Șablon de factură de expediere

Prezentare generală a șablonului de factură de expediere

Așa cum există o chitanță pentru fiecare achiziție pe care o faceți, există o factură de transport pentru fiecare transport expediat. Deși ar putea suna ca un răsucitor de limbi, generarea de facturi de expediere precise și detaliate este parte integrantă a fiecărei operațiuni de transport. Puteți folosi șabloane de factură de transport disponibile pe internet dacă nu doriți să vă pierdeți timpul formulând o factură de transport.

O factură oficială de transport adecvată are o mulțime de componente și taxe care trebuie incluse și, dacă sunt omise, poate crea probleme în timpul tranzitului. Transportatorii de transport maritim generează de obicei aceste facturi pentru a urmări expedierea prin sistemele lor și pentru a crea o modalitate standardizată și eficientă de a se asigura că fiecare pachet ajunge la destinație.

Pentru a înțelege cum să creați și să utilizați facturile de expediere, să ne uităm la facturile de expediere.

1) Ce este o factură de expediere?

Din punct de vedere tehnic, o factură de expediere este un document creat de vânzător pentru a declara și oferi informații despre produsele și serviciile livrate clientului și instrucțiunile de expediere. Există o mulțime de informații pe factura de transport și nu le puteți rata sau uita.

Puteți fie să utilizați un șablon de factură de transport gratuit disponibil pe internet, fie să utilizați Word sau Excel pentru a crea un șablon de factură de expediere. Ca rezultat, majoritatea companiilor folosesc un șablon de factură de expediere cu un câmp prestabilit și un design cu toate informațiile statice deja pe document. Va trebui doar să adăugați modificările informațiilor cu fiecare expediere. Acest lucru vă permite să simplificați crearea și tipărirea facturilor de expediere pentru confortul transportatorului și al clientului.

O factură de transport, cunoscută și sub numele de Conosament, servește și ca chitanță de expediere pentru expeditor și precizează termenii și condițiile pentru expedierea mărfurilor, inclusiv termenii de plată. Factura de expediere funcționează ca document de titlu pentru produsele și serviciile pe care le expediați clienților dvs. Detaliile despre produs și instrucțiunile de livrare sunt transmise de către client, permițând o comunicare fără întreruperi.

2) Ce să includeți într-un șablon de factură de expediere?

Acum că sunteți familiarizat cu definiția unei facturi de transport și scopul conosamentului, să începem cu partea vitală a creării unui șablon de factură de transport.

Indiferent dacă creați un nou șablon de factură de expediere sau utilizați un șablon de factură gratuit de pe internet, trebuie să includeți aceste nouă lucruri în șablonul de factură.

2.1) Detalii ale Expeditorului/Expeditorului

Șablonul de factură de expediere ar trebui să aibă pe el numele companiei și sigla și să includă o adresă de corespondență exactă a companiei dvs., astfel încât să nu existe confuzii în cazul retururilor și al expedițiilor pierdute.

2.2) Detalii despre receptor

O adresă exactă a clientului/destinatarului, informațiile de contact și codul PIN de livrare pot facilita transportatorilor parteneri să efectueze livrări și să reducă numărul de RTO.

2.3) Detalii ale Transportatorului / Partenerului 3PL

Conosamentul trebuie să conțină numele și detaliile transportatorului, deoarece acesta este responsabil pentru coletul în timpul tranzitului.

2.4) Numărul de referință al clientului / Numărul comenzii de achiziție

Dacă includeți numărul de referință sau numărul comenzii de achiziție pe șablonul de factură de expediere, este mai ușor să urmăriți expedierile intern.

2.5) Descrierea Produselor / Bunurilor

Pentru a evita problemele cu vama, puteti include cantitatea si descrierile produselor pe factura de transport. Acest lucru trebuie inclus în șablon, deoarece legile de stat / internaționale se schimbă în continuare. Descrierea de pe factură vă permite să evitați orice bătăi de cap și confuzie cu autoritățile.

2.6) Destinația și detaliile mărfii

Șablonul de factură de expediere trebuie să includă greutatea și dimensiunile coletului și detaliile exacte ale destinației. Trebuie să includeți natura mărfurilor, de exemplu, dacă este fragilă sau conține materiale periculoase sau inflamabile.

2.7) Data ridicării

Data ridicării indică data și ora la care responsabilitatea transportului a fost predată transportatorului partener. Poate fi folosit și pentru a urmări intervalul de timp al livrării.

2.8) Tipul ambalajului

Trebuie să includeți dacă ați folosit cutii, peleți, lăzi sau butoaie pentru a vă expedia produsele pentru a ușura procesarea.

2.9) Note de livrare și instrucțiuni

În timp ce creați șablonul de factură de expediere, puteți adăuga o coloană pentru a oferi instrucțiuni speciale partenerului dvs. de transport, transmise de client. Acest lucru vă permite să vă îmbunătățiți experiența de livrare și să îmbunătățiți satisfacția clienților.

3) Cum se face un șablon de factură de expediere?

Crearea unui șablon de factură de expediere poate fi o sarcină obositoare și trebuie făcută cu atenție. Pentru a vă simplifica, am restrâns sarcina în câțiva pași simpli.

3.1) Pasul 1: Descărcați un șablon personalizabil

Chiar dacă doriți să vă formulați șablonul de factură de expediere, descărcați un șablon de factură de transport gratuit de pe internet care se potrivește cu culoarea dvs. sau unul cu spațiere și formatare adecvate. Acest lucru vă va economisi mult timp.

3.2) Pasul 2: Adăugați detaliile necesare.

Adăugați rânduri și spațiu separat pentru detaliile expeditorului, destinatarului și transportatorului. Asigurați-vă că există suficient spațiu pentru părți, deoarece aceste câmpuri vor include adrese și informații de contact.

3.3) Pasul 3: Includeți detaliile comenzii

În continuare, va trebui să adăugați file și spații pentru informații despre comandă, inclusiv coduri de bare pentru numerele de referință de expediere și numerele de comandă.

3.4) Pasul 4: Adăugați termeni și condiții

Asigurați-vă că adăugați termeni și condiții și detalii de plată pe factura de transport. Acest lucru îmbunătățește experiența de livrare și facilitează pentru companiile de curierat sortarea comenzilor contra cost.

3.5) Pasul 5: Descrierea articolului

Dacă de obicei expediați peste granițele de stat și internaționale, este ideal să adăugați un rând de descriere a articolului în factura de expediere. Acest lucru va permite ca produsele dumneavoastră să fie evaluate cu ușurință de către autorități și să vă asigurați că transporturile dumneavoastră nu sunt blocate în vamă.

3.6) Pasul 6: Includeți taxe suplimentare / instrucțiuni de livrare

Adăugarea unei coloane pentru a menționa instrucțiunile de livrare, taxele suplimentare etc., vă va ajuta să vă îmbunătățiți experiența de livrare. Alte taxe precum forța de muncă și manipularea pot fi menționate direct pe factura de transport pentru a promova transparența.

4) Tipuri de facturi de expediere

După cum știm, transportul și logistica nu sunt procese simple. Întrucât întreprinderile de comerț electronic urmăresc o acoperire globală, este firesc ca un singur tip de factură de transport să nu fie suficient pentru a susține întregul ecosistem logistic. Deși formatul pentru șabloanele de facturi de expediere este aproape identic, cu câteva modificări minore, trebuie să înțelegeți diferitele tipuri de facturi de expediere.

4.1) Factură standard: Factura standard este doar o simplă factură de expediere pentru expedierea mărfurilor.

4.2) Factură comercială: Factura comercială este de obicei folosită pentru a desemna importul de mărfuri străine și prezintă detaliile mărfurilor în scopuri vamale.

4.3) Factură pro-forma: Factura pro-forma este de obicei furnizată înainte ca bunurile să fie achiziționate sau expediate pentru a oferi o estimare cumpărătorului.

4.4) Factură de credit: O factură de credit este de obicei utilizată pentru a emite clientului o notă de credit în așteptare, în principal în cazul retururilor sau rambursărilor.

4.5) Factură de debit: O factură de debit este de obicei utilizată pentru a percepe taxe speciale/costul mărfurilor după livrare.

5) Importanța șablonului de factură de expediere

Operațiunile de transport și lanțurile de aprovizionare devin complexe pe măsură ce creșteți. Va trebui să utilizați un software de gestionare a expedierii și a onorării, cum ar fi ClickPost, pentru a depăși provocările tehnice și pentru a eficientiza întregul proces. Dacă doriți să construiți un brand, probabil că veți satisface o bază globală de clienți.

O factură de transport devine esențială în astfel de scenarii, deoarece este un document obligatoriu din punct de vedere juridic al acordului dintre expeditor și compania de transport. În plus, o factură de expediere facilitează urmărirea și gestionarea comenzilor la nivel intern și trage la răspundere transportatorul pentru transporturile pierdute/deteriorate conform termenilor SLA.

În timp ce șabloanele de factură cu livrare gratuită sunt disponibile pe internet, este posibil să trebuiască să lucrați la ele pentru a adăuga branding și note personale în conformitate cu procesul dvs. de onorare. Dar, pentru o organizație de nivel enterprise, în mod ideal, este imposibil să generezi o factură de expediere separată, deoarece acestea gestionează de obicei un volum mai mare de comenzi. În astfel de cazuri, crearea și formularea unui șablon de factură de transport pe cont propriu vă poate ajuta să accelerați semnificativ procesul.

6) Unde puteți găsi șabloane de facturi de transport gratuit?

Un șablon de factură de transport gratuit este cel mai bun loc de a începe dacă doriți să creați un șablon de factură gratuit pentru afacerea dvs. Există numeroase surse de șabloane de facturi de expediere editabile gratuite. Puteți verifica șablonul de factură de expediere ClickPost aici.

În afară de ClickPost, dacă căutați opțiuni de design, există șabloane de factură de expediere pe Word, dacă sunteți în căutarea unui șablon cu text. Avantajul utilizării unui șablon de expediere personalizabil din Word este că este gratuit și aveți câteva opțiuni de design. Puteți chiar să adăugați sigla mărcii dvs. pentru a oferi clienților dvs. o experiență personalizată de marcă.

Cu toate acestea, dacă doriți să creați un șablon tabelar sau să utilizați Excel sau foile Google pentru a vă urmări comenzile, poate fi mai bine să căutați un șablon de factură de expediere în Excel. Dacă nu ați găsit un design care v-a plăcut în aceste trei opțiuni, puteți căuta pe Google șabloane de factură de transport gratuit și veți obține diverse site-uri web care oferă șabloane descărcabile gratuit. Avantajul utilizării acestor șabloane de transport gratuit este că facilitează introducerea datelor și chiar poți automatiza întregul proces de generare. Dar, nu puteți adăuga mult text la aceste șabloane, deoarece Excel este o aplicație pentru foi de calcul.

7) Șablon de factură de expediere internațională

În timp ce expedierea internațională, regulile de export/import și vamale pot fi dificile. O factură de transport este un document care poate accelera vămuirea. Dar, pentru asta, va trebui să vă asigurați că factura dvs. de transport are toate cerințele vameșilor pentru a vă valida comanda.

Aveți nevoie de un șablon de factură de expediere internațională sigură pentru a vă asigura că facturile de expediere nu au discrepanțe. Acest lucru vă va asigura că comenzile dumneavoastră nu au probleme în timpul vămuirii. Factura de expediere internațională sau factura comercială este de obicei folosită pentru a descrie toate articolele vândute. Factura comercială devine un document obligatoriu din punct de vedere juridic și o dovadă de vânzare pentru toate activitățile legale ulterioare care trebuie efectuate pentru a importa mărfurile dumneavoastră în țara sau statul respectiv.

Șablonul de factură de expediere internațională trebuie să fie impecabil, deoarece guvernul îl va folosi pentru a impune taxe vamale asupra articolelor prin evaluarea valorii reale a mărfurilor. Factura comercială poate fi folosită și ca dovadă de cumpărare/expediere în cazul daunelor de asigurare.

8) Concluzie

Operațiunile de transport sunt coloana vertebrală a oricărei afaceri de comerț electronic. Pe măsură ce popularitatea și volumul comenzilor dvs. cresc, devine din ce în ce mai dificil să vă gestionați și să expediați eficient comenzile fără a crea un sistem sigur. În fiecare sistem de management al transportului de succes, facturile de expediere sunt cheia pentru urmărirea și gestionarea comenzilor dvs. prin mai mulți transportatori.

O factură de expediere nu este doar un document care poate fi utilizat în scopuri interne, ci este și un document obligatoriu din punct de vedere juridic care denotă termenii și condițiile discutate între expeditor și transportator. O factură de expediere clară și concisă poate fi cheia pentru operațiuni eficiente de expediere și de onorare. Dar, pentru a genera această factură de expediere impecabilă de fiecare dată, aveți nevoie de un șablon fiabil de factură de expediere, care să vă acopere toate bazele. Un șablon de factură de expediere formulat corespunzător poate minimiza inconvenientul generarii facturii.

Pentru a face acest lucru, puteți utiliza șabloanele gratuite de facturi de expediere disponibile pe internet sau puteți utiliza cuvântul șabloane de facturi de expediere sau șabloane de facturi Excel care sunt ușor disponibile în software. Puteți utiliza, de asemenea, ajutorul unui software de gestionare a transporturilor, cum ar fi ClickPost, pentru a vă eficientiza și mai mult operațiunile. Dacă doriți acces la șablonul de factură de expediere ClickPost, puteți consulta site-ul nostru sau urmați linkul de mai sus.

Dacă vă adresați unei baze de clienți globale, trebuie să aveți un șablon precis de factură de expediere. Factura de expediere servește ca titlu de titlu al mărfurilor în timp ce sunt importate într-o țară. Autoritățile îl folosesc ca referință pentru a evalua valoarea mărfurilor și eligibilitatea acestora pentru a intra în țară. Prin urmare, ar trebui folosit un șablon de factură de expediere care să ofere toate informațiile necesare pe conosament, astfel încât transporturile dumneavoastră să nu fie blocate în vamă.

În încheiere, puteți spune că un șablon de factură de expediere este unul dintre cei mai importanți factori de luat în considerare în timpul dezvoltării unei operațiuni de expediere fiabile și eficiente. Șablonul vă va permite să vă simplificați procesele și să vă economisiți bătălia manuală de a crea un nou document de factură. Puteți chiar să adăugați marca dvs. pe factura de transport pentru a îmbunătăți vizibilitatea mărcii.

9) Întrebări frecvente despre șablonul de factură de expediere

9.1) Cum creez un șablon de factură de expediere?

Pentru a crea un șablon personalizat de factură de expediere, puteți fie să deschideți un document de factură gol în Word sau Excel, fie puteți alege dintre șabloanele preexistente disponibile în acest software. Puteți apoi să editați câmpurile, să adăugați brandingul și să salvați șablonul. Acum puteți utiliza acest șablon pentru a genera propriile facturi de expediere.

9.2) Există șabloane gratuite de facturi de livrare în Microsoft Word sau Excel?

Există câteva șabloane gratuite de factură de expediere în Word și Excel pe care le puteți utiliza pentru a vă crea gratuit propriul șablon de factură de expediere.

9.3) Ce este conosamentul?

Conosamentul este doar un alt termen pentru facturile de expediere. Conține toate informațiile necesare pentru a efectua o livrare cu succes și informații despre bunurile din interiorul transporturilor.

9.4) Cum este o factură comercială diferită de o factură de transport?

Diferența semnificativă dintre o factură comercială și o factură de expediere este că, de obicei, factura comercială este generată în timpul expedierii comenzilor internaționale. Factura comercială conține valoarea mărfurilor împreună cu descrierea. Acest lucru permite autorităților să-l folosească ca document oficial privind asigurarea, vama și alte proceduri financiare.