Comunicații unificate: Ghidul final super distractiv

Inchide ochii. Într-adevăr, doar fă-o. Acum, imaginați-vă o lume în care mesajele de mesagerie vocală de la clienți apăreau automat în aplicația dvs. de chat ca mesaje, apoi erau analizate automat și transformate într-o sarcină sub contul clientului în CRM. Apoi, în loc să atribuie sarcina și să creeze fluxuri de lucru pentru echipa dvs., membrii echipei relevanți primesc o notificare automată că le-a fost atribuită o sarcină.

Este mai probabil să vedem pacea mondială în timpul vieții noastre, nu?! Acum, deschide ochii. Verificarea realității, comunicațiile unificate (UC) sunt aici și, deși o zi de lucru precum cea descrisă mai sus încă nu este realitatea pentru 99,9% dintre companii, va fi foarte curând. Dar, până atunci, ce pot oferi astăzi soluțiile de comunicații unificate companiei mele?

În primul rând, ce sunt comunicațiile unificate?

Gartner definește produsele de comunicații unificate (UC) (echipamente, software și servicii) ca:

Cele care facilitează utilizarea interactivă a mai multor metode de comunicații ale întreprinderii. Aceasta poate include controlul, managementul și integrarea acestor metode. Produsele UC integrează canale de comunicații (media), rețele și sisteme, precum și aplicații IT de afaceri și, în unele cazuri, aplicații și dispozitive de consum.

Denumite uneori UCC (comunicații unificate și colaborare), aceste soluții urmăresc să consolideze comunicarea de afaceri atât sincronă (cum ar fi apelurile vocale și conferințele video), cât și asincronă (cum ar fi e-mailul și mesajele text) și să ofere instrumente de colaborare pentru a eficientiza procesele. Cu o soluție UC bine integrată, informațiile pot circula între dispozitive, locații, aplicații de afaceri și (desigur) oameni, mai rapid și mai eficient. Destul de simplu până acum, nu?! Să mergem mai adânc.

Ce pot face comunicațiile unificate pentru MINE

O comunicare mai bună înseamnă o productivitate mai mare, satisfacție a lucrătorilor și mult timp și bani economisiți. Într-un sondaj recent, 93% dintre angajați au raportat că integrarea instrumentelor UC le-a crescut productivitatea. În plus, 97 la sută au observat o colaborare îmbunătățită, 88 la sută au recunoscut că rezolvarea problemelor este mai rapidă și 81 la sută au raportat luarea mai rapidă a deciziilor .

Îmbunătățirea eficienței și productivității, reducerea costurilor, furnizarea de servicii mai bune pentru clienți, mai puțină administrare și asigurarea unei forțe de muncă mobile - acestea sunt doar CÂTE dintre beneficiile comunicațiilor unificate, dar sună ca beneficiile urmărite. Se pare că comunicațiile unificate pot obține toate serviciile de comunicare de afaceri de la un singur furnizor și le configurează astfel încât să funcționeze fără probleme. Sună ca muzică la urechea noastră!

Dar cum cresc soluțiile UC productivitatea angajaților și eficiența costurilor?

Prin mobilitate sporită, colaborareșioptimizareîmbunătățite.

1. Mobile First

Afacerile și angajații de astăzi sunt mobili și solicită soluții mobile. Cu 98% dintre utilizatori care lucrează de la distanță sau în colaborare, hiper-disponibilitatea angajaților (în birou și în afara acestuia) este la fel de importantă ca și disponibilitatea pe mai multe canale a resurselor și aplicațiilor de informații corporative.

Comunicațiile unificate iau în considerare ambele, economisind bani și îmbunătățind satisfacția și păstrarea angajaților. Există 10 avantaje înnăscute ale mobilității la locul de muncă: portabilitate, disponibilitate, accesibilitate, date în timp real, experiență îmbunătățită a utilizatorului, deținerea dispozitivului personal/Bring Your Own Device (BYOD) și conținut vizual (camera încorporată).

UC nu numai că contribuie la productivitatea și rentabilitatea forței de muncă actuale, dar vă permite să accesați fonduri de talente la distanță, să implicați angajați și furnizori contingenți și multe altele. Tot ce trebuie să aibă este o conexiune la internet și, de preferință, un smartphone. Și cine nu are unul în zilele noastre?

Aproximativ 80% din forța de muncă globală, aproximativ 3 miliarde de lucrători, efectuează zilnic muncă fizică sau fără birou. Și, acești lucrători își aduc de obicei telefonul mobil pentru a lucra cu ei. Acest lucru creează o oportunitate unică de a eficientiza comunicațiile folosind aplicațiile pentru angajați ca parte a unei soluții UC.

Dispozitivele portabile, capabile să ruleze Skype, Facetime sau soluția UC aleasă de compania dvs., reprezintă o alternativă rentabilă și ușor de utilizat la telefoanele de birou tradiționale și alte infrastructuri și echipamente costisitoare și învechite (cineva spune că aparatul de fax?!). Totul este grupat, astfel încât tu și angajații tăi nu trebuie să vă bazați pe o duzină de instrumente pentru a face treaba unuia.

Întreprinderile și întreprinderile mici deopotrivă văd potențialul și adoptă rapid strategii BYOD pentru a valorifica oportunitatea. Și angajații? Ador! 60% dintre angajați spun că tehnologia mobilă îi face mai productivi! Alți patru din zece (40%) recunosc că le provoacă creșterea creativității. Practic, nu ești singurul care notează idei geniale pe mobil în timp ce stai pe tronul de porțelan.

2. Națiunea Colaborare

V-am aruncat o mulțime de statistici, dar încă nu am terminat. Colaborarea îmbunătățită a angajaților este un factor de top pentru afaceri pentru 62% dintre companiile americane, motiv pentru care unii se referă la UC ca soluții de comunicații unificate și colaborare (UCC).

Comunicarea informațiilor este, evident, o necesitate de afaceri. Dar este doar primul pas al procesului. De exemplu, dacă iei cina și masa ta este fadă, probabil că nu vei comunica doar problema: „Această masă este fadă”. În schimb, vei comunica problema, soluția și vei atribui o sarcină: „Această masă este fadă. Stacie, poți să-mi dai sarea, te rog”. Și așa funcționează instrumentele de colaborare: oferă probleme cu soluții și apoi le descompun în soluții mai mici, cu obiective urmăribile.

Introducerea instrumentelor de colaborare ca parte a strategiei tale UC nu are doar sens, ci și economisește timp și, din nou, te scutește de cumpărarea de echipamente inutile. Un ecran partajat într-o conferință video online este mai ieftin și la fel de eficient ca o sală de ședințe cu un proiector. De asemenea, o conferință video este mult mai ușor de programat și executat decât o întâlnire față în față, mai ales când mulți dintre angajații tăi sunt la distanță sau fără birou.

Trimiterea de e-mailuri, efectuarea de apeluri telefonice și postarea de informații pe panouri de buletin sunt metode învechite de a ajunge la angajații tăi fără birou, la naiba, toți angajații tăi. Piața este deja acolo pentru ca tu să mergi dincolo și să ajungi la fiecare angajat, așa că deschide-ți ochii și găsește soluția potrivită pentru tine, afacerea și angajații tăi.

3. Afectarea eficacității

Comunicațiile unificate se referă, în principiu, la o comunicare umană eficientă. Cu toate acestea, multe sarcini pot fi descărcate pe mașini prin automatizare sau pot fi mai ușor de lucrat prin procesare digitală.

De exemplu, în loc să încerci să iei legătura cu cineva din compania ta, nesigur când ar putea răspunde, soluția UC aleasă poate oferi o funcție de prezență, astfel încât să poți vedea dacă persoana pe care o cauți este disponibilă pentru apeluri, sau angajat în alt mod. Jumătate dintre companiile care utilizează o funcție de prezență au raportat „mai puține mesaje repetate” sau „etichetă telefonică” – mulți angajați economisind până la trei ore pe săptămână sau 150 de ore pe an .

Vă amintiți faxurile? Și cât de enervant a fost să le primești mai degrabă pe hârtie decât ca fișiere pe un server sau e-mailuri? Vă amintiți că a trebuit să introduceți conținutul faxului în computer? Acest ritual ineficient și arhaic a fost învechit cu UC, iar pădurea tropicală vă mulțumește pentru asta.

Acesta este doar vârful aisbergului. Există nenumărate exemple de utilizări strălucitoare ale comunicațiilor unificate, care interconectează canalele de social media cu canale non-digitale și permit luarea mai rapidă a deciziilor, munca mai inteligentă și mult timp economisit.

Dar cu prea multe opțiuni, caracteristici și aplicații, vin provocări.

Provocările de comunicare unificată pentru întreprinderile mici

Platformele de comunicații unificate au multe de oferit. În mod tradițional, platformele UC au fost create pentru organizații mari, complexe și cu mișcare lentă. alias intreprinderi. Aceste UC dezvoltate au fost la fel de complicate și complicate. Ei au cerut echipe de la fața locului să gestioneze, servere locale să ruleze și o investiție monetară semnificativă în hardware, software și suport.

Tehnologia cloud a schimbat toate acestea și a făcut ca UC să aibă sens pentru întreprinderile mai mici și chiar pentru companiile locale. Pe măsură ce UC evoluează pentru a se potrivi nevoilor IMM-urilor, managerii IT și proprietarii de afaceri sunt adesea cei care suferă de durerile lor de creștere.

Unele dintre provocările cu care se confruntă IMM-urile astăzi atunci când aleg și implementează o soluție UC sunt ceea ce ați putea numi probleme „moștenite” care au rămas cu piața din zilele în care vizau doar organizațiile și întreprinderile mari. Altele sunt unice pentru segmentul IMM-urilor și pot fi adesea ignorate atunci când alegeți o mentalitate „întreprindere” pentru a implementa o soluție pentru IMM-uri.

Deci, ce poate sta între tine și raiul comunicării unificate?

1. Costuri ridicate – Conform unui sondaj realizat de Jabra [PDF], 73% dintre companiile cu peste 5.000 de angajați au menționat costul ca un obstacol în calea implementării UC .În timp ce soluțiile în sine ar putea să nu aibă un preț foarte ridicat, hardware-ul, suportul și personalul necesar pentru a rula sistemele se pot adăuga într-adevăr. Ca să nu mai vorbim de costul instruirii, care este în mare măsură afectat de interfața cu utilizatorul pe care o oferă soluția.
2. UX (experiență utilizator) proastă – 71% dintre angajații chestionați folosesc doar câteva dintre instrumentele de comunicare pe care angajatorii lor le pun la dispoziție.Când au fost întrebați de ce, peste o treime au recunoscut că pur și simplu nu știau cum să folosească unele dintre instrumentele oferite de platforma UC în organizația lor. Sigur, puteți arunca o mulțime de bani pe instruirea angajaților dvs. cu privire la toate caracteristicile strălucitoare ale soluției dvs. UC, dar fără o interfață ușor de utilizat, non-dezvoltator de software (a se citi normal), oamenii vor folosi cu adevărat și îndrăznim să spunem că iubesc că sunt banii spălați. jos toaleta software .
3. Rezistența angajaților – Oamenilor nu le place schimbarea.Adaptarea la noile instrumente de comunicare și dezvoltarea de noi obiceiuri este destul de greu, dar oamenii își aduc anxietățile pentru a lucra cu ele. Unii urăsc să își „anunțe” disponibilitatea colegilor. Alții devin de-a dreptul paranoici, crezând că șefii lor îi spionează prin telefoanele și computerele lor . Prin urmare, este important să le includeți în procesul de evaluare și selecție , dar chiar și atunci succesul nu este garantat.
4. Probleme de interoperabilitate – Vechile sisteme vechi nu funcționează bine cu noile soluții UC.Deci, uneori, în loc să facă lucrurile mai eficiente, ajung să creeze înrăutățirea lucrurilor. O altă problemă de luat în considerare este limitările lățimii de bandă. Un sistem UC utilizat de toți angajații de la birou poate pune presiune pe rețeaua locală și este adesea greu de prevăzut cerințele de lățime de bandă atunci când configurați o soluție UC.

Comunicații unificate pentru IMM-uri astăzi (și mâine)

Comunicațiile unificate nu mai sunt un joc doar pentru băieții mari. Comunicațiile unificate ca serviciu (UCaaS) și furnizorii bazați pe cloud oferă acum soluții la prețuri competitive companiilor de toate dimensiunile.

Nici cererea nu lipsește: „majoritatea companiilor mici (86 la sută) iau în considerare utilizarea sistemelor de comunicații unificate (UC) bazate pe cloud ca o posibilă soluție pentru nevoile lor de comunicații, înlocuind omologii lor mai tradiționali bazați pe sediu” [PDF].

Nu există nicio îndoială că implementarea rapidă și ieftină a serviciilor cloud rămâne principalul motor pentru adoptarea UC în întreprinderile mici și mijlocii. Dar mai este mult de parcurs până când paradisul comunicației unificate pe care ni-l imaginăm să devină realitate. Problemele de compatibilitate și interoperabilitate sunt lent, dar sigur, sunt depășite prin consolidarea furnizorilor și opțiunile de integrare API.

În plus, afacerile și furnizorii încep să înțeleagă că cea mai importantă parte a implementării unei soluții UC este să se asigure că aceasta este într-adevăr în beneficiul afacerii . Și acest lucru poate fi atins doar printr-o evaluare amănunțită a nevoilor afacerii, implicarea angajaților în implementare și interfețe mai bune cu utilizatorul.

Viitorul UC pentru IMM-uri este strălucitor și, deși există încă provocări, este clar că pentru majoritatea afacerilor, este o decizie înțeleaptă.

Ascultați cum o companie de servicii pe teren cu peste 200 de angajați utilizează Connecteam pentru comunicarea internă și implicarea zilnică!