Connecteam este aplicația numărul 1 pentru angajați folosită de agențiile de îngrijire

Fără îndoială, agențiile de îngrijire pot acționa ca un adevărat salvator pentru persoanele care au nevoie de asistență. Cu toate acestea, aceasta este de obicei o sarcină dificilă și dificilă atât pentru pacient, cât și pentru îngrijitorul (îngrijitorii) din mai multe motive.

Agențiile de îngrijire se confruntă cu o multitudine de provocări care pot face din operațiunile zilnice o sarcină dificilă și consumatoare de timp. De exemplu, completarea sau programarea manuală a formularelor cu pix și hârtie, care duce la prea multe documente și de multe ori la greșeli sau erori. Agențiile de îngrijire se confruntă, de asemenea, cu rate ridicate de rotație a angajaților, comunicare slabă, lipsă de implicare și multe altele.

De aceea am decis să ne concentrăm asupra modului și de ce sute de agenții de îngrijire au apelat la Connecteam pentru a le ajuta să depășească aceste provocări. Cu Connecteam, agențiile de îngrijire își pot îmbunătăți dramatic operațiunile, comunicarea și implicarea cu îngrijitorii lor și cu întreaga echipă. Procedând astfel, îngrijitorii se pot concentra pe furnizarea de cea mai bună îngrijire posibilă pacienților lor, iar conducerea superioară se poate concentra pe desfășurarea eficientă a operațiunilor și procedurilor zilnice.

Provocări cu care se confruntă agențiile de îngrijire înainte de Connecteam

Hârtii fără sfârșit

Toate documentele cheie sunt completate prin metode tradiționale, cum ar fi formularele pe hârtie. Acesta este un proces ineficient, deoarece aceste formulare trebuie să fie văzute și luate în considerare de către conducere imediat, dar agențiile de îngrijire nu primesc întotdeauna aceste formulare.

În plus, agențiile de îngrijire trimit, de asemenea, o mulțime de informații și atașamente prin e-mailuri către angajați; ocupând prea mult timp.

Informații împrăștiate în mai multe locuri

Materialele de care îngrijitorii au nevoie în mod regulat sunt fie la birou, fie sunt transportate în fiecare locație. Este incomod și mizerie. Ori de câte ori agențiile de îngrijire trebuie să actualizeze aceste materiale, trebuie să tipăriți noi lucrări și să le înmânați fiecărui îngrijitor, iar asta nu este întotdeauna ușor cu programul tuturor. Este imposibil să fii sigur că fiecare îngrijitor are cel mai recent material.

Lipsa de implicare și comunicare a angajaților

Personalul nu poate comunica cu ușurință între ei, majoritatea celorlalți îngrijitori sunt salvați pe telefoanele personale ale angajaților sau nu sunt deloc.

Actualizarea îngrijitorilor necesită prea mult timp, fie că este vorba de o urare de ziua de naștere sau de o actualizare procedurală importantă, agențiile fie trimit e-mailuri în masă, fie mesaje text. Urmărirea cine vă citește mesajul sau e-mailul este plictisitoare și durează prea mult.

Timp pierdut la antrenament și la îmbarcare

Agențiile de îngrijire tind să aibă o mulțime de îngrijitori care pleacă în primele șase luni, așa că tot timpul pe care îl petrec pregătirea și integrarea lor este irelevant. Agențiile de îngrijire au nevoie de o modalitate mai eficientă și mai rapidă de a face acest lucru, asigurându-se totodată că noul îngrijitor este profesionist și gata de plecare.

„Obiectivele Phoenix Homecare și Support au fost să îmbunătățească implicarea angajaților, să ne digitalizeze formularele pe hârtie și să creeze un hub central al companiei. Connecteam ne-a ajutat să atingem toate aceste obiective. Angajații noștri se angajează în aplicație în fiecare zi și completează formulare importante mai des decât înainte. Ca agenție de îngrijire la domiciliu, este important pentru noi să putem oferi îngrijitorilor noștri instrumentele de care au nevoie pentru a-și putea îndeplini rolurile în mod eficient.” – Garrett Williams

Pe baza tuturor provocărilor enumerate mai sus, îngrijitorii înțeleg că, cu aplicația potrivită pentru îngrijitor, pot eficientiza procesele zilnice, astfel încât să nu fie prinși din urmă cu prea multe documente. În schimb, soluția potrivită le permite să se concentreze asupra pacientului. Acesta este motivul pentru care atât de multe agenții de îngrijire apelează la Connecteam.

De fapt, citiți cum o agenție de îngrijire a reușit să economisească mult timp în sarcinile de administrare și să își mențină echipa conectată și angajată.

Aplicația Connecteam Caregiver pune capăt provocărilor comune, iată cum...

Programarea locurilor de muncă

Pentru trimiterea și gestionarea apelurilor unui utilizator al serviciului, agențiile de îngrijire utilizează funcția de programare a locurilor de muncă din Connecteam pentru a oferi toate informațiile relevante îngrijitorului lor ușor și rapid:

• Alocarea îngrijitorilor pentru servicii în funcție de cerințe diferite.
• Furnizarea tuturor informațiilor relevante, inclusiv ora de începere, adresa și instrucțiuni speciale.
• Înregistrări ale momentului când un angajat a intrat și ieșit, plus locația acestuia.
• Managerii și angajații pot adăuga note de schimb cu comentarii și fotografii, dacă este necesar.
• Permite angajaților să accepte și să respingă ture (opțional – poate fi dezactivat).
• Creați sarcini pe schimburi, astfel încât să aveți o supraveghere totală asupra progresului echipei dvs. și angajații dvs. să știe exact ce trebuie să facă.
• Angajații pot trimite mesaje direct managerilor atunci când înregistrează programul lor, direct de pe telefon, dacă ceva este neclar sau lipsește.
• Primiți o notificare automată dacă cineva se apropie de ore suplimentare, astfel încât să puteți rezolva problema imediat.
• Toate informațiile despre programarea locurilor de muncă sunt salvate și pot fi create rapoarte pentru a analiza performanța angajaților, prezența și timpul petrecut la fiecare client.
• Programare fără greșeli, cu propriile limitări personalizabile.

De fapt, Capterraa analizat cele mai importante soluții software pentru îngrijitori și asistente medicale și a clasificat Connecteam drept soluția de top pentru o programare eficientă.

Raționalizați comunicarea

Comunicarea cu îngrijitorii este esențială, dar nu o sarcină ușoară. Cu majoritatea echipei în mișcare, menținerea tuturor pe aceeași pagină și implicați poate reprezenta o adevărată provocare.

Iată câteva dintre cele mai bune metode și instrumente de comunicare utilizate de agențiile de îngrijire/furnizorii de îngrijire care utilizează Connecteam:

• Notificări push în timp real pentru actualizări și anunțuri: atât pentru comunicare formală, cât și informală.De la sărbătorirea zilelor de naștere și a evenimentelor până la trimiterea unei note de CEO, până la actualizarea cu privire la noile servicii disponibile, schimbări de ture sau noi deschideri în companie.
• Comunicare țintită :oferirea fiecărui angajat cu informațiile relevante de care are nevoie. Diferențierea cu ușurință între probațiune, angajat orar, interimar, manageri de servicii de îngrijire, îngrijitori sau locații. Managerii pot vedea cu ușurință cine nu a citit sau vizualizat anunțuri sau mesaje importante și îi pot contacta în privat. Conducerea poate, de asemenea, să revizuiască orele cele mai bune pentru a posta anunțuri sau actualizări la nivel de companie în funcție de utilizarea angajaților.
• Directorul angajaților: facilitați angajaților să caute informații de contact cu un director digital al angajaților.Ingrijitorii pot cauta dupa nume, locatie sau chiar dupa post.
• Grupuri și canale de chat: eficientizați comunicarea de zi cu zi ușor și eficient.Permiteți îngrijitorilor un canal direct de comunicare cu managerul respectiv sau creați chat-uri de grup pentru a disemina informații unui grup de îngrijitori.

Creșteți implicarea angajaților

Agențiile de îngrijire simt adesea nevoia să pună îngrijitorii în centru și să sporească implicarea generală a angajaților în companii.

Unele dintre practicile comune utilizate pentru a obține o implicare îmbunătățită a angajațilorinclud:

• Sondajele periodice – fie că este un simplu sondaj de feedback cu două întrebări sau un sondaj robust de satisfacție a angajaților, agențiile de îngrijire folosesc Connecteam pentru a le permite angajaților să-și împărtășească feedback-ul cu ușurință și eficiență.
• Feedback-ul formatorului – permițând îngrijitorului să ofere feedback despre trainer și sesiunea de formare.
• Buletine informative – buletinele informative sunt o modalitate eficientă de a menține echipa pe aceeași pagină, oferind actualizări recente despre afacere, activități, creștere etc.
• Albume foto și imagini – partajarea de fotografii și imagini de la evenimente cheie cu echipa.
• Caseta de sugestii – folosită adesea pentru a permite tuturor membrilor echipei să-și împărtășească ideile și gândurile în timp real despre cum să facă lucrurile mai bine și să ridice idei de îmbunătățire.
• Politică uși deschise – furnizorii de servicii de îngrijire cu o politică uși deschise permit îngrijitorilor lor să se adreseze părților interesate cheie (manageri de servicii, conducere, resurse umane) cu întrebări sau probleme, oferind un canal direct care este urmăribil și eficient.
• Teste – creați chestionare și revizuiți răspunsurile angajaților pentru a le oferi feedback cu privire la ceea ce pot îmbunătăți.
• Evenimente – postați evenimente la nivel de companie, cum ar fi o zi de distracție a companiei sau happy hour pentru a menține angajații implicați și conectați.

O mai bună conformitate la nivel de companie

Deoarece conformitatea este o mare parte a agențiilor de îngrijire și a furnizorilor de îngrijire de zi cu zi, formularele „Citiți și semnați” sunt comune și sunt adesea utilizate de ofițerii de conformitate pentru recunoașterea individuală a politicilor și reglementărilor companiei.

Documentele de conformitate cu Citire și semnare utilizate în mod obișnuitutilizate de agențiile de îngrijire includ următoarele:

• Renunțarea la directiva privind timpul de lucru de 48 de ore
• Politici și proceduri privind medicamentele
• Administrarea politicii de medicamente
• Asistență în autoadministrarea politicii de medicamente
• Auditarea și monitorizarea politicii de medicamente
• Colectarea poliței de prescripție medicală
• Politica de droguri controlate
• Politica privind medicamentele departe de casă
• Eroare de medicație și politică de aproape ratare
• Medicamente fără prescripție medicală
• Politica și procedura privind eliminarea în siguranță a medicamentelor
• Depozitarea politicii și procedurii de medicamente
• Politica și procedura de formare și competență
• Politica de hărțuire sexuală
• Alte documente citite și semnate.

Automatizați listele de verificare și rapoarte

Operațiunile de zi cu zi sunt adesea însoțite de documente relevante. Agențiile de îngrijire care folosesc Connecteam pot digitiza formulare zilnice, liste de verificare și rapoarte. Prin digitizarea și automatizarea formularelor, listelor de verificare și rapoartelor zilnice, agențiile de îngrijire pot reduce frecarea din activitățile de zi cu zi, pot automatiza fluxul de informații, pot îmbunătăți timpul de răspuns și pot obține o supraveghere mai bună.

Iată câteva exemple populare:

• Raport rezumat al inspecției supraveghetorului pentru un îngrijitor
• Evaluarea riscului de cădere
• Evaluarea riscului medicamentului
• Lista de verificare a palanului
• Evaluarea balustradei patului
• Verificarea vizuală a echipamentului
• Evaluarea lucrătorului de noapte
• Raport de incident
• Concediul de odihnă anual
• Urmărirea kilometrajului (săptămânal sau lunar)
• Rambursarea cheltuielilor
• Analiza performanței angajaților

Toate intrările trimise de angajați sunt înregistrate digital, pot fi trimise automat la o adresă de e-mail predefinită sub formă de copie PDF și pot fi, de asemenea, exportate într-un format acceptat de Excel.

În plus, puteți primi rapoarte automate care sunt trimise oricărui personal intern sau extern cu toate informațiile pe care doresc să le primească pe baza funcției de filtrare. În plus, puteți utiliza câmpurile managerului pentru a monitoriza și a oferi utilizatorilor feedback cu privire la formularele zilnice. În plus, managerii pot oferi feedback live angajaților direct din formularul trimis pentru a se asigura că totul este făcut corect. Connecteam are încredere de peste 1.000 de companii de agenții de îngrijire – Începeți cu încercarea gratuită acum!

Proces de îmbarcare fără probleme

Necesitatea de a face față unei fluctuații ridicate a angajaților și de a oferi un nivel ridicat de servicii determină agențiile de îngrijire să construiască un proces de integrare în aplicație pentru a face dezvoltarea echipei mai eficientă și mai rapidă. În plus, puteți și arhiva angajații vechi, astfel încât datele lor să nu se piardă niciodată. De obicei, aceasta implică:

• O scrisoare oficială de bun venit angajatului în companie
• Manualul angajatului
• Politica companiei
• Lista de verificare a noilor angajați
• Formular de informații personale
• Formular de renunțare (directiva privind timpul de lucru de 48 de ore)
• Declarația vacanțelor rezervate în avans
• Formular de comandă uniform
• Informații pentru insigna companiei
• Feedback rezumat al antrenamentului
• Citiți și semnați formularele adecvate

Conneteam are încredere de peste 1.000 de companii de agenții de îngrijire – Începeți cu încercarea gratuită acum!

Dezvoltați abilități profesionale prin formare

Instruirea în aplicație este folosită de agențiile de îngrijire pentru a oferi toate materialele de instruire relevante pentru persoanele din agenție. Păstrați îngrijitorii la curent cu formarea continuă pe care o pot finaliza direct pe dispozitivul mobil. În plus, monitorizați progresul angajaților prin instruire cu actualizări în timp real despre cursurile finalizate.

Practicile obișnuite de formare includ atât formarea profesională, cât și cea legată de conformitate:

• Antrenamentul pentru demență
• Antrenament pentru îngrijirea stomei
• Instruire de prim ajutor
• Antrenament pentru ridicare
• Formare privind exploatarea abuzului neglijarea (ANE).
• Instruire privind hărțuirea sexuală
• Teste și chestionare.

Transferați politicile companiei către Connecteam

Agențiile de îngrijire pun adesea la dispoziție resurse digitale pentru echipele lor, astfel încât acestea să poată găsi cu ușurință informațiile de care au nevoie într-un singur loc. Oferind resurse digitale ușor accesibile îngrijitorilor dvs., agențiile de îngrijire pot reduce confuzia și greșelile, se pot asigura că toți îngrijitorii sunt pe aceeași pagină și pot îmbunătăți satisfacția angajaților.

Cele mai comune resurse partajate de obicei cu echipele includ:

• Politici și protocoale
• Manualul angajatului
• Ghiduri „Cum să” (utilizarea echipamentului electronic/conectarea la un serviciu web etc.)
• Codul de etică
• Politica de hărțuire sexuală
• Politică uniformă

Nevoile de resurse umane

Echipele de resurse umane și directorii din agențiile de îngrijire folosesc Connecteam pentru automatizarea proceselor și pentru un control mai bun asupra problemelor legate de forța de muncă:

• Recomandați un prieten;facilitează ca forța de muncă să recomande prieteni pentru o poziție care îi ajută să-și sporească gradul de recrutare.
• Formular de informații personale pentru îmbarcarea noilor angajați, cum ar fi informații personale, informații de contact, contact de urgență, documente precum formulare fiscale și act de identitate cu fotografie etc.
• Actualizarea informațiilor de contact, cum ar fi adresa, numele, numărul de telefon mobil, e-mailul, informațiile despre contul bancar și multe altele.
• Sondajele de satisfacție a angajaților sau evaluările performanței.

Urmărire precisă a timpului

Când vine vorba de urmărirea corectă a timpului și a fișelor de salarizare, agențiile de îngrijire se bazează pe Connecteam pentru a face acest proces un proces fără probleme.

• Pentru intrarea și ieșirea din ture cu ștampila de localizare GPS, astfel încât angajații să fie înregistrati în locația corectă.
• Trimiterea de notificări push pentru a le reaminti angajaților să intre sau să iasă.
• Utilizarea de note și etichete pentru a răspunde unor nevoi specifice (cum ar fi filtrarea de către client sau anumite date).
• Export de fișe de salarizare, pe schimb sau ca total. Se integrează direct cu QuickBooks Online și Gusto pentru salarizare fără erori.
• Vizualizarea foilor de pontaj actuale și trecute.
• Solicitarea de concediu – angajații primesc o alertă în momentul în care cererea este aprobată sau respinsă.
• Adăugați atașamente pentru ture.
• Închiderea foilor de pontaj adaugă securitate suplimentară pentru manageri pentru a reduce furtul de timp al angajaților.
• Încărcați fișiere în ceasul de timp.

În plus, puteți utiliza capacitatea geofence, astfel încât utilizatorii să poată intra doar după ce se află efectiv acasă la client, reducând astfel furtul de timp.

Concluzia

Connecteam este o aplicație de top de gestionare a angajaților, all-in-one, cu diferite capabilități concepute pentru a vă ajuta să vă extindeți afacerea agenției de îngrijire. Cu Connecteam, agențiile de îngrijire simplifică programarea locurilor de muncă, simplifică comunicarea, îmbunătățește implicarea angajaților, asigură conformitatea, automatizează listele de verificare și rapoartele, integrează eficient noii angajați și formează angajații existenți cu noi abilități și urmăresc și stochează cu acuratețe orele și foile de pontaj ale angajaților.

În plus, opțiunile de prețuri ale Connecteam sunt o idee simplă, așa că începeți cu versiunea de încercare gratuită și pentru a afla mai multe, consultați acest link și nu ezitați să rezervați un tur gratuit al produsului pentru a vedea dacă Connecteam răspunde nevoilor dvs. de afaceri.