Organizația nonprofit St. John a câștigat vizibilitate deplină în operațiunile zilnice și în comunicarea eficientizată (studiu de caz)

St. John este o organizație nonprofit care operează în 40 de țări din întreaga lume și este implicată în diverse exploatații de afaceri și umanitare și a fost înființată în esență în 1100 d.Hr., ceea ce face din St. John cel mai vechi brand din lume!

La fel ca majoritatea organizațiilor nonprofit, St John se concentrează pe obținerea de donații și gestionarea eficientă a voluntarilor și angajaților lor și, de asemenea, se confrunta cu unele dintre aceleași provocări pe care multe organizații nonprofit le întâmpină zilnic: înțelegerea câte ore lucrează angajații și voluntarii, gestionarea formularelor, rapoarte și liste de verificare completate de voluntari, eficientizarea comunicării, îmbunătățirea proceselor de integrare și formare și multe altele.

St. John era în căutarea unei soluții all-in-one care să-i ajute să facă față acestor provocări, astfel încât să își poată dezvolta pe deplin organizația și exact asta a transformat St. John în Connecteam.

„În filiala din Africa de Sud, Connecteam este de mare ajutor în a urmări operațiunile și personalul nostru de ambulanță, precum și membrii noștri voluntari pe care îi numim „Brigada”. Acei membri sunt formați din tineri voluntari și membri adulți. Connecteam s-a dovedit vital pentru a menține o listă corectă și actualizată a membrilor echipei noastre și a informațiilor acestora și pentru a urmări în timp munca lor de voluntariat. O parte din personalul nostru operează complet în afara biroului și o parte din birou, așa că folosim sistemul de urmărire a timpului în diferite moduri flexibile.”

Dianne, șeful național de tineret și Jon, directorul de ambulanță, s-au așezat cu noi (Connectam) pentru a împărtăși experiențele lor cu aplicația pentru angajați.

1. Înainte de Connecteam, ce utilizați pentru operațiunile zilnice?

Unul dintre motivele pentru care am venit la Connecteam este că nu aveam o modalitate bună de a ne urmări digital membrii și personalul. Făceam totul pe baza documentelor și trebuia să trecem la un format digital. Și am căutat în jur platforme care ne-ar putea ajuta să facem asta, unde să fim fără hârtie.

Connecteam ne-a oferit și un nivel de supraveghere la nivel național pentru a ști ce fac nivelurile noastre locale. Pentru divizia noastră din Johannesburg, avem o supraveghere imediată a ceea ce fac zilnic membrii și personalul nostru, ceea ce înainte nu aveam. Ne-am bazat pe rapoarte manuale care erau raportate o dată pe lună de cineva care poate nici nu vedea toți oamenii.

Aș putea să mă conectez în orice moment la Connecteam și să văd ce se întâmplă și să am o înțelegere complet actualizată. De exemplu, mă pot uita acum la Durban și văd care medic este la ce eveniment și la ce oră. O mare schimbare pentru noi, după cum puteți înțelege!

2. Povestește-ne despre provocările cu care te-ai confruntat înainte de Connecteam.

Deci au existat câteva motive pentru care am început să căutăm soluții digitale. În primul rând, sistemul nostru era deschis manipulării, totul era doar documente și pierdeam o mulțime de informații și înregistrări. Pentru că era doar hârtie dacă cineva mergea mai departe și dacă nu preda înregistrările, atunci am pierde asta. Literal, am obține informațiile (despre ce făceau oamenii noștri, câți pacienți au văzut, câte ore de voluntariat făceau etc.) doar la sfârșitul lunii dacă le-am obține deloc.

De asemenea, a eliminat o breșă masivă de comunicarepentru noi. Deoarece suntem o structură atât de veche și o organizație nonprofit și paramilitară stabilită, totul este foarte ierarhic din punct de vedere istoric. De exemplu, în calitate de șef de tineret, ar trebui să trimit un e-mail șefilor de tineret din diverse domenii și apoi ar difuza informațiile. Acum nu mai trebuie să facem asta. Nu trebuie să ne bazăm pe oameni, așa că creează o comunicare perfectă în întreaga organizație și putem ajunge direct la fiecare voluntar. Așa că, chiar dacă avem un ofițer care nu este foarte puternic în comunicare, acea persoană și echipa sa primesc în continuare același nivel de informare.Connecteam ne-a egalat terenul de joc.

De asemenea, pentru membrii echipei noastre, să presupunem că sunt situat în estul Londrei, acum pot să mă duc să verific câte ore am lucrat și să văd ce fac alți oameni în toată țara.Connecteam a împuternicit utilizatorul la un nivel final să interacționeze cu noi (Dianne și Jon).

Un alt lucru de adăugat, care a fost destul de util, și de fapt necesar, este că derulăm un proiect COVID-19 chiar acum în care furnizăm lucrători din domeniul sănătății la mai multe spitale din țară, iar geoetichetarea este foarte importantă, astfel încât pot vedea că oamenii sunt acolo unde ar trebui să fie atunci când intră. A fost atât de ușor să urmărim voluntarii și personalul nostru.

Acesta este un aspect destul de important, care a fost important pentru afacerea noastră chiar înainte de COVID 19. Deoarece facem multă muncă medicală bazată pe evenimente, vom merge la evenimente sportive, concerte etc. și vom avea adesea multe personalul care lucrează la aceste evenimente care poate lucra pentru noi pe oră. Deci, pentru calcularea orelor pentru voluntari, este destul de important să vedem că oamenii sunt acolo unde spun că sunt și de cât timp sunt acolo. Anterior, modul în care a funcționat era prin creion și hârtie – deloc eficient. Deci, dacă cineva a sosit și a spus că a ajuns acolo la 10 dimineața și a plecat la 16:00, nu a existat nicio modalitate de a valida că a fost într-adevăr cazul.

3. Spuneți-ne despre caracteristicile pe care le utilizați cel mai mult și despre cum sunt de ajutor companiei și angajaților dvs.

Ceasul de timp

După aceea, ceasul de timp este principala caracteristică pe care o folosim și geofence, insistăm ca toată lumea să-l folosească. De fapt, unul dintre motivele pentru care am luat un plan de prețuri premium este să ne asigurăm că geofence a fost un lucru. Așadar, pentru toate evenimentele, spitalele și așa mai departe, avem geofence activat pentru a ne asigura că toată lumea intră și iese acolo unde ar trebui să fie.

Link de invitație

Link-ul de invitație ne-a făcut viața mult mai ușoară, putem doar să trimitem un link către noi membri ai personalului sau voluntari și să-i lăsăm să-și completeze informațiile relevante. Mai târziu, putem adăuga la asta și face ca întregul proces de integrare și debarcare a membrilor personalului să fie foarte curat și organizat - pentru asta am venit, pentru început, căutând să organizăm și să urmărim membrii echipei într-un mod mai bun.

Comunicare direcționată folosind grupuri inteligente

De asemenea, folosim grupuri inteligente pentru a separa comunicarea dintre personalul nostru, mai ales că avem membri adulți, copii, voluntari etc. Nu putem avea copii în același grup cu adulții, din motive evidente, cum ar fi protecția copilului și toate astea. Acest lucru a fost foarte util de folosit și folosim Connecteam pentru a împinge într-adevăr conținut către grupuri într-o manieră direcționată, de asemenea, astfel încât acestea să primească conținut care este relevant doar pentru ei.

Actualizări

Deci, prin actualizări, am trimis prelegeri, concursuri, așa ceva. Actualizările sunt o modalitate excelentă de a îmbunătăți și mai mult comunicarea și implicarea noastră cu voluntarii și personalul plătit. Chiar face o mare diferență.

Programare

Dianne spune că folosește programul în scopuri de formare, ceea ce este foarte eficient și Jon intenționează să înceapă să-l folosească în viitor, pe măsură ce apare nevoia, mai ales că poate ajuta la oferirea de ture voluntarilor și personalului plătit și poate ajuta la extinderea organizației noastre pe măsură ce bine.

Personalizați folderele și conținutul

ÎNCĂRCĂRI. Deci, când vine vorba de foldere personalizate, acolo trimitem toate linkurile, actualizările și politicile noastre. De exemplu, am creat formulare și liste de verificare, astfel încât, atunci când medicul sosește la tura sa, să poată verifica vehiculele și multe altele. Am creat politici și reglementări, astfel încât, dacă cineva este confuz cu privire la ceea ce trebuie să poarte, atunci poate merge să se uite la regulamente, iar tinerii pot vedea politicile direct specifice lor pe Connecteam prin funcția de personalizare. Prin această funcție, ne putem asigura că toată lumea citește și semnează politicile, astfel încât să fim toți pe aceeași pagină. De asemenea, creează un nivel de responsabilitate care ne place foarte mult.

De asemenea, am creat o filă de antrenament cu dosarele personalizate și am conectat-o ​​la Google Drive, așa că în loc să încărcăm documente pe Connecteam, am creat doar un hyperlink către Drive, astfel încât toate lucrurile noastre să fie stocate în cloud și să permitem accesul la acesta. echipele noastre.

4. Ce rentabilitate a investiției ați experimentat?

Rentabilitatea investiției noastre începe cu faptul că în sfârșit putem cuantifica câți oameni avem și cât de eficienți au fost, așa că îl avem imediat. Știm exact câți membri avem la fiecare loc, ceea ce nu ar fi la fel pentru alte afaceri și mai ales non-profit. Întrucât suntem o organizație nonprofit, știind câți membri ai echipei aveți de fapt, s-ar putea dovedi mai provocatori decât ați crede, Connecteam ne-a dat imediat o idee despre câți membri avem.

În ceea ce privește voluntariatul, putem spune exact ce calificări avem peste tot, putem face o ordine de competențe acolo și putem vedea, de asemenea, ce fel de timp fac voluntarii noștri, cum se descurcă și unde și ce ei fac.

Și comunicarea este destul de epică.

Ne-a permis să alergăm și să plătim oameni într-un mod în care nu am fi putut. Deci foile de pontaj și ceasul de timp au creat într-adevăr o modalitate eficientă de administrare a acestor două zone, astfel încât să putem vedea plătiți și voluntari. Această flexibilitate a foilor de pontaj și a ceasului de timp este cu adevărat cool și utilă pentru noi.

5. Care au fost impresiile dumneavoastră cu privire la procesul de implementare?

Am dezvoltat destul de mult cu Yuval și cu toți ceilalți din echipă. Toată lumea de la Connecteam este grozavă, timpii de rotație au fost uimitoare. Yuval este foarte fantastic! El nu doarme.

6. Ați recomanda Connecteam colegilor dvs.?De ce?

Am recomandat deja Connecteam!L-am prezentat echipei internaționale St. John care îl folosește acum la nivel de CEO.

Și există și alte câteva organizații care folosesc Connecteam doar pe baza experienței noastre.

Dianne, „L-am recomandat recrutorilor pentru managementul angajaților pentru companii mari internaționale și, de asemenea, l-am recomandat în general multor alți manageri.

Acum lansăm Connecteam în St. John într-o zonă diferită, care este personalul nostru plătit, deci personalul nostru de formare și centrele noastre. O aducem angajaților noștri și nu serviciilor noastre de ambulanță.”

7. Ce te-a surprins la Connecteam?

Mi s-a părut foarte bine că toată lumea de la Connecteam este deschisă la sugestii, ceea ce este destul de frumos. A fost surprinzător, dar cu totul binevenit.

8. Mai doriți să adăugați ceva despre experiența dvs. cu Connecteam?

Cred că este fantastic cum toți cei de la Connecteam vor merge mai presus și dincolo de a vă ajuta clienții.

Când am început să folosim Connecteam pentru ICC (un eveniment pe care l-am avut aici în Africa de Sud), am lansat un alt cont de la Connecteam, nu a fost conceput în acest scop. Dar toată lumea de la Connecteam și-a spart literalmente fundul pentru a încerca să se asigure că funcționează. Și am putut derula programe pentru 270 de copii care fac lucruri diferite în locuri diferite. Și am reușit să comunicăm la nivel internațional, deși nu a fost conceput pentru asta, Connecteam nu a sărit nici o bătaie pentru a mă ajuta personal să încerc să-mi dau seama. Deci, din punctul de vedere al clienților, serviciul Connecteam și dorința de a fi pur și simplu uimitoare sunt cu adevărat epice. Ne-a făcut să lucrăm mult mai inteligent decât am fi făcut-o și cum eram înainte. Iubesc produsul.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în căsuța dvs. poștală? Abonați-vă aici