd niciodată niciun pas, chiar și din greșeală, reducând astfel posibilitatea apariției problemelor de conformitate care ar putea apărea în viitor.

Prin integrarea automatizării robotice cu Inteligența Artificială și Machine Learning, instrumentele RPA pot interacționa cu o gamă largă de aplicații interne, cum ar fi planificarea resurselor întreprinderii (ERP) și managementul relațiilor cu clienții (CRM) . Această integrare ajută la reducerea timpului de procesare prin furnizarea unei analize precise a datelor, declanșând răspunsuri automate către clienți și interacționând cu alte sisteme interne.

O echipă slabă și eficientă din punct de vedere al costurilor se poate concentra pe un serviciu mai bun pentru clienți și poate improviza pe îmbunătățirea unei experiențe mai bune pentru clienți.

O astfel de integrare cu inteligența artificială și învățarea automată sporește puterea RPA. Orice modificări minore ale algoritmilor pot fi gestionate cu ușurință de RPA, ceea ce ar întrerupe procesul de automatizare în caz contrar. Preluarea de rapoarte detaliate, modele și analiza datelor istorice și actuale ajută în procesul de luare a deciziilor.

Încheierea!

Pentru a depăși blocajele fluxului de lucru și posibilele erori umane, începeți cu AI, automatizarea proceselor robotizate activată de ML în finanțe și contabilitate. Acest lucru va ajuta, de asemenea, la eliminarea ineficiențelor care duc la un serviciu slab pentru clienți. Sarcinile repetate și monotone îi țin pe angajați deconectați. Odată cu implementarea automatizării proceselor robotizate, o schimbare notabilă poate fi observată în următoarele domenii de activitate:

• Analizați comportamentul clienților în mod regulat cu ajutorul datelor și rapoartelor create de roboții RPA pentru a stimula creșterea durabilă.
• Îmbunătățiți/creșteți eficiența operațională a echipei prin eliminarea sarcinilor monotone și lăsând același lucru în seama roboților RPA și obțineți analize de date în timp real
• Mențineți clienții informați cu privire la diversele caracteristici critice și noi ale produselor și serviciilor dvs. și îmbunătățiți experiența clienților.
• Automatizarea va duce, de asemenea, la o reducere a fraudei financiare și va semnala în mod proactiv cazurile de fraudă potențială.
• Asigurați conformitatea datelor pe tot parcursul procesului.

Cum poate ajuta Appinventiv cu RPA în finanțe?

Appinventiv este una dintre companiile de dezvoltare de software financiar cu cea mai rapidă creștere la nivel global. Cu o echipă puternică de peste 800 de pasionați de tehnologie, oferim soluții RPA care vă pot automatiza procesele de afaceri Fintech fără probleme. Echipa noastră parcurge fiecare pas de la conceptualizare până la implementare cu cea mai mare rigoare și entuziasm și se asigură că depășim așteptările dumneavoastră.

Un astfel de exemplu este soluția pe care am oferit-o unei bănci lider din Europa prin automatizarea procesului bancar al acestora folosind tehnici de învățare automată și inteligență artificială. Eforturile noastre au condus la o reducere cu 35% a proceselor manuale ale băncii, ceea ce a dus și la o reducere cu 20% a costurilor cu forța de muncă.

Luați legătura cu experții noștri acum pentru acea soluție RPA în finanțare perfectă pentru afacerea dvs.!

Întrebări frecvente

Î. De ce este important RPA în finanțe?

R. Importanța RPA este în creștere, deoarece poate gestiona eficient sarcini de natură repetitivă care sunt predispuse să provoace erori și consumă mult timp atunci când sunt efectuate manual. Puteți avea o echipă slabă, eficientă din punct de vedere al costurilor, reducând costurile operaționale, asigurând în același timp standarde înalte de conformitate și erori umane minime până la zero.

Automatizarea majorității sarcinilor banale de gestionare a stocurilor, datorii și creanțe obișnuite ale conturilor, păstrarea evidenței, procesarea salariilor și generarea de rapoarte pot fi reduse prin utilizarea resurselor umane pentru roluri mai strategice de planificare și relații cu clienții. Este mult mai ușor să gestionați datele și sistemele odată cu creșterea abruptă și substanțială a companiei.

Î. Care este viitorul RPA în finanțe?

A. Se așteaptă ca roboții RPA să preia complet sarcinile tranzacționale ca elemente de bază. Prin integrarea RPA cu învățarea automată și inteligența artificială, tranzacțiile complexe și strategice vor fi, de asemenea, automatizate. Odată cu viitorul dezvoltării de roboți fără codare/codare scăzută, implementarea RPA va fi mult mai eficientă și mai rentabilă.

Integrarea ulterioară cu piața RPA va îmbunătăți capacitățile, deoarece niciun furnizor nu poate oferi toate funcționalitățile pentru a integra și automatiza diferite procese pe care compania le-ar putea folosi.

Î. Care este impactul RPA în contul de plătit?

A. Contul de plătit este o componentă critică a finanțelor și contabilității. Întrucât sarcinile implicate sunt de natură repetitivă, sunt consumatoare de timp și sunt predispuse la erori. RPA integrat cu ML și AI poate prelua sarcina obositoare și monotonă de a efectua sarcini repetitive de generare de facturi și OP-uri. Acest lucru va ține evidența comparării facturilor ridicate cu OP-urile menținând auditul în loc în timp real.