Puteți folosi un cont bancar de afaceri pentru uz personal?

Un cititor întreabă:

Recent am fost angajat ca contabil pentru o mica afacere de productie.Șeful meu, proprietarul,folosește contul bancar de afaceri pentru uz personal- și mă înnebunește!El retrage bani cu un card de debit pentru cheltuieli personale.

Săptămâna trecută, soția lui a cumpărat un televizor cu ecran mare pentru casa lor folosind un cec în alb pe care l-a semnat din contul de afaceri.De la o zi la alta nu știu niciodată câți bani va avea afacerea.

I-am explicat că cea mai bună practică este să separați fondurile de afaceri și cele personale, dar el îmi spune că nu contează, deoarece afacerea este un SRL și el este singurul proprietar.Cine are dreptate?Seful meu?Sau eu?Și ce ar trebui să fac?

— Roxanne din New York

De ce să nu folosiți un cont bancar de afaceri pentru personal

1. Îngreunează gestionarea fluxului de numerar

Atunci când combinați fondurile de afaceri cu cele personale, situația fluxului de numerar al companiei poate deveni confuză și mai dificil de prezis.

De exemplu, este posibil ca afacerea să nu aibă suficiente fonduri atunci când o factură de afaceri esențială ajunge la scadență. Acest lucru se poate întâmpla deoarece proprietarul alege să plătească cheltuielile personale din contul de afaceri în același timp.

Unii proprietari de afaceri pur și simplu se uită la soldul lor bancar, văd o cifră pozitivă și cred că pot cheltui liber. Această mentalitate ar putea duce rapid la o criză a fluxului de numerar, perturbând stabilitatea financiară a afacerii.

2. Erodează protecția răspunderii personale

Un proprietar al unei corporații sau al unei societăți cu răspundere limitată (LLC) ar putea fi ținut personal responsabil pentru datorii comerciale dacă combină fonduri personale cu cele de afaceri.

Mulți proprietari înființează SRL-uri sau corporații tocmai pentru a-și limita răspunderea personală pentru datoriile de afaceri. Cu toate acestea, dacă proprietarul estompează liniile dintre finanțele personale și cele ale afacerii, această protecție a răspunderii ar putea fi pusă în pericol.

În unele cazuri, se știe că instanțele „perturează vălul corporativ”, ținând proprietarul la răspundere pentru datoriile comerciale.

Acest risc este deosebit de mare pentru SRL-urile și corporațiile cu un singur proprietar, ai căror proprietari ar putea crede că separarea fondurilor nu contează, deoarece ei sunt singurul proprietar.

Acest lucru s-ar putea întoarce în mod semnificativ, mai ales dacă afacerea se închide, lăsând în urmă o datorie comercială pe care un creditor neplătit l-ar putea urmări pe proprietar să-și recupereze.

3. Supraestimează sau subestima deducerile fiscale

Pentru a fi considerate deduceri fiscale pentru afaceri, cheltuielile trebuie să fie în scopuri comerciale. Atunci când facturile personale sunt plătite cu un cont bancar de afaceri, se complică identificarea cheltuielilor reale de afaceri.

Ca urmare, este posibil să pierdeți deducerile legitime. În mod alternativ, puteți clasifica în mod eronat cheltuielile personale ca fiind legate de afaceri, ceea ce duce la penalități și la o factură fiscală uriașă de la IRS dacă sunteți auditat.

Severitatea acestei probleme crește atunci când proprietarii de afaceri neglijează să-și păstreze evidențele financiare la zi.

Prea des, proprietarii așteaptă până la momentul impozitării pentru a clasifica cheltuielile. Când sosește acel moment, amintirile s-au estompat, iar proprietarii se trezesc cernind grămezile de chitanțe, chinuindu-se să facă distincția între cheltuielile de afaceri și cele personale. Acest scenariu este pregătit pentru erori costisitoare.

4. Face contabilitatea inutil de complexă

5. Conduce la obiecții din partea altor părți interesate

A face o distincție clară între finanțele personale și cele ale afacerilor este esențială pentru menținerea transparenței și a încrederii cu alte părți interesate.

Acționarii, investitorii și partenerii de afaceri pot deveni rapid îngrijorați dacă percep că tratați afacerea ca pușculița dvs. personală.

Un astfel de comportament poate ridica semne de întrebare serioase cu privire la integritatea managementului financiar al afacerii și poate eroda încrederea celor investiți în succesul acesteia.

Fondatorul WeWork a descoperit acest lucru pe calea grea. Compania de vârf, evaluată cândva la 47 de miliarde de dolari, a depus o cerere de IPO în vara anului 2019. Dezvăluirile depuse au dezvăluit auto-afacerea fondatorului, inclusiv împrumuturile personale pe care le-a primit de la companie la rate sub nivelul pieței.

Cu alte cuvinte, fondatorul deturna fondurile companiei în scopuri personale.

Cel mai mare investitor al companiei l-a obligat să plece din funcția de CEO. Până la urmă, a fost nevoit să demisioneze din firma pe care a fondat-o!

WeWork este un exemplu de mare profil. Amintiți-vă, totuși, chiar și într-o afacere mică fără planuri pentru o ofertă publică inițială, părțile interesate ar putea da în judecată pentru deturnare de fonduri, fraudă sau încălcarea obligației fiduciare.

Deci, dacă există alți proprietari sau investitori, plata cheltuielilor personale dintr-un cont de afaceri vă va ajunge în cele din urmă din urmă.

6. Ar putea anula o parte din beneficiul Subcapitolului S

Conturile combinate pot arunca o cheie de maimuță în cel mai bun plan fiscal din Subcapitolul S.

Un Subcapitol S este o alegere pe care o faceți cu IRS pentru a trata impozitele ca pe o trecere și pentru a evita dubla impozitare atât a corporației, cât și a proprietarului.

Un alt avantaj al unui Subcapitol S este că poate reduce taxele de muncă (taxele Medicare și de asigurări sociale) pentru proprietar.

Iată cum funcționează. Proprietarul devine angajat al companiei. Atâta timp cât primește un salariu rezonabil, proprietarul nu trebuie să plătească taxe de muncă pentru distribuțiile corporative peste salariu.

Cu toate acestea, dacă proprietarul acceptă distribuții fără salariu fără a ține evidența cât de mult cheltuie, ar putea intra în conflict cu IRS.

Cum? Luând distribuții care îi depășesc cu mult salariul. Legislația fiscală impune ca salariul proprietarului să nu fie nejustificat de mic în comparație cu distribuirea profitului.

Ceea ce se poate întâmpla este ca proprietarul să piardă evidența cât de mult ia din companie în scopuri personale. Acest lucru este ușor de făcut atunci când combinați cheltuielile personale și cele de afaceri și nu aveți controale contabile bune.

După cum afirmă Nolo.com, „Dacă IRS concluzionează că proprietarul unei corporații S a încercat să evite impozitele pe salarii deghizând salariul angajaților în distribuții corporative, poate recaracteriza distribuțiile drept salariu și poate solicita plata taxelor de muncă și a penalităților care pot include impozitul pe salarii. penalități de până la 100% plus penalități pentru neglijență.”

7. Îngreunează profitul și creșterea

Cu cât o afacere este mai disciplinată în ceea ce privește finanțele, cu atât este mai mare probabilitatea de succes. Dacă gestionați conturile bancare în mod liber, afacerea dvs. poate duce la lipsă de disciplină fiscală în alte moduri. Și asta îți pune în față un impediment inutil.

Orice rapoarte financiare pot arăta o imagine inexactă a afacerii, deoarece pot include cheltuieli personale. Cum poți genera o declarație de profit și pierdere (P&L) utilă fără date curate?

Cel puțin, va trebui să vă opriți pentru a vă curăța datele mai întâi. Acest lucru vă lipsește capacitatea de raportare în timp real.

În general, amestecând fondurile personale și de afaceri și nu menținând disciplina, devine mai greu să gestionezi afacerea către profit și succes.

Cele mai bune practici pentru afaceri și cheltuieli personale

Este obișnuit ca întreprinderile mici să înceapă cu proprietarul folosind fonduri personale pentru a porni întreprinderea. Deci, din perspectiva proprietarului, ar putea părea perfect acceptabil să continui să amesteci finanțele personale și cele de afaceri.

De fapt, un sondaj a arătat că 27% dintre proprietarii de afaceri au recunoscut că folosesc același cont atât în ​​scopuri personale, cât și în scopuri de afaceri.

Cu toate acestea, amestecarea fondurilor devine problematică odată ce afacerea este în plină funcționare. Prin urmare, pentru a menține claritatea financiară și a evita potențialele probleme, se recomandă să urmați aceste opt bune practici:

Conturi bancare separate de afaceri și personale

Proprietarul unei mici afaceri ar trebui să aibă întotdeauna două conturi curente: un cont personal și un cont de afaceri.

Este mult mai ușor când îți ții afacerea și viața personală separate și bine organizate. Citiți mai multe de la expertul fiscal Barbara Weltman despre motivul pentru care trebuie să vă separați finanțele afacerii.

Ia un salariu

Un proprietar de afaceri mici ar trebui să-și stabilească un salariu consistent. Dacă structura afacerii este o corporație sau subcapitolul S, proprietarul ar trebui să devină angajat. Acest lucru creează un flux regulat de venituri, consolidând separarea fondurilor de afaceri și personale.

Pentru un proprietar unic, este util să stabilească o retragere regulată sau un transfer la fiecare două săptămâni într-un cont personal.

Această abordare structurată împiedică introducerea imprevizibilă în conturile de afaceri pentru nevoi personale. Nu numai că promovează o bună disciplină fiscală, ci și sporește transparența financiară, doi factori cruciali pentru creșterea durabilă și longevitatea afacerii.

Distribuții de profit în sume forfetare

Mulți proprietari unici și proprietari de SRL-uri iau adesea distribuții de profit în plus față de salariu. Această practică este pe deplin acceptabilă și poate oferi o flexibilitate financiară suplimentară.

Cu toate acestea, este esențial să faceți acest lucru în mod responsabil. Retragerile neregulate sau plata facturilor personale aleatoriu din conturile de afaceri pot crea haos financiar. În schimb, distribuțiile ar trebui luate ca sume forfetare planificate, fie o dată, fie de câteva ori pe an.

Astfel de evenimente planificate pot fi incluse în planificarea fiscală și de pensii și pot face parte din strategia de creștere a afacerii.

Această abordare ajută la menținerea clarității sănătății financiare a afacerii și asigură că fondurile sunt utilizate cu înțelepciune și nu sunt irosite pe cheltuieli impulsive.

Utilizați carduri de credit separate

Păstrați evidențe bune pentru taxe

Țineți evidențele fiscale actualizate pe tot parcursul anului. Impactul amânării poate fi costisitor.

O bună păstrare a evidențelor vă ajută să feriți de problemele fiscale. Adesea, nu este o intenție rea care îi pune pe proprietarii de afaceri mici în apă caldă cu IRS și alte autorități fiscale. Mai degrabă, contabilitatea defectuoasă și lipsa documentației cauzează probleme inutile. Este o eroare forțată.

Păstrarea defectuoasă a evidențelor vă poate determina, de asemenea, să plătiți mai mult în impozite.

O bună planificare fiscală devine dificilă atunci când nu aveți o imagine financiară clară. Deci, probabil că veți ajunge la ora taxelor doar pentru a descoperi că au existat strategii pe care le-ați fi putut folosi pentru a reduce impozitele.

Dar pentru că nu aveai cărți bune și nu aveai capacitatea de a privi înainte înainte de încheierea anului fiscal, ai ratat.

Gestionați la un buget

În afaceri, ai mai multe șanse să prosperi și să ai succes dacă îți stabilești obiective și un buget.

Aceasta include stabilirea unui buget pentru a vă plăti un „salariu”.

Nu scoateți doar bani din contul dvs. bancar în driblings and drabs. Vă va lipsi o imagine clară a ratei dvs. lunare de ardere a cheltuielilor pentru afacere. Rata ta de ardere ar trebui să fie arsă în creier!

În calitate de proprietar, trebuie să știți și câte vânzări trebuie să faceți în fiecare lună pentru a vă acoperi rata de ardere.

Este mult mai probabil să vă îndepliniți obiectivele dacă știți întotdeauna EXACT ce este nevoie pentru a obține un profit în fiecare lună. Pe scurt, trebuie să știi întotdeauna:

• cât trebuie să câștige afacerea ta și
• cat poate cheltui.

Asigurați-vă că rulați lunar o declarație de profit și pierdere și alte rapoarte financiare. Ele vă ajută să rămâneți pe drumul cel bun.

Plătiți întotdeauna obligațiile la timp

Plata obligațiilor la timp este esențială în managementul afacerii. Neglijarea îndeplinirii acestor responsabilități financiare poate ridica semnale roșii cu privire la utilizarea personală a fondurilor de afaceri.

Totul poate părea bine până când afacerea începe să lipsească plățile și apoi emite rapid bulgăre de zăpadă. Prin urmare, este o regulă de bază stabilită în afaceri să plătiți la timp pe toți cei pe care îi datorați.

Această practică responsabilă ajută la evitarea multor probleme legale și favorizează încrederea între afacerea dvs. și partenerii sau creditorii săi. De asemenea, asigura buna functionare a afacerii dumneavoastra, prevenind orice intrerupere datorata neplatii serviciilor sau consumabilelor critice.

Respectați celelalte părți interesate

Dacă afacerea dvs. implică investitori, parteneri, acționari sau membri LLC, este de cea mai mare importanță să gestionați fondurile cu cea mai mare integritate. Amintiți-vă că aceste părți interesate au un interes de drept în modul în care sunt utilizate fondurile de afaceri.

Ei au nevoie de transparență și au dreptul de a participa la deciziile referitoare la chestiuni financiare. Menținând cheltuielile de afaceri și cele personale separate și respectând cele mai bune practici, susțineți o abordare de afaceri transparentă și responsabilă.

Acest lucru nu numai că sporește încrederea părților interesate, ci și previne percepția unei conduite financiare inadecvate, întărind reputația afacerii dumneavoastră.

În concluzie, folosirea unui cont de afaceri pentru a îndeplini nevoile financiare personale este o practică neînțeleaptă și periculoasă.

Este o abordare care poate submina sănătatea financiară și stabilitatea afacerii și poate duce la repercusiuni legale.

Fii un proprietar de afaceri mai inteligent. Îmbrățișați disciplina financiară, mențineți limite clare între finanțele personale și cele ale afacerii și respectați cele mai bune practici pentru a vă conduce afacerea cu succes.

Iată un tabel de comparație simplificat pentru a rezuma problemele potențiale legate de utilizarea unui cont bancar de afaceri pentru uz personal și cele mai bune practici pentru a le evita:

Toate răspunsurile la întrebările cititorilor vin de la Comitetul editorial pentru Tendințe pentru afaceri mici, cu peste 50 de ani de experiență în afaceri combinată.Dacă doriți să trimiteți o întrebare,vă rugăm să o trimiteți aici.

Imagine: DepositPhotos.com