Folosești WhatsApp pentru comunicarea internă? 7 motive pentru care este timpul să renunți la aplicație

În ultimul deceniu, multe organizații din întreaga lume au apelat la WhatsApp ca instrument principal de comunicare internă.

• Este ușor de utilizat
• Majoritatea oamenilor au deja aplicația descărcată pe telefon
• Este o soluție gratuită
• Și în general, este doar convenabil

Numai aceste motive au făcut ca proprietarii de afaceri să fie atractiv să folosească soluția ca chat principal de lucru.

Cu toate acestea, mulți manageri și angajați își exprimă îngrijorarea cu privire la dificultățile de utilizare a aplicației în scopuri organizaționale. De exemplu, un debordare de informații irelevante și care distrag atenția sau se blochează produsul.

Și întrucât WhatsApp a anunțatnoi modificări de confidențialitate care au intrat în vigoare în februarie 2021, cei2 miliarde de utilizatori ai săi – în special cei care se bazează pe WhatsApp pentru comunicațiile de afaceri – caută să facă trecerea la o soluție mai bună și mai sigură.

Care sunt noile modificări ale politicii WhatsApp?Pe scurt, colectarea de date de către WhatsApp a fost primul semn de zarvă și acum, în 2021, își impun utilizatorilor termeni de serviciu complet noi, care le cer să-și partajeze datele cu Facebook. (WhatsApp a fost achiziționat de Facebook în 2014).

Au existat deja sprâncene ridicate cu privire la setările limitate de confidențialitate ale WhatsApp, de fapt, „datele [colectate] de la Baza Națională de Vulnerabilitate din SUA, un depozit de defecte ale guvernului SUA, au dezvăluit 12 vulnerabilități în 2019 – dintre care șapte au fost clasificate drept „critice”.

De asemenea, Zac Doffman de la Forbes a comentat: „Nu este vorba despre faptul că WhatsApp distribuie mai multe dintre datele tale generale cu Facebook decât face deja, este vorba despre utilizarea datelor tale și implicarea ta cu platforma sa pentru a permite cumpărături și alte servicii de afaceri, pentru a oferi o platformă în care companiile pot comunica cu tine și să-ți vândă, totul pentru un preț pe care îl vor plăti WhatsApp.”

Acum, cu aceste noi vulnerabilități din 2021 aduse de decizia lor de a partaja date cu Facebook, WhatsApp are multe de răspuns.

Proprietarii de afaceri recunosc că aceste noi legi privind confidențialitatea WhatsApp sunt doar un catalizator pentru utilizarea unui software de comunicare internă dedicat afacerii, care permite companiei să îmbunătățească procesele de comunicare.

Drept urmare, multe companii fac trecerea la aplicația de comunicare a angajaților Connecteam. Este un instrument inovator de comunicare internă, adaptat nevoilor organizației, care oferă angajaților un ghișeu unic pentru a comunica între ei și cu compania însăși, într-un mod profesionist, sigur, inteligent și eficient.

Mii de organizații se bazează deja pe Connecteam pentru a eficientiza comunicarea, a spori implicarea angajaților, a limita pierderile de cunoștințe și pentru a îmbunătăți productivitatea angajaților.

Faceți clic aici dacă sunteți interesat să aflați mai multe despre ce poate face Connecteam pentru comunicarea internă a companiei dvs.

Încă îți este greu să renunți la instrumentul de comunicare la locul de muncă?

Mai jos, analizăm șapte probleme care vă vor convinge și mai mult să luați în considerare o alternativă mai eficientă pentru a păstra legătura și a interacționa cu angajații dvs.

Fiecare manager s-a confruntat cu acest scenariu: începi să lucrezi cu un nou angajat sau furnizor și trebuie să îi trimiți un mesaj text pentru a transmite știri și actualizări cheie ale companiei sau doar să interacționezi cu ei. Dar pentru ca acest lucru să se întâmple, mai întâi trebuie să adăugați numărul lor la lista de contacte private – dacă nu o faceți, nu le puteți trimite mesaje pe WhatsApp.Cam așa funcționează aplicația.

Sigur, nu trebuie să le salvați numărul, dar vă puteți aminti cine este toată lumea doar pe baza numărului lor de telefon?

Aceasta devine o sarcină frustrantă. De fiecare dată când un nou angajat sau furnizor se alătură companiei, trebuie să adăugați, editați și ștergeți manual informațiile de contact.

Și acesta este doar începutul gestionării contactelor de serviciu pe WhatsApp.

• Dacă numele persoanei de contact nu este corect, atunci pierzi mult timp căutând detaliile acestuia
• Ce se întâmplă dacă furnizorul s-a schimbat, dar nu știai despre asta, așa că ai informații învechite? La cine te adresezi atunci?
• Sau ai început să lucrezi la un proiect cu un grup de angajați, ce faci când proiectul este finalizat? Ștergeți întregul grup? Acest lucru duce doar la ștergerea tuturor informațiilor, astfel încât să nu vă puteți întoarce pentru a vă referi la comunicarea proiectului.

Deci toate aceste exemple se rezumă la o durere de cap totală, inutilă.

Desigur, noi angajați se alătură organizației, își schimbă pozițiile sau renunță. Când te confrunți cu acel scenariu, ești pregătit pentru următoarele scenarii?

• Este cineva responsabil cu eliminarea angajatului din toate acele grupuri de chat care nu mai sunt relevante pentru el?
• Cum te descurci cu un angajat care a fost concediat și când este momentul să-l scoți din grup?
• Cum îi ajutați pe noii angajați care tocmai s-au alăturat să primească toate informațiile și actualizările pe care le-au ratat?
• Cum vă puteți asigura că nu au acces la informații cheie ale companiei pe care le pot folosi împotriva dvs.?

Iată câteva povești care vor să-ți trimită fior: un fost director VP al unei anumite companii de retail a început să lucreze pentru competiție, dar a rămas în textul grupului pentru o perioadă lungă de timp și a continuat să primească informații neautorizate esențiale. Da, asta chiar s-a întâmplat!

Sau angajații din departamentul de resurse umane al unei companii mari nu au adăugat noi angajați în chat-ul de grup până când nu și-au „trecut testul”, adică instrumentul de comunicare devine un „club” privat și nu toată lumea este binevenită. Acest lucru duce la un dezechilibru grav în satisfacția, implicarea angajaților și provoacă cultura companiei.

În plus,nu există un control administrativ disponibil pentru a reglementa utilizatorii în WhatsApp, ceea ce demonstrează un risc uriaș de comunicări personale și neautorizate care pot apărea în cadrul aplicației.Și, deoarece nu puteți monitoriza comunicările care au loc în cadrul aplicației, oricine poate crea un grup neautorizat și poate comunica în mod privat.

Există multe alte exemple de problema textului grupului WhatsApp, începând cu nume greșite de contact și terminând cu daune reale aduse organizației.

Securitatea datelor poate dăuna grav organizațiilor și chiar poate provoca o defecțiune completă, ceea ce o face una dintre cele mai importante probleme ale companiei. Un angajat concediat, chiar dacă a fost deja eliminat din chatul de grup, deține în continuare informații delicate ale companiei, cum ar fi fotografii, fișiere, istoricul chatului și detalii de contact. Toate aceste informații sunt stocate automat în smartphone-ul angajatului fără a fi nevoie de nicio acțiune din partea acestuia. Acest angajat nemulțumit poate ajunge la concurență și poate distribui toate aceste informații, doar din ciudă.

În plus, aceste informații îi sunt disponibile și în cauzele juridice care implică compania. Dar, la sfârșitul zilei, adevărata problemă este că departamentul IS (sisteme informaționale) nu va avea cum să monitorizeze aceste informații și să afle ce a ales angajatul să facă cu ele până nu va fi prea târziu.

„Dacă nu sunt oferite instrumente cloud aprobate de companie, lucrătorii din prima linie pot risca securitatea companiei și a datelor și respectarea reglementărilor pentru a le folosi pe ale lor. Cincizeci și trei la sută dintre lucrătorii din prima linie folosesc aplicații de mesagerie precum WhatsApp și Facebook Messengerde până la șase ori pe zi din motive legate de muncă , dar 68% dintre ei au spus că s-ar opri dacă li s-ar acorda instrumente de comunicare internă aprobate.- Google

Pe lângă toate acestea, conținutul mesajului dvs. care există poate finecriptat :

• Backup-urile nu sunt criptate .Aceasta înseamnă că, dacă tu sau cineva cu care sunteți în conversații, face backup pentru WhatsApp, atunci acel conținut nu este, de fapt, criptat.
• Exporturile de chat-uri nu sunt criptate .Orice persoană din orice grup WhatsApp din care faceți parte poate exporta întregul istoric de chat al grupului ca fișier text simplu și îl poate publica oriunde sau îl poate trimite/stoca oriunde necriptat.\

Prin urmare, trebuie să presupuneți că informațiile comerciale sensibile și private din WhatsApp ar putea fi expuse cu ușurință în orice moment, în ciuda criptării end-to-end care se află în WhatsApp însuși.

Este evident că tipul de conținut care apare într-o familie privată sau într-un chat de grup de prieteni nu este adecvat sau nu se potrivește mediului de lucru sau chat-ului de grup al organizației.

Fie că este vorba despre o glumă fără gust, insulte, informații despre companie, hărțuire sexuală sau chiar un angajat nemulțumit care tocmai a fost concediat și care se dă drumul cu comentarii grosolane, ca să nu mai vorbim de cazurile reale în care angajații au trimis din greșeală o poză privată. grup.

Probabil că puteți ghici consecințele acestor situații, dar cel mai important este să înțelegeți importanța controlului, ștergerii și monitorizării textului de grup. Nu este doar important, este o necesitate!

„WhatsApp-ul meu... sunt într-adevăr 91% conversații legate de muncă și mă deranjează chiar și în weekend... este amestecat în viața mea personală și urăsc asta... Vreau să intru pe WhatsApp și să discut cu prietenii mei, să nu mă ocup de muncă sau să îmi amintesc de muncă”, spune un utilizator.

Când nu există o separare absolută între textele private de grup și chaturile de serviciu, șansa de confuzie crește semnificativ. De asemenea, este foarte rezonabil să presupunem că angajații și conducerea nu ar dori ca fotografia lor privată WhatsApp să apară în sistemul de comunicare al organizației – nimeni nu dorește să fie reprezentat în fața colegilor sau a partenerilor de afaceri cu o fotografie personală jenantă.

Acest lucru creează un debordare neobișnuit și ar putea face ca informațiile importante să dispară în tot haosul. De exemplu, Joanna a avut un fiu? Felicitări! Acum vă puteți aștepta la 200 de notificări push de la toți cei care îi doresc „Felicitări!”. Fiecare manager cunoaște dialogul irelevant creat în urma actualizărilor zilnice, a anunțurilor CEO-ului, a informațiilor controversate și așa mai departe. De aceea trebuie să existe o separare clară între cele două!

Cu alte cuvinte, un amestec neclar de conversații personale și de afaceri nu ar trebui să aibă loc într-o singură interfață, deoarece duce doar la confuzie și chiar la o lipsă de motivație pentru a lucra cu adevărat.

Companiile nu au nevoie doar de un instrument pentru a discuta cu angajații lor, ci trebuie să sporească implicarea, să partajeze actualizări, să se conecteze cu colegii, să sporească productivitatea, o colaborare mai bună și multe altele.

Comunicarea la locul de muncă se concentrează pe schimbul de informații și idei care sunt atât verbale, cât și non-verbale. Și când o faci corect, ai o cultură puternică a companiei.

Dacă nu sunteți sigur cum ar trebui să arate o strategie de comunicare internă, descărcați cartea noastră electronică gratuită pentru a începe.

Indiferent de situația de urgență care apare, compania dvs. trebuie să poată face față imediat. Exemplele de situații de urgență includ hărțuirea sexuală, dezastrele provocate de om, violența la locul de muncă, atacurile de securitate cibernetică și multe altele. Dacă vi se prezintă o urgență, angajații dvs. trebuie să știe cum să o raporteze și cui să raporteze. După aceea, HR trebuie să se ocupe de situație imediat.

De asemenea, managerii trebuie să știe că mesajul lor a trecut și că angajații au văzut și au citit actualizarea. WhatsApp este limitat în acest caz.

Și să nu uităm de pandemia globală, COVID-19, care a forțat multe companii să reacționeze rapid. Managerii trebuie să fie capabili să-i țină pe toți pe aceeași pagină, să distribuie informații în timp real, să gestioneze nivelul de stres și multe altele pentru a evita o revenire serioasă.

Concluzia pe WhatsApp și comunicarea internă

Utilizarea WhatsApp în mediul de lucru pare confortabilă și ușoară. Și sigur, pare ușor să implementezi WhatsApp rapid și cu succes, chiar dacă nu formal, în organizație, dar dacă te uiți mai bine, vei găsi o mulțime de defecțiuni care se pot dovedi în cele din urmă a fi foarte costisitoare.

La sfârșitul zilei, este clar pentru proprietarii de afaceri că compania lor este pregătită pentru o aplicație de comunicare a angajaților ca următorul instrument de comunicare pentru companie.

Astăzi, tot mai multe companii din întreaga lume folosesc o aplicație de comunicare a angajaților pentru toate nevoile lor organizaționale.

Ce este un instrument de comunicare cu angajații?Este un instrument prietenos cu dispozitivele mobile, adaptat nevoilor organizației, pentru a avea un singur loc pentru a comunica cu ușurință între ei în timp real.

Soluția este concepută pentru a face față diferitelor provocări ale domeniului organizațional, acum mii de companii din întreaga lume folosesc aplicația pentru angajați Connecteam pentru a ține evidența datelor organizației, pentru a gestiona grupuri automat, pentru a adăuga restricții și autorizații, pentru a crea diverse canale, pentru a produce rapoarte și pentru a rula organizații. comunicare cu succes și profesional.

Funcția de chat ajută personalul să rămână implicat și conectat. Am creat echipe de chat în care angajații pot sărbători realizările și pot trimite actualizări despre orice și orice.

Brian Jolliff, COO la Total Compass Care

La sfârșitul zilei, trecerea companiei dvs. la un instrument de comunicare securizat, cum ar fi Connecteam, vă va liniști, deoarece datele și documentele dvs. sunt complet în siguranță, cu cea mai înaltă securitate necesară.