Ce este un formular W9 și cum este utilizat?

Sezonul fiscal se apropie cu pași repezi! Ești pregătit pentru asta? Atunci când depuneți taxe sau gestionați salariile, înțelegerea și utilizarea formularelor potrivite este esențială. O formă, în special, este relativ comună, dar adesea greșit înțeleasă. Acest articol va explica ce este un formular W9, cine trebuie să completeze unul și de ce este important atât pentru companii, cât și pentru persoane fizice. Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre acest document important!

Ce este un formular W9?

Un formular W-9 este un document IRS utilizat pentru a colecta informații de la persoane fizice sau de la companii. Acestea includ numele, adresa, numărul de identificare a angajatorului (EIN) și alte informații vitale. Aceste informații sunt folosite la depunerea taxelor sau la pregătirea documentelor de salarizare. Este important să furnizați informații exacte pe formular pentru a asigura o raportare fiscală adecvată pe tot parcursul anului. Formularul permite ca orice plăți efectuate către o companie să fie raportate la timp agențiilor federale, de stat și locale corespunzătoare.

Cine trebuie să completeze formularul W-9 - Cerere pentru numărul de identificare fiscală și formularul de certificare

Orice furnizor, antreprenor sau proprietar de afaceri mici care primește plăți de la o companie trebuie să completeze Formularul W-9. Acest formular trebuie completat pentru a primi plata de la companiile cu care faceți afaceri. În plus, toate persoanele care pretind beneficii din tratatul fiscal în declarația de impozit pe venit trebuie să completeze și acest formular.

• Contractori independenți care oferă servicii întreprinderilor. Antreprenorii independenți sunt lucrători independenți care nu sunt angajați de o companie, ci oferă în schimb servicii independente sau contractuale întreprinderilor
• Plăți din diverse surse de venit. Persoanele care primesc bani și plăți din tranzacții imobiliare, anularea datoriilor, dividende, dobânzi ipotecare și alte surse de venit, cum ar fi redevențele, trebuie să furnizeze un W9 plătitorului.
• Angajații unei afaceri. Dacă afacerea nu reține impozitele din venitul lor, un angajat va trebui să completeze un formular W9. Acest lucru permite plătitorului să știe câte taxe trebuie plătite.
• Consilieri de investiții și instituții financiare. Consilierii de investiții și instituțiile financiare, cum ar fi băncile și uniunile de credit trebuie să furnizeze un Formular W9 fiecărui client pentru a raporta în mod corespunzător orice venit primit.
• Societăți cu răspundere limitată. Orice SRL trebuie să completeze un formular W9 pentru proprietarii lor pentru a raporta orice venit primit. Acest lucru asigură că sunt plătite taxele corespunzătoare.
• Moșii sau Trusturi. Dacă o persoană a primit fonduri de la o proprietate sau un trust, va trebui să raporteze aceste fonduri printr-un formular fiscal W9. În timp ce un trust sau o avere nu trebuie să emită o plată, orice plată efectuată trebuie raportată.

Cum să completați un formular fiscal W9

Când completați un formular fiscal W9, este important să acordați o atenție deosebită tuturor informațiilor solicitate. Informațiile incorecte ar putea întârzia declarația fiscală. Mai jos sunt elementele pe care va trebui să le completați pentru a completa formularul:

Descărcați formularul fiscal W9 aici

Numele dumneavoastră

Introduceți numele dvs. juridic complet în caseta corespunzătoare, așa cum se arată în impozitul pe venit. Dacă sunteți un SRL, introduceți în schimb numele SRL pentru a asigura conformitatea cu legile fiscale. Asigurați-vă că toate numele sunt scrise corect și corect.

Nume de afaceri

Numele companiei trebuie inclus dacă diferă de numele dumneavoastră legal indicat pe primul rând. Dacă este același, îl puteți lăsa necompletat.

Clasificarea fiscală federală

În această secțiune, va trebui să bifați caseta cu clasificarea fiscală corectă pentru persoana menționată în secțiunea de nume a formularului dvs. Opțiunile de clasificare includ Persoană fizică/proprietar unic sau SRL cu un singur membru, C Corporation, S Corporation, Partnership, Trust/Estate, Limited Liability Company și altele.

Coduri de scutire

Aici veți introduce codurile pentru orice scutiri pe care le veți solicita. Aceste coduri se aplică doar anumitor entități și nu persoanelor fizice. Un cod de beneficiar scutit poate fi introdus aici dacă beneficiarul este scutit de la reținerea impozitelor.

Abordare

Introduceți aici adresa poștală a companiei dvs., inclusiv orice număr de suită aplicabil, pentru a vă asigura că documentele fiscale sunt trimise în locația potrivită. Asigurați-vă că aceste informații sunt actualizate, deoarece vor fi utilizate pentru raportarea fiscală. Înțelegerea greșit vă poate cauza probleme pe viitor.

Listează numerele de cont

Acest pas este opțional și vă permite să enumerați numerele de cont asociate oricăror plăți pe care intenționați să le primiți, cum ar fi de la un furnizor. Acest lucru este util în scopuri de urmărire și poate facilita depunerea impozitelor.

Număr corect de identificare a contribuabilului (TIN)

Va trebui să introduceți EIN-ul companiei dvs., numărul de securitate socială sau numărul de identificare individuală a contribuabilului în această secțiune. TIN-ul trebuie să se potrivească cu numele dat în caseta unu pentru a vă asigura că nu există probleme la primirea rambursării.

Semnătura și data

În cele din urmă, nu uitați să semnați și să datați formularul. Când semnați acest document, certificați, sub sancțiuni de mărturie mincinoasă, că ați furnizat informații corecte și că sunteți contribuabilul menționat în căsuța unu. Asigurați-vă că ați corectat formularul pentru corectitudine înainte de a-l trimite.

Când ar trebui să ceri un W-9?

Companiile ar trebui să solicite un formular W-9 de la orice parte cu care se angajează într-o tranzacție comercială, mai ales atunci când aceste tranzacții implică plăți pentru serviciile prestate. Mai exact, companiile ar trebui să solicite un formular W-9 de la:

• Contractori independenți : dacă plătiți unui contractant independent 600 USD sau mai mult într-un an calendaristic, va trebui să îi emiteți un formular 1099-NEC la sfârșitul anului. Pentru a completa 1099-NEC, veți avea nevoie de informațiile furnizate pe W-9.
• Independenți : Similar contractanților independenți, dacă plătiți unui freelancer 600 USD sau mai mult într-un an, va trebui să colectați un W-9 de la aceștia pentru a vă pregăti pentru sezonul fiscal.
• Furnizori : Dacă faceți afaceri cu alte companii sau persoane fizice care furnizează bunuri sau servicii, este o bună practică să colectați un W-9. Aceste informații pot fi necesare pentru raportarea fiscală viitoare.
• Firme de avocatură : În anumite circumstanțe, chiar și plățile către firme de avocatură trebuie raportate. Prin urmare, poate fi necesar să le solicitați un formular W-9.
• Proprietarii : dacă o afacere deduce chiria ca o cheltuială de afaceri, este posibil să fie nevoie să emită un formular 1099 proprietarului. Un formular W-9 va furniza informațiile necesare pentru a face acest lucru.
• Întreprinderi mici : dacă faceți afaceri cu o afacere mică, este înțelept să aveți în dosar un formular W-9 completat de la ei. Acest lucru este important pentru evidența afacerii dvs. și ar putea fi necesar pentru raportarea fiscală.
• Persoane fizice care pretind beneficii din tratatul fiscal : Aceste persoane vor trebui să completeze un formular W-9 pentru a furniza informațiile necesare către IRS.

Prin colectarea formularelor W-9, vă asigurați că aveți informațiile necesare pentru a vă conforma obligațiilor de raportare fiscală, atenuând astfel orice potențiale probleme legate de impozite pe linie. Păstrați întotdeauna aceste informații stocate în siguranță, deoarece conțin detalii sensibile.

Sancțiuni pentru neconformitatea formularului W-9

Nerespectarea formularului fiscal W9 poate avea implicații semnificative atât pentru persoane fizice, cât și pentru întreprinderi. Este imperativ ca toate entitățile relevante să completeze acest formular cu acuratețe și temeinic pentru a evita potențialele capcane. Unele dintre repercusiunile nerespectării acestui mandat includ:

• Amenzi și penalități : Internal Revenue Service (IRS) poate impune amenzi companiilor care nu reușesc să colecteze formularele W9 de la entitățile pe care le plătesc. Din momentul limitării cunoștințelor mele în 2021, penalitatea pentru neobținerea unui W9 și nu reținerea de rezervă atunci când este necesar poate fi de până la 530 USD per incident. IRS ar putea impune, de asemenea, penalități dacă informațiile furnizate în formular sunt inexacte sau incomplete.
• Întârzieri la plată : dacă nu furnizați un W9 completat unei companii cu care lucrați, aceasta poate întârzia sau reține plata. Acest lucru se datorează faptului că au nevoie de informațiile de pe W9 pentru a raporta cu exactitate plățile pe care le fac către dvs.
• Reținere de rezervă : Dacă un plătitor nu primește un formular W9 completat corect de la un beneficiar, plătitorul i se poate cere să rețină o parte din plățile efectuate către beneficiar, cunoscută sub numele de „reținere de rezervă”. Începând cu 2021, rata de reținere de rezervă este de 24%.
• Raportarea greșită a taxelor : dacă TIN-ul sau alte informații esențiale sunt inexacte pe W9, plățile ar putea fi raportate greșit către IRS. Acest lucru poate duce la complicații fiscale atât pentru beneficiar, cât și pentru plătitor, inclusiv potenţiale audituri.
• Consecințe juridice : Pe lângă amenzi și penalități, nerespectarea legislației fiscale poate avea și alte repercusiuni juridice. Aceasta poate include potențiale proceduri civile sau penale, în funcție de amploarea și natura nerespectării.

Având în vedere aceste consecințe potențiale, este esențial să ne asigurăm că un formular W9 este completat corect și prompt atunci când este solicitat. Verificați întotdeauna informațiile furnizate și consultați-vă cu un profesionist fiscal dacă aveți îndoieli sau întrebări.

Sfaturi pentru formulare IRS W-9

Este important să completați formularul W-9 IRS cu acuratețe și complet. Iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să completați informațiile necesare.

• Consultați instrucțiunile cu atenție și minuțios. Acest lucru vă va asigura că înțelegeți toate informațiile solicitate în formular.
• Asigurați-vă că utilizați cea mai recentă versiune a formularului. IRS actualizează frecvent formularul, așa că asigurați-vă că utilizați cea mai recentă versiune.
• Asigurați-vă că includeți toate informațiile necesare, inclusiv numele, adresa și numărul dvs. de identificare fiscală.
• Dacă solicitați beneficii din tratatul fiscal sau reținere de rezervă, asigurați-vă că trimiteți un W-9 completat împreună cu declarația de impozit pe venit.
• Verificați din nou toate informațiile pe care le furnizați pentru a vă reduce șansele de erori.
• Pentru a vă ușura viața, asigurați-vă că căutați și utilizați cel mai bun software fiscal pentru persoanele care desfășoară activități independente.
• În cele din urmă, păstrați o copie a W-9 completat pentru evidențele dvs. Nu știi niciodată când s-ar putea să ai nevoie de el.

Cum se compară un formular W9 cu alte tipuri de formulare?

În comparație cu alte tipuri de formulare fiscale, formularul W9 este unic prin faptul că este utilizat exclusiv în scopuri de raportare. Nu necesită raportarea veniturilor; în schimb, oferă IRS informații despre cine a primit plăți și cât a fost plătit.

În timp ce informațiile colectate în acest formular pot fi utilizate în alte scopuri legate de impozite, W9 în sine nu este utilizat pentru depunerea declarațiilor fiscale sau pentru calcularea datoriei fiscale.

Formularul W9 vs Formularul W4

Spre deosebire de formularul W4, care este folosit pentru a calcula reținerea impozitului pentru persoane fizice, formularul W9 este strict în scopuri de raportare.

În timp ce ambele formulare necesită informații despre numele unei persoane, adresa și numărul de identificare fiscală, formularul W9 este de obicei folosit de companii pentru a raporta plățile către alte companii, în timp ce formularul W4 este folosit de persoane fizice pentru a-și raporta veniturile și statutul de reținere a impozitului.

Alte diferențe cheie între formularele W9 și W4 includ faptul că formularul W9 este, în general, completat doar de companii, în timp ce formularul W4 poate fi completat atât de persoane fizice, cât și de companii.

Formularul IRS W9 Vs Formularul IRS W2

Diferența dintre formularul IRS W-9 și formularul IRS W2 este că formularul W2 este utilizat pentru a raporta salariile și impozitele reținute pentru angajați, în timp ce formularul W9 este utilizat pentru a raporta plățile efectuate de companii către alte întreprinderi sau persoane fizice.

O altă diferență este faptul că formularul W2 trebuie trimis la IRS de către un angajator, în timp ce formularul W9 este de obicei completat și trimis direct unui beneficiar de către plătitor.

În plus, formularul W2 include, de asemenea, informații despre statutul de reținere la sursă a unui angajat și numărul de securitate socială, în timp ce formularul W9 colectează pur și simplu informații de bază de plată.

În general, formularele W9 și W2 sunt ambele importante pentru asigurarea conformității fiscale și pentru raportarea plăților efectuate pe parcursul anului.

Formularul 1099 Vs Formularul W-9

Diferența principală dintre formularul 1099 și formularul W9 este că formularul 1099 este utilizat pentru a raporta plățile efectuate numai unui contractant independent.

Ambele formulare necesită unele dintre aceleași informații de bază, dar formularul 1099 necesită o raportare mai detaliată. Asigurați-vă că sunteți la curent cu regulile 1099 pentru angajatori.

Cât de des trebuie obținut W-9?

Formularul W-9 trebuie obținut în fiecare an, sau în cazul unei noi afaceri sau angajat, ori de câte ori informațiile acestora se modifică. Este important să păstrați o evidență actualizată și precisă a acestor informații pentru a asigura o declarație și raportare corectă a impozitelor pe tot parcursul anului. Indiferent de frecvență, este o bună practică să obțineți un nou W-9 de la beneficiarii dvs. anual, pentru a vă asigura că orice modificări ale informațiilor sau statutului lor fiscal sunt reflectate cu acuratețe. Acest lucru este simplu și vă poate economisi mult timp și bătăi de cap.

Trebuie să raportez W9-ul meu la IRS?

Nu, nu trebuie să raportați W-9 direct la IRS. Cu toate acestea, este întotdeauna o idee bună să păstrați o copie a W-9 completată pentru evidențele dvs. în cazul în care trebuie să vă referiți la informații mai târziu. Dacă nu sunteți sigur cum să depuneți taxele în mod corespunzător, puteți obține consiliere fiscală gratuită de la linia gratuită de asistență pentru clienți IRS.

Care este cea mai sigură modalitate de a trimite formularul W-9 al Serviciului fiscal intern?

Cel mai sigur mod de a trimite un W-9 la IRS este de obicei prin e-file sau printr-un portal online securizat. Acest lucru vă asigură că informațiile dvs. personale și financiare sensibile rămân protejate în orice moment. De asemenea, vă recomandăm să luați în considerare utilizarea software-ului de criptare sau a altor măsuri de securitate pentru a vă proteja în continuare datele în timpul transmiterii. Indiferent de metoda pe care o alegeți, este important să practicați bune practici online de siguranță și securitate, cum ar fi folosirea parolelor puternice și niciodată distribuirea de informații sensibile prin e-mail.

Ar trebui să-mi introduc EIN sau SSN pe formularul W-9?

Nu există un răspuns definitiv la această întrebare, deoarece IRS vă poate folosi fie EIN, fie SSN atunci când vă raportează plățile efectuate. Cu toate acestea, în general, este cea mai bună practică să introduceți întotdeauna EIN-ul dvs. pe formularul W-9, deoarece oferă un nivel suplimentar de protecție împotriva furtului de identitate și a fraudei. Dacă nu aveți un EIN și sunteți persoană fizică sau proprietar unic, puteți utiliza oricând SSN-ul dvs.

Pot refuza să completez un formular W9?

Da, puteți refuza să completați un formular W-9. Cu toate acestea, dacă faceți acest lucru, persoana sau afacerea care a solicitat acest lucru poate fi obligată să rețină și să plătească impozite pentru plățile pe care vi le fac. Prin urmare, este de obicei în interesul dvs. să vă conformați cererii de formular W-9 și să furnizați informațiile necesare.

Cine mi-ar putea cere să completez un formular W9?

O solicitare de formular W-9 este trimisă de obicei de orice entitate care plătește o altă persoană sau o companie într-un an fiscal. Acestea pot include angajatori, bănci, instituții financiare, creditori și alte întreprinderi care efectuează plăți către persoane fizice sau entități pentru serviciile prestate sau bunurile achiziționate. De asemenea, persoanelor fizice li se poate cere să completeze acest formular dacă primesc venituri de la o companie pentru plăți de chirie, redevențe, angajare etc. Dacă aveți nelămuriri sau întrebări cu privire la motivul pentru care a fost solicitat, trebuie să contactați direct entitatea pentru mai multe informație.

Trebuie să raportați w9 la taxe?

Da, dacă primiți venituri sau plăți pentru care a fost solicitat un Formular W-9, acel venit trebuie raportat în declarația dvs. de impozit. Aceasta include orice plăți primite de la angajatori, instituții financiare și alte întreprinderi pentru bunurile achiziționate și serviciile prestate. Plăți de chirie, redevențe, salarii de la angajare – toate acestea trebuie incluse în valoarea impozabilă atunci când depuneți taxe. Scădeți orice deduceri sau credite fiscale aplicabile pentru a ajunge la suma totală datorată.

Este folosit un W-9 pentru persoanele care desfășoară activități independente?

Da, un formular W-9 este utilizat de obicei pentru persoanele care desfășoară activități independente și contractori independenți. Acest lucru se datorează faptului că de obicei sunt responsabili pentru plata propriilor impozite și raportarea veniturilor, în loc să fie reținut de un angajator. Indiferent dacă sunteți freelancer sau proprietar de mică afacere, este important să înțelegeți W-9 și cum vă poate ajuta să vă asigurați conformarea și raportarea fiscală. Asigurați-vă că căutați răspunsuri despre plățile estimate ale impozitelor pentru proprietarii de întreprinderi mici și persoanele care desfășoară activități independente.

Cuvinte finale

Pe scurt, formularul W9 este un document vital pentru companii și persoane fizice. Le permite să raporteze cu acuratețe plățile efectuate pe parcursul anului și vă ajută să vă asigurați că impozitele sunt reținute sau plătite în mod corespunzător. Deși la început poate părea o sarcină intimidantă, alocarea timpului pentru a înțelege ce informații trebuie furnizate în formular poate ajuta la reducerea potențialelor penalități pentru greșeli sau omisiuni.

Înțelegerea modului în care acest formular se compară cu alte formulare IRS, cum ar fi Formularul W4 și 1099, vă va ajuta să vă pregătiți mai bine declarațiile fiscale în conformitate cu reglementările actuale. Având în vedere aceste sfaturi, completarea unui W-9 nu ar trebui să se mai simtă descurajantă, ci mai degrabă să devină parte din rutina ta contabilă obișnuită. De asemenea, puteți scăpa de anxietatea de a completa formularul căutând cel mai bun software fiscal pentru persoanele care desfășoară activități independente, pentru a vă asigura că faceți bine.

Imagine: Envato Elements