Ce este un asistent virtual și 47 de sarcini pe care le pot face pentru tine

Publicat: 2023-07-31

Un cititor întreabă:

Ce face un asistent virtual?Și cum poate cineva să-mi ajute afacerea?Conduc o afacere mică, dar volumul de e-mailuri și întrebări ale clienților a explodat.Este o provocare să rămâi organizat.Cu toate acestea, nu ne putem permite să angajăm un asistent administrativ cu normă întreagă sau un manager de birou – și nici nu avem spațiu, deoarece biroul nostru este mic.Un coleg mi-a sugerat să angajez un asistent virtual.Îmi puteți da o idee despre tipurile de sarcini pe care le poate face un asistent virtual?




Vinde-ți afacerea



Potriviți succesul evenimentului dvs



— Howard din Albuquerque, New Mexico

Howard, aceasta este o întrebare grozavă. Da, vom explica exact ce face un asistent virtual. Vom merge unul mai bun pentru tine.

La sfârșitul acestui articol, schițăm 42 de sarcini diferite pe care un asistent virtual (VA) le poate face pentru o afacere mică, astfel încât să aveți exemple de care să vă bazați. Dar mai întâi, să răspundem la câteva informații de bază.

Ce este un asistent virtual

Ce este un asistent virtual?

Un asistent virtual, adesea prescurtat la VA, este un profesionist care operează într-un mediu de lucru la distanță, oferind asistență în diverse domenii, cum ar fi sarcini administrative, inițiative de dezvoltare a afacerii, management al rețelelor sociale, campanii de marketing și multe altele.

Acești profesioniști sunt esențiali în funcționarea de zi cu zi a întreprinderilor mici, antreprenorilor și rolurilor manageriale, oferind sprijin prin gestionarea sarcinilor recurente și gestionarea activităților administrative care altfel consumă timp prețios.

În timp ce acești asistenți operează de obicei de la birourile lor de acasă, locația lor geografică poate fi oriunde - în Statele Unite sau în străinătate.

Asistenții virtuali au cunoscut o creștere a popularității lor în cadrul întreprinderilor mici în ultimul deceniu, în primul rând datorită flexibilității lor.

În funcție de nevoile afacerii dvs., un VA poate fi angajat part-time sau full-time. Indiferent dacă aveți nevoie de serviciile lor pentru 20 de ore, 30 de ore sau chiar o săptămână completă de 40 de ore, VA oferă versatilitate pentru a răspunde cerințelor dumneavoastră unice.

Modelul de compensare pentru asistenții virtuali poate fi destul de variat. Unii pot prefera să fie plătiți la oră, în timp ce alții ar putea opta pentru o bursă fixă ​​săptămânală sau lunară.

În multe cazuri, puteți găsi o propunere de valoare mai bună angajând un asistent virtual cu normă întreagă din mai multe motive:

  • Prețurile pot fi surprinzător de accesibile, în special pentru lucrătorii offshore.
  • Este mai ușor să integrați un asistent cu normă întreagă în fluxurile de lucru obișnuite și să obțineți beneficii mai profunde din aranjament.
  • Un VA cu normă întreagă va fi mai bine poziționat pentru a învăța orice aplicație software specială de care aveți nevoie, pentru a dezvolta relații cordiale cu colegii de muncă și clienții și pentru a crește împreună cu dvs. pe măsură ce afacerea crește.

Există două tipuri principale de asistenți virtuali – liber profesioniști independenți și cei asociați cu o companie sau o agenție.

Când colaborați cu o companie de asistent virtual, comunicați adesea cu un manager care vă înțelege nevoile și vă asigură că obțineți un VA care este cel mai potrivit pentru operațiunile dvs.

Asistent virtual

Beneficiile unui asistent virtual

În lumea afacerilor în ritm rapid, utilizarea unui asistent virtual vă poate amplifica semnificativ productivitatea. Luați în considerare acest lucru – modul în care un proprietar de afaceri sau un manager cheie își alocă timpul ar putea fi cel mai important factor determinant al succesului afacerii.

Astfel, este imperativ ca aceștia să se concentreze pe activități de mare valoare și chestiuni strategice, lăsând sarcinile de rutină și administrative în seama asistentului lor virtual de încredere.

Rob Levin, președintele Work Better Now, spune așa, pornind din propria sa experiență.

„Pentru a petrece timp activităților de mare valoare, a fost important pentru mine să petrec mai puțin timp activităților de valoare mai mică. Acesta este motivul pentru care nu numai că am angajat un asistent virtual acum 5 ani, dar am co-fondat o companie, Work Better Now, pentru a oferi asistenți virtuali altor proprietari de afaceri.”

Partenerul lui Levin, Andrew Cohen și CEO-ul Work Better Now, spune că cea mai frecventă întrebare adresată de potențialii clienți ai companiei este „ce poate face un asistent virtual pentru mine?”

Pentru a răspunde la această întrebare, Cohen oferă o listă de 47 de sarcini pe care le poate face un asistent virtual.

47 de sarcini pe care le poate face un asistent virtual

Un asistent virtual este un antreprenor independent cu înaltă calificare, care îndeplinește de la distanță o multitudine de sarcini. De la programarea întâlnirilor până la screening și răspunsul la e-mailuri, sarcinile unui VA sunt de anvergură.

Cu toate acestea, programarea și e-mailurile sunt doar vârful aisbergului. Dacă o sarcină poate fi realizată online, un VA este mai mult decât capabil să o execute.

Această resursă este ghidul tău cuprinzător pentru a naviga în lumea asistenților virtuali, clarificându-le rolurile și evidențiind beneficiile semnificative pe care le pot aduce afacerii tale.

Ce este un calendar de asistent virtual

Managementul calendarului

Sarcina de a gestiona un calendar, atât profesional, cât și personal, reprezintă adesea una dintre cele mai mari provocări pentru antreprenori.

Asistenții virtuali intervin aici, transformând o sarcină descurajantă într-un proces fără efort, oferind mementouri și programând întâlniri. Acestea oferă următoarele servicii:

1. Coordonați și programați apeluri și întâlniri.O sarcină care îi poate salva pe proprietarii de afaceri cu aproximativ 10 ore pe săptămână, eliberându-i de la îndeplinirea acestor sarcini pe care le consideră greoaie.

Cheia succesului aici este să vă oferiți VA reguli clare despre programare, inclusiv cine și când să programați. De asemenea, ei pot ajuta la coordonarea programelor pentru alți membri ai echipei.

2. Confirmați întâlnirile.Este cea mai bună practică să oferiți VA o listă de întâlniri de confirmat, în special pentru ziua următoare. Această practică poate preveni pierderea de timp cauzată de întâlniri uitate sau anulări de ultim moment de la cealaltă parte.

3. Oferiți mementouri despre apeluri și întâlniri.Poate fi ușor să uitați să efectuați un apel, mai ales când sunteți în afara biroului sau în întâlniri consecutive. Un VA vă poate oferi mementouri în timp util, sunându-vă sau trimițându-vă text cu câteva minute înainte de angajamentul dvs. pentru a vă asigura că vă amintiți.

4. Reprogramați apelurile și întâlnirile.Un VA servește și ca punte de comunicare, informând cealaltă parte cu privire la orice modificare a programului și confirmând ora reprogramată.

5. Furnizați altora o notificare cu privire la modificările de program.Asistentul virtual va notifica, de asemenea, celeilalte părți și va primi confirmarea orei reprogramate.

6. Protejați timpul.De asemenea, VA vă poate ajuta să vă protejați timpul de întreruperi inutile. Aceștia pot interveni și pot refuza politicos solicitările de întâlniri care ar putea să nu fie o prioritate maximă.

7. Trimiteți și mențineți o „listă în așteptare”.Asistenții virtuali vă pot oferi o listă săptămânală a persoanelor care nu au răspuns la solicitările de întâlnire sau apel, avertizându-vă când intervenția dvs. poate fi necesară.

8. Informați-i pe alții semnificativi când veți pleca în oraș.De asemenea, VA pot informa pe cei dragi despre programul dvs. de călătorie. Ei pot partaja o invitație din calendar cu datele din afara orașului și detaliile zborului și hotelului, asigurând o comunicare perfectă.

Ce este un asistent virtual