Integrarea Salesforce Sharepoint – Beneficii, proces și provocări

În lumea afacerilor în ritm rapid în care operează întreprinderile, integrarea mai multor tehnologii și platforme care se completează automat nu mai este o tendință, ci o necesitate. Acest articol detaliază nuanțele creării unei sinergii între doi giganți ai tehnologiei – Salesforce și SharePoint. Combinând capabilitățile solide de gestionare a documentelor ale SharePoint cu gestionarea relațiilor cu clienții Salesforce, companiile se apropie cu un pas de deblocarea unor niveluri masive de colaborare și productivitate.

Dacă intenționați să stabiliți integrarea Salesforce SharePoint, dar nu sunteți sigur de beneficiile pe care le-ar oferi procesului și de provocările care pot apărea în acest proces, întrebările dvs. vor primi răspuns aici.

[Citiți și: Soluții de integrare Salesforce – Beneficii, caracteristici și abordări cheie]

Integrarea SharePoint cu Salesforce este chiar necesară?

Deși Salesforce oferă funcționalități de încărcare și întreținere a documentelor, acesta nu este lipsit de limitări. Pentru a rezolva acest lucru înainte de a începe să afecteze productivitatea, companiile încep să caute sisteme de colaborare bazate pe documente, cum ar fi SharePoint, pentru stocarea documentelor și gestionarea colaborărilor la nivel de companie.

Dar este cu adevărat necesară această integrare? Ei bine, iată ce se întâmplă atunci când vă limitați procesele la Salesforce.

1. Dimensiunea fișierului – Salesforce vine cu două opțiuni pentru a încărca documente – „Atașamente” care permite încărcarea datelor de până la 25 MB și „Fișier” care permite încărcarea datelor de până la 2 GB. Alocarea datelor și gestionarea documentelor cu o dimensiune a datelor mai mare decât aceasta, pot crește direct costurile de stocare și pot împiedica performanța sistemului în timp, datorită arhitecturii multi-tenant a platformei.
2. Accesibilitatea documentelor și confidențialitatea – Partajarea documentelor Salesforce cu utilizatori non-Salesforce poate fi posibilă numai printr-o adresă URL publică. Totuși, acest lucru este asociat cu probleme cu respectarea GDPR și alte legi privind securitatea datelor, deoarece documentul este distribuit public. O soluție pentru aceasta este obținerea de licențe suplimentare pentru utilizatorii care nu fac parte din Salesforce - ceva care poate fi o afacere costisitoare.
3. Sincronizare în timp real – Modificările efectuate în unitatea locală a utilizatorilor nu sunt sincronizate automat cu fișierele Salesforce și invers. Singura opțiune pe care o au utilizatorii este să încarce/descărcare și apoi să înlocuiască fișierul cu noua versiune.

În timp ce în acest scenariu, SharePoint nici măcar nu este în imagine, poate exista un alt eveniment în care companiile folosesc atât Salesforce, cât și SharePoint, dar acestea nu sunt integrate. Iată problemele asociate cu această abordare.

1. Proces defectuos – Deoarece contractele furnizorilor, clienților și partenerilor funcționează în jurul aceluiași proces de aprobare, acestea tind să se automatizeze într-o singură soluție de gestionare a fluxului de lucru precum SharePoint. Acum, când vine vorba de aprobările contractelor, utilizatorii Salesforce trebuie să treacă de la CRM la SharePoint și invers.
2. Colaborare greșită în echipă – În timp ce înregistrările clienților sunt stocate pe Salesforce, colaborarea lor are loc atât pe SharePoint, cât și pe Salesforce. Drept urmare, utilizatorii Salesforce tind să piardă timp în comutarea între sisteme pentru a păstra legătura cu echipele lor.
3. Dublarea documentelor – O altă provocare care vine odată cu lipsa integrării Salesforce cu SharePoint este că, în general, echipa de vânzări trebuie să descarce documente din SharePoint și apoi să le încarce în Salesforce de fiecare dată când trebuie să le partajeze cu echipa sau clienții lor. Acest proces, de multe ori, duce la duplicarea documentelor în două sisteme, ceea ce duce la o dezordine a versiunii fișierelor.
4. Dezertare de conținut – echipele de vânzări pot copia linkurile fișierelor SharePoint în Salesforce, dar nu le vor putea previzualiza sau nici măcar nu le vor putea găsi în căutarea globală Salesforce. Ca urmare, conținutul care ar fi putut fi valoros pentru comunicarea clienților este îngropat în bibliotecile SharePoint.

Acum că am analizat efectele secundare ale lipsei integrării SharePoint și Salesforce, haideți să ne uităm la beneficiile vizibile ale stabilirii unuia înainte de a trece la pașii de integrare.

Care sunt unele beneficii cheie ale integrării SharePoint și Salesforce?

Sistemul de gestionare a documentelor SharePoint integrat cu Salesforce aduce beneficii masive companiilor care doresc să îmbunătățească colaborarea între echipele de servicii și de vânzări, gestionând în același timp gestionarea eficientă a datelor. Capacitățile combinate ale Salesforce ca CRM și SharePoint ca platformă de gestionare a documentelor și stocare a fișierelor se completează perfect.

Colaborare îmbunătățită în echipă

Integrarea SharePoint și Salesforce îmbunătățește colaborarea nu doar între echipele de vânzări și service, ci și alte domenii precum marketing și juridic. Să ne uităm la asta prin exemple.

Scenariul 1 – Imaginați-vă că un director de vânzări și un scriitor de conținut are sarcina de a crea o propunere de client. Cu ajutorul integrării SharePoint cu Salesforce, modificările făcute de directorul de vânzări pe documentul scriitorului vor fi reflectate în timp real pentru ca toți membrii echipei (cu acces la documente) să le vadă. Acest lucru ar asigura că toată lumea este pe aceeași pagină și că riscul de control al versiunilor este redus.

Scenariul 2 – Echipa juridică examinează și apoi aprobă un contract stocat în SharePoint, după care directorul de vânzări poate vedea acele modificări în Salesforce instantaneu. Acest lucru poate ajuta echipa de vânzări să fie actualizată atunci când partajează actualizări importante cu clienții lor.

Securitatea documentelor

Integrarea Salesforce SharePoint oferă companiilor acces la caracteristicile de securitate solide ale SharePoint, cum ar fi echipe, roluri și niveluri de permisiuni, ceea ce le ajută să adere la legile de conformitate precum HIPAA și GDPR etc. Platforma vine cu o altă caracteristică în care datele de expirare pot fi setate pentru anumite fișiere, în acest fel, furnizorii terți nu vor putea accesa fișierul după data de expirare.

Analiză și raportare

Integrarea SharePoint Salesforce asigură capabilități ușoare de analiză și raportare, deoarece datele care provin de la ambele platforme pot fi combinate pentru a obține informații despre performanța vânzărilor, utilizarea documentelor și interacțiunile cu clienții. De exemplu, cu ajutorul instrumentului de raportare și audit SharePoint Online, echipele pot analiza documentele care sunt accesate frecvent în procesul de vânzare – oferindu-le informații despre resursele care au avut cel mai mare impact asupra încheierii tranzacțiilor sau remedierii problemelor clienților.

[Citiți și: Un ghid complet despre știința datelor și analiză pentru companii]

O mai bună echilibrare a sarcinii

Unul dintre beneficiile cheie ale integrării Salesforce cu SharePoint constă în îmbunătățirea echilibrării încărcării. Utilizarea individuală a ambelor platforme solicită multă sarcină sistemelor, ceea ce duce la creșterea timpului de nefuncționare și la performanță lentă. Cu toate acestea, integrarea lor permite partajarea datelor și fișierelor între două platforme, ceea ce duce la o mai bună echilibrare a încărcăturii și la zero risipă de resurse din cauza dublării și întreținerii mai multor copii.

Aceste patru sunt doar beneficiile de nivel înalt asociate integrării Salesforce și SharePoint. La un proces de zi cu zi și la nivel de flux de lucru, mai multe alte avantaje ies la suprafață, cum ar fi – controale de partajare externă, management mai bun al datelor, productivitate îmbunătățită și scalabilitate.

Cu toate acestea, probabilitatea de a asista la aceste beneficii în organizația dvs. depinde în întregime de cât de bine realizați integrarea Salesforce SharePoint. Înainte de a ajunge la acea secțiune, permiteți-ne să vă oferim o scurtă privire asupra celor patru principii directoare care pot asigura succesul procesului.

Principiile directoare ale integrării SharePoint Salesforce

În economia digitală de astăzi, integrările de succes joacă un rol foarte important în construirea unei organizații eficiente și eficiente. Asigurarea faptului că compania dumneavoastră poate realiza acest lucru va necesita să urmați câteva principii directoare.

1. Reședința datelor – Ar trebui să se asigure că datele se află în limitele lor geografice prestabilite: unde au fost create, unde vor fi accesate și unde vor fi stocate. Acest lucru devine cu atât mai important atunci când trebuie să respectați cerințele privind confidențialitatea și stocarea datelor.
2. Securitate – Integrarea dvs. SharePoint Salesforce ar trebui să păstreze securitatea ca prioritate maximă. În timp ce ambele platforme vin cu un algoritm de securitate robust, ar trebui să acordați atenție permisiunilor de accesibilitate a fișierelor și urmăririi utilizării acestora. [Citiți și: Securitatea aplicațiilor în cloud: protejarea datelor dvs. în cloud]
3. Arhitectura datelor – Datele pe care le utilizați ar trebui să fie organizate și structurate în mod logic pentru a profita la maximum de procesul de integrare. Aceasta include de obicei etichetarea, clasificarea și legarea punctelor de date asociate atât în ​​Salesforce, cât și în SharePoint.
4. Partajarea datelor – După ce datele au fost bine organizate și stocate, următorul pas care urmează este planificarea accesului și distribuirii acestora. Pentru a rezolva acest lucru, SharePoint vine cu o serie de caracteristici, cum ar fi adăugarea de date de expirare în documente, un tablou de bord pentru a vizualiza și urmări cine a accesat un document etc.

Având în vedere principiile de integrare Salesforce SharePoint discutate acum, permiteți-ne să ne aprofundăm în procesul modului în care puteți conecta cele două platforme și dacă există limitări pentru care ar trebui să vă pregătiți.

Pas cu pas al integrării SharePoint cu Salesforce

Când ajungeți la procesul de integrare Salesforce cu SharePoint, veți avea de obicei trei opțiuni – Utilizarea Files Connect, Realizarea unui instrument de integrare personalizat și Utilizarea platformelor terțe pentru a conecta cele două platforme.

Să explorăm toate cele trei opțiuni aici.

Metoda Salesforce Files Connect SharePoint

1. Deschideți Salesforce AppExchange și căutați „Files Connect”. Apoi, faceți clic pe butonul „Obțineți acum” pentru a începe instalarea.
2. După instalare, acum va trebui să acordați permisiuni accesând secțiunea „Seturi de permisiuni” din meniul de configurare Salesforce și selectând „Files Connect”. De aici, puteți atribui permisiunile necesare utilizatorului, cum ar fi capacitatea de a vizualiza, edita și șterge fișiere.
3. Apoi, stabiliți un furnizor de autentificare navigând la „Furnizor de autentificare” și selectând „Files Connect”. De aici, puteți crea și gestiona setările necesare, cum ar fi tipul de autentificare și accesul acordat utilizatorilor.
4. După aceasta, trebuie să configurați contul SharePoint. Accesați secțiunea „SharePoint” și apoi selectați „Files Connect”. Acum puteți introduce informațiile necesare, cum ar fi datele de conectare și URL-ul SharePoint.
5. Acum este timpul să configurați aplicația dezvoltată. Pentru aceasta, accesați secțiunea „Dezvoltare” din meniul de configurare Salesforce și apoi selectați „Files Connect”. De aici, acum puteți configura setările necesare, cum ar fi tipul de integrare și datele care vor fi partajate între sisteme.
6. Următorul pas crucial pentru integrarea Salesforce cu Sharepoint este configurarea instrumentului Salesforce Files Connect. Accesați secțiunea „Configurare” din meniul Salesforce și accesați „Files Connect”. Acum, puteți configura setări precum tipul de integrare și datele care vor fi partajate între sisteme.
7. Ultimul pas al integrării Salesforce SharePoint este construirea unei legături între cele două platforme. Pentru a stabili acest lucru, accesați secțiunea „Surse de date externe” din meniul de configurare Salesforce și accesați „Files Connect”. În acest moment, puteți configura cu ușurință setări precum tipul de integrare și datele care vor fi partajate între sisteme.

Deși aceasta este cea mai aplicată formă de integrare Salesforce și SharePoint, există câteva limitări îngrijorătoare ale Files Connect, cum ar fi suportul limitat de sistem extern, nicio opțiune de încărcare, niciun control al permisiunilor, complexitatea partajării externe, latența, limitările de căutare etc.

Aplicații de integrare Salesforce cu SharePoint terțe

Mai mulți conectori de la terți au ca scop rezolvarea restricțiilor Files Connect. Să ne uităm la o vedere tabelară a comparației dintre Files Connect și ele.

Instrument personalizat de integrare SharePoint Salesforce

Ultima opțiune pentru care companiile optează în general atunci când realizează integrarea online Salesforce și SharePoint este construirea unui instrument personalizat. Parteneriatul cu un furnizor de servicii de dezvoltare software, cum ar fi Appinventiv, vă poate oferi setul de abilități de care aveți nevoie pentru integrarea personalizată care abordează fiecare complexitate și restricție a Files Connect și a software-ului terță parte.

Acum că știți cele trei opțiuni pe care le-ați obține în mod obișnuit atunci când planificați integrarea SharePoint cu Salesforce, am vrut să vă pregătim pentru câteva provocări comune care ar putea apărea, indiferent de modelul de integrare pe care îl alegeți.

Provocări frecvente cu integrarea SharePoint Salesforce și modalități de a le depăși

Integrarea SharePoint cu Salesforce poate fi o călătorie complexă pentru multe companii cărora le lipsesc caracteristicile tehnice ale combinării celor două platforme masive.

Migratia datelor

Migrarea datelor de la Salesforce la SharePoint sau invers poate fi o sarcină extrem de complexă și consumatoare de timp, deoarece companiile trebuie să se asigure că datele lor au fost formatate, organizate și migrate corespunzător, fără erori de duplicare sau corectitudine. Pentru a depăși această problemă, aceștia pot folosi instrumente terțe de migrare a datelor sau chiar pot angaja servicii specializate de migrare a datelor pentru a ajuta la abordare.

Securitatea datelor

Asigurarea faptului că datele sensibile sunt complet protejate și că accesul este restricționat numai utilizatorilor autorizați este cheia unei integrări de succes Salesforce SharePoint. Vă recomandăm să rezolvați acest lucru prin aplicarea unor caracteristici de securitate precum firewall-uri, criptare și controale de acces.

Personalizare

Personalizarea integrării și a rezultatului acesteia este extrem de dificilă atunci când parcurgeți ruta Files Connect. Lipsa uneia este ceea ce duce la companiile fie să opteze pentru o soluție terță parte, fie să se partenereze cu o firmă de dezvoltare de software care ar ajuta la construirea unui instrument de integrare personalizat.

Prin aceasta, am analizat toate fațetele diferite ale integrării Salesforce SharePoint. Pentru o scurtă rezumat, ne-am referit la modul în care funcția de gestionare a documentelor Salesforce nu poate fi suficientă singură pentru cerințele unei afaceri în creștere, precum și motivele pentru aceasta. Apoi, am analizat câteva beneficii de top ale integrării, detaliile opțiunilor pe care le-ați avea atunci când le-ați combina și, în sfârșit, provocările pe care le-ați putea întâlni.

Cum poate Appinventiv să ajute la integrarea Salesforce Sharepoint?

La Appinventiv, înțelegem că fiecare echipă de dezvoltare a afacerii caută o soluție care să fie mai productivă și mai orientată spre rezultate - ceva ce promite integrarea Salesforce și SharePoint. Dar chiar și în această integrare, unele limitări evidente pot fi rezolvate folosind o soluție personalizată. Aici intervine expertiza noastră.

Avem cunoștințele tehnice și simțul de afaceri pentru a înțelege problemele dvs. de bază, de zi cu zi, care apar din cauza lipsei de integrare și avem soluțiile tehnice nu doar pentru a le rezolva, ci chiar și pentru a dezvolta capacitățile ambelor platforme.

Luați legătura cu experții noștri în integrare astăzi pentru a găsi o soluție de integrare personalizată și mai eficientă pentru a combina cele două software de afaceri puternice.

Întrebări frecvente

Î. Este Salesforce similar cu SharePoint?

R. În timp ce Salesforce are unele funcționalități de gestionare a documentelor, în esență, este o platformă CRM. Pe de altă parte, principalul punct de vânzare al SharePoint este că este un sistem de gestionare și stocare a documentelor.

Î. Care este beneficiul integrării Salesforce SharePoint?

R. Există mai multe beneficii asociate cu integrarea Salesforce și SharePoint. Iată pe cele de top:

• Colaborare îmbunătățită în echipă
• Securitatea documentelor
• Analiză și raportare
• O mai bună echilibrare a sarcinii
• Controale de partajare externă
• Gestionare mai bună a datelor
• Productivitate îmbunătățită
• Scalabilitate mai mare și multe altele.

Î. Este Files Connect singura opțiune de conectare a celor două platforme?

R. În timp ce Files Connect este cea mai utilizată metodă de integrare, nu este singura modalitate. De asemenea, puteți utiliza instrumente de integrare terță parte sau puteți crea o platformă personalizată care are capabilitățile de integrare.