Cum să scrieți o politică de companie eficientă pentru afacerea dvs

Conducerea unei afaceri poate fi ca o plimbare printr-un câmp minat. În orice moment, puteți întâlni probleme care se dovedesc a fi explozive pentru compania dvs.

Incidentele apar în toate afacerile, dar o politică a companiei vă poate ajuta să vă readuceți pe picioare.

Ca atare, suntem conștienți că scrierea politicilor și procedurilor poate fi plictisitoare și plictisitoare. Dar credeți-ne, dacă aveți o politică eficientă în vigoare, veți menține angajații în siguranță – profesional, personal, fizic și legal.

Și dacă sunteți proprietar de afaceri sau manager de resurse umane și doriți să creați politici ale companiei care să facă cu adevărat diferența, atunci nu căutați mai departe. Am reunit câteva sfaturi cheie pe care le puteți folosi pentru a pregăti, scrie și implementa politici care se potrivesc modelului dvs. de afaceri.

Dar înainte de a începe, este important să înțelegeți de ce ar putea fi necesar să vă creați propria politică de companie.

De ce este important să scrieți o politică de companie?

Există mai multe motive pentru care toate companiile ar trebui să creeze și să implementeze politici pe care angajații lor ar trebui să le urmeze.

Eliberați întregul potențial al afacerii dvs. cu software-ul de management All-in-One Connecteam -

Prima impresie grozavă pentru noii angajați

Potrivit studiilor, 22% din cifra de afaceri a angajaților are loc în primele 45 de zile de angajare, așa că primele impresii sunt totul. Unul dintre primele lucruri pe care ar trebui să le primească noii angajați este toate politicile relevante ale companiei. Introducerea devreme a noilor angajați cu obiectivele și obiectivele cheie va stabili tonul și ritmul angajării lor.

Toți sunt pe aceeași pagină

O politică a companiei este o oportunitate unică de a ne asigura că toți angajații sunt pe aceeași pagină când vine vorba de obiectivele, valorile și regulile companiei.

Reduce Stresul

Atunci când angajații respectă o politică, este mai puțin probabil să facă greșeli inutile, neînțelegeri. Acest lucru face ca munca să fie mai puțin stresantă pentru angajați și conducere.

Toate deciziile sunt corecte

Dacă toți angajații sunt obligați să citească, să accepte și să urmeze aceeași politică a companiei, ei lucrează într-un mediu corect și echitabil. Nimeni nu este pedepsit arbitrar.

Oferă securitate juridică

O politică a companiei îi poate face pe angajații tăi să se simtă pe mâini sigure, mai ales dacă le precizează în mod clar drepturile și îndatoririle. O politică care promovează responsabilitatea și gestionarea relațiilor cu angajații îmbunătățește transparența la nivel general.

Îmbunătățește loialitatea angajaților

O politică a companiei poate asigura că lucrătorii rămân devotați cauzei companiei, mai ales dacă sunt incluse beneficiile angajaților.

În mai multe industrii, un număr mare de noi angajați sunt renumiti pentru că nu au citit politicile companiei (cum ar fi manualele angajaților) în timpul integrării. Acest lucru este evident din infograficul de mai sus.

Cum să pregătiți o politică de companie

Din păcate, nu puteți începe pur și simplu să scrieți și să vă așteptați să aveți o politică perfectă ca rezultat final. Proprietarii de afaceri trebuie să pregătească cu atenție exact ce vor include și cum vor exprima acest lucru tuturor părților necesare. Punerea în aplicare a următorilor pași poate face toată diferența.

Toate părțile ar trebui să fie de acord să dezvolte politica companiei

Indiferent dacă ați început o afacere de construcții sau un hotel, conducerea și angajații trebuie să exprime sprijin unanim pentru politica companiei propusă. Ar trebui prezentate motive întemeiate pentru a susține politica în cauză. Odată ce toate părțile au convenit asupra acesteia, planificarea reală poate începe.

Formați o echipă de elaborare a politicilor companiei

O politică a companiei ar trebui să fie întotdeauna un efort de colaborare. Cu cât mai mulți oameni contribuie cu idei, cu atât mesajul final al politicii va fi mai unitar. Dar nu poți să recrutezi pe oricine pentru această slujbă. Este important să folosiți manageri buni și personal care sunt experți în subiectul în cauză.

Construiți o structură standard de politică a companiei

Una dintre cele mai importante piese de pregătire pe care trebuie să le aveți este să vă asigurați că compania are o structură standardizată a politicii companiei. Această structură va varia în funcție de nevoile companiei, dar indiferent dacă sunteți manager de retail sau instalator, ar trebui să includă obiectivele politicii, liniile directoare și cui se aplică.

Creați o listă de priorități

Este posibil să fie necesar să creați mai multe politici de companie care să acopere o mare varietate de subiecte și nevoi. Așadar, pentru a preveni copleșirea echipei dvs. de elaborare a politicilor companiei, încercați să prioritizați politicile în ordinea cărora compania dvs. are nevoie prima. Orice politică care oferă beneficii pe termen scurt ar trebui să fie pe primul loc pe lista de priorități. Indiferent dacă instruiți personalul de curățenie sau gestionați lucrătorii producătorilor, trebuie să vă gândiți la ce politici necesită atenție imediată.

Faceți-vă cercetarea

Trebuie să vă faceți temele înainte de a începe să scrieți o politică a companiei. Este esențial să aveți cunoștințe aprofundate atât despre compania dvs., cât și despre subiectele pe care doriți să le acoperiți în poliță. Cercetarea poate ajuta, de asemenea, la îmbunătățirea politicilor companiei care sunt deja în vigoare, completând golurile cu informații relevante.

Iată câteva moduri prin care puteți efectua cercetări pentru politica unei companii:

• Consultați experți despre subiecte relevante.
• Efectuați sondaje ale companiei și intervievați angajații.
• Rămâneți la curent cu cele mai recente legi care sunt relevante pentru politicile pe care doriți să le creați/actualizați (cum ar fi legile privind mesele și pauzele de odihnă în funcție de stat).

Cum să scrieți o politică pentru compania dvs

Când vorbiți despre cum să scrieți o politică pentru compania dvs., este important să vă asigurați că bifați toate căsuțele și includeți toate detaliile pe care atât angajatorul, cât și angajatul ar trebui să le respecte.

În general, angajatorii ar trebui să ia în considerare includerea următoarelor componente în fiecare politică a companiei.

Declarație de scop

Acest lucru explică cititorului de ce compania implementează politica de la început și obiectivele pe care își propune să le atingă prin utilizarea acesteia.

Secțiunea Specificații

Această parte a politicii companiei include reguli specifice, linii directoare și modificări de reglementare pe care angajații ar trebui să le respecte. De exemplu, „Angajații sunt așteptați să se îmbrace în uniformele magazinului de luni până vineri. Personalului le este permis să urmeze un cod vestimentar business casual în zilele de sâmbătă.”

Secția de implementare

Această secțiune precizează clar de ce părți se așteaptă să urmeze politica și mijloacele prin care o pot urma. „Administratorii de restaurant au voie să determine dacă ținuta este adecvată sau nu.”

Data efectivă

Data la care politica companiei intră în vigoare. De exemplu, „Toate părțile trebuie să respecte această politică începând cu 1 ianuarie 2024”.

Glosar

O listă de termeni comuni utilizați în politica companiei, inclusiv definiții. De exemplu, „uniformă: ținută profesională furnizată de compania de vânzare cu amănuntul”.

De remarcat, totuși, o politică nu trebuie confundată ca un contract sau o listă de reguli rigide care ar trebui urmate exact cum sunt scrise. O politică a companiei ar trebui să fie scrisă cu un limbaj flexibil, făcându-l ușor și primitor de urmat de către angajați.

Cum să formatați și să stilați o politică a companiei

Nu este vorba doar despre ceea ce scrii în politica companiei tale. Stilul și formatul în care îl scrieți îmbunătățesc, de asemenea, lizibilitatea și, prin urmare, îmbunătățesc implicarea angajaților.

Iată câteva sfaturi importante de formatare atunci când scrieți o politică:

• Selectați un font profesional, cum ar fi Arial, Calibri, Georgia sau Times New Roman, de exemplu.
• Alegeți o dimensiune a fontului care este ușor de citit (dimensiunea 12) și consecventă în întregul document (titluri, titluri, subtitluri excluse).
• Evitați utilizarea multor culori pentru a da documentului un aspect profesional. Respectați fontul negru pe fundal alb.
• Spațiază paragrafele și secțiunile în mod corespunzător.

Nu contează dacă ai început o afacere imobiliară sau dacă ești om de mână. Când vine vorba de stilul de scriere al politicii companiei, există câteva lucruri importante la care trebuie să țineți cont:

• Scrieți politica clar și la obiect.
• Scrieți-o la persoana a treia – de exemplu, „el”, „ea” și „ea”.
• Dacă scrieți despre o organizație (de exemplu, Organizația Mondială a Sănătății), asigurați-vă că o scrieți în întregime și apoi puteți include acronimul propriu-zis (OMS) la sfârșit.
• Cuvinte absolute precum „voi”, „trebuie”, „numai”, „întotdeauna” și „niciodată” nu ar trebui folosite atunci când descriem modul în care ar trebui să acționeze angajații. În schimb, angajatorii ar trebui să recurgă la utilizarea termenilor precum „de obicei”, „în general” și „s-ar putea”, pentru a permite managerilor să fie mai flexibili atunci când se ocupă de diferite situații.

Examinați versiunea nefinalizată și obțineți aprobarea

O parte vitală a scrierii unei politici a companiei este procesul de revizuire. Oferiți întregii echipe de elaborare a politicilor șansa de a edita prima schiță, de a oferi feedback, de a identifica greșelile și de a adăuga orice ar putea lipsi.

Când echipa este mulțumită de proiectul final, transmiteți-l unui membru executiv al companiei pentru a o aproba.

Odată ce ați formulat politica companiei, trebuie să vă gândiți la modul în care o veți implementa.

Utilizați cele mai bune instrumente pentru a vă implementa politica companiei

Este esențial să iei în considerare modul în care vei împărtăși politica companiei cu restul companiei. Imprimarea acestuia de fiecare dată când angajați pe cineva este doar plictisitor. De asemenea, angajații pot pierde cu ușurință o versiune tipărită, iar acesta este cu siguranță ceva la care doriți ca toate părțile să aibă acces ușor.

Connecteam este o aplicație de management premiată, concepută special pentru forța de muncă mobilă, cum ar fi echipele de la distanță și lucrătorii fără birou.

Peste 10.000 de companii din peste 90 de industrii folosesc aplicația de gestionare a instruirii all-in-one a Connecteam pentru a crea documente și politici și pentru a le distribui cu ușurință fiecărui angajat, indiferent unde lucrează.

Iată doar câteva dintre beneficiile pe care le aduce Connecteam:

• Dacă un angajat trebuie să revizuiască o politică, poate pur și simplu să se refere la aplicație, în loc să-și piardă timpul cu documente de hârtie dezordonate și aglomerate.
• Angajații pot adăuga o semnătură și imagini în formularul digital pentru a se asigura că totul este acoperit.
• Connecteam are capabilități de gestionare a timpului (inclusiv QuickBooks Online și integrarea Gusto pentru un salariu fluid), comunicare în echipă și capacități de centru de cunoștințe, bifând toate căsuțele pentru a satisface nevoile companiei dvs.
• Acest software all-in-one de formare a angajaților este gratuit.

Connecteam oferă proprietarilor de afaceri și resurselor umane instrumentele necesare pentru a digitiza politica companiei și a o actualiza cât de mult aveți nevoie, fără a fi necesară imprimarea.

Învățați-vă angajaților politicile companiei

Connecteam vă permite să vă creați propria bază de cunoștințe pentru întreaga echipă, unde puteți atașa toate politicile companiei în timp real. Puteți chiar să căutați anumite politici după cuvânt cheie. Este accesibil pe telefonul mobil al angajaților, astfel încât aceștia au acces direct la poliță în orice moment (din momentul în care o actualizați).

Reduceți dezordinea și oferiți angajaților resurse specifice de învățare. Atribuiți mai multe baze de cunoștințe diferitelor departamente, precum și mai multe secțiuni cu foldere, subdosare, articole și fișiere.

Comunicați cu echipa dvs. despre politica companiei dvs

Un pas către implementarea unei politici a companiei care este adesea trecută cu vederea este comunicarea eficientă a acesteia angajaților tăi. Nu este suficient să forțați pur și simplu politici asupra personalului unei companii. Trebuie să transmiteți în mod clar valoarea politicii și de ce este important ca toate părțile să o respecte în primul rând.

În timp ce întâlnirile, notele și e-mailurile sunt toate modalități valide de a actualiza angajații, software-ul de implicare a angajaților poate face comunicarea mai eficientă și mai eficientă.

De asemenea, Connecteam permite managerilor să trimită actualizări simple și captivante ale companiei de care angajații se pot bucura și înțelege, folosind imagini, videoclipuri și alte fișiere. De asemenea, pot vedea care angajați au citit actualizarea și pot urmări cu ușurință mementouri sau prin chat 1:1, dacă este necesar.

Actualizați-vă politica companiei

Chiar și după ce ați terminat de scris, revizuit și implementat, politica dvs. încă nu este stabilită în piatră. Ar trebui să fie un document viu, pe care să-l actualizezi pe măsură ce mergi.

Acest lucru se aplică în special atunci când guvernele și statele adoptă noi legi care ar putea afecta compania dvs. De exemplu, dacă salariul minim în statul în care se află compania dvs. se modifică, atunci este posibil să doriți să includeți în politica companiei dvs. modul în care compania va gestiona acest lucru în viitor. (Și odată ce actualizați politica în Connecteam, toți angajații dvs. au cea mai recentă versiune actualizată.)

Întrebări frecvente despre politica companiei

Ce este mai exact o politică de companie?

În general, o politică a companiei este un document care include instrucțiuni despre cum să faci anumite lucruri în afacerea ta în mod corespunzător.

Politicile companiei ajută la modelarea deciziilor pe care proprietarii de afaceri și angajații le iau zilnic. Poate influența mai multe aspecte ale vieții companiei, cum ar fi etica în muncă, cultura companiei, comportamentul la birou și sănătatea și siguranța.

Fiecare companie are nevoie de propriul set unic de politici, în funcție de obiectivele pe care și le-a stabilit, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung, precum și de misiunea sa globală.

Ce exemple de politici ale companiei ar trebui să folosească compania mea?

Industria în care se află afacerea dvs. și nevoile companiei dvs. vor determina ce fel de politici ale companiei trebuie să creați. Și există atât de multe exemple diferite de politici ale companiei. Deși nu toate se vor aplica companiei dvs. specifice, multe dintre următoarele politici ale companiei pot fi găsite în majoritatea companiilor, într-o anumită formă sau formă:

• Politici de siguranță la locul de muncă (pe baza legilor orașului/țara/stat/federale)
• Conduita angajaților (codul vestimentar, politica de hărțuire, proceduri de siguranță, comportament adecvat)
• Descrierea postului
• Politica de personal (program de lucru, condiții de angajare, salarii de stat, salariu/bonusuri, concedii/concediu medical/concediu de maternitate, asigurări/prestații, plan de pensionare)
• Guvernanța companiei (cultura și valorile companiei)
• Structura companiei (diagrama care ilustrează numele fiecărui angajat și departamentul în care lucrează)
• Politica de egalitate de șanse/nediscriminare (rasă, gen, orientare sexuală, religie, cultură)
• Politica de prezență (programe, timp liber, absenteism la locul de muncă)
• Politica privind abuzul de substanțe (alcool, droguri, tutun)
• Politică disciplinară (performanță slabă, conduită greșită, necinste)
• Politica tehnologică (dispozitive, telefoane mobile, e-mail, internet)
• Politica financiara (diferite tipuri de compensatii, beneficii, plata retroactiva, autorizare de cheltuieli)
• Politica de confidențialitate
• Politica de servicii pentru clienți

Este demn de remarcat faptul că această listă nu include toate politicile pe care companiile le folosesc. Dar o mulțime de politici ale companiei se încadrează în exemplele de politici ale companiei menționate mai sus.

Concluzia pentru scrierea unei politici de companie

În calitate de proprietar de afaceri (sau manager de resurse umane), înțelegem dacă ați putea fi copleșit de toți pașii furnizați.

Deși acest lucru ar putea părea mult de urmat, mai ales dacă scrieți prima politică a companiei, vă recomandăm să vă acordați timp și să vedeți ce funcționează pentru dvs. În cele din urmă, cu cât politica este mai detaliată, cu atât membrii personalului dumneavoastră vor fi mai siguri. Cele mai bune politici ale companiei necesită timp, experiență și forță de muncă pentru a construi.

Dar odată ce ai pus în aplicare politica companiei, implementarea acesteia poate fi rapidă, ușoară și accesibilă. Utilizarea unei soluții digitale precum Connecteam permite managerilor și angajaților să aibă acces ușor la politicile dvs.

Cu doar câteva clicuri, puteți descărca, citi și semna toate documentele relevante. De asemenea, puteți folosi această aplicație de comunicare pentru a iniția un dialog despre politică, pentru a trimite feedback pentru a o îmbunătăți și pentru a trimite mementouri pentru a vă asigura că toată lumea a citit-o și a înțeles-o.

Așadar, lăsați-vă deoparte pixurile și hârtia și începeți să digitalizați - pentru că pregătirea, scrierea și implementarea politicii companiei nu a fost niciodată mai ușoară.

Aplicația 1# pentru a vă implementa politica companiei

Descopera mai mult

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în cutia poștală? Abonați-vă aici