Întrebări și răspunsuri: De ce este important managementul proiectelor?
Publicat: 2021-02-26Când vine vorba de proiecte de transformare digitală, managementul proiectelor este un aspect important pentru a vă asigura că implementările dvs. de tehnologie sunt adoptate cu cât mai puține probleme posibil.
La Impact, am supravegheat multe proiecte DX și, de-a lungul anilor, am trecut printr-o transformare substanțială, așa că știm ceva sau două despre managementul proiectelor.
Am luat legătura cu Alex Park, directorul Biroului de management al programului Impact, pentru a discuta despre ce înseamnă managementul de proiect astăzi și de ce companiile de toate dimensiunile beneficiază de PM de calitate în implementările lor.
Să sărim direct înăuntru.
Cât de importantă este relația dintre inițiativele de transformare digitală și managementul proiectelor?
AP: Absolut imperativ. Din punct de vedere istoric, proiectele de toate tipurile au avut de suferit din cauza problemelor legate de buget, domeniul de aplicare și aliniere. Pe măsură ce eforturile se unesc în jurul transformării digitale (DX) – aducând vechiul împreună cu noul – aceste riscuri istorice sunt amplificate semnificativ.
Cum beneficiază managementul de proiect de pe urma instrumentelor digitale?
AP: Din experiența mea, setul de instrumente potrivit este la fel de bun ca și datele de bază care conduc execuția lucrării. Cu o schiță adecvată a proiectului și o bună aliniere a responsabilităților, multe sarcini tradiționale de management de proiect pot fi automatizate, cu condiția ca toți membrii proiectului să contribuie cu punctele lor de date la setul de instrumente.
Mementourile pentru fluxul de lucru pot automatiza solicitările de actualizare „înregistrarea sarcinilor” și „alocarea articolului deschis”. Când sunt atinse porțile de decizie sau de aprobare, fluxurile de lucru automate pot fi preprogramate pentru a trimite și actualiza la un program determinat.
Datele relevante care stau la baza includ lucruri precum bugetul proiectului, starea de timp, personalul cu resurse, elementele deschise, etapele de referință și multe altele - toate despre care pot fi raportate.
O mulțime de proiecte DX sunt considerate eșecuri de către companii atunci când rezultatele așteptate nu sunt atinse. Unde credeți că au tendința de a greși companiile în abordarea lor când vine vorba de rezultate?
AP: Lipsa conducerii executive, alinierea și acceptarea continuă sunt începutul problemelor din experiența noastră.
Aducerea tuturor părților implicate la masa pentru a discuta obiectivele, cerințele cheie ale afacerii, metricile de succes și indicatorii de performanță este vitală pentru a începe un efort DX, dar este și mai important să continuați să reevaluăm toate acestea în mod consecvent pe parcursul proiectului.
Peisajul afacerilor este în continuă schimbare și necesită o abordare iterativă consecventă pentru a rămâne aliniat cu obiectivele și obiectivele actuale ale conducerii executive și ale managerilor de afaceri – trebuie doar să ne uităm înapoi la ultimul an pentru a vedea cât de repede se pot schimba circumstanțele.
În mod similar, multe organizații nu iau în considerare timpul necesar pentru a implementa o schimbare de cultură. Resurse de timp nu numai de la management și conducere, ci și de la utilizatorii finali direcți, care oferă feedback vital privind utilizarea.
În plus, priceperea tehnică și de management dedicată necesară pentru a proiecta, coordona, implementa, repeta și furniza în mod eficient soluții care respectă obiectivele definite este adesea subestimată de companii, ceea ce este unul dintre motivele pentru care oamenii vin la noi în primul rând.
Cum ajută managementul eficient de proiect la atenuarea acestor probleme legate de abordările actuale în rândul IMM-urilor?
AP: Managementul de proiect poate ajuta la atenuarea unora dintre aceste probleme în ceea ce privește livrarea, dacă parametrii și cerințele raportate sunt actualizate și în conformitate cu așteptările conducerii și managementului.
Dacă acele conversații de aliniere nu au loc niciodată sau nu au loc în mod consecvent și iterativ pe parcursul călătoriei DX a companiei, atunci indiferent cât de bine sunt alocate resursele sau cât de strict respectă planul la cronologia de implementare, proiectul ar fi totuși un eșec.
Ce ar trebui să ia în considerare companiile atunci când fac management de proiect intern față de angajarea unei terțe părți?
AP: Ca orice altceva, există o analiză cost-beneficiu între talent versus cunoștințe pe care o companie trebuie să o întreprindă pentru a înțelege ce are sens pentru organizația sa.
Unele întrebări pe care companiile ar trebui să și le pună sunt; cât de multă activitate comercială înconjoară munca legată de proiect? Ce fel de proiecte se urmăresc? Dacă talentul tehnic este externalizat; și care sunt capabilitățile resurselor lor interne de management în comparație cu o terță parte disponibilă?
Apoi aveți mai multe considerații cu privire la realizarea proiectului, cum ar fi termenele limită ale proiectului, capacitățile de livrare pentru acele termene limită, împărțirea responsabilităților între părțile interesate, sponsorizarea executivului și măsurarea și raportarea rezultatelor.
Cu alte cuvinte, dacă o afacere poate fi încrezătoare în toate aspectele diferite necesare pentru livrarea unui proiect, atunci este grozav. Cu toate acestea, dacă o companie consideră că nu are capacitatea sau capacitatea de a lansa un proiect DX, ar putea merita să caute ajutor extern de la o terță parte.
Atunci când contractați o terță parte pentru gestionarea unui proiect DX, la ce ați sugera clienții potențiali să urmărească într-un MSP?
AP: Expunere și experiență la platformele, procesele sau sistemele implicate într-un efort DX la o companie.
La Impact, folosim operațiunile interne ca banc de testare pentru toate soluțiile pe care le construim pentru clienții noștri.
Pe lângă experiența tehnică adecvată și metodologia și experiența adecvată de management al proiectelor, o afacere ar trebui să caute un partener care să-și înțeleagă obiectivele executive – sau să le ajute să le ghideze – să construiască cu ușurință rapoarte în jurul acelor indicatori care îi vor informa dacă acele obiective sunt pe drumul cel bun. și care are un proces de livrare a proiectelor stabilit și matur, care oferă informații consumabile în timp real legate de riscuri, decizii, probleme, termene, etape, buget și performanță ale proiectului și portofoliului în ansamblu.
Domeniul de aplicare al transformării digitale crește în fiecare an, iar inițiativele sunt mai disponibile pentru companiile de toate dimensiunile astăzi. Având în vedere acest lucru, cât de important vor avea managerii de proiect în 2021 și ulterior și ce înseamnă acest lucru pentru companiile care doresc să se digitalizeze?
AP: Managerii de proiect convertesc obiectivele de afaceri în faze și apoi descompun aceste faze în livrabile de dimensiuni mici.
Ei traduc vorbirea de afaceri într-un limbaj tehnic care poate fi interpretat și executat de alte resurse, construiesc rapoarte pe baza datelor cheie ale metricii de performanță pentru a vizualiza progresul proiectului către conducere și management și lucrează pentru a menține toate resursele la sarcină/programare și comunică ajustările. când și unde este necesar în sus și în jos pe lanțul de comandă.
Știind că DX traversează în mod normal mai multe silozuri de clienți, coordonarea și gestionarea tuturor părților interconectate este mai importantă ca niciodată și vitală pentru un efort DX cuprinzător și strategic.
Există circumstanțe în care ați recomanda ca o afacere să nu primească un manager de proiect?
AP: Costul echipei de management de proiect nu poate fi mai mare decât valoarea pe care echipa o aduce organizației.
Modul în care o organizație definește „valoarea” este flexibil în acest context.
Este posibil ca organizațiile fără multe procese definite sau o bună împărțire a responsabilităților muncii să nu realizeze beneficiile unui manager de proiect. Organizațiile care nu au conducere executivă sau aliniere managerială nu ar beneficia pe deplin de un manager de proiect, deoarece eforturile pe care PM le-ar conduce ar fi neclare în ceea ce privește domeniul de aplicare, obiectivul de rezultat etc.
În aceste cazuri, trebuie să se concentreze asupra viziunii executive și a conducerii, iar apoi un PM poate ajuta la conducerea inițiativelor odată ce există o direcție bună.
Care sunt gândurile și recomandările tale finale pentru liderii de afaceri care nu sunt siguri dacă au nevoie de un manager de proiect dedicat pentru inițiativele lor?
AP: Înainte de a vă gândi dacă managementul de proiect vă reține obiectivele și eforturile, verificați realitatea dacă ați făcut o treabă bună definindu-vă obiectivele „ÎNTELIGENT”—Specific, Măsurabil, Atins, Relevant, La timp — care este obiectivul explicit pe care îl aveți pentru a realiza?
După ce vă înțelegeți obiectivul final, colaborați cu liderii de management al afacerii pentru a identifica cerințele cheie operaționale (OKR) pentru fiecare unitate.
Odată ce ai o bună înțelegere și un cadru al acestor domenii, te poți gândi la angajarea unui manager de proiect care să ajute la formalizarea acestor obiective și OKR într-un plan de livrare cadru cu repere și rezultate.
Indicatorii cheie de performanță (KPI) pot fi apoi adunați de la conducere și conducere pentru a evalua succesul OKR-urilor, iar rapoartele corespunzătoare agregă aceste date pentru a evalua starea unui proiect.
Pe termen lung, managementul de proiect și alinierea organizației este necesară pentru a se asigura că eforturile de livrare din partea proiectului se aliniază în mod constant cu obiectivele de afaceri din partea conducerii.
Abonați-vă la blogul nostru pentru a primi mai multe informații despre tehnologia de afaceri și pentru a fi la curent cu noutățile și tendințele de marketing, securitate cibernetică și alte știri și tendințe tehnologice (nu vă faceți griji, nu vă vom deranja).