Ce face exact un asistent virtual? Tot ce ai vrut să știi

În calitate de proprietar de afaceri, ești prea conștient că există 24 de ore pe zi și chiar că acestea nu sunt suficiente.

Cu tot ce trebuie să faceți – angajarea și gestionarea angajaților, administrarea și asigurarea faptului că afacerea dvs. funcționează profitabil, pur și simplu nu aveți timp să faceți totul 100% cât mai bine.

Nici tu nu ar trebui!

Una dintre soluțiile ușoare pentru o situație ca aceasta este angajarea unui asistent. Dar dacă nu există loc în buget pentru un asistent cu normă întreagă, o alternativă bună este să angajezi un asistent virtual.

Dar, poate fi dificil să știi exact cum să angajezi un asistent virtual, precum și punctele mai fine cu privire la ceea ce face un asistent virtual. Permiteți-ne să lămurim unele dintre aceste probleme intrând în detalii despre modul în care un asistent virtual vă poate ajuta afacerea.

De ce și când trebuie să angajezi un asistent virtual?

În cea mai mare parte, nu există niciodată un moment prost pentru a angaja un asistent virtual, așa că este întotdeauna mai bine să angajezi unul chiar înainte de a deveni absolut necesar!

Asistenții virtuali pot prelua atât de multe sarcini diferite și pot ajuta într-o varietate atât de mare de moduri, ajutându-vă să vă reduceți volumul de muncă. Prin delegarea sarcinilor pe care nu trebuie să le faceți cu adevărat, veți avea mai mult timp să vă concentrați asupra nucleului afacerii, mai degrabă decât să vă blocați cu o muncă consumatoare de timp.

Angajarea unui asistent virtual poate fi, de asemenea, o idee bună pentru orice afacere care se află în proces de extindere. Acesta este întotdeauna o perioadă agitată pentru o afacere, ceea ce înseamnă că este inevitabil ca sarcinile importante să se piardă în amestec. Dar a avea un asistent virtual vă poate ajuta să vă asigurați că detaliile nu sunt trecute cu vederea și că totul rămâne pe drumul cel bun în această perioadă aglomerată.

Ce face un asistent virtual?

Deci, „ce face un asistent virtual?” s-ar putea să te gândești singur. Este o întrebare destul de deschisă. Într-un sens, asta depinde de tipul de asistent virtual pe care îl angajezi, deoarece există o varietate de specializări. Dar depinde și de dvs. să decideți ce doriți să facă asistentul dvs. virtual și apoi să vedeți că asistentul virtual pe care îl angajați poate face orice aveți nevoie (și va fi un angajat bun pentru afacerea dvs.).

Pentru a fi mai specific, există o varietate de sarcini pe care majoritatea asistenților virtuali le vor putea îndeplini pentru dvs., pentru a vă crește productivitatea la locul de muncă.

• Una dintre cele mai fundamentale sarcini este gestionarea programului dvs., precum și a tuturor nevoilor dvs. de programare a locurilor de muncă. Cu un asistent virtual, va deveni mai ușor să programați, să confirmați și să primiți mementouri despre toate întâlnirile dvs., economisind mult timp și ajutându-vă să fiți mai eficient.
• Comunicarea internă și externă este un alt domeniu în care asistenții virtuali pot oferi mult ajutor. Un asistent virtual poate gestiona listele de contacte și e-mailurile de pe ecran, transmițându-le doar pe cele care au nevoie de atenție imediată. Cu ajutorul unui asistent virtual, devine, de asemenea, mai ușor să trimiteți e-mailuri în masă către clienți sau angajați și să găsiți o adresă de e-mail de care aveți nevoie.
• În unele cazuri, asistenții virtuali vor putea să facă unele lucrări de contabilitate și să ajute la gestionarea registrelor companiei dvs. Aceasta poate însemna revizuirea tranzacțiilor din contul bancar al companiei dvs., trimiterea de facturi sau urmărirea plăților care nu au fost primite. Inutil să spun că acest lucru poate economisi mult timp și efort, deoarece cea mai mare parte a acestei lucrări este monotonă, dar trebuie făcută.

Cum să angajezi un asistent virtual

În multe privințe, a ști cum să angajezi un asistent virtual necesită aceleași abilități ca și ocuparea oricărei alte poziții din compania ta. Desigur, mai trebuie să personalizați procesul; Angajarea unui CEO este diferită de angajarea unui lucrător în primă linie, așa că trebuie să personalizați cu adevărat procesul de angajare – testul, întrebările de interviu, chiar și locațiile din care ați procurat candidați – este adaptat pentru a angaja un asistent virtual.

Iată câteva sfaturi rapide:

1. Determinați sarcinile pe care doriți să le facă asistentul dvs. virtual. Faceți un bilanț al nevoilor dvs. și descrieți sarcinile pe care doriți să le externalizați unui asistent virtual. Având în vedere acest lucru, veți putea să scrieți o descriere a postului pentru ceea ce trebuie să facă asistentul dvs. virtual în timpul serviciului. Pe scurt, trebuie să știi din timp ce vei cere asistentului tău virtual să facă.
2. Sarcinile pe care le scrieți vor fi cel puțin parțial legate de următorul pas, care este determinarea bugetului. La urma urmei, nu poți cere prea mult de la un asistent virtual fără a oferi o compensație adecvată pentru acele sarcini. Bugetul de care dispuneți vă va ajuta să determinați dacă angajați un asistent cu normă întreagă, un asistent cu normă parțială sau dacă doriți să angajați un asistent virtual în funcție de sarcină, ceea ce poate fi și o opțiune. Amintiți-vă, doriți să lăsați o parte din bugetul dvs. alocat dezvoltării angajaților, inclusiv pe cel al asistentului virtual, dacă îi puteți vedea că rămân în compania dvs. pe termen lung.
3. După finalizarea listei de sarcini și a bugetului, puteți posta fișa postului și așteptați ca candidații să vă găsească. De acolo, totul este despre revizuirea candidaților, desfășurarea interviurilor și efectuarea diligenței tale pentru a găsi cel mai bun asistent virtual așa cum ai face pentru orice alt loc de muncă.

Când angajezi un asistent virtual, este o idee bună să restrângi la o listă scurtă de candidați și apoi să le dai un test pentru a vedea dacă se pot ocupa de job. Veți dori ca ei să ajungă la sol, așa că realizarea unui test vă va ajuta să vă asigurați că găsiți persoana potrivită. Odată ce credeți că ați găsit asistentul virtual potrivit, este important să stabiliți așteptările pentru ceea ce vă așteptați să primiți de la poziție, precum și o listă de verificare pentru integrare a ceea ce doriți să obțină noul dvs. asistent virtual. Acest lucru va coincide probabil cu lista originală de sarcini pe care doriți să le externalizați. Dar nu strică niciodată să reiți de ce ai angajat un asistent virtual și de ce ai nevoie de la acel rol.

De ce să angajezi un asistent virtual?

După întregul proces prin care treci pentru a angaja un asistent virtual, este important să nu uiți de ce ai avut nevoie de unul în primul rând. Ținând cont de acest lucru, vă va asigura că profitați la maximum de asistentul dvs. virtual, asigurați-vă că aveți persoana potrivită pentru job și că oferiți cea mai bună direcție și management posibil.

Pentru început, ai angajat un asistent virtual pentru a economisi timp în anumite sarcini. Dar ați făcut acest lucru și pentru a economisi bani, reducând unele dintre costurile generale asociate cu angajații interni tradiționali. De asemenea, este posibil să angajați un asistent virtual cu jumătate de normă, un angajat la distanță sau să angajați pe cineva care doar îndeplinește sarcinile de care aveți nevoie, ceea ce vă poate economisi și banii afacerii.

Angajarea unui asistent virtual se face, de asemenea, pentru a elibera timp proprietarilor de afaceri și managerilor pentru a se concentra mai mult pe măsuri de ansamblu care pot îmbunătăți afacerea, mai degrabă decât să aloce prea mult timp operațiunilor de zi cu zi - clasicul „lucrare la dvs. afaceri, mai degrabă decât în ​​ea”. Acele operațiuni de zi cu zi ar trebui să fie desfășurate mai eficient, ceea ce va elibera, la rândul său, timp pentru ca proprietarul și managerii să fie mai eficienți în modul în care își petrec timpul. Dacă acest lucru nu se întâmplă, ar putea fi necesar să se reevalueze necesitatea unui asistent virtual sau modul în care se realizează sarcinile atribuite asistentului virtual.

Software de management al afacerilor și al angajaților: instrumentul dvs. de management al asistentului digital All-In-One

Dar, dacă angajarea unui asistent virtual pare descurajantă, puteți utiliza întotdeauna o modalitate intuitivă și ușoară de a vă gestiona asistentul virtual și de a gestiona și delega cu ușurință unele dintre sarcinile dvs. cele mai consumatoare de timp: folosind un angajat și o afacere all-in-one. aplicație de management, cum ar fi Connecteam.

Imaginează-ți o lume în care poți pur și simplu să-i spui asistentului tău virtual ce să facă și să-i pui de acolo să se ocupe de totul (în timp ce îți oferă o supraveghere completă)? Tot ceea ce este cel mai probabil să delegați poate fi rezolvat prin aplicația Connecteam – nici măcar nu necesită pregătire!

Imaginați-vă o lume în care dvs. -

• Asistentul virtual se poate îmbarca în propriul ritm, prin intermediul funcțiilor digitalizate de instruire la distanță
• Sarcinile repetitive, cum ar fi programarea angajaților, pot fi automatizate cu ușurință, ceea ce înseamnă că nu mai încercați să aflați cine este disponibil să lucreze și să vă faceți griji dacă aveți conflicte de programare.
• Angajații pot intra și ieși ei înșiși, prin intermediul smartphone-ului lor (și chiar dintr-o locație specifică, înconjurată de geogrădire).
• Comunicarea la nivel de companie poate fi la fel de simplă ca postarea unei actualizări pe o aplicație și apoi trimiterea de mementouri automate oricui nu a văzut-o încă.
• Eficientizați fluxurile de lucru și gestionați proiectele într-un mod mai eficient, cu instrumentul de gestionare a sarcinilor încorporat.

Fără nicio pregătire necesară, un plan pentru totdeauna gratuit și o încercare gratuită de 14 zile a tuturor planurilor plătite, există un motiv pentru care peste 36.000 de companii adoră să folosească Connecteam pentru a-și gestiona asistenții virtuali, angajații și afacerile.

Încercați Connecteam astăzi și vedeți cum vă poate ajuta asistentul virtual să devină la sol, făcând ca afacerea dvs. să funcționeze mai bine, mai rapid, mai puternic și să vă ajute la scalare!