Găsiți singuri salarizare pentru o afacere mică

Afacerea ta este în creștere, iar vremuri interesante urmează. Pe măsură ce angajați oameni, trebuie să aveți un sistem pentru a le plăti salariul. Trebuie să înveți singuri dezavantajele rulării statelor de plată. O afacere în creștere are adesea mai multă capacitate decât numerar. Prin urmare, de multe ori trebuie să ia calea grea de a face totul ei înșiși. Aceasta include proiectarea și punerea în aplicare a unui sistem de salarizare.

De ce aveți nevoie de un sistem de salarizare

Cel mai evident motiv pentru care aveți nevoie de unul este acela de a avea un sistem în vigoare pentru a vă plăti angajații. Există motive mai mari, cum ar fi diminuarea riscurilor și îmbunătățirea operațiunilor dvs. de afaceri. Dacă nu aveți un sistem în vigoare, veți avea la dispoziție o mulțime de setări și timp de lichidare de care să vă dați seama de fiecare dată când trebuie să plătiți salariile.

Cum să rulați salariile pentru o afacere mică

În calitate de companie mică, aveți următoarele opțiuni pentru a gestiona statul de plată:

• Utilizați software de salarizare – Software-ul de salarizare poate fi achiziționat ca pachet sau poate fi accesat prin cloud. Ei se ocupă de calculul salariului și deducerile, de a genera fișe de plată, de a genera declarații fiscale și de a menține evidența salariilor pentru dvs.

  Responsabilitatea proprietarului afacerii se limitează de obicei la revizuirea și aprobarea statelor de plată. Software-ul de salarizare simplifică foarte mult procesul unui proprietar de afaceri care se ocupă singur de salarizare.

• Externalizați salarizarea către un contabil – Dacă nu doriți să învățați cum să faceți salarizare pentru afacerea dvs. mică, puteți externaliza munca unui contabil furnizor de servicii. Contabilul este de obicei instruit să proceseze salariile, dar poate avea un cost ridicat, adesea mai mare decât software-ul de salarizare. Beneficiul aici este acela de a avea o interfață umană pentru a vă răspunde la întrebări în timp ce aceștia preiau procesul.

• Angajați un contabil intern – Dacă doriți să gestionați salarizare în interior, puteți, de asemenea, să angajați un contabil sau să delegați statul de plată unui angajat competent. Ai putea instrui o persoană administrativă care să preia procesul de la tine.

• Fă-o singur – Aceasta este opțiunea cu care s-ar putea să te rămâi dacă ai mai mult timp decât bani. Să discutăm în continuare această opțiune.

Cum să rulați singur salariile

Opțiunea do-it-yourself găsește cea mai mare favoare în rândul proprietarilor de afaceri mici, cel puțin la începutul călătoriei lor. Proprietarii de afaceri mici ar putea considera că este frustrant, dar le va aduce beneficii, pe termen lung, să înțeleagă ei înșiși procesul de salarizare înainte de a se angaja. De fapt, etapele mici sunt cel mai bun moment pentru a învăța, deoarece devine mai greu atunci când aduci mai mulți angajați.

Cel mai mare beneficiu al efectuării personalului de salarizare este că păstrați controlul asupra procesului. Aveți capacitatea de a revizui și de a corecta greșelile pe măsură ce apar fără prea mult înainte și înapoi. De asemenea, nu trebuie să aveți surprize neplăcute atunci când furnizorul dvs. de servicii a făcut o greșeală.

Cu toate acestea, dezavantajul statelor de plată „do-it-yourself” este timpul necesar pentru configurare și timpul recurent necesar procesării fiecărei perioade de plată. De asemenea, nu mulți proprietari de afaceri înțeleg sistemul fiscal, precum și contabilii instruiți. Ei sunt adesea în pierdere atunci când apare o problemă fiscală și trebuie să abordeze un contabil extern.

Cerințe preliminare pentru a rula salarizare pentru o afacere mică

Întreprinderile mici cu mai mulți angajați pot beneficia de externalizarea salariilor. Cu toate acestea, dacă aveți doar câțiva angajați și intenționați să vă mențineți afacerea mică, ar fi mai bine să vă gestionați singur salariul, deoarece va fi mai rentabil.

Înainte de a începe chiar să intervievezi oamenii, există câteva lucruri pe care să le înființezi ca un nou angajator în ceea ce privește modul de a face singur salariul:

1. Obțineți un număr de identificare a angajatorului (EIN) - În calitate de angajator care rulează salarizare, va trebui să vă înscrieți pentru un EIN la IRS. Este un număr care este folosit de IRS pentru a vă urmări taxele pe salarii și conformitățile. Obținerea unui EIN este gratuită și poate fi solicitată cu ușurință pe site-ul IRS.

2. Înscrieți-vă la Sistemul electronic de plată a taxelor federale (EFTPS) – O componentă importantă a gestionării salariilor este să fiți la timp și să fiți la curent cu taxele pe salarii. EFTPS este un serviciu guvernamental gratuit care vă va ajuta să vă plătiți taxele federale pe salarii și taxele de șomaj, toate de pe computer.

3. Înregistrați-vă ca angajator – Există cerințe specifice de înregistrare a afacerilor care trebuie făcute înainte de a putea face salarizare. Fiecare stat are o procedură diferită de înregistrare, așa că asigurați-vă că le verificați.

4. Aflați legile muncii federale și de stat – Înainte de a vă face singur salarizarea, este important să vă familiarizați cu legile muncii relevante. Multe dintre aceste legi au legătură cu cât de des procesați salariul, salariul minim, calculul orelor suplimentare, cerințele privind impozitul reținut la sursă și informațiile care trebuie incluse pe fișele de salariu ale angajaților.

5. Pregătiți documentele angajaților - Când angajați un nou angajat, acesta va trebui să completeze niște documente obligatorii ale angajaților. Documentele vă vor oferi detaliile de care veți avea nevoie pentru a face statul de plată pentru afacerea dvs. mică. Cele mai importante formulare de care veți avea nevoie pentru a completa angajați noi includ:

   • Formularul W-4 – Formularul W-4 este completat de angajați pentru a le informa angajatorilor cât de mult impozit să rețină pentru plățile lor, în funcție de persoanele aflate în întreținere, statutul de înregistrare, deduceri fiscale etc. Un angajat poate ajunge să plătească mai mult impozit la momentul respectiv. de a depune declarațiile fiscale dacă nu au completat W-4 în timp util sau corect.
   • Formular de verificare a eligibilității pentru angajare I-9 – Se completează un formular I-9 pentru a confirma identitatea angajatului și autorizația legală de a lucra în Statele Unite. Formularul este solicitat și obligatoriu de către Serviciile de Cetățenie și Imigrare din Statele Unite.
   • Formular de reținere a impozitelor de stat – Multe state permit utilizarea formularului W-4 singur, dar unele state pot avea cerințe specifice de reținere a impozitului pe care să le dezvăluie noii angajați.
   • Formular de autorizare a depunerii directe – Acest formular vă oferă permisiunea de a efectua plăți directe în contul bancar al unui angajat dacă intenționați să efectuați depozite directe.

6. Alegeți o perioadă de plată – Trebuie să decideți cât de des veți plăti angajații. Puteți opta pentru săptămânal, bisăptămânal, semisăptămânal sau lunar. Doriți să luați în considerare cu atenție perioada care vă permite să colectați fondurile necesare pentru a efectua plata. Cu toate acestea, de asemenea, nu ar trebui să vă lase angajații în vârtej fără plată pentru perioade nerezonabil de lungi. Unele state impun ca lucrătorii cu oră să fie plătiți săptămânal, așa că asigurați-vă că cercetați cerințele statului dvs. pentru un program de salarizare.

Proces pentru a rula efectiv salarizarea

Angajații se așteaptă la livrarea la timp și exactă a salariului. Întrerupțiile și erorile vă pot bloca operațiunile de afaceri. Înainte de a trece la modul de calcul al salariului, există câteva elemente de bază de care trebuie să rețineți:

• Înțelegeți diferitele tipuri de salariu – Salariul brut se referă la suma primită de un angajat înainte de deduceri. Plata bonus indică orice plăți suplimentare primite, peste salariul obișnuit al unui angajat, de obicei legate de performanță ridicată. Salariul net se referă la plata netă a angajatului după deduceri. Este important să faceți diferența între aceste tipuri diferite, astfel încât să nu faceți erori de salarizare.

• Cunoașteți orele efective lucrate de fiecare angajat – Pentru a rula cu exactitate salariile, este necesară o monitorizare adecvată a angajaților. Cel mai simplu mod de a urmări orele angajaților este printr-o foaie de calcul. Cu toate acestea, acest lucru poate dura puțin timp și poate necesita să fiți implicat în mod nejustificat, mai ales când există mai mulți angajați. Alegerea unui software solid de urmărire a timpului care se integrează cu procesul de salarizare poate fi cheia, deoarece metodele manuale pot duce la discrepanțe.

  

Pași pentru rularea salariilor

Există mai mulți pași de urmat pentru a rula salarizarea:

• Calculați salariul brut – Pentru a calcula salariul brut pentru lucrătorii cu oră, pur și simplu înmulțiți tariful orar al angajatului cu numărul de ore pe care le-a lucrat în perioada de plată. Pentru angajații salariați, pur și simplu împărțiți salariul lor anual la numărul de perioade de plată din an pentru a obține plata lunară către aceștia. Salariile brute includ bonusuri, bacșișuri, comisioane, concedii medicale și concedii și orele suplimentare.

• Calculați deducerile înainte de impozitare – Deducerile înainte de impozitare sunt reținute în mod voluntar de către angajat și includ contribuții pentru pensie, beneficii de sănătate, asigurare de invaliditate și avantaje pentru navetiști. Aceste deduceri se scad din salariul brut al angajatului înainte de impozitare dar se verifică dacă sunt supuse impozitelor sau nu. Unele beneficii ale angajaților sunt scutite de impozit.

Impozitele federale, asigurările sociale, impozitele locale și Medicare fac, de asemenea, parte din deducerile înainte de impozitare care trebuie făcute din statul de plată al angajaților.

Impozitul federal pe venit și alte impozite pe salarii

1. Calculați reținerea impozitului federal – Există două tipuri principale de impozite federale care trebuie reținute, adică impozitul pe salarii FICA și impozitul federal pe venit (FIT). Taxele pe salarii FICA sunt împărțite de angajator și angajat și merg către asigurările sociale ale angajatului și Medicare. Responsabilitatea revine angajatorului de a plăti impozitele FICA către guvern și de a arăta scăderea în foaia de plată. FIT se calculează fie pe categorii de salariu, fie în procente, în funcție de câștigurile angajatului. Modul în care este calculat, începând cu 2020, depinde și de W-4 depus de angajat.

2. Calculați reținerea impozitului de stat – În funcție de legile fiscale locale ale statului dvs., este posibil să fie necesar să rețineți unele taxe de stat din salariile angajaților.

3. Calculați popririle salariale - Sechestrele salariale se referă la alte deduceri în care angajatul nu are niciun cuvânt de spus și sunt deduse în mod obligatoriu din salariu. Câteva exemple în acest sens sunt facturile medicale neplătite, întreținerea pentru copii neplătite, împrumuturile pentru studenți delincvenți și taxele neplătite. De obicei, guvernul vă va anunța dacă angajatul dumneavoastră are o poprire pe salariu.

Efectuarea plăților angajaților și perioada de plată

După ce ați calculat salariul net datorat fiecărui angajat, este timpul să plătiți plățile. Legea federală nu cere, de obicei, ca angajatorii să furnizeze fișe de salariu, cu toate acestea, pot exista anumite cerințe specifice statului.

Plăti resturile

Dacă statul dumneavoastră nu are cerințe pentru talonul de plată, nu vi se cere să furnizați un talon de plată. Puteți face acest lucru dacă dvs. și angajatul dvs. sunteți de acord. În majoritatea statelor, oferiți angajaților un talon de plată electronic sau fizic. Oricare poate funcționa atâta timp cât angajații au o modalitate ușoară de a le imprima sau de a le accesa.

Există unele state care se încadrează în categoria statelor opt-in sau opt-out. În statele de renunțare, angajatorii sunt obligați să furnizeze talonoane de plată pe hârtie angajaților care renunță la taloanele de plată electronice. În statele opt-in, angajatorii furnizează taloane de hârtie, cu excepția cazului în care un angajat optează în mod special pentru un formular electronic.

Un sistem automatizat vă poate ajuta să economisiți ore de funcționare a salarizării, mai ales dacă aveți mai mult de câțiva angajați. Ca să nu mai vorbim, este de obicei configurat și pentru o mulțime de legi federale încorporate în sistem. Acest lucru poate reduce o mare parte din complexitatea instalării sistemului de la zero.

Evidențele de salarizare

Menținerea unor evidențe cuprinzătoare și organizate de salarizare este esențială atunci când învățați cum să faceți singur salariul. Este important să urmăriți cât ați plătit un angajat în cazul în care există vreodată o discrepanță între salariul net și ceea ce se așteaptă să primească. Înregistrările sunt, de asemenea, la îndemână în cazul în care trebuie vreodată să luați legătura cu IRS.

Evidența devine destul de importantă pentru plata impozitelor pe salarii. Metodele de plată electronică de calculare a salariului brut, a deducerilor și a salariului net generează de obicei înregistrări automate care pot fi apoi stocate într-o formă de stocare în cloud.

Cecurile pe hârtie și cecurile poștale vă vor cere să păstrați o anumită formă de registre sau înregistrări. Deși poate dura doar câteva minute per angajat, aceste minute se pot adăuga la un exercițiu lung pentru mulți angajați.

Impozite federale ale angajatorilor

În calitate de angajator, sunteți responsabil pentru plata a două tipuri de impozite federale: taxe de salarii FICA și taxe de șomaj federale sau taxe de salarii FUTA.

Angajatorul plătește jumătate din impozitul pe salarii FICA, în timp ce angajatul îndeplinește cealaltă jumătate. Taxele pe salarii FICA cuprind asigurările sociale și Medicare. Responsabilitatea angajatorului se aplică numai asigurărilor sociale. Medicare este suportat integral de angajat.

Taxele pe salarii FUTA merg către asigurările federale de șomaj. Se aplică ca plafon procentual asupra salariului angajatului. Dincolo de această placă, angajatorul nu mai trebuie să plătească impozit FUTA. Achitarea la timp a taxelor de muncă de stat vă poate da dreptul la un credit sau rabat, așa că asigurați-vă că verificați care sunt beneficiile plății la timp.

Odată ce ați calculat impozitele datorate, va trebui să le plătiți guvernului. Dacă nu trebuie să faceți acest lucru imediat, cel mai bine este să îl transferați într-un cont separat pentru a fi păstrat până când trebuie să îl plătiți.

Formulare fiscale trimestriale și anuale

Ultimul pas al gestionării personalului de salarizare este să dezvoltați și să puneți în aplicare un sistem pentru ca afacerea dvs. să depună în mod regulat aceste declarații la timp. Să discutăm puțin mai în profunzime despre aceste formulare fiscale:

1. Formularul 941 – Formularul 941, Declarația fiscală trimestrială a angajatorului, trebuie să fie completată de un angajator în fiecare trimestru. Acest formular indică IRS cât de mult impozit a reținut angajatorul din salariile angajaților și cât de mult impozitele angajatorului au fost plătite în timpul trimestrului. Majoritatea angajatorilor sunt obligați să depună formularul 941 până la sfârșitul lunii următoare trimestrului. În cazul în care angajatorul a efectuat online toate plățile impozitului pe salarii la timp pe parcursul trimestrului, acel angajator beneficiază de încă 10 zile pentru a depune formularul.

   Întreprinderile cu angajați sezonieri, angajați ai fermei, angajați casnici și anumite persoane notificate sunt exceptate de la obligația de a depune Formularul 941.

2. Formularul 940 – Formularul 940, Declarația anuală a impozitului pe șomaj federal al angajatorului, trebuie să fie completată de un angajator în fiecare an. Angajatorul este obligat să depună declarația dacă îndeplinește oricare dintre următoarele două condiții:

   • Angajatorul a plătit cel puțin 1.500 de dolari în salarii pe an sau
   • Angajatorul a avut orice lucru angajat timp de 20 de săptămâni sau mai mult pe an, indiferent dacă cele 20 de săptămâni au fost sau nu consecutive.

   Formularul 940 urmează să fie depus la 31 ianuarie în fiecare an, dar li se acordă 10 zile suplimentare tuturor angajaților care și-au făcut plata taxelor ^FUTA la timp în timpul anului.

3. Formularul W-2 – Formularul W-2 este un formular anual care trebuie depus pentru fiecare angajat. Acesta dezvăluie salariile angajatului, deducerile și reținerile fiscale. Acesta trebuie depus până la ³¹ ianuarie în fiecare an.

   Copii ale formularului W-2 sunt trimise angajatului, Agenției de Securitate Socială și departamentului fiscal al orașului sau statului.

4. Formulare fiscale de stat – Este posibil să fie necesar să depuneți, de asemenea, formulare fiscale trimestriale sau anuale la departamentul fiscal de stat. Consultați departamentul local corespunzător pentru detalii în acest sens.

Alegeți opțiunea care funcționează pentru dvs

Gestionarea personalului de salarizare pentru afacerea dvs. mică vă va face să vă simțiți încrezători în abilitățile dvs. și vă va oferi un sentiment de proprietate asupra afacerii dvs. Se spune adesea că un proprietar de afaceri poartă multe pălării. Una dintre acele pălării este foarte adesea asemănătoare unui contabil. Ca proprietar de afaceri, de multe ori trebuie să-ți murdărești mâinile. Dar nu-ți face griji, ești perfect capabil să faci asta.

La sfârșitul zilei, caută opțiunea care funcționează cel mai bine pentru tine. După ce obțineți un anumit nivel de confort cu procesul de gestionare a salarizării, puteți alege să îl externalizați către un furnizor de servicii sau să investiți în software. V-am oferit avantajele și dezavantajele fiecăreia dintre aceste opțiuni, împreună cu o foaie de parcurs despre cum să vă faceți singur salariul. Știi ce este cel mai bine pentru tine, așa că alege opțiunea care ți se potrivește.