Inteligența artificială a întreprinderilor mici are implicații mari la locul de muncă

Timp de mulți ani, inteligența artificială (AI) a fost inaccesibilă întreprinderilor mici. Tehnologia era prea nouă pentru a fi în general accesibilă, iar limitările ei erau încă în curs de stabilire. Ca urmare, majoritatea companiilor nu erau familiarizate cu implicațiile și potențialul său de a crește eficiența operațiunilor micilor afaceri.

Mă aștept ca 2023 să contracareze această tendință și să cimenteze locul AI ca pilon principal în spațiul SaaS pentru întreprinderile mici. Mulți factori vor contribui, dar motorul principal va rămâne în mare parte același: intrarea AI în curentul principal ca includeri automate în software-ul la nivelul întregii organizații. Observăm acest lucru deja în aplicațiile de birou – suite de programe care includ chat, e-mail, partajare de fișiere și alte componente de colaborare, axate pe experiența angajaților pentru întreprinderi mici.

La Zoho, oferim o suită cuprinzătoare de aceste aplicații numită Workplace, dar majoritatea furnizorilor SaaS de afaceri mici au cel puțin una dintre aceste aplicații printre produsele lor.

AI în aplicațiile de birou este încă un concept relativ nou, așa că iată mai multe despre cum tehnologia poate ajuta întreprinderile mici astăzi și despre ce trebuie să știe acele companii despre viitorul AI în software-ul de birou.

Mic, dar Puternic

Este de înțeles dacă întreprinderile mici sunt copleșite la gândul de a folosi AI zilnic. Pana de curand, tehnologia era putin disponibila si plina de comportamente cu erori. Ca atare, utilizarea sa a fost retrogradată în rândul angajaților care aveau un pic de cunoștințe tehnologice. Nu mai. Inteligența artificială modernă trăiește în fundal, executând sarcini de asistență care le permit angajaților să-și redirecționeze timpul și necesitând cunoștințe digitale minime. De fapt, inteligența artificială din aplicațiile de birou îi poate ghida pe angajați la cea mai bună utilizare a timpului.

De exemplu, luați în considerare o serie de întâlniri convocate pentru a depana un proiect major al unui client care s-a lovit de câteva probleme. Prima este ținută în persoană, unde notele sunt luate manual și o fotografie a acestor note este partajată listei de participanți. Mai târziu, câțiva angajați de la distanță participă la un apel video pentru a vorbi direct despre noile lor priorități și pentru a împărtăși o prezentare actualizată pentru clienți, care prezintă pașii următori.

O piesă robustă de IA colaborativă poate colecta înregistrările disparate ale acestor întâlniri — note scrise de mână, transcrieri video și imagini încorporate — și poate compara noile informații cu foaia de parcurs originală a proiectului. Aceasta include ca AI să scaneze nota scrisă de mână și să o convertească în digital, precum și să analizeze imagini pentru conținut. Apoi, lista de sarcini a fiecărui angajat poate fi actualizată și sincronizată cu alții din echipă pentru vizibilitate maximă și timp minim de acțiune.

Toate aceste acțiuni vor putea avea loc și în aplicațiile de birou – nu sunt necesare produse suplimentare – ceea ce este de o importanță deosebită pentru întreprinderile mici ai căror angajați este posibil să nu fi stabilit un flux de lucru standardizat.

Acest potențial reprezintă un moment ideal pentru întreprinderile mici pentru a se asigura că au stabilit o bază solidă de software de birou pentru a valorifica cel mai bine AI. Acest lucru începe cu antrenament, deoarece software-ul este capabil să se învețe singur doar dacă începe cu piciorul drept. În mod ideal, instruirea include asistență umană în verificarea părtinirii datelor și prioritizarea unificării în construirea suitei sale tehnologice.

Un loc de muncă unificat este unul în care aplicațiile interne sunt produse de un singur furnizor, pentru a se asigura că comunicarea și securitatea în ecosistem rămâne consistentă și reduce șansa de redundanță. Este mult mai ușor pentru întreprinderile mici să își înceapă călătoria software pe piciorul drept, unificat, comparativ cu reconfigurarea unui sistem dezarticulat pe măsură ce cresc.

Evidențiați pe securitate

Cu cât IA unei companii se bazează mai mult pe date de sunet, cu atât va deveni mai capabilă să gestioneze și să prioritizeze sarcinile în mod autonom. Dar, acolo unde datele abundă, așa cum s-ar întâmpla atunci când întreprinderile mici cresc, riscul problemelor de securitate rămâne ridicat. Întreprinderile mici sunt probabil să creadă că operarea dintr-o bază de date partajată înseamnă că există o singură locație în care un atac poate avea cel mai mare efect și o mare parte din resursele unei companii vor trebui să se orienteze către menținerea confidențialității.

Cu toate acestea, AI în sine permite o securitate sporită, iar tehnologia este programată să se îmbunătățească în timp. În timpul procesului de instruire, angajații pot alimenta și eticheta punctele de date aberante pentru a oferi inteligenței artificiale o idee a ceea ce constituie o încălcare a datelor, apoi pot fi corectate prin identificarea falselor pozitive. Încă o dată, atunci când AI-ul unei companii este încărcat în avans cu date relevante, poate verifica de două ori rezultatele în avans.

Locurile de muncă unificate rafinează și mai mult procesul de verificare a erorilor, oferind mult mai multe indicii contextuale decât un sistem construit pe o varietate de furnizori. Nu există nicio modalitate de a ști cum se vor transfera informațiile prin două sisteme complet diferite, în special cel al unei încălcări a datelor, și imposibil de a spune cu exactitate când fiecare companie va lua măsuri pentru a preveni alte probleme. Cu toate acestea, un singur furnizor poate implementa rapid și eficient o actualizare în întregul ecosistem, pe lângă monitorizarea cu ușurință a activității în toate aplicațiile sale de birou.

Creșterea fiecărei sarcini

În timp ce caracteristicile la scară mai mare ale AI atrag multă atenție, simplitatea detaliilor diabolice iese în evidență. Luați în considerare situația prezentată mai sus, în care notele și fișierele de la mai multe întâlniri sunt consolidate și integrate în fluxul de lucru al unei companii. Procesul poate fi bun, dar dacă există inconsecvențe sau erori în intrare, AI nu este probabil să ofere acuratețe.

Din fericire, IA actuală și viitoare se concentrează pe toate sarcinile de lucru, indiferent cât de mici, începând cu funcții pe care angajații s-ar putea aștepta în altă parte, dar care nu le-au experimentat într-un sistem unificat. De exemplu, verificarea ortografică bazată pe inteligență artificială depășește cuvintele în sine pentru a evidenția erorile gramaticale și pentru a indica unde este necesar mai mult context.

Datorită unificării, această formă de IA este disponibilă pentru mai multe aplicații din mașina unui angajat, inclusiv browsere și programe de social media. Dacă dispozitivele unui angajat sunt conectate la sistemul unificat, AI poate urmări utilizarea lor și poate reglementa ce tipuri de fișiere pot fi instalate și nivelul de acces pe care îl poate avea un utilizator extern. Fiecare dintre aceste acțiuni poate fi apoi comunicată altora prin e-mail sau chat.

Dezvoltarea Office AI operează în prezent pe o foaie de parcurs accelerată către durabilitate și longevitate. Antrenarea unui sistem pentru a îndeplini câteva sarcini este mult mai puțin eficientă decât instalarea unui AI care, deși necesită ceva timp în avans, reușește să se dezvolte și să gestioneze fluxurile de lucru actuale și noi pe măsură ce apar.

În curând, tehnologia inteligenței artificiale va fi privită nu ca o caracteristică bonus sau un lucru plăcut, ci ca un instrument esențial de productivitate la locul de muncă. Când se întâmplă acest lucru, companiile cu experiență anterioară în IA vor fi poziționate să treacă înaintea concurenței, așa că întreprinderile mici ar fi înțelept să înceapă să folosească acest software în birourile lor astăzi.

De Ramprakash „Ram” Ramamoorthy