Ce este un sistem de management al siguranței? Ghidul Începătorului

Toate abilitățile și calificările profesionale din lume nu vor împiedica producerea unor potențiale accidente. Când totul este spus și făcut, aveți nevoie de politici și proceduri detaliate pentru a vă menține în siguranță colegii și clienții.

Dar iată chestia : un liant mare de manuale și protocoale de siguranță este o modalitate extrem de ineficientă și depășită de a implementa protocoalele de siguranță în orice companie. Cel mai rău dintre toate, transformă găsirea de informații relevante într-un coșmar în timpul unui eveniment de siguranță.

Aici intervine un sistem de management al siguranței. Acest sortiment de proceduri și politici este obligat să țină echipa dumneavoastră pregătită pentru orice pericol potențial. Dar ce este un sistem de management al siguranței? Ce beneficii aduce și cum poți implementa unul?

Ce este un sistem de management al siguranței?

Un sistem de management al siguranței (SMS) este o abordare oficială la nivelul întregii organizații pentru a ajuta o afacere să atingă un nivel acceptabil de siguranță la locul de muncă. Organizațiile trebuie să își trateze SMS-urile cu același nivel de prioritate ca toate celelalte procese critice de afaceri.

Un SMS organizat poate fi de obicei împărțit în politici, proceduri, structuri și responsabilități, pe care le puteți scala în funcție de dimensiunea organizației dvs.

De obicei, SMS-ul poate fi implementat pentru a îndeplini cerințele federale, cum ar fi Titlul 14 din Codul Reglementărilor Federale din SUA (CFR), pus în aplicare de Administrația Federală a Aviației (FAA).

Scopul unui sistem de management al siguranței

Pe scurt, scopul principal al unui sistem de management al siguranței este de a menține în siguranță angajații și clienții. Dar merge mai adânc decât atât. Acest tip de sistem oferă unei organizații structura de gestionare a riscului la locul de muncă, luând în considerare toate procesele și operațiunile în care siguranța este primordială.

Un alt obiectiv al unui SMS este de a consolida cultura securității la locul de muncă. Această zonă de management al afacerilor este parte integrantă a industriilor cu risc ridicat, cum ar fi cele maritime, aviatice și construcții, pentru a numi câteva.

Beneficiile unui sistem de management al siguranței

Deși implementarea unui sistem de management al siguranței poate fi un proces copleșitor și complicat, acesta oferă o gamă largă de beneficii, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung. Acestea includ:

• Îmbunătățește comunicarea și cultura de siguranță : echipele comunică și, în general, lucrează mai bine împreună atunci când este implementat un SMS.
• Simplifica gestionarea riscurilor de siguranță : SMS îi ajută pe angajați să identifice mai ușor pericolele și riscurile, asigurându-se că măsurile de control sunt aplicate mai devreme.
• Totul este documentat : Cu un SMS, fiecare inspecție, procedură și proces este documentată și disponibilă pentru referințe viitoare, îmbunătățind responsabilitatea pe termen lung.

Alte beneficii ale sistemelor de management al siguranței includ:

• Reduce accidentele, rănile și bolile

• Luare decizii mai bine informate

• Îmbunătățește siguranța organizațională

• Reduce costurile operaționale

• Crește eficiența

• Îmbunătățește distribuția resurselor

• Da dovadă de diligență

• Reduce erorile

• Implementează respectarea legilor de siguranță

• Construiește bunăvoință și încredere la locul de muncă

• Îmbunătățește reputația mărcii

• Reduce primele de asigurare

Componentele de bază ale unui sistem de management al siguranței

Potrivit FAA, sistemele de management al siguranței trebuie să includă întotdeauna patru componente cheie:

1. Politici și obiective de siguranță
2. Managementul riscului de siguranță
3. Asigurarea siguranței
4. Promovarea siguranței.

În cadrul acestor componente, există 12 elemente care asigură implementarea și întreținerea cu succes a unui SMS. Fiecare componentă include elemente specifice. Potrivit Organizației Aviației Civile Internaționale (ICAO), aceste componente și elemente pot fi defalcate după cum urmează:

Siguranța ar trebui să fie inclusă în fiecare parte a operațiunilor unei companii, cu obiective specifice de siguranță stabilite și îndeplinite în orice moment. Responsabilitatea și îndatoririle atribuite siguranței ar trebui luate la fel de serios ca orice alt domeniu de activitate. Este sarcina și angajamentul managerului să se asigure că măsurile de risc sunt luate atunci când trebuie.

Odată ce compania își identifică managerii de siguranță, documentația de siguranță trebuie să fie pusă în aplicare, deoarece trebuie efectuate revizuiri regulate. FAA afirmă, de asemenea, că documentația SMS poate fi fie adăugată la procesele existente de păstrare a evidențelor, fie convertită într-un manual singular.

Elementele politicilor și obiectivelor de siguranță sunt:

• Angajamentul managementului
• Responsabilitate și responsabilități în materie de siguranță
• Numirea personalului cheie de securitate
• Coordonarea planificării răspunsului la situații de urgență
• Documentația sistemului de management al siguranței

Membrii personalului numiți trebuie să fie învățați cum să conducă procesele relevante pentru a gestiona și controla toate riscurile de siguranță. Există cinci pași care joacă un rol esențial în implementarea managementului eficient al riscului de siguranță:

• Descrierea sistemului/Analiza sarcinii : Folosit pentru a evidenția detaliile fundamentale despre condițiile și activitățile la locul de muncă, cum ar fi vremea, echipamentul, mediul etc. Un membru al personalului desemnat analizează factorii care ar putea contribui la riscurile de siguranță.
• Identificarea pericolelor : Orice lucru care ar putea cauza o rănire, boală sau deces unei persoane sau ar putea duce la deteriorarea echipamentului sau a proprietății este un pericol potențial (pericole de șantier, de exemplu). Condițiile legate de eroarea umană, cum ar fi lipsa de cunoștințe și presiunea timpului, pot fi, de asemenea, factori care contribuie.

• Analiza riscurilor : Aceasta implică stabilirea șanselor și severității consecințelor atribuite pericolelor.
• Evaluarea riscurilor : Decizia dacă un risc de siguranță este acceptabil sau nu și prioritizarea riscurilor de siguranță care merită abordate pentru a informa o alocare exactă a resurselor (cum ar fi evaluările riscurilor pentru lucrătorii singuri).
• Controlul riscurilor : Denumit și diminuare a riscurilor, aceasta este implementarea măsurilor pentru a menține în siguranță angajații, proprietățile și echipamentele. Aceste măsuri pot ajuta la reducerea probabilității riscurilor și greșelilor.

Cele două elemente care formează Managementul Riscului de Siguranță sunt identificarea pericolelor și evaluarea și atenuarea riscurilor de siguranță.

Această componentă SMS se învârte în jurul supravegherii controalelor riscurilor în mijlocul operațiunilor. Include, de asemenea, evaluarea eficacității controalelor. Investigațiile, auditurile și raportarea sunt funcții tipice ale asigurării siguranței.

Toate informațiile vitale sunt apoi analizate și comparate cu tendințele și modelele actuale de risc. Trebuie luate măsuri corective în cazul în care controalele riscurilor nu funcționează. Acest lucru se poate realiza adesea prin procese precum întreținerea echipamentelor, supravegherea, instruirea suplimentară în materie de siguranță și multe altele. De asemenea, se așteaptă ca managerii să joace un rol vital în asigurarea siguranței.

Asigurarea siguranței poate fi împărțită în trei elemente. Acestea sunt monitorizarea și măsurarea performanței în siguranță, managementul schimbării și îmbunătățirea continuă a SMS-ului.

Denumită și Cultura Securității, Promovarea Securității face aluzie la activitățile efectuate pentru implementarea SMS-urilor în cadrul unei companii. Acestea includ schimbul de cunoștințe, formarea și comunicarea internă. Faptul ca fiecare angajat să dezvolte o înțelegere detaliată a SMS-ului său asigură că siguranța la locul de muncă devine o valoare de bază a companiei. Toți managerii ar trebui să fie capabili să explice importanța fiecărei proceduri pentru a promova în continuare o cultură pozitivă a siguranței companiei.

Cele două elemente care formează Promovarea siguranței sunt formarea/educația și comunicarea privind siguranța.

Sisteme de management al siguranței în aviație

Aviația este una dintre cele mai răspândite industrii în care sunt implementate sisteme de management al siguranței. Acesta cuprinde o mare varietate de operațiuni de aeronave, cum ar fi resurse financiare, juridice și umane.

Conform celei mai recente versiuni a ICAO Doc 9859 sau a Manualului de management al siguranței (SMM), implementarea SMS este determinată de dimensiunea companiei și de ce servicii și produse sunt furnizate.

FAA a confirmat că sistemele de management al siguranței nu necesită un anumit departament de siguranță, în principal pentru că sistemul poate și ar trebui să fie utilizat în fiecare departament.

Potrivit ICAO, funcțiile de bază ale SMS-urilor în aviație sunt:

• Identificarea pericolelor
• Managementul riscului
• Raportarea evenimentelor
• Analiza performanței
• Asigurarea sigurantei

În cel din urmă, sursele operaționale, cum ar fi programele echipajului, înregistrările de expediere a zborului și rapoartele de discrepanță a aeronavei sunt instrumente valoroase de monitorizare pentru controlul riscurilor de siguranță.

Utilizarea soluțiilor digitale pentru implementarea sistemelor de management al siguranței

În timp ce un sistem de management al siguranței este un termen larg și se referă la un set de politici și proceduri ale companiei pe care o organizație le adoptă, implementarea unui astfel de sistem poate fi consumatoare de timp și ineficientă, în funcție de instrumentele utilizate.

Oferirea angajaților cu grămezi de manuale și documente de siguranță pe hârtie s-a dovedit a fi o modalitate ineficientă de a menține conformitatea într-o companie.

În zilele noastre, soluțiile software digitale precum Connecteam permit angajatorilor să simplifice implementarea sistemului de management al siguranței. Acest tip de software include de obicei caracteristici relevante, cum ar fi resurse de instruire, formulare digitale de raportare a incidentelor și liste de verificare, managementul documentației și comunicarea bidirecțională.

Întrebări frecvente

Cum abordează SMS-urile cerințelor de siguranță ale unei companii?

Un sistem de management al siguranței ajută companiile să își analizeze operațiunile curente pentru a lua decizii mai bune orientate spre siguranță în viitor. Orice SMS ideal este:

• Reactiv : facilitează reacția la incidente și accidente din cadrul organizației.
• Proactiv : analizează procesele organizației înainte de apariția incidentelor/accidentelor.
• Predictiv : identifică riscurile și pericolele potențiale analizând mediul și circumstanțele actuale ale organizației.

Ce probleme pot prezenta sistemele de management al siguranței?

În ciuda beneficiilor sale, există multe probleme care pot apărea cu utilizarea unui SMS. Acestea includ:

• Unele instrumente sunt prea dificil de utilizat pentru angajați și sunt prea concentrate pe complexitățile sistemului, spre deosebire de capacitatea de utilizare.
• Multe sisteme de management al siguranței nu includ versiuni mobile, ceea ce face dificil pentru angajați să raporteze incidente sau să execute proceduri de siguranță din orice locație.
• Un management de succes al siguranței necesită o comunicare internă bidirecțională. Din păcate, însă, multe sisteme SMS nu le oferă angajaților și conducerii capacitatea de a deschide canale de comunicare despre problemele de siguranță și incidente.

Cu toate acestea, există multe soluții SMS care abordează aceste probleme.

Ce industrii beneficiază de un sistem de management al siguranței?

În timp ce practic toate companiile pot beneficia de unul, unele industrii specifice necesită un sistem de management al siguranței, deoarece prezintă inevitabil mai multe riscuri potențiale și pericole de siguranță pentru angajații și clienții lor.

Industrii precum aviația, transporturile, construcțiile, maritim, petrol și gaze și producție sunt obligate din punct de vedere legal să implementeze SMS în operațiunile lor pentru a menține conformitatea cu legile și reglementările naționale. De fapt, standardul ISO 45001 prevede că toate organizațiile, indiferent de dimensiune sau tip, necesită un fel de SMS.

Concluzia sistemelor de management al siguranței

Devine din ce în ce mai clar că metodele utilizate pentru integrarea unui sistem de management al siguranței într-o organizație sunt la fel de critice ca și sistemul în sine.

Acestea fiind spuse, merită remarcat faptul că majoritatea soluțiilor digitale care sunt concepute pentru a implementa SMS-urile implică doar între 10-20% din forța de muncă care le utilizează.

Cheia este adoptarea unei soluții software care să optimizeze managementul, implicarea și comunicarea angajaților, permițând în același timp managerilor să-și implementeze procedurile și politicile de siguranță.

În cele din urmă, cu cât software-ul este mai ușor de utilizat, cu atât angajații vor avea mai mult succes în identificarea riscurilor, gestionarea acestora și prevenirea incidentelor în viitor.