Ce trebuie să știe proprietarii individuali ai corporațiilor despre reuniunile anuale

Când este menționată expresia „adunarea anuală a acționarilor”, ce imagine îți evocă în minte? Este o mare adunare de figuri influente aflate în fruntea giganților din industrie precum Amazon, Exxon sau Apple?

Sau poate că mintea ta se îndreaptă către un scenariu mai local, imaginându-ți pe cineva ca Jim care operează o mică afacere de amenajare a teritoriului din incinta lui rezidențială?

Mai mulți proprietari de întreprinderi mici aleg să devină încorporați, adesea prin înființarea fie a unei corporații C, fie a unei corporații S).

Ei fac acest lucru în primul rând pentru a-și proteja bunurile personale de eventualele datorii legate de afaceri. În plus, cota redusă a impozitului pe profit în prezent face din C Corporation o alegere atrăgătoare pentru întreprinderi de diferite dimensiuni.

Ori de câte ori se formează o corporație C sau S, este esențial să respectați cerințele administrative corporative ale statului dvs., chiar dacă corporația dvs. este formată dintr-o singură persoană. Aceste prevederi necesită găzduirea și documentarea atât a consiliului de administrație, cât și a adunărilor acționarilor.

Corporații cu un singur proprietar

Această piesă va oferi informații despre corporațiile cu un singur proprietar. Un fenomen care devine din ce în ce mai obișnuit, corporațiile cu un singur proprietar aduc cu ele un set unic de provocări și avantaje.

În special, vom răspunde la unele dintre cele mai obișnuite întrebări adresate despre o corporație cu un singur proprietar și la cerințele administrative care vin odată cu rularea uneia.

1. Pot avea o corporație cu un singur acționar?

Într-adevăr, este posibil să existe o singură corporație cu acționari. De fapt, fiecare stat din SUA permite unei singure persoane să formeze și să guverneze o corporație.

Ele permit, de asemenea, corporației să aibă un singur director, deschizându-vă posibilitatea de a prelua rolurile de acționar unic, director și ofițer al companiei dumneavoastră.

Aceasta înseamnă că vă puteți supraveghea și conduce corporația de unul singur.

2. Care sunt cerințele adunării administrative pentru o corporație cu un singur acționar?

Toate corporațiile, indiferent de mărimea sau numărul de acționari, sunt obligate legal să țină cel puțin o adunare anuală a acționarilor și o ședință a consiliului de administrație.

Deși este fezabil și uneori necesar să se organizeze întâlniri suplimentare, minimul este stabilit cu fermitate la una pe an.

Această cerință este valabilă chiar și pentru corporațiile cu un singur acționar. Este o parte esențială a menținerii unei bune guvernări corporative și a îndeplinirii obligațiilor statutare.

3. Ce ar trebui să discut în cadrul Adunării Anuale a Acţionarilor?

Adunarea anuală a acționarilor este dedicată în primul rând alegerii consiliului de administrație al corporației pentru anul următor.

În corporațiile mai mari, acest proces poate deveni o afacere competitivă și aprinsă, cu diverși candidați concurând pentru un loc în consiliu. Cu toate acestea, pentru corporațiile cu un singur acționar, procesul este considerabil mai simplu.

În esență, puteți decide unilateral să vă numiți director. După aceasta, trebuie să creați procese verbale de ședință care să demonstreze că dvs., unic acționar, v-ați ales singur director al consiliului.

4. Ce ar trebui să discut într-o ședință de consiliu?

Consiliul de administrație al unei corporații are de obicei sarcina de a lua decizii financiare de impact, care afectează în mod substanțial atât corporația, cât și acționarii săi.

Această responsabilitate cuprinde o serie de decizii, cum ar fi emiterea de acțiuni, aprobarea împrumuturilor sau achizițiilor, numirea funcționarilor, stabilirea remunerației funcționarilor, aprobarea majorărilor și anunțarea dividendelor.

În contextul corporațiilor cu un singur proprietar, cel mai recurent subiect pe care probabil îl veți „discuta” și îl veți înregistra se referă la schimbările notabile ale remunerației dumneavoastră și ale oricăror distribuiri de dividende.

5. Cum documentez o întâlnire?

Atât pentru adunarea consiliului de administrație, cât și pentru adunarea anuală a acționarilor, este esențial să se întocmească ceea ce sunt cunoscute sub denumirea de procese verbale de ședință.

Deși aceste procese-verbale nu trebuie să detalieze fiecare discuție sau eveniment care a avut loc, ele trebuie să documenteze cu acuratețe punctele principale și orice decizii la care au fost luate. De obicei, aceste procese-verbale de întâlnire constau în:

• Data, ora și locul întâlnirii
• Cine a participat. Notă: pentru o reuniune a consiliului de administrație la care participați singurul, va trebui să documentați că dețineți toate cele trei funcții de ofițer (CEO, CFO/trezorier și secretar) și că sunteți prezent.
• Puncte de pe ordinea de zi cu o scurtă descriere a fiecărui punct
• Acțiuni de vot – în cazul unei corporații cu un singur acționar și al unui singur director, veți documenta doar modul în care ați votat
• Ora la care ședința a fost suspendată

Nu sunteți obligat să creați minute de întâlnire de la zero. Mai multe șabloane gratuite sunt disponibile online pentru a acționa ca un cadru.

Utilizarea unui șablon nu numai că face sarcina mai puțin descurajantă, dar vă poate asigura și că vă îndepliniți prompt responsabilitățile administrative.

Important este că nu există nicio cerință de a depune procesele-verbale la stat sau la orice alt organism. Acestea ar trebui, totuși, să fie stocate în siguranță împreună cu celelalte înregistrări importante ale companiei, cum ar fi actele constitutive, statutele și rezoluțiile.

6. Chiar trebuie să mă deranjez cu asta?

Când funcționează ca acționar și director unic, poate fi tentant să ocoliți formalitățile corporative. Acest lucru poate părea lipsit de importanță pe termen scurt, dar neglijarea acestor cerințe ar putea pune în pericol protecția răspunderii dumneavoastră.

Menținerea statutului corporației dumneavoastră ca entitate juridică separată necesită respectarea anumitor formalități corporative, cum ar fi organizarea unei adunări anuale a acționarilor sau depunerea raportului dumneavoastră anual.

Dacă vă confruntați cu un proces, partea adversă poate argumenta că corporația dvs. nu și-a îndeplinit obligațiile corporative și este doar o extensie a afacerilor dumneavoastră personale.

Dacă reușesc să depună un caz convingător, ei ar putea fi capabili să obțină o judecată împotriva bunurilor tale personale, în plus față de resursele companiei tale.

Mesajul este clar: trebuie să organizați o adunare anuală a acționarilor și o reuniune anuală a consiliului de administrație, indiferent de dimensiunea corporației dvs.

În calitate de acționar/proprietar unic, întâlnirile și deciziile dvs. sunt probabil să fie simple.

Este esențial să vă acordați puțin timp pentru a vă conduce întâlnirea și a o înregistra corect. Procedând astfel, veți proteja buna reputație a corporației dvs. și vă veți păstra statutul de răspundere limitată.

Să luăm un moment pentru a compara vizual caracteristicile cheie ale corporațiilor cu un singur proprietar și corporațiilor cu mai mulți acționari. Următorul tabel oferă o prezentare concisă a acestor două forme de corporații:

CorpNet oferă formațiuni de afaceri, depuneri, înregistrări fiscale de stat și servicii de conformitate corporativă în toate cele 50 de state. La cerere, sunt disponibile servicii de depunere rapidă și 24 de ore. Apasa aici pentru a afla mai multe.

Imagine: Depositphotos.com