De ce este importantă documentația tehnică (cu exemple)

În calitate de proprietar de afaceri, nu subestimați niciodată cât de importantă este documentația tehnică profesională. Mulți îl consideră chiar unul dintre cele mai importante piese de conținut pe care compania ta le va crea.

În acest ghid, voi vorbi despre exact de ce este cazul și de ce trebuie să începeți să vă gândiți la acest conținut ca coloana vertebrală a organizației dvs.

Să intrăm în asta.

Ce este documentația tehnică?

Documentația tehnică este un tip de scriere care descrie cum să faci ceva.

La un nivel de bază, vă puteți gândi la documentația tehnică ca la un set de instrucțiuni, deoarece majoritatea documentației tehnice va include adesea instrucțiuni pas cu pas despre cum să faceți ceva, indiferent dacă este explicarea modului de utilizare a software-ului sau a modului de configurare a unui produs.

Cu toate acestea, documentația tehnică poate fi mult mai mult decât atât.

Documentația precum studiile, recensămintele și dosarele medicale se mai numesc și documentație tehnică. În acest caz, poate include chiar informații precum antecedentele și istoricul unui subiect, precum și definiții ale termenilor tehnici.

Combinând toate acestea, este poate mai corect să descriem documentația tehnică ca pe o scriere care prezintă aplicația, scopul, arhitectura, utilizarea sau crearea unui produs, serviciu sau operațiune.

Citește și; De ce avem nevoie de documentația produsului?

De ce este importantă documentația tehnică?

Din punct de vedere al afacerii, această documentație este incredibil de utilă pentru a ține evidența procedurilor și proceselor din cadrul afacerii și poate fi chiar folosită ca instrument de instruire.

De exemplu, dacă gestionați o fabrică de producție și instalați o nouă mașină (sau efectuați orice proces), va trebui să creați documentație tehnică care să descrie cum funcționează mașina și cum ar trebui să o opereze angajații dvs. în siguranță. Furnizorul de mașini ar trebui să furnizeze, de asemenea, documentație tehnică despre cum funcționează mașina, astfel încât inginerii dvs. să o poată menține întreținută.

De asemenea, poate fi necesar să efectuați verificări și audituri pentru a vă asigura că lucrați în conformitate cu legile și reglementările companiei dvs. Din nou, veți avea nevoie de documentație tehnică pentru a garanta că acest lucru este realizat și monitorizat cu acuratețe.

Când un nou angajat se alătură companiei dvs., veți folosi documentația tehnică pentru a-i instrui și a le arăta cum să remedieze problemele.

Care sunt câteva exemple de documentație tehnică?

Cel mai clar exemplu de documentație tehnică ar fi un manual de utilizare. Acestea pot veni în toate formele și dimensiunile și sunt adesea incluse cu produsele nou lansate și actualizate.

În zilele noastre, probabil că nu veți primi atât de des un manual de hârtie, ci un ghid rapid pentru configurare și apoi posibilitatea de a accesa mai mult conținut online, dacă aveți nevoie de el.

Când vine vorba de afacerea dvs. sau de angajați, documentația tehnică poate include:

• Politici și proceduri
• Descrierea postului
• Manualele angajaților
• Fluxuri de proces
• Materiale de antrenament

Ca o listă puțin extinsă, alte forme de documentație tehnică ar putea include;

• Propuneri de afaceri
• Ghiduri pentru utilizator și client
• Manuale și instrucțiuni ale angajaților
• Broșuri
• Note
• Planuri de marketing
• Documente de management de proiect
• Dosarele medicale
• Buletin informativ
• Procesul operațiunilor
• Manuale de reparatii
• Referințe SDK

Vezi si; Ce este un produs Document obligatoriu.

Pentru ce ar trebui să prioritizez scrierea documentației tehnice?

Când vă creați propriul „doctor tehnologic” (credeți că s-ar prinde vreodată?), primul punct de apel este să vă dați seama despre ce ar trebui să scrieți. Sigur, probabil că aveți nevoie de ceva documentație atunci când vă folosiți computerele de lucru sau când vă accesați serverele, dar cum să folosiți aparatul de cafea?

Destul de interesant, da, probabil că ar trebui să aveți documentație tehnică pentru tot ce este în afacerea dvs. Este doar documentația mașinii de cafea care va fi de obicei puțin mai mult decât un autocolant pe față care arată câteva diagrame cu instrucțiuni.

Totul este despre prioritizare .

Ar trebui să începeți prin a acorda prioritate scrisului pentru lucrurile care sunt cele mai importante pentru afacerea dvs. Aceasta poate include proceduri și procese care sunt esențiale pentru operațiunile zilnice ale afacerii dvs., precum și materiale de instruire pentru noii angajați.

Nu uitați, documentația tehnică nu trebuie să fie lungă și complicată. Ar putea fi la fel de simplu ca o foaie de hârtie care detaliază modul în care este utilizată o mașină și măsurile de siguranță care trebuie să fie aplicate.

Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți, un loc excelent pentru a începe este crearea unei liste cu lucrurile care credeți că ar fi cele mai importante pentru documentația dumneavoastră tehnică.

Odată ce ai această listă, poți începe să scrii!

Cum vă creați propria documentație tehnică?

Acum că am analizat ce este documentația tehnică și de ce este importantă, s-ar putea să vă întrebați cum vă puteți crea propria documentație tehnică.

Este, fără îndoială, o sarcină descurajantă, dar, din fericire, există multe instrumente și resurse diferite pe care le puteți folosi pentru a crea documentație tehnică.

Iată un ghid pas cu pas despre cum să o abordezi.

1. Definiți-vă scopul

A avea un obiectiv în minte atunci când creați documentația tehnică este important, deoarece aveți nevoie de o înțelegere fermă a direcției pe care doriți să o ia. În caz contrar, textul tău va fi peste tot și s-ar putea să nu acopere ceea ce este important pentru tine.

Pune-ți aceste întrebări pentru a-ți ghida gândirea:

1. Ce vrei să obțină documentația ta tehnică?
2. Vrei să-l folosești ca instrument de instruire pentru noii angajați?
3. Doriți să îl utilizați ca punct de referință pentru angajații care trebuie să depaneze probleme?
4. Documentația este pentru clienți?
5. Este documentația pentru un produs sau serviciu?

Odată ce v-ați definit scopul, veți putea decide mai bine ce tip de documentație tehnică trebuie să creați.

2. Alegeți formatul dvs

Există multe formate diferite pe care le puteți utiliza pentru documentația tehnică. Unele formate comune includ manuale de utilizare, fluxuri de proces și materiale de instruire.

Cum vei prezenta documentația ta?

Folosiți dosare fizice și hârtie? Un videoclip de antrenament digital? O bază de date? O pagină web?

Depinde într-adevăr de dvs., dar este important să formatați documentația în modul care va fi cel mai benefic pentru utilizatori. La urma urmei, ar trebui să absoarbă informațiile rapid și ușor și ar trebui să existe puțin loc pentru neînțelegeri.

Întrebați-vă, care este cel mai bun mod de a transmite informațiile necesare în cel mai rapid și mai concis mod posibil publicului țintă cu care lucrați?

Acest lucru vă va oferi cel mai bun format pe care trebuie să îl utilizați.

3. Adunați informațiile

Din păcate, nu puteți să vă scrieți doar documentația tehnică. Trebuie să investiți timp reunind toate sursele de informații și, eventual, chiar în verificarea faptelor, pentru a vă asigura că informațiile pe care le utilizați sunt corecte și actualizate.

Aceste informații pot proveni din diverse surse, cum ar fi politicile companiei, fișele postului și manualele angajaților. După ce ați adunat toate informațiile de care aveți nevoie, veți putea începe să vă creați documentația tehnică.

4. Creați-vă documentația

Acum e partea distractivă. Crearea conținutului dvs.

Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să utilizați un program de procesare de text, cum ar fi Google Docs sau Microsoft Word. Ambele au șabloane încorporate pe care le puteți folosi pentru a începe și vă permit să completați spațiile libere. Cu toate acestea, nu există nicio îndoială că veți dori un anumit grad de personalizare, iar unele subiecte vor necesita o procesare mult mai avansată a textului.

Din fericire, există o mulțime de instrumente disponibile, inclusiv:

• Docsie: Dacă doriți să ușurați procesul și doriți ca documentația dumneavoastră tehnică să arate ca parte și să maximizeze funcționalitatea, Docsie este calea de urmat. Este o aplicație de documentare a produsului premiată, care vă permite să creați documente automat utilizând expertul. Există, de asemenea, o mulțime de instrumente de colaborare și de publicare
• Monday.com oferă o varietate de produse, inclusiv o mulțime de funcții pentru gestionarea și dezvoltarea muncii.
• Whatfix: Aceasta este o platformă de adoptare digitală concepută pentru a sparge granițele dintre utilizatori și noile tehnologii. Deși de nișă, poate fi foarte util pentru eficientizarea procesului creativ și pentru a analiza unde vă puteți îmbunătăți.

Odată ce ați creat documentația tehnică, va trebui să o salvați într-un format pe care angajații îl pot accesa cu ușurință. Cel mai comun format pentru documentația tehnică este PDF. Cu toate acestea, poate doriți să luați în considerare și salvarea documentației tehnice într-un format care poate fi tipărit cu ușurință, cum ar fi Word sau HTML.

Nu vă faceți griji, deși poate fi un proces puternic, mai ales că probabil aveți lucruri nelimitate pentru care ați putea crea documentație tehnică, există o mulțime de alte instrumente care vă pot ajuta.

5. Verificați-vă documentația

Important cu documentația tehnică este că este corectă.

La urma urmei, nu este bine să ai un manual tehnic care să detalieze cum să folosești o mașină dacă informațiile sunt incorecte. De aceea, este important să vă verificați documentația tehnică de către cineva care are cunoștințe în domeniu. După ce ați verificat documentația tehnică, o puteți distribui angajaților.

6. Partajați-vă documentația

Odată ce documentația dvs. este creată și este gata pentru lume, este timpul să o distribuiți, iar aceasta înseamnă să comunicați ceea ce ați creat, de ce, cum vă va ajuta și cum este accesată. La urma urmei, știi cum pot fi angajatorii cu așa ceva.

În primul rând, faceți conținutul accesibil.

Puteți publica documentația tehnică într-o varietate de moduri, cum ar fi pe site-ul web al companiei sau intranet, pe un portal al angajaților sau într-un buletin informativ al companiei sau o listă de corespondență.

Odată ce ați publicat documentația tehnică, o puteți partaja angajaților și altor părți interesate.

După ce ați publicat, trebuie să permiteți comunicarea între nivelurile afacerii dvs.

Documentația dvs. este probabil plină de jargon tehnic și concepte dificile care trebuie transmise într-un mod pe care toată lumea să le înțeleagă. Prin urmare, ar trebui să găzduiți întâlniri și să creați oportunități pentru ca oamenii să ofere feedback, permițându-vă să modificați și să îmbunătățiți conținutul până când acesta este potrivit scopului.

7. Revizuire și actualizare

De departe cel mai subestimat pas din acest proces de care atât de multe companii îl uită. Doar pentru că documentația ta tehnică este disponibilă, asta nu înseamnă că este gata. Standardele și procedurile se schimbă tot timpul. Produsele și serviciile sunt actualizate. Metodele de lucru devin mai raționalizate sau sunt introduse noi tehnologii.

Acești factori pot afecta documentația tehnică, așa că este important să revizuiți și să actualizați documentația tehnică în mod regulat.

Dacă urmați acești pași, veți putea crea documentație tehnică care este exactă și actualizată, asigurându-vă în cele din urmă că aveți tot ce aveți nevoie pentru a profita la maximum de ceea ce are de oferit documentația tehnică.

Aveți nevoie de un instrument care să vă ajute să creați documente tehnice? Vezi Docsie!