Cum să accesați întreaga valoare a întâlnirilor virtuale pentru întreprinderile mici

Este posibil ca întreprinderile mici să nu poată oferi resursele oferite companiilor mari și să nu poată prognoza, cu o certitudine de 100%, cum vor arăta lucrurile pe plan intern în câțiva ani. La urma urmei, ele încă sunt în creștere, iar perspectivele economice actuale par sumbre, uneori. Totuși, ceea ce pot oferi întreprinderile mici este să întâlnească angajații acolo unde se află.

O platformă de întâlnire video fiabilă, puternică și flexibilă face minuni pentru întreprinderile mici, chiar dacă acestea nu găzduiesc multe întâlniri. Tehnologia software-ului pentru întâlniri virtuale a evoluat pentru a include analize, managementul sarcinilor și timpului și monitorizarea fluxului de lucru disponibil fiecărui angajat. Acesta pune bazele unei afaceri mici în curs de dezvoltare pentru a adăuga angajați și a stabili protocoale durabile și durabile, indiferent cât de mari devin.

Iată câteva considerente cheie pentru întreprinderile mici de care trebuie să țină cont atunci când cumpără acest instrument de bază pentru afaceri:

Sigur și Securizat

„Zoombombing” a devenit o glumă la începutul pandemiei de COVID-19, când majoritatea operațiunilor de muncă din întreaga lume s-au mutat online. Ideea a fost că un străin ar putea pirata un apel video în desfășurare pentru a provoca confuzie și a-i trola pe participanți. Ceea ce a început ca o supărare inofensivă a escaladat într-un risc de securitate care l-a costat pe Zoom un bănuț destul de: compania a plătit un proces de 85 de milioane de dolari în 2021.

Nu mai este acceptabil ca software-ul pentru întâlniri video să dețină altceva decât cele mai înalte standarde de securitate, iar majoritatea vânzătorilor și-au intensificat jocul de protecție. Începeți prin a acorda prioritate software-ului care acceptă sau chiar necesită autentificarea cu doi factori. Introduce un pas suplimentar, dar blochează efectiv orice escroc fără acces la mai multe dispozitive deținute de un utilizator individual. Unii furnizori de software oferă propriul software de autentificare, iar utilizarea celor două împreună eficientizează eforturile de securitate. În plus, deși o mare parte din software-ul modern de chat video este bazat pe cloud, este logic să favorizăm furnizorii care administrează centre de date fizice, adăugând un cerc suplimentar pentru ca hackerii să sară.

Multe probleme pot fi evitate atunci când software-ul acordă autoritate persoanei care execută apelul. Căutați oferte care permit gazdei să „blocheze” apelurile în curs. Acest lucru asigură că nimeni nou nu poate intra, chiar dacă a fost invitat sau a reușit să obțină un link către apel. Acordați prioritate software-ului care direcționează cererile de partajare a ecranului și de înregistrare prin intermediul persoanelor care conduc întâlnirile virtuale, de asemenea.

Împreună pentru totdeauna

Datorită dezvoltărilor în SaaS, în special în capabilitățile de automatizare, software-ul pentru întâlniri este capabil să se concentreze asupra a ceea ce se întâmplă înainte și după întâlnirea în sine. De exemplu, dacă o companie găzduiește un webinar, software-ul ar putea permite utilizatorilor să personalizeze invitații sau să trimită sondaje înainte de eveniment, trimițând ulterior tuturor participanților o transcriere a conversației, generată automat.

Întreprinderile mici ar trebui să ia în considerare investiția într-o platformă de întâlnire de la același furnizor care rulează restul aplicațiilor sale. Acest lucru produce numeroase beneficii, inclusiv un nivel sporit de securitate datorită capacității furnizorilor de a monitoriza problemele dintr-o locație centralizată. Opțiunea deblochează, de asemenea, funcțiile de analiză încorporate în majoritatea software-ului pentru întâlniri video. Ca o continuare a exemplului de webinar de mai sus, soluția tehnologică potrivită poate extrage automat informații atunci când întâlnirea este finalizată, cum ar fi rezultatele sondajelor sau cifrele cheie discutate într-un pachet de diapozitive, poate analiza câteva numere și trimite rezultatele fiecărui participant și angajat. Aceștia din urmă destinatari vor găsi sarcini importante adăugate la calendarele lor și numere esențiale încorporate în foile de calcul de urmărire - totul posibil deoarece componentele disparate de software comunică între ele perfect.

Ar putea fi tentant pentru întreprinderile mici să renunțe la acest proces și pur și simplu să opteze pentru orice furnizor care oferă cea mai ieftină soluție. Adevăratele economii provin din interoperabilitatea mai multor instrumente conexe, grupate și evaluate ca un pachet de aplicații de colaborare.

Aproape sau Departe

Software-ul potrivit pentru întâlniri video face minuni pentru experiența angajaților. Atunci când sunt unificați cu alte aplicații, angajații mențin o vedere panoramică asupra activității zilnice și pot ajusta rapid sarcinile pentru a executa orice pivot necesar. De asemenea, maximizează timpul angajaților, permițând distribuirea agendelor înainte de întâlnirile virtuale și permițând table virtuale în timpul apelului.

Cu toate acestea, un software puternic pentru întâlniri transmite mesajul că o companie înțelege cum lucrează angajații săi.

Întreprinderile mici ar trebui să acorde prioritate software-ului pentru întâlniri cu o componentă mobilă. Pare a fi un dat – nu ar trebui toate companiile de tehnologie să creeze aplicații mobile pentru a-și completa ofertele desktop? decât ar putea crede unii. În plus, atunci când acest software funcționează într-un sistem unificat, chiar și întâlnirile mobile sunt extrase pentru date utile pentru a ghida și actualiza fluxurile de lucru.

Deoarece angajații se vor implica cu software-ul din, teoretic, din întreaga lume, este important ca întreprinderile mici să folosească tehnologia care menține un jurnal de activitate pentru ca supraveghetorii să îl examineze ulterior. Dacă ar avea loc o încălcare a securității, aceasta poate fi o resursă de neprețuit în urmărirea a ceea ce s-a întâmplat și în repararea vulnerabilității pentru a rezista în perioadele de creștere.

Standarde și practici pentru întâlniri virtuale

Întreprinderile mici trebuie să-și construiască suita de software având în vedere eficiență. Este ușor să treci cu vederea acest aspect atunci când există doar câțiva angajați care pot face excepții de la fiecare regulă, dar odată ce compania crește, va deveni important să se stabilească cele mai bune practici pentru când vin noi angajați, în special noi manageri.

Software-ul stabilește, de asemenea, un precedent: acum, când apare ceva important, angajații sunt încurajați să organizeze întâlniri virtuale pentru a disemina informații, știind că acestea vor fi comunicate eficient și va exista o pistă virtuală de hârtie în cazul în care firele sunt încrucișate.

Cel mai important, software-ul pentru întâlniri video economisește timp întreprinderilor mici - o marfă pe care firmele de toate dimensiunile trebuie să protejeze cu orice preț.