Ce este un formular W2 de declarație de salariu și impozit? Ce trebuie să știe angajatorii și angajații

Sunteți un angajat care este curios despre ce este o declarație de salariu și impozit din formularul W2 sau un angajator care se întreabă dacă trebuie să le furnizeze? Este esențial ca angajatorii și angajații să-și înțeleagă responsabilitățile atunci când vine vorba de formularele W2. Acest document fiscal are implicații vitale pentru depunerea impozitului și este o parte esențială a peisajului financiar al oricărui lucrător. În acest articol, vom parcurge tot ce trebuie să știți despre complexitățile formularului W2, de la scopul său, conținutul și termenele limită de distribuție. Să ne scufundăm!

Ce este un formular W2?

Un formular W2 este un formular fiscal al Internal Revenue Service (IRS) care este utilizat pentru a raporta salariile, salariile și alte forme de compensare plătite unui angajat. În esență, este o înregistrare financiară cuprinzătoare a câștigurilor unui angajat pentru anul. Angajatorul trebuie să furnizeze angajatului o copie a formularului W2 completat, astfel încât acesta să își depună impozitele corect și eficient. Pe lângă furnizarea unei copii angajatului, angajatorul este, de asemenea, mandatat prin lege să trimită copii ale formularului către IRS și oricăror agenții fiscale de stat aplicabile pentru a asigura transparența și conformitatea.

Cine primește Formularul W-2 – Declarație de salariu și impozit?

Un formular W2, cunoscut și sub numele de Declarație de salariu și impozit, este trimis unui angajat care a lucrat pentru un angajator în timpul anului fiscal. Indiferent dacă munca a fost part-time sau full-time, formularul este eliberat de angajator la sfârșitul anului fiscal. Acesta include informații detaliate despre câștigurile angajatului, impozitele reținute și orice compensație primită, asigurând o evidență transparentă a veniturilor unui angajat în scopuri fiscale. Este o cerință ca toți angajații să primească o copie a acestui formular pentru a-și depune impozitele. Angajatorii trebuie să trimită o copie a acestui formular către IRS și agențiile fiscale de stat aplicabile.

Responsabilitățile dumneavoastră ca angajator

În calitate de angajator, sunteți obligat prin lege să furnizați angajaților un formular W2 la sfârșitul anului fiscal. Acest formular, care trebuie completat cu acuratețe și depus la timp, reprezintă o parte semnificativă a obligațiilor fiscale ale companiei dumneavoastră. Nu este vorba doar de conformitatea legală; un W2 oportun și precis ajută, de asemenea, la menținerea unei relații pozitive cu angajații dvs. Este important să păstrați evidențe meticuloase ale salariilor și impozitelor reținute ale angajaților pe parcursul anului, deoarece aceste informații vor fi reflectate în formularul W2, iar discrepanțele ar putea duce la potențiale probleme cu IRS sau agențiile de stat.

Cum îmi pot obține W-2?

Mulți oameni nu sunt siguri cum să-și obțină formularul W-2, dar de fapt este destul de simplu. Iată câteva sfaturi utile despre cum să vă asigurați W-2:

• Contactați-vă angajatorul: Angajatorul dumneavoastră este primul dumneavoastră punct de contact pentru formularele W-2. Aceștia ar trebui să vă poată furniza documentele necesare sau instrucțiuni despre cum să le accesați și să le descărcați online, dacă există un astfel de sistem.
• Conectați-vă la sistemul dvs. de salarizare online: dacă aveți acces online la sistemul dvs. de salarizare, este posibil să puteți descărca o copie a W-2 direct de pe site, făcând procesul rapid și fără hârtie.
• Contactați Administrația Securității Sociale (SSA): SSA vă poate oferi o copie a W-2 dacă l-ați pierdut sau nu puteți obține unul de la angajator. Aceasta este o opțiune de rezervă utilă dacă vă aflați în dificultate.
• Solicitați o copie de la IRS: dacă nu puteți primi o copie de la angajator, puteți solicita o înlocuire gratuită de la IRS prin depunerea Formularului 4506-T. Aceasta este o alternativă bună dacă alte metode nu au succes.
• Utilizați servicii terțe: există diverse servicii terțe care vă pot ajuta să recuperați copii ale formularului dvs. W-2 dacă toate celelalte metode au eșuat. Aceste companii percep de obicei taxe pentru acest serviciu, așa că este recomandabil să faceți cercetările adecvate în prealabil pentru a vă asigura că luați o decizie în cunoștință de cauză.

Când vor fi emise W-2 în 2023?

Formularele W-2 pentru anul fiscal 2022 sunt scadente până la sau înainte de 31 ianuarie 2023. Angajatorii trebuie să emită formulare W-2 la sfârșitul anului calendaristic și trebuie trimise până în ultima zi a lunii februarie. Acesta este un termen crucial, iar ratarea acestuia poate duce la penalități. Este important ca angajatorii să se asigure că toți angajații își primesc W-2-urile în timp util, permițându-le să-și pregătească impozitele în mod precis și eficient.

Ce informații include formularul W-2: Declarație de salariu și impozit?

Formularul W-2 Declarație privind salariile și impozitele oferă o imagine de ansamblu cuprinzătoare a datelor financiare ale unui angajat pentru anul. Acest document acționează ca o sursă unică de informații vitale pentru declararea impozitelor. Următoarea este o listă de detalii incluse în Formularul W-2:

• Numele, adresa și numărul de securitate socială ale angajatului
• Numele angajatorului, adresa și numărul de identificare a angajatorului (EIN)
• Câștiguri totale, salarii și bacșișuri
• Suma impozitului federal pe venit reținut
• Valoarea taxelor de asigurări sociale și Medicare reținute
• Taxele de stat, locale și/sau orașe reținute
• Orice alt venit impozabil sau deduceri raportate la IRS

Cum să depuneți formularul W-2

Să vedem cum să completați formularul W-2, casetă cu casetă de mai jos...

Casete AF

Caseta A este pentru SSN-ul angajatului. Acest număr este o piesă critică de identificare personală în scopuri fiscale. Casetele B, C și D sunt pentru EIN, adresa angajatorului și numărul de control. Aceste detalii oferă informații importante despre angajator. Casetele E și F sunt pentru numele și adresa angajatului, un alt aspect critic al identificării personale pentru evidențele fiscale.

Caseta 1 – Salarii, bacșișuri, alte compensații

Această secțiune conține salariile impozabile totale ale angajatului dvs., bacșișuri și alte compensații. Include toate formele de câștig care sunt supuse impozitării.

Caseta 2 – Reținerea impozitului pe venit federal

Aici este listată suma totală a impozitului federal pe venit extras din salariul angajatului pe parcursul anului. Această cifră reprezintă contribuțiile fiscale federale plătite în avans ale angajatului.

Casetele 3 și 4

Salariile brute ale angajatului dvs. și taxele de asigurări sociale reținute din salariu sunt afișate în aceste casete. Aceasta indică cât de mult din veniturile lor au fost supuse impozitelor de asigurări sociale.

Caseta 5 – Salariile și bacșișurile Medicare

Această casetă arată valoarea salariilor și bacșișurilor supuse impozitelor Medicare. Acesta este un detaliu important, deoarece are un impact direct asupra viitoarelor beneficii Medicare ale angajatului dumneavoastră.

Caseta 6 – Impozitul Medicare reținut

Această secțiune conține suma totală a taxelor Medicare reținute din salariul angajatului. La fel ca taxele de securitate socială, aceste contribuții influențează beneficiile Medicare ale angajatului.

Caseta 7 – Sfaturi de asigurări sociale

Dacă este cazul, această casetă conține suma totală de bacșișuri raportate de către angajatul dumneavoastră. Aceste sfaturi sunt luate în considerare ca venit realizat în scopul calculării contribuțiilor la asigurările sociale.

Caseta 8 – Bacșișuri alocate

Această casetă surprinde cantitatea de bacșișuri alocate angajatului dvs., pe baza veniturilor raportate în bacșișuri. Ajută la furnizarea unei imagini mai precise a câștigurilor totale ale angajatului.

Caseta 9

Această casetă nu mai este folosită și ar trebui lăsată necompletată.

Caseta 10 – Prestații de îngrijire a persoanelor dependente

Această secțiune arată cuantumul beneficiilor pentru îngrijirea persoanelor dependente oferite de compania dumneavoastră. Poate include lucruri precum îngrijirea copiilor finanțate de angajator sau servicii de îngrijire a persoanelor dependente de adulți.

Caseta 11 – Planuri necalificate

Această secțiune include suma compensației amânate necalificate plătită angajatului. Acesta acoperă orice plăți care nu fac parte dintr-un plan de compensare amânată eligibil pentru impozitare.

Caseta 12

Această casetă include diferite tipuri de compensații și beneficii amânate. Planurile 401(k) sunt Acest proces poate diferi în funcție de software.

Caseta 13

În caseta 13, există trei casete de selectare. Angajatorul trebuie să marcheze dacă se aplică oricare dintre acestea:

• Angajat statutar: Se referă la angajații care, în ciuda câștigului de salariu, sunt tratați ca lucrători pe cont propriu atunci când vine vorba de taxele FICA (Securitate Socială și Medicare). IRS are linii directoare specifice cu privire la cine se califică ca angajat legal.
• Plan de pensionare: această casetă trebuie bifată dacă angajatul a participat la planul de pensionare al companiei dumneavoastră în timpul anului fiscal. Acest lucru ar putea afecta capacitatea angajatului de a deduce contribuțiile la un IRA tradițional.
• Plata de boală a terților: această casetă trebuie bifată dacă o terță parte, cum ar fi o companie de asigurări, a plătit salarii de boală angajatului dumneavoastră.

Caseta 14 – Altele

În caseta 14, angajatorii au libertatea de a raporta orice informații suplimentare fiscale care ar putea să nu se încadreze în casetele standard. Acestea pot include elemente precum cotizațiile sindicale, acoperirea medicală sponsorizată de angajator sau contribuțiile după impozitare la un plan de pensionare.

Cutiile de la 15 la 20

Aceste casete se referă la taxele de stat și locale. Acestea includ numărul de identificare fiscală de stat și de stat al angajatorului, salariile de stat ale angajatului, bacșișurile etc., impozitul pe venit de stat, numele localității, salariile locale, bacșișurile etc. și impozitul pe venit local. Nu toți angajații vor avea înregistrări în aceste casete, dar atunci când este relevant, angajatorul ar trebui să raporteze cu exactitate aceste informații.

Ce să faci dacă nu ai primit formularul W2 IRS?

Dacă până la sfârșitul lunii februarie nu ați primit formularul W-2 de la angajatorul dumneavoastră (sau de la fostul angajator), trebuie mai întâi să îl contactați pentru a afla dacă și când a fost trimis prin poștă W-2. Dacă a fost trimis prin poștă, este posibil să fi fost returnat angajatorului dvs. din cauza unei adrese incorecte. După ce ați contactat angajatorul, dacă nu primiți W-2, puteți apela IRS pentru asistență la 800-829-1040.

Tipuri de formular W IRS

Există mai multe tipuri de formulare W emise de IRS, iată câteva:

Ce trebuie să faceți dacă găsiți o eroare pe W-2

Dacă găsiți o eroare pe W-2, ar trebui să anunțați imediat angajatorul și să solicitați un W-2 corectat. Angajatorul dvs. va emite un W-2c, un W-2 corectat. Nu modificați niciodată W-2 original.

Cum să atașați W2

Atașarea W-2 la declarația de impozit este un proces simplu. Iată exact cum să faci asta:

1. Adunați documente. Adunați-vă W-2 și orice alte documente pe care le veți atașa la declarația de impozit.
2. Scanați sau fotocopiați. Scanați documentele sau faceți copii dacă sunt formulare pe hârtie.
3. Creați un folder electronic. Creați un folder pe computer în care veți stoca documentele.
4. Încărcați documente. Încărcați formularele scanate/fotocopiate în folderul electronic.
5. Atașați documente la retur. Utilizați software-ul pe care îl utilizați pentru a depune taxele pentru a atașa documentele la declarație.

Sfaturi pentru formulare W2

Depunerea taxelor poate fi o sarcină descurajantă pentru mulți oameni. Iată câteva sfaturi pentru a vă asigura că depuneți W-2 corect și la timp:

• Verificați-vă informațiile cu atenție . Asigurați-vă că toate informațiile dvs. sunt corecte și actualizate.
• Verificați de două ori exactitatea. Examinați cu atenție formularul înainte de a-l trimite pentru a vă asigura că nu există erori.
• Trimite-l la timp. Asigurați-vă că depuneți W-2 înainte de data scadentă, astfel încât să nu suportați taxe de întârziere.
• Consultați un profesionist fiscal. Dacă aveți îndoieli, contactați un profesionist fiscal calificat pentru mai multe sfaturi și asistență cu privire la deducerile fiscale și la depunerea W-2.
• Plăți estimate de taxe. Dacă nu primiți un salariu sau un salariu, poate fi necesar să efectuați plăți estimative de impozit pe parcursul anului.

Cuvinte finale

Înțelegerea formularului W-2 și a implicațiilor sale atât pentru angajați, cât și pentru angajatori este crucială. Este o parte esențială a procesului de depunere a impozitului și poate juca un rol semnificativ în determinarea impozitului pe venit pe care o persoană trebuie să plătească. Acest formular oferă, de asemenea, informații valoroase pentru angajatori, ajutându-i să țină evidența sumelor pe care le-au plătit în salarii și impozite pe parcursul anului.

Asigurați-vă că păstrați înregistrări exacte, înregistrați la timp și înțelegeți responsabilitățile dvs., indiferent dacă sunteți angajat sau angajator. Acest lucru vă poate ajuta să evitați eventualele probleme sau penalizări pe linie.

Găsirea celui mai bun software fiscal pentru persoanele care desfășoară activități independente și proprietarii de întreprinderi mici este, de asemenea, importantă, deoarece poate face procesul de înregistrare mai ușor și mai eficient.

Care este diferența dintre un 1099 și W-2?

Un formular 1099 este pentru raportarea veniturilor non-angajaților, cum ar fi munca independentă sau cu contract, în timp ce un formular W-2 este utilizat pentru a raporta salariile, salariile și alte tipuri de compensații ale angajaților.

Angajatorii sunt, de asemenea, obligați să rețină impozitele din veniturile angajaților raportate pe formularele W-2, în timp ce regulile 1099 impun ca antreprenorii independenți să fie responsabili pentru plata propriilor impozite pe venitul raportat pe formularele 1099.

Care este diferența dintre un formular W-4 și un formular W-2?

Un formular W-4, cunoscut și sub denumirea de Certificatul de indemnizație de reținere a angajatului, este completat de către angajați pentru a le informa angajatorilor cât impozit federal pe venit să rețină din salariile lor. Angajatul poate modifica acest formular oricând se schimbă situația personală sau financiară. În schimb, un formular W-2 este un raport anual generat de angajatori care detaliază venitul total pe care l-a câștigat un angajat și suma impozitelor federale, de stat și a altor impozite reținute din salariul lor pe parcursul anului. Astfel, formularul W-4 este folosit pentru a anticipa obligațiile fiscale, în timp ce formularul W-2 reflectă ceea ce a fost efectiv câștigat și reținut.

Ce este „Cafe 125” pe un formular fiscal W-2?

„Cafe 125” pe un formular fiscal W-2 se referă la Secțiunea 125 din codul IRS. Această secțiune se referă la contribuțiile înainte de impozitare pe care angajații le fac pentru un plan de cantină, care include beneficii precum prime de asigurări de sănătate, dentare și vedere. Aceste contribuții sunt făcute cu dolari înainte de impozitare și, prin urmare, nu sunt supuse reținerii la sursă a impozitului pe venit federal, taxelor de asigurări sociale sau taxelor Medicare. Notarea „Cafe 125” de pe formularul W-2 este un indicator al acestor contribuții făcute de angajat pe parcursul anului fiscal.

Ce este Formularul W-2G?

Formularul W-2G, cunoscut și sub numele de Anumite câștiguri din jocuri de noroc, este un formular fiscal utilizat pentru a raporta veniturile obținute din anumite tipuri de activități de jocuri de noroc. Aceste activități includ loterie, tombole și alte proiecte de pariuri care îndeplinesc anumite praguri de plată. Plătitorii unor astfel de câștiguri sunt obligați să emită un formular W-2G destinatarului dacă câștigurile depășesc anumite valori, care variază în funcție de tipul de jocuri de noroc și sunt supuse reținerii la sursă a impozitului pe venit federal.

Câți bani trebuie să câștigi pentru a obține un W-2?

În general, angajatorii sunt obligați să furnizeze un formular W-2 oricărui angajat care a câștigat cel puțin 600 USD în salarii, bacșișuri sau alte compensații în timpul anului. Această regulă se aplică și în cazul în care angajatul a avut orice sumă de impozite reținute, indiferent de venitul total al acestuia. Cu toate acestea, este important să rețineți că, chiar dacă ați câștigat mai puțin de 600 USD, sunteți totuși responsabil pentru raportarea tuturor veniturilor dvs. la IRS.

Ce fac dacă mi-am pierdut W-2?

Dacă ați pierdut formularul W-2, ar trebui să contactați imediat angajatorul și să cereți o copie duplicată. Angajatorii sunt obligați din punct de vedere legal să furnizeze un înlocuitor dacă este solicitat. Dacă angajatorul dvs. nu oferă un înlocuitor, puteți contacta IRS, care vă poate obliga angajatorul să emită unul nou. IRS vă poate oferi, de asemenea, un formular W-2 înlocuitor pe care să îl utilizați dacă angajatorul dvs. nu oferă un înlocuitor în timp util.

Până la ce dată trebuie trimise W-2-urile angajaților?

IRS impune ca angajatorii să distribuie formularele W-2 angajaților lor până la data de 31 ianuarie a anului următor anului fiscal. Acest lucru oferă angajaților timp suficient pentru a-și depune declarațiile fiscale înainte de termenul limită de 15 aprilie. În cazul în care angajatorii nu respectă acest termen, ar putea fi sancționați. Prin urmare, angajații ar trebui să-și contacteze direct angajatorii dacă nu au primit W-2 până la începutul lunii februarie.

Ce ar trebui să fac dacă copia W-2 a unui angajat este returnată ca nelivrabilă?

Dacă copia unui angajat a formularului W-2 este returnată ca nelivrabilă, este responsabilitatea angajatorului să facă o încercare rezonabilă de a obține o adresă poștală corectată. Apoi, angajatorul trebuie să trimită din nou formularul W-2 la noua adresă. Dacă angajatorul nu poate obține o adresă corectată, ar trebui să stocheze în siguranță W-2 care nu poate fi livrat și să-l furnizeze angajatului, la cerere, fie personal, fie prin e-mail.

Pot angajatorii să furnizeze W-2 angajaților electronic?

Da, angajatorilor li se permite să furnizeze angajaților formulare W-2 pe cale electronică. Cu toate acestea, angajatorul trebuie să obțină mai întâi consimțământul scris al angajatului pentru a primi W-2 în format electronic. Acest consimțământ poate fi dat electronic și, odată dat, este valabil pentru toți anii următori, cu excepția cazului în care angajatul îl revocă.

Poate un angajat să primească mai mult de un W-2?

Da, un angajat poate primi mai multe formulare W-2 dacă a lucrat pentru mai mult de un angajator în timpul anului fiscal. Ei pot primi, de asemenea, un formular W-2 corectat dacă angajatorul lor a făcut o eroare în formularul original, ceea ce a dus la necesitatea modificării și reemiterii formularului. Fiecare formular W-2 reprezintă veniturile și impozitele reținute de un angajator separat.

Care sunt penalitățile pentru trimiterea cu întârziere a W-2?

Sancțiunile pentru trimiterea cu întârziere a formularelor W-2 se bazează pe momentul în care depuneți informațiile corecte la IRS. Penalizarea este de 50 USD per formular dacă depuneți în termen de 30 de zile de la data scadenței, crescând la 110 USD per formular dacă este depus între 31 de zile de la data scadenței și 1 august. După 1 august sau dacă nu depuneți deloc, penalitatea poate fi de până la 270 USD per formular. Pentru nerespectarea intenționată, penalitatea este de cel puțin 550 USD per formular, fără limită maximă.

Poate un angajator să perceapă pentru un W-2 înlocuitor?

Da, angajatorilor li se permite să perceapă o taxă rezonabilă pentru emiterea unui formular W-2 înlocuitor. Această taxă este de obicei echivalentă cu costul real pe care îl suportă angajatorul pentru procesarea și generarea formularului de înlocuire, inclusiv cheltuielile legate de cercetare, regăsirea datelor și pregătirea documentelor. Cu toate acestea, merită remarcat faptul că mulți angajatori oferă acest serviciu gratuit ca o curtoazie față de angajații lor.

Imagine: Envato Elements