Videoconferințe de acasă: sfaturi pentru a deveni profesionist

Publicat: 2023-08-11

Conferințele video de acasă devin din ce în ce mai răspândite datorită mai multor persoane care lucrează de la distanță.

Indiferent dacă lucrezi temporar la telecomunicații, lucrezi permanent de acasă sau plănuiești conferințe video de la birou, este important să fii cât mai profesionist posibil în timpul acestor apeluri video. Iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să profitați la maximum de acest stil de comunicare.

Reclamă-ți afacerea aici

Conferință de acasă

Există trei domenii care trebuie abordate atunci când conferiți de acasă:

Să arăți profesionist – Unul dintre primele lucruri pe care oamenii le vor observa când vorbești cu ei pe video este aspectul tău. Fie că este vorba de lumină, sunet sau rochie, imaginile tale trebuie să iasă ca un profesionist.
Acționează profesional – Videoconferința este o activitate legată de muncă. Deci, chiar dacă ești acasă, ar trebui să te pregătești așa cum ai face dacă ai fi la birou. Evitați să faceți mai multe sarcini sau să căutați materiale în jurul biroului dvs. Dacă trebuie să vorbiți cu un membru al familiei sau să faceți orice zgomot fără legătură, asigurați-vă că utilizați această funcție de dezactivare a sunetului!
Evitarea distragerilor – Conferințele video cu familia, animalele de companie și sunerii la ușă în fundal pot fi dificile. Cu toate acestea, este important să încercați să limitați aceste distrageri în timp ce sunteți la convorbiri cu colegii sau clienții.

videoconferință de acasă

Arăt profesionist la un apel video

A arăta și a suna profesionist la apelurile video înseamnă să preiei controlul asupra mediului tău. Nu este vorba doar despre aspectul tău individual; este, de asemenea, despre obținerea celui mai bun aspect și sunet în împrejurimile dvs. Iată câteva dintre cele mai importante domenii de luat în considerare.

Iluminat

Nimeni nu vrea să arate de parcă stă într-o peșteră. Iată câteva sfaturi despre cum să optimizați sursa de lumină pentru apelurile dvs. video.

Înfruntă-ți sursa de lumină: când lumina vine din spatele tău, fundalul tău devine iluminat, dar fața ta devine întunecată. Persoanele aflate la un apel video vor să te vadă, așa că poziționează-ți lumina în fața ta sau pune laptopul în fața unei ferestre sau a unei lămpi pentru cea mai bună imagine.
Includeți lumini multiple: o singură sursă de lumină poate crea o mulțime de umbre, care pot distra atenția în timpul unei întâlniri. Dacă este posibil, mergi într-o cameră cu mai multe ferestre sau folosește o lumină de deasupra plafonului și o lampă pentru a obține lumină din mai multe direcții.
Utilizați lumină naturală atunci când este posibil: lumina soarelui tinde să arate mai uniformă și mai puțin aspră decât lumina artificială. Așadar, dacă aveți o conferință video în timpul zilei, încercați să găsiți un spațiu cu multe ferestre pentru a profita de cea mai bună lumină naturală.
Luați în considerare o lumină inelă: Uneori, lumina naturală nu este o opțiune. Dacă aveți tendința de a face conferințe video seara sau dacă biroul dvs. de acasă este într-un subsol, o sursă de lumină dedicată poate fi benefică. O lumină inelă oferă cea mai bună acoperire uniformă chiar în fața computerului.
Testați-vă iluminarea: simpla privire la dvs. pe cameră vă poate ajuta să determinați dacă aveți nevoie de mai multă sau mai puțină lumină sau dacă trebuie să schimbați direcția.

apel video de acasă

Îmbrăcăminte

Să te îmbraci la un apel video este la fel de important ca și în persoană, așa că asigură-te că arăți cât mai bine. Iată câteva sfaturi despre cum să te îmbraci corespunzător.

Nu purtați cecuri sau dungi: când purtați aceste modele la un apel video, mișcarea poate crea o imagine care distrage atenția pentru alți participanți.
Respectați nuanțe moderate: alb-negru poate fi profesional atunci când lucrați într-un mediu de birou, dar pot afecta setările de lumină ale apelului dvs. video. Dacă camera detectează tone de alb strălucitor, de exemplu, se poate ajusta și face ca restul ecranului să pară mai întunecat.
Dress Business Casual: Chiar dacă îți petreci cea mai mare parte a zilei lucrând în sudoare, un apel video necesită un anumit profesionalism. Nu purta ceva dacă nu l-ai purta pentru a te întâlni personal cu clienții sau colegii.
Îmbracă-te complet: s-ar putea să fii tentat să te îmbraci doar de la talie în sus, deoarece aceasta este probabil singura parte din tine pe care o vor vedea oamenii. Cu toate acestea, nu se știe niciodată dacă va trebui să te ridici pentru a obține materiale de prezentare sau altceva. Rămâneți la ținute business casual, pentru a fi în siguranță.
Purtați ceva care să vă facă să vă simțiți încrezător: deși profesionalismul este important, tot doriți să vă simțiți confortabil și încrezător. Purtați articolele care vă fac să vă simțiți pregătiți să comunicați liber și să vă concentrați asupra conținutului întâlnirii dvs.

videoconferință de acasă

aparat foto

Camera dvs. este cea care vă permite să vă conectați vizual cu alți participanți. Utilizați aceste sfaturi pentru a asigura o conexiune fără probleme.

Puneți camera la nivelul ochilor: plasând camera sub sau deasupra, puteți crea un unghi ciudat pentru video. În plus, veți avea mai multe șanse să vă uitați efectiv în cameră și nu la dvs. pe ecran dacă este la nivelul ochilor.
Găsiți poziția corectă: în mod ideal, camera ar trebui să vă arate capul și umerii, sau poate jumătatea superioară a trunchiului. Experimentați cu computerul și plasarea scaunului pentru a găsi distanța potrivită.
Utilizați un fundal neutru: Tonele de dezordine în fundalul biroului dvs. pot distra atenția și neprofesionist. Găsiți un loc care să pară ordonat și care să nu includă nimic potențial sensibil sau jenant.
Luați în considerare un fundal virtual: unele programe precum Zoom oferă opțiunea de a utiliza fundaluri virtuale, astfel încât să puteți alege să aveți întâlnirea în fața unui orizont sau a unei alte fotografii la alegere. Veți avea nevoie de un fundal simplu pentru ca această funcție să funcționeze. Și ar trebui să utilizați această opțiune numai dacă nu va distrage atenția participanților sau nu va părea neprofesionist.
Limitați întârzierea: camera dvs. poate întârzia uneori mișcările sau îngheța dacă există multă tensiune pe conexiunea dvs. la internet. Pe cât posibil, închideți alte file de pe computer și deconectați alte dispozitive în timp ce sunteți la apeluri.

Sunet

De asemenea, ceilalți participanți trebuie să vă poată auzi când este rândul dvs. să distribuiți. Aceste sfaturi vă pot ajuta să transmiteți mesajul în mod clar.

Atenție la întârzieri ale sunetului: uneori, sunetul întârzie în timpul unui apel, ceea ce poate determina participanții să încerce și să vorbească în același timp. Asigurați-vă că semnalați că doriți să vorbiți înainte de a sări și de a vorbi peste cineva.
Luați în considerare achiziționarea unui microfon: dacă aveți apeluri video în mod regulat, este posibil ca sunetul încorporat pe computer să nu fie la standardele dvs. de calitate. Puteți cumpăra un microfon separat și îl puteți conecta la computer, astfel încât oamenii să vă poată auzi mai clar.
Utilizați căști: atunci când sunetul vine de la difuzoarele computerului, uneori se poate întoarce înapoi în microfon și poate crea un ecou. Evitați acest lucru folosind căști.
Găsiți un loc liniștit: unele părți ale casei sau biroului dvs. sunt probabil mai liniștite decât altele. Dacă este posibil, găsește un loc cu o ușă sau ceva izolație pentru a limita zgomotul suplimentar.
Vorbește clar: când este rândul tău să împărtășești, să enunți și să proiectezi, astfel încât oamenii să te poată auzi clar, așa cum ai face în timpul unei întâlniri în persoană.

Înainte de întâlnire, testați camera și calitatea sunetului pentru a vă asigura că aveți o conexiune puternică. Acest lucru previne întârzierile și confuzia în timpul apelului, care poate părea deosebit de neprofesional.

apeluri video de acasă

Acționarea profesională într-un apel video

Respectarea etichetei adecvate pentru conferințe video ajută întâlnirile să se desfășoare mai bine și vă asigură că nu sunteți nepoliticos.

Țineți cont de acești factori la următorul apel pentru a menține profesionalismul și eficiența, valorificând cât mai bine timpul fiecăruia.

Concentrează-te

Nu faceți mai multe sarcini în timpul unui apel. Chiar dacă oamenii nu te pot vedea, ei pot discerne când nu ești atent.

Multe platforme de videoconferință au caracteristici care indică când nu sunteți implicat activ, cum ar fi când răsfoiți o altă fereastră. A rămâne atent nu doar arată respect, ci și asigură că contribui și procesezi în mod activ informațiile.

Mut

Dezactivarea sunetului nu este doar o curtoazie – este esențială. Dezactivarea microfonului atunci când nu vorbiți evită difuzarea comentariilor accidentale.

Această practică asigură că zgomotele de fundal din mediul dvs., cum ar fi un telefon care sună sau sonerie, nu interferează cu fluxul întâlnirii. Prin dezactivarea sunetului, protejați claritatea apelului pentru toată lumea.

Utilizați o agendă

Întâlnirile structurate sunt întâlniri eficiente. O agendă oferă o foaie de parcurs pentru discuții, permițând participanților să se pregătească și să se implice eficient.

Când găzduiți, redactați o schiță a subiectelor principale și împărtășiți-o în avans. Acest lucru asigură toți participanții să vină pregătiți, făcând întâlnirea mai fructuoasă și minimizând abaterile de la subiectul principal.

Păstrați materialele în apropiere

Anticiparea este cheia. Când participați la o întâlnire virtuală, aveți toate materialele relevante organizate și la îndemână. Acest lucru reduce la minimum întreruperile și pauzele incomode în timp ce vă grăbiți să găsiți un anumit document sau un diapozitiv de prezentare.

O configurație organizată emană profesionalism și asigură o experiență de apel mai fluidă pentru toți cei implicați.

videoconferință de acasă

Ștergeți ecranul

Pregătirea se extinde la spațiul dvs. de lucru digital. Dacă intenționați să partajați ecranul, asigurați-vă că filele și aplicațiile care nu au legătură sunt închise.

Dezactivați orice notificări pop-up potențiale, fie că este vorba de aplicații de mesagerie sau actualizări de software. Această abordare proactivă garantează că întâlnirea rămâne concentrată și participanții nu sunt expuși din greșeală la informații care nu au legătură sau confidențiale.

Să fii la timp

Punctualitatea este o dovadă a profesionalismului. Participarea cu întârziere la o întâlnire video trimite un mesaj involuntar de lipsă de respect sau indiferență față de timpul celorlalți.

Așa cum nu te-ai plimba târziu într-o întâlnire personală, același principiu se aplică și întâlnirilor virtuale. Prioritizează gestionarea timpului pentru a te asigura că ești mereu prompt.

A stabili un contact vizual

Întâlnirile virtuale reprezintă provocări unice, una fiind menținerea conexiunii autentice. Chiar și într-un cadru digital, contactul vizual joacă un rol crucial.

Rezistați impulsului de a viziona propriul dvs. flux video sau de a fi deturnat. Privirea direct la cameră, în special atunci când vorbiți, întărește angajamentul și atenția față de discuție.

videoconferință de acasă

Evitarea distragerilor la un apel video

Mediul de lucru la distanță introduce diverse posibile distrageri care pot submina eficiența și profesionalismul apelurilor video. Iată câteva distrageri comune și strategii pentru a le contracara.

Familie

Copiii și soții pot intra în biroul dvs. sau pot face zgomot afară. Deși este firesc ca membrii familiei să fie curioși sau să aibă nevoie de asistență, este esențial să le comunicați importanța întâlnirilor dvs.

Prin stabilirea limitelor și informarea lor în prealabil, puteți minimiza întreruperile și puteți menține o atmosferă profesională.

videoconferinta copii

Animale de companie

Prietenii noștri blăniți pot fi însoțitori minunați în timpul zilei de lucru, dar s-ar putea să nu înțeleagă importanța întâlnirilor tale virtuale. Un câine dornic ar putea latră sau o pisică curioasă ar putea defila pe tastatura ta în momentele cele mai nepotrivite.

Pentru a atenua aceste posibile întreruperi, este recomandabil să găsiți un spațiu liniștit și închis pentru apelurile dvs.

Dacă acest lucru nu este fezabil, poate puteți amenaja o zonă de joacă sau jucării care să le ocupe în timpul întâlnirii sau chiar să vă gândiți să înrolați un membru al familiei pentru a-l menține implicat într-o altă cameră.

Zgomote în aer liber

Sunetele în aer liber, fie că este vorba de zumzetul traficului, copiii care se joacă sau sunetul sporadic al soneriei, pot fi imprevizibile și intruzive.

În timp ce unele zgomote sunt în afara controlului nostru, luarea de măsuri preventive poate reduce drastic impactul lor. Găsiți o locație din casa dvs. cel mai puțin afectată de sunetele exterioare - fie că este o cameră cu vedere la curtea din spate sau un subsol izolat.

Perdelele groase sau garniturile ferestrelor pot atenua și mai mult zgomotele din exterior, asigurându-vă că apelul dvs. rămâne profesional și neîntrerupt.

Telefoane

În această epocă a conectivității constante, telefoanele noastre sunt mereu pline de notificări, mesaje text sau apeluri. Deși sunt esențiale pentru comunicare, ele pot fi dăunătoare în timpul unui apel video, divizându-ți atenția.

Dincolo de doar setarea telefonului la silențios, luați în considerare plasarea lui cu fața în jos sau într-o altă cameră complet.

Scopul este de a crea un spațiu în care să te poți cufunda pe deplin în apelul video, demonstrând respect și angajament față de conversația în cauză.

E-mailuri

Cu viețile noastre din ce în ce mai digitalizate, un val de notificări prin e-mail, ferestre pop-up sau alerte de chat poate fi la fel de distragătoare ca orice întrerupere fizică.

Asemenea distrageri nu numai că vă fragmentează atenția, dar ar putea, de asemenea, să distragă atenția celorlalți dacă partajați ecranul.

Înainte de apel, alocați câteva minute pentru a vă dezordine spațiul de lucru digital. Închideți filele și aplicațiile străine și, dacă este necesar, activați modurile „Nu deranja” pentru orice aplicație care ar putea cauza întreruperi. Acest lucru încurajează un mediu digital propice discuțiilor productive.

Vizitatori

Chiar și într-un cadru de lucru la distanță, pot apărea vizite neașteptate de la vecini, prieteni sau familie extinsă. Este posibil ca aceste drop-in-uri bine intenționate să nu fie la curent cu angajamentele dvs. de întâlnire video.

Este benefic să împărtășești rutina ta de lucru de acasă cu cei din jurul tău. Luați în considerare să puneți un semn politicos „Nu deranjați” sau o notificare pe ușa dumneavoastră în timpul întâlnirilor cruciale.

Prin stabilirea unor astfel de limite, vă asigurați că angajamentele dumneavoastră profesionale sunt tratate cu respectul pe care îl merită.

Conversație irelevantă

Eficiența în întâlniri este adesea compromisă de digresiuni. Deși este natura umană să se angajeze în glume uşoare sau să împărtăşească anecdote personale, este esenţial să se găsească un echilibru.

Dacă moderați, îndreptați ușor conversația înapoi pe drumul cel bun dacă se îndepărtează de subiect. De asemenea, este util să alocați ore specifice pentru chat-urile ocazionale, poate la începutul sau la sfârșitul apelului, asigurându-vă că agenda de bază nu este compromisă, încurajând în același timp camaraderia între participanți.

videoconferință de acasă

Videoconferință Ce trebuie și ce nu trebuie

Navigarea în lumea videoconferințelor poate fi puțin copleșitoare, mai ales cu atât de mulți factori de luat în considerare.

Pentru a ajuta la eficientizarea procesului și pentru a vă asigura că vă prezentați în cea mai bună lumină posibilă, iată un tabel de comparație care evidențiază elementele esențiale de făcut și de ce nu faceți pentru un apel video de succes.

Indiferent dacă sunteți un utilizator ocazional sau efectuați apeluri video zilnic, acest tabel servește drept referință rapidă la îndemână pentru a vă menține interacțiunile virtuale profesionale și productive:

Aspect	A face	Nu
Aspect	Purtați ținute business casual.	Nu purta carouri, dungi sau doar rochie de la talie în sus.
Iluminat	Folosiți lumină naturală; înfruntă-ți sursa de lumină.	Nu lăsa lumina să vină din spatele tău.
aparat foto	Puneți camera la nivelul ochilor; utilizați un fundal neutru.	Nu aveți dezordine sau elemente sensibile în fundal.
Sunet	Folosiți căști; luați în considerare achiziționarea unui microfon.	Nu vă bazați doar pe sunetul încorporat al computerului; evita ecourile.
Comportament profesional	Să fii la timp; a stabili un contact vizual; folosește o agendă.	Nu faceți mai multe sarcini; evitați conversațiile irelevante în timpul apelului.
Distrageri	Anunțați familia despre întâlniri; închideți filele irelevante.	Nu lăsa telefoanele pornite cu voce tare; evitați să aveți animale de companie în spațiul de lucru.

Concluzie

Conferința de acasă cu videoclipuri este o modalitate excelentă pentru întreprinderile mici și angajații lor de a păstra legătura în timp ce lucrează de acasă.

Cu aceste sfaturi, poți fi cel mai bun și să arăți mai profesionist, în timp ce devii mai realizat în timpul fiecărei sesiuni.

Imagine: Depositphotos.com