Cum să eficientizați cele mai plictisitoare părți ale afacerii dvs. de design independent

Majoritatea creativilor independenți au o experiență comună: în acel moment și-au dat seama cât de mult o afacere creativă implică lucruri non-creative. Pentru mine, a fost după ce am terminat misiunea pentru primul meu client și mi-am dat seama cât de multă „muncă de încheiere” mai rămânea de făcut.

A fi designer independent înseamnă, de asemenea, să-ți scoți din când în când pălăria de design pentru a fi contabil, copywriter, vânzător și multe altele. Gestionați totul pe cont propriu și, deși sunteți sigur, puteți externaliza și obține ajutor, încă aveți nevoie de o înțelegere solidă a tuturor.

La urma urmei, tu ești șeful.

Și lucrurile astea nu sunt acolo unde ți se află inima și cu siguranță nu sunt ceea ce ai vrut să faci o carieră. Așa că este nasol că, cu cât sunteți mai de succes și mai calificat, cu cât obțineți mai mulți clienți, cu atât va trebui să faceți mai mulți administratori - luând timp de la alte proiecte de design la care ați putea lucra.

Din păcate, a petrece cel puțin puțin timp cu administrarea și marketingul și alte părți ale afacerii este inevitabil. Dar cu siguranță există analgezice pentru situație.

Puteți deveni inteligent și puteți găsi modalități de a petrece cât mai puțin timp cu acele lucruri, astfel încât să puteți rămâne din ce în ce mai mult în „peștera de proiectare” și să vă scoateți capul pentru sarcinile esențiale de administrare.

În calitate de liber profesionist, nu am de ales decât să lucrez incredibil de inteligent. Sunt sigur ca te poti relata. Când aveți doar 10 și ceva de ore pe săptămână pentru a vă dezvolta afacerea, petrecerea chiar și o oră întreagă în software-ul dvs. de facturare poate fi o pierdere, ca și cum ați fi reținut de la o muncă remarcabilă care va face oamenii să vă observe.

Așadar, iată cele mai bune modalități de a lucra inteligent și de a simplifica lucrurile plictisitoare.

Cele patru tipuri de simplificare pe care trebuie să le țineți cont

Între toate trucurile și aplicațiile care schimbă viața și tot ce se află între ele, este ușor să fii copleșit de toate sfaturile de productivitate disponibile. Unele instrumente și profesori fac promisiuni dulci care se simt destul de tentante.

Dar mulți oameni o complică prea mult. Mai ales când stăpânești pentru prima dată acest lucru de simplificare, cel mai bine este să păstrezi lucrurile simple.

Iată ce îmi place să numesc cele patru categorii de lucru inteligent:

1. Externalizați către altcineva

Externalizarea unei părți din munca dvs. către altcineva este o modalitate destul de evidentă de a scăpa de lucrurile care nu vă plac pe lista de sarcini. Este cea mai drastică tactică (să tăiați complet o sarcină în loc să economisiți doar timp cu ea), așa că veți economisi mult timp, dar este și una dintre metodele mai costisitoare.

O modalitate bună de a începe este să angajezi un asistent virtual general care să se ocupe de câteva lucruri care te rețin. Îmi place felul în care Indigo Colton îl definește în The Freelance to Freedom Project: „Aceștia preiau sarcini pe care afacerea dvs. trebuie să le facă pentru a funcționa fără probleme, dar fie urăști să le faci, fie îți ocupă prea mult timp.”

13 instrumente bazate pe browser pe care fiecare designer ar trebui să le aibă în setul de instrumente

Ah, aplicația bazată pe browser. Este un software solid care se actualizează singur. Nu trebuie să te încurci cu descărcarea lucrurilor. Și, poate cel mai fantastic dintre toate, aplicația pe care o alegeți poate fi accesată de pe orice ma...

2. Automatizați folosind o aplicație

Aceasta este metoda mea personală preferată de a economisi timp. Tehnologia este atât de inteligentă acum, este o nebunie. Lasă-l să facă tot ce poate pentru noi. Automatizarea fluxului de lucru vă poate ajuta să săriți peste pași sau etape întregi ale administratorului independent. Este, de asemenea, deosebit de grozav pentru tipul de chestii de administrare despre care vom vorbi în această postare, deoarece sunt în mare parte sarcini cu energie redusă și ușoare.

Căutați o aplicație grozavă de facturare? Nu mai căuta.

3. Lucru pe lot

Luați toate sarcinile administrative sau non-creative care au câteva lucruri în comun sau sunt realizate în același instrument, grupați-le și începeți să le tratați ca pe o singură sarcină sau proces. După cum explică The Muse, funcționează pentru că „Se presupune că această metodă vă crește productivitatea, ajutându-vă să evitați acea schimbare frenetică de viteze care are loc întotdeauna atunci când treceți de la un proiect la altul.”

Asta ar putea însemna o zi dedicată întâlnirilor (sau fără întâlniri). Poate că este o oră stabilită în fiecare zi în care trimiteți toate e-mailurile, facturile și alte comunicări de ieșire în loc să o faceți pe măsură ce apare subiectul. Orice sarcini mici sau scurte care apar frecvent pe lista dvs. de activități, le puteți simplifica prin gruparea în câteva sesiuni mai mari.

4. Crearea șabloanelor

Șabloanele pot fi folosite în aproape orice domeniu al afacerii dumneavoastră de design independent. Sunt sigur că aveți șablon părți ale procesului dvs. de proiectare, un contract de bază și un șablon de factură și alte elemente de bază. Dar există o mulțime de alte utilizări, cum ar fi postările pe rețelele sociale, e-mailurile, chiar și apelurile de consultare a clienților. Este posibil să nu puteți utiliza întotdeauna răspunsuri complet predefinite, dar crearea de șabloane sau solicitări de „completare spațiu liber” pentru dvs. economisește, de asemenea, mult timp.

Acum, să ne aprofundăm în detalii.

Petreceți mai puțin timp pe e-mail

Emailul este unul dintre cele mai necesare rele pentru orice profesionist. Nu există nicio modalitate de a evita să vorbiți cu clienții, așa că trebuie să vă concentrați pe găsirea unor modalități de a folosi mai puțin e-mail și de a trece mai repede prin căsuța de e-mail.

Utilizați răspunsuri automate

În primul rând, configurați răspunsuri automate pentru tipurile obișnuite de e-mailuri pe care le primiți, cum ar fi întrebările noilor clienți, întrebările frecvente și trimiterile de formulare de contact. Dacă le spui diferitelor persoane același lucru din nou și din nou, ar trebui să folosești un răspuns automat pentru asta.

Chiar dacă tot trebuie să intri și să răspunzi la o parte din întrebarea cuiva sau să oferi mai multe informații, acest e-mail automat oferă oamenilor mai multe informații și îți oferă timp pentru a răspunde! De exemplu, ați putea conecta un răspuns automat la formularul de admitere a clienților care include informații și link-uri despre ce urmează.

Încă ar trebui să te uiți la noul tău prospect, dar nu ar trebui să te grăbești să le răspunzi imediat, deoarece acest lucru s-a oprit automat.

Majoritatea formularelor de contact vor avea încorporată o funcție de răspuns automat, iar instrumente precum un CRM sau Zapier vă pot ajuta să le configurați pentru restul căsuței dvs. de e-mail.

Creați șabloane de răspuns predefinite

Pentru orice răspuns care este repetitiv, dar necesită prea multă personalizare pentru a vă automatiza răspunsul, sări peste câțiva pași prin crearea unui șablon de e-mail pe care îl puteți edita și trimite.

Gândiți-vă la e-mailuri, cum ar fi explicarea disponibilității sau prețului dvs. unui potențial client - depinde de moment și de situație, dar doar o parte din acel e-mail (data sau prețul real) trebuie personalizată pentru fiecare persoană.

Aceasta înseamnă că sunt perfecte pentru șabloanele de e-mail! Acestea pot fi create în CRM (despre care vom vorbi mai târziu), într-un instrument încorporat precum Gmail Canned Responses sau pur și simplu prin copierea și inserarea șabloanelor dintr-un document Word într-un e-mail nou.

Filtrați automat căsuța de e-mail

Vorbesc mult mai mult decât câteva file de mesaje primite, cum ar fi „Promoție”, pe care Gmail ți le oferă automat. De fapt, le puteți dezactiva și crea reguli mai avansate pentru a muta automat lucrurile în diferite etichete și foldere, pentru a marca e-mailurile ca citite și multe altele în funcție de expeditorii, liniile de subiect sau cuvintele folosite în e-mail. Alți furnizori de e-mail au și caracteristici similare.

Când trebuie să vă îndepărtați de munca clientului pentru a verifica e-mailurile, doriți să vă concentrați pe e-mailurile importante. Răspundeți oricăror clienți, potențiali, parteneri etc. și reveniți la design înainte de a fi distras de buletine informative, de promovare cu reduceri și de oameni care vă propun.

Instrumente utile pentru colaborare și comunicare

Datorită globalizării și tehnologiei în continuă îmbunătățire, lucrul la distanță este un subiect fierbinte în locul de muncă din secolul 21. O echipă de designeri nu mai trebuie să fie localizată în același birou, sau chiar în același...

Trimite actualizări automate

O sarcină care întotdeauna mi-a scăpat din minte a fost trimiterea de actualizări săptămânale sau de reper unui client. Dacă aș avea un client căruia ar fi trebuit să-i trimit actualizări de marți, ar fi venit miercuri la 12:01 am de mai multe ori. Comunicarea în jurul actualizărilor este importantă, dar poate fi și obositoare, mai ales cu clienții care le solicită tot timpul.

Cel mai bun mod de a avea grijă de acest lucru este prin intermediul unor instrumente bune de gestionare a proiectelor și de colaborare. Ei vor avea funcții precum notificări prin e-mail și rezumate, care vă vor informa automat clienții pe măsură ce verificați articole, mutați produse de-a lungul conductei și alte elemente „de lucru”. Și nu va trebui să trimiteți un e-mail după ce fiecare articol a fost tăiat din lista dvs. de activități.

Utilizați un programator de întâlniri

Nu urăști toate du-urile necesare pentru a stabili o întâlnire? Nu este niciodată atât de simplu ca: „Ești liber în acest moment?” "Da!" "Grozav!" Trimiteți un e-mail cu clientul dvs. și comparați programele încercând să găsiți o oră care să funcționeze pentru amândoi.

În schimb, un instrument simplificat de rezervare a întâlnirilor, cum ar fi Acuity sau Calendly, prezintă disponibilitatea dvs. pentru clienți și le permite acestora să rezerve un loc în calendarul dvs. de acolo. Atât de simplu.

Găsiți și obțineți noi clienți în mai puțin timp

Marketing-ul pe tine însuți și lucrul cu noi clienți potențiali este un alt rău necesar. Nu poți obține clienți noi fără marketing, sau cel puțin prin branding-ul suficient de bine încât afacerea ta să se comercializeze. Și când începe să funcționeze, este nevoie de mai multă întoarcere pentru a duce pe cineva de la interesat de serviciile dvs. până la plata pentru ele. Iată părțile pe care le puteți simplifica.

Creați o secvență de marketing prin e-mail

Ar trebui să utilizați deja marketingul prin e-mail pentru afacerea dvs. independentă. Dacă o faceți, probabil că veți trimite un buletin informativ săptămânal sau lunar prin e-mail și este posibil să aveți o ofertă de înscriere gratuită pe site-ul dvs.

Puteți duce acest lucru și mai departe pentru a transforma orice abonat care nu a completat încă formularul dvs. „Angajați-mă” într-un prospect informat și interesat. Folosiți o secvență de bun venit pentru a-i hrăni, spuneți-i cum îi puteți ajuta și, în cele din urmă, prezentați din nou formularul „Angajați-mă”.

Folosiți formulare inteligente de contact

Pluginuri de formulare WordPress: care este cel mai bun pentru site-ul dvs.?

Formularele de contact sunt o modalitate excelentă de a intra în legătură cu utilizatorii dvs., chiar dacă furnizați deja o adresă de e-mail sau un număr de telefon pe site-ul dvs. Sunt incredibil de convenabile deoarece permit clienților să trimită...

Pentru persoanele care sunt gata să meargă direct la formularul „angajați-mă” de pe site-ul dvs. web, doriți ca acesta să fie primul pas într-un proces fără probleme de integrare a clientului. Aceasta înseamnă că trebuie să aveți suficiente formulare de contact detaliate încât să aveți toate informațiile de care aveți nevoie pentru a le trece la următorul pas în procesul de preluare a clienților pentru a minimiza orice dus și înapoi și pentru a economisi stresul. Și asta poate însemna mai mult de un formular de contact pe site-ul tău.

Dar atunci când formularele sunt detaliate, le puteți lega cu ușurință de pașii următori. De exemplu, un formular detaliat poate duce la o secvență de e-mail personalizată sau un e-mail de răspuns automat.

Automatizați sau grupați promovarea pe rețelele sociale

Să sari pe Facebook sau Twitter pentru a te promova poate fi cu ușurință o pierdere de timp. În primul rând, este timpul în fiecare zi sau săptămână pe care îl ia munca reală de marketing. Dar mai este timpul suplimentar pe care îl petreci în rețea după ce termini asta, după ce ai fost distras și ai început să defilezi prin feed.

Prin automatizarea publicării pe rețelele de socializare cu un instrument precum MeetEdgar sau programând totul odată la începutul fiecărei săptămâni, vă puteți întoarce la lucru și vă puteți pune numele acolo.

Utilizați un CRM pentru contracte și onboarding

Procesul dvs. de proiectare include probabil o mulțime de formulare, contracte și alte documente. De exemplu, există contractul inițial, orice factură, formulare pentru semnarea aprobărilor și tot acel jazz.

Un CRM facilitează urmărirea a tot ce se întâmplă. Un instrument destul de popular în rândul designerilor independenți în ultima vreme este Dubsado, care își concentrează produsul pe ajutarea freelancerilor creativi și a proprietarilor de afaceri mici.

Creați campanii de picurare

Când utilizați un CRM – fie Dubsado, fie un alt instrument – ​​ele fac destul de ușor să trimiteți o serie de e-mailuri către clienți. Acestea sunt diferite de secvențele de marketing prin e-mail prin faptul că trimit automat documente client, actualizări etc., astfel încât adminul se întâmplă în culise fără ca tu să te îndepărtezi de Adobe.

A fi platit

Îți amintești acel moment despre care ți-am vorbit? Tocmai terminasem de scris și editat primul meu post pe blog independent și mi-am dat seama că mai era mult de lucru înainte să-mi văd banii. Și mai rău, nu puteam să mă duc după următorul meu client până nu am făcut-o. Doamne, am parcurs un drum lung, și iată cum poți simplifica și tu.

Trimiteți facturi automate și recurente

Dacă trimiteți mai mult de o factură cuiva, ar trebui să faceți tot posibilul pentru a elimina toate lucrările deodată. Majoritatea programelor de facturare vă fac acest lucru ușor.

Puteți fie să setați un program de plată în avans și să faceți ca facturile automate să fie afișate în consecință, să setați facturile recurente pentru un client în curs de desfășurare sau să vă conectați instrumentul de facturare la instrumentul de management al proiectelor, astfel încât acestea să se poată sincroniza între ele.

Automatizați mementourile de plată

Ar fi grozav dacă fiecare client ar fi dornic și la timp să vă plătească, dar asta nu este viața majorității freelancerilor. În schimb, trebuie să rămânem în fruntea lor, să le trimitem mementouri cu termenele viitoare și, în cazurile mai rele, să urmărim plățile întârziate.

Sau noi? Este posibil să nu fie o caracteristică evidentă în fiecare CRM și instrument de facturare, dar majoritatea vă permit să setați e-mailuri automate și mementouri declanșate de termenele limită de plată pe care le-ați configurat.

Urmăriți veniturile și cheltuielile

Odată ce ești plătit, este timpul să sărbătorești, nu să sari direct în software-ul tău de contabilitate. Înregistrarea veniturilor și a cheltuielilor nu este ceva pentru care ar trebui să vă petreceți timp.

Între conectarea software-ului la bancă și cardurile de plată și posibilitatea de a înregistra automat activități în foi de calcul personalizate prin IFTTT sau Zapier, ar trebui să vă puteți conecta periodic și să vă revizuiți finanțele, nu să le organizați.

Făcând toate aceste tăieturi simple ici și colo, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la sarcinile administrative mai importante pe care nu le puteți elimina. Cinci minute aici și cinci minute acolo se adaugă cu ușurință la ore și ore mai multe de proiectare pe care le poți face în fiecare săptămână.

Descărcați raportul gratuit!

În raportul nostru din 2019, am găsit câteva statistici uimitoare după ce am chestionat peste 1.000 de reclame (în mare parte freelanceri!) la fel ca tine. Aflați pentru ce taxă, ce servicii vând și multe altele.