Creșteți-vă compania de securitate cu aplicația nr. 1 Security Guard

Există o mulțime de piese în mișcare atunci când gestionați o companie de pază. De la gestionarea angajaților la clienți până la operațiunile zilnice, totul este super important și super urgent. Pe lângă toate acestea, există numeroase reglementări și o speranță de bază că vei fi profitabil la sfârșitul lunii.

După ce peste 100 de companii de agenți de securitate au devenit clienți Connecteam, am vrut să creăm un ghid despre cum alte companii de securitate ar putea folosi aplicația de paznici Connecteam pentru a-și extinde afacerea. Am analizat două aspecte de bază:

1. Cu ce ​​provocări s-au confruntat companiile de securitate înainte de a alege Connecteam?
2. De ce au ales Connecteam și cum folosesc aplicația?

Mai jos sunt concluziile pe care le-am găsit, astfel încât să vă puteți scala compania de securitate cu aplicația de paznic numărul 1.

Provocări cu care se confruntă companiile de securitate înainte de Connecteam

Greu de menținut pe toți pe aceeași pagină

„Deoarece totul se schimbă în mod regulat, este o provocare să-i ții pe toți pe aceeași pagină.”

„Este foarte dificil să obținem o vizibilitate deplină despre cine a primit mesajul, iar primirea informațiilor din teren de la angajații noștri durează prea mult.”

„Este o problemă să obținem informații în timp real de pe teren și folosim instrumente diferite, astfel încât nimic nu este înregistrat și fiecare mesaj este dezordonat fără format.”

Proces dezordonat pentru a crea un program eficient și a distribui turele

„Crearea în avans a unui program predictiv și care să funcționeze pentru toată lumea nu este o sarcină ușor de realizat, iar folosirea pixului și hârtiei sau grămezilor de foi Excel pentru a termina treaba mă îneacă în hârtii.”

Urmărirea cu acuratețe a orelor pentru salarizare nu este ușoară

„A avea angajați fără birou creează un coșmar când vine vorba de urmărirea orelor. La fel ca în crearea unui program, avem grămezi de hârtii și cărți perforate sau nenumărate e-mailuri în care angajații raportează când au trecut și ieșit. În plus, trebuie să respectăm legile de reglementare, așa că trebuie să ne asigurăm că avem orele corecte de la toți angajații noștri.”  

Onboarding și Training

„A fi agenți de pază înseamnă a-ți asumă mai multă responsabilitate și abilități, toate acestea necesită multă experiență și pregătire. Trebuie să ne pregătim personalul pentru toate provocările, să-i ajutăm să performeze la un nivel înalt și să adoptăm reglementările guvernamentale. Cu toate acestea, constatăm că metodele de îmbarcare și de antrenament regulat necesită timp și dificil de organizat, mai ales atunci când toată lumea nu se află în aceeași locație.

„Avem o mulțime de angajați temporari, așa că avem nevoie de un proces de îmbarcare rapid, dar amănunțit și nu ar trebui să ne coste un braț și un picior.”

Oferă clientului cea mai bună experiență

„Clienții mei se așteaptă la cea mai bună și modernă experiență. Muncesc din greu pentru a mă diferenția de concurență și pentru a oferi valoare adăugată.”

Cum utilizează companiile de securitate aplicația Connecteam Security Guard

1. Comunicare internă simplă și simplificată

Nu ratați niciodată o bătaie cu agenții tăi de securitate și menține-i pe toți pe aceeași pagină cu un clic pe un buton. Comunicarea internă cu echipa dumneavoastră este esențială pentru satisfacția în muncă și chiar pentru satisfacția clienților!

În plus, puteți urmări toate rezultatele din tabloul de bord pentru a ști cine v-a citit mesajul și cine nu. Trimiteți un memento celor care au ratat mesajul dvs., astfel încât să fiți siguri că toată lumea este la curent.

Exemple de tip de comunicare pe care le puteți trimite prin aplicația de agent de securitate Connecteam includ:

• Comunicare direcționată : adresați-vă tuturor sau unui anumit grup de angajați (cum ar fi supervizorii sau cei dintr-o anumită locație) și trimiteți actualizări, informații relevante, protocoale noi, recunoașterea angajatului lunii și multe altele.
• Directorul angajaților: este ușor să găsiți detaliile de contact ale echipei dvs. cu gestionarea completă a permisiunilor.Începeți o conversație cu oricine este relevant printr-o atingere
• Grupuri de chat: este atât de simplu să simplificați comunicarea de zi cu zi cu ușurință și eficientă, trimițând mesaje grupului relevant sau printr-un chat privat unu-la-unu.Informați-vă echipa care este cea mai bună rută de luat sau dacă există un eveniment la unul dintre locații sau dacă a avut loc un accident și trebuie să fie conștienți. Indiferent de informațiile despre care trebuie să fie informați pentru a-și executa munca în mod eficient – ​​partajați-le cu ei în timp real, fără a fi nevoie de lanțuri WhatsApp nesfârșite, apeluri telefonice neglijente sau mesaje text învechite.
• Notificări push și actualizări: trimiteți atât anunțuri formale, cât și informale, cum ar fi operațiuni, actualizări ale CEO, recunoașterea angajaților, actualizări administrative și multe altele.Acest lucru îi ține pe toți informați de sus până jos cu privire la toate problemele companiei.

2. Programare și expediere mai rapidă, dependentă

Connecteam vă permite să expediați locuri de muncă sau să creați ture prin simpla apăsare a unui buton! Atribuiți-vă agenții de securitate la anumite ture în funcție de diferite locații și bază de clienți, sprijiniți planificarea mai multor echipe pentru fiecare tură de muncă și puteți include, de asemenea, informații detaliate despre ture pentru a vă asigura că lucrurile se fac corect, cum ar fi adresa, sarcinile, mementourile și multe altele.

Toți angajații dvs. au acces imediat la programul lor de oriunde, astfel încât să poată accepta sau respinge o tură, să vadă dacă o tură este deschisă și multe altele.

Planificați cu ușurință în avans și obțineți o imagine de ansamblu în timp real asupra situației proiectelor, știind unde sunt angajații dvs.

• Atribuiți agenți de securitate în schimburi în funcție de diferite locații și bază de clienți
• Sprijinirea mai multor echipe de planificare pe tură
• Păstrați înregistrări ale orei de intrare și ieșire a ceasului și locația și chiar permiteți notițe și comentarii privind schimburile
• Permite angajaților să accepte/respinge ture (opțional – poate fi dezactivat)
• Obțineți timp liber și solicitări de concediu și puteți vedea instantaneu dacă au fost aprobate sau respinse

3. Orele precise și gestionarea mai bună a salarizării

Connecteam simplifică înregistrarea și ieșirea, tot ce trebuie să facă angajații este să apese pe butonul mare și gata! În calitate de manager, poți fi sigur că angajații sunt acolo unde spun ei că sunt, așa că îi plătești cu acuratețe, deoarece un marcaj de timp GPS este etichetat pentru fiecare funcție de intrare și ieșire a ceasului. Acest lucru ajută la limitarea lovirii cu pumnii cu prietenii, iar abuzul de timp este de domeniul trecutului – ceea ce înseamnă că gestionați salarizarea mai inteligentă și mai precisă pentru toți.

Economisiți timp la salarizare și foi de pontaj cu automatizarea Connecteam a urmăririi timpului:

• Pentru înregistrarea și ieșirea din ture cu ștampila de locație GEO
• Utilizarea setărilor de memento-uri predefinite pentru a vă asigura că angajații intră și ies la timp
• Utilizarea de note și etichete, pentru a răspunde unor nevoi specifice (cum ar fi filtrarea după un client sau anumite date)
• Export de fișe de salarizare, pe schimb sau ca total
• Se integrează direct cu QuickBooks Online și Gusto pentru salarizare fără griji

Rețineți că există limitări ale cronometrului pe care le puteți seta pentru a vă asigura că agenții de securitate pot intra doar LA SITE-ul care le-a fost atribuit și doar CÂND trebuie.

4. Automatizați procesele zilnice

Poate fi greu să gestionezi rapoartele din teren, de multe ori există un gol și, de cele mai multe ori, petreci mult timp urmărind anumite rapoarte pentru că nu ți-au fost trimise la timp. Și nici nu mă face să încerc să descifrez scrisul de mână dezordonat dacă agenții tăi de securitate încă completează totul cu pix și hârtie.

Faceți toate listele de verificare, formularele și rapoartele digitale, astfel încât angajații dvs. să le poată completa oricând și din orice locație. Într-un clic, obțineți feedback imediat de la sol, astfel încât să puteți lua decizii de afaceri inteligente. De exemplu, rapoarte rezumative, jurnale zilnice, rapoarte de incident, rambursare a cheltuielilor, liste de verificare a echipamentelor și multe altele. Toate aceste fluxuri de lucru pot fi chiar partajate automat cu clienții dvs., dacă doriți.

Îmbunătățiți-vă cu ușurință operațiunile zilnice, trimițând rapoarte de pe teren la birou în câteva secunde. În timp ce sunt în deplasare, angajații pot completa următoarele și multe altele:

• Raport de început sau sfârșit de tură
• Raport de inspecție a supraveghetorului
• Raport de incident
• Raportul accidentului
• Raport de răspuns la alertă
• Pericol de siguranță/raport de observare
• Raport de reclamație a clienților
• Formular de comandă uniform
• Cerere întreținere vehicul

În plus, faceți toate cele mai comune materiale disponibile în aplicație, cum ar fi:

• Proceduri de operare standard (SOP)
• Manualul angajatului
• Protocoale de siguranță și urgență
• Codul de etică
• Politică uniformă
• Politica privind hărțuirea sexuală

5. Îmbunătățiți pregătirea și integrarea pentru toți agenții de securitate

Industria agenților de pază se confruntă adesea cu o mare fluctuație de afaceri, ceea ce înseamnă că orele pe care le petreceți pregătind fiecare nou angajat vă pot costa pe termen lung.

Cu Connecteam, vă asigurați că toate informațiile sunt disponibile pe smartphone-ul angajatului dvs., de la materiale de instruire la proceduri, protocoale, videoclipuri și multe altele. Puteți urmări progresul lor în timp real, puteți trimite notificări oricui rămâne în urmă și, cel mai bine, angajații dvs. sunt instruiți în propriul ritm, în timpul lor. Chiar și în deplasare!

Ori de câte ori un nou angajat se alătură echipei, oferă-i cea mai bună zi din toate timpurile, oferindu-le experiența secolului XXI:

• O scrisoare oficială de bun venit angajatului în companie
• Treceți printr-o „listă de verificare a angajaților noi” pentru a vă asigura că nimic nu este ratat
• Formular de informații personale (informații personale, informații de contact, contact de urgență)
• Acord de confidențialitate și nedezvăluire
• Cerere de cazier judiciar
• Obțineți o copie a actului de identitate al noului angajat și a altor documente relevante
• Instruire pentru sănătate și siguranță
• Semnări pentru uniforme, insigne și alte echipamente

Îmbunătățiți abilitățile profesionale în mod regulat, permițând ca toate materialele relevante să fie disponibile la un clic pe un buton:

• Instruire pentru sănătate și siguranță
• Formare privind hărțuirea sexuală
• Utilizarea și întreținerea echipamentelor
• Teste și chestionare

6. Îmbunătățiți conformitatea la nivel de companie

Connecteam este folosit de companiile de securitate în scopuri de conformitate, aproape nimic nu este mai important decât respectarea reglementărilor federale și de stat.

Formularele „Citiți și semnați” sunt obișnuite, precum și antrenamentele periodice de reîmprospătare. Toate documentele sunt înregistrate și trimise automat ca copie PDF către e-mailuri predefinite care pot fi personalizate pentru fiecare formular, iar utilizatorii pot exporta un raport rezumat în orice moment.

„A avea anumite documente la dosar este una dintre funcțiile pe care le iubesc atât de mult, deoarece angajații pot semna totul pe telefon. Am creat politici de hărțuire sexuală, politici medicale, inclusiv o foaie pentru a aduna preferințele echipei de beneficii, politici de siguranță și multe altele. Angajații recunosc acest lucru și semnează în aplicație fără a fi necesar să se afle fizic la birou. Acest lucru ne economisește mult timp și evităm necazurile ulterioare.”– Parfait Vandi, președinte și manager calificat al UGS Private Security Inc.

Citiți și semnați documente:

• Confirmarea manualului angajatului
• Acord uniform
• Politica privind hărțuirea sexuală
• Alte documente citite și semnate

Formare periodică de perfecționare:

• Formare privind hărțuirea sexuală
• Instruire pentru protocoale de urgență
• Instruire pentru familiarizarea campusului
• Formare de perfecționare a protocolului

Orice altceva este necesar pentru ca compania dvs. de securitate să obțină o conformitate mai bună la nivel general, poate fi gestionat cu Connecteam.

7. Mai ușor de gestionat sarcinile de resurse umane

Automatizați procesele și obțineți un control mai bun asupra problemelor legate de forța de muncă:

• Recomandați un prieten: este atât de ușor pentru angajații dvs. să recomande prieteni pentru o poziție care vă ajută să vă creșteți nivelul de recrutare.
• Gestionarea cererilor de concediu/concediu medical: utilizatorii primesc actualizări automate dacă solicitările au fost respinse sau aprobate.
• Formular de informații personale pentru înscrierea noilor angajați (informații personale, informații de contact, contact în caz de urgență, documente precum formulare fiscale / act de identitate cu fotografie etc.)
• Actualizarea informațiilor de contact, cum ar fi adresa, numele, e-mailul, contul bancar și multe altele.
• Sondaj de satisfacție a angajaților pe care îl puteți trimite săptămânal sau lunar sau oricând doriți.

Gestionați-vă resursele umane interne cu o soluție directă, în timp real, ușor de utilizat și care asigură angajaților dvs. acces imediat la toate informațiile legate de companie.

De ce companiile de securitatealeg aplicația Connecteam Security Guard

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în căsuța dvs. poștală? Abonați-vă aici