Zoho Books este o platformă unică puternică pentru gestionarea sarcinilor de contabilitate

Întreprinderile mici trebuie să gestioneze tot felul de sarcini contabile, de la gestionarea finanțelor până la controlul stocurilor. Între urmărirea facturilor unei companii, facturarea contractorilor și clienților, reconcilierea extraselor bancare, controlul cheltuielilor, supravegherea proiectelor și monitorizarea conformității fiscale, ce trebuie să facă proprietarul unei mici afaceri?

Din fericire, software-ul de contabilitate online îi poate ajuta pe proprietarii de afaceri mici să-și gestioneze finanțele, să automatizeze fluxurile de lucru ale afacerii și să lucreze colectiv între departamente. Deși există o varietate de opțiuni de software de contabilitate, mulți proprietari de afaceri preferă Zoho Books pentru a oferi soluții de contabilitate end-to-end, oportunități ușoare de colaborare și o platformă integrată.

Ce este Zoho Books?

Zoho Books este o aplicație de contabilitate complet bazată pe cloud, cu intrare dublă, pentru mai mulți utilizatori. Lansat în 2011, face parte din ecosistemul integrat Zoho, constând dintr-o multitudine de opțiuni software de afaceri populare. Capacitățile sale puternice ale platformei și concentrarea asupra confidențialității îl fac o alegere de top în rândul proprietarilor de afaceri care doresc să țină pasul cu tendințele de afaceri în continuă schimbare, taxele și implementările cloud.

Care sunt unele dintre cele mai populare caracteristici ale sale? Utilizatorii își pot finaliza cu ușurință toate sarcinile contabile, inclusiv:

• Datorii – Books facilitează gestionarea datoriilor, ajutând utilizatorii să creeze și să trimită comenzi de achiziție, să încarce chitanțe de cheltuieli și să urmărească plățile emise.
• Creanțe – proprietarii de afaceri pot fi plătiți la timp. Software-ul îi ajută să creeze facturi în câteva secunde, să urmărească plăți cu mementouri de plată și să fie plătiți mai repede, oferind clienților o opțiune de plată online.
• Inventar – Utilizatorii sunt mai capabili să-și gestioneze stocurile, deoarece software-ul îi ajută să țină evidența nivelurilor lor de inventar, să stabilească puncte de recomandă pentru a umple stocul atunci când este scăzut și să-și organizeze stocurile cu informații vitale precum SKU, costul și stocul la îndemână.
• Banking – Doriți o aplicație de contabilitate care să vă gestioneze și operațiunile bancare? Cărțile vă pot ajuta să vă configurați contul bancar și să importați tranzacții în software-ul dvs. de contabilitate, omitând introducerea datelor. De asemenea, permite utilizatorilor să creeze reguli care să clasifice tranzacțiile bancare, să reconcilieze tranzacțiile și să fie pregătiți pentru sezonul fiscal.
• Urmărirea timpului – Software-ul de contabilitate online ajută utilizatorii să țină evidența timpului petrecut pe proiecte și să își factureze clienții. Cu Zoho Books, utilizatorii pot gestiona cu ușurință mai multe proiecte, pot crea facturi direct din proiectele lor și pot urmări orele și cheltuielile nefacturate.
• Contacte – Doriți să aveți toate persoanele de contact într-un singur loc pentru o comunicare ușoară? Puteți crea, edita și gestiona clienții și contactele furnizorilor din interior, puteți colabora cu clienții prin portalul clienților și puteți stoca în siguranță informațiile de plată ale clienților pentru a-i taxa automat pentru tranzacțiile recurente.
• Rapoarte – Books oferă mai mult de 50 de rapoarte de afaceri, inclusiv declarații de profit și pierdere, rapoarte rezumative de inventar și rapoarte rezumative fiscale. Companiile care folosesc Zoho Books funcționează fără probleme, deoarece pot programa și partaja rapoarte, pot accesa imagini de ansamblu ale afacerii cu tablourile de bord personalizate și pot personaliza rapoartele cu date filtrate pentru informații îmbunătățite.

Personalizări

Bineînțeles, Zoho Books oferă funcționalități de contabilitate end-to-end, dar oferă și aplicații suplimentare de contabilitate ieșite din cutie, analize avansate în cadrul software-ului, control avansat al inventarului și multe altele. Personalizarea este una dintre cele mai importante capacități ale sale.

„Produsul în sine a fost conceput având în vedere ideea că nu ar trebui să restricționăm niciodată fluxul de utilizatori”, spune Dheeraj VN, manager senior de dezvoltare contabilă. „Am vrut ca utilizatorii noștri să definească fluxul în care doresc să funcționeze aplicația, motiv pentru care este foarte personalizabilă.”

Unele dintre opțiunile de personalizare care au fost adăugate la aplicație includ API deschis, care permite utilizatorilor să conecteze aplicații terțe, precum și site-urile lor web și alte aplicații Zoho.

Experți fiscali de încredere din întreaga lume

De asemenea, este conceput pentru a sprijini scalabilitatea. Afacerile utilizatorilor nu sunt limitate de geografie, deoarece aplicația este disponibilă în mai multe ediții pentru a respecta legile fiscale din 14 țări, inclusiv Statele Unite ale Americii, Canada, Mexic, Regatul Unit, Australia, Kenya, India și multe altele. Este disponibil și în 17 limbi.

„Putem spune cu încredere clienților noștri că, dacă sunteți dintr-una dintre aceste 14 țări, atunci Books respectă reglementările locale din regiunea respectivă”, spune VN.

Desigur, nu se limitează la utilizatorii din acele țări, deoarece Zoho se străduiește să asiste la declararea taxelor în altă parte, generând rapoarte utile.

Integrari

O modalitate prin care Books se deosebește de concurență este prin capacitățile sale de integrare. Nu numai că aplicația este integrată în suita financiară Zoho și în suita extinsă de aplicații Zoho, dar poate fi integrată și cu o serie de aplicații de afaceri populare de la terți.

„În cadrul suitei financiare Zoho, Books este aplicația centrală, iar datele din toate celelalte produse, inclusiv inventarul, aplicația de gestionare a abonamentului, software-ul de raportare a călătoriilor și cheltuielilor și salariile, ajung în cele din urmă în Zoho Books automat”, spune VN. „Deci, utilizatorii nu trebuie să facă nimic la sfârșit; totul este pre-integrat. Acesta este avantajul pe care îl primesc utilizatorii noștri.”

Integrările financiare Zoho cu Zoho Books includ:

• Inventarul Zoho
• Abonamente Zoho
• Cheltuieli Zoho
• Factură Zoho
• Zoho Checkout
• Salarizare Zoho

Zoho Books se integrează și cu alte aplicații Zoho în afara pachetului financiar, inclusiv:

• Zoho CRM
• Zoho Analytics
• Proiecte Zoho
• Oamenii Zoho
• Zoho Flow

Cu toate acestea, Zoho Books se conectează cu mult mai mult decât alte aplicații Zoho. De asemenea, poate fi integrat cu o varietate de aplicații terțe, inclusiv Zapier, Twilio, Slack, Razorpay, EazyPay, PayPal, Office 365, Evernote, SurePayroll și G Suite. Zoho Books are chiar și propria piață, unde dezvoltatorii sau partenerii pot construi și publica extensii pentru a le folosi pentru propriile lor afaceri sau pentru alți utilizatori.

Zoho Books Povești de afaceri

Cum folosesc practic clienții Books aplicația? VN demonstrează modul în care clienții pot implementa Books la maximum prin descrierea a două scenarii distincte de utilizare a clienților, subliniind modul în care software-ul online poate beneficia utilizatorii din industria de retail și de servicii.

Utilizare într-o afacere cu amănuntul

Jackson, un proprietar de afaceri cu amănuntul, se ocupă cu diverse articole în mai multe depozite răspândite în Canada. Vânzările sale provin de la clienți online, walk-in și angro. Jackson caută o soluție software de contabilitate care să-l ajute să vândă pe mai multe platforme online, să cunoască cele mai performante produse și informații despre stoc în timp real, să reconcilieze conturile financiare, să gestioneze vânzările, să colaboreze cu clienții și furnizorii, precum și să rămână în conformitate cu taxele.

Jackson și-a putut optimiza procesele de afaceri cu Zoho Books folosind aplicația pentru:

• Configurați locații și depozite – Jackson poate configura diferitele locații în care are depozite.
• Configurați liste de produse și de prețuri – Zoho Books îl ajută pe Jackson să își configureze catalogul de produse importând inventarul și personalizând listele de prețuri.
• Conectați conturile bancare și cardurile de credit – Prin conectarea conturilor bancare la Zoho Books, fiecare tranzacție va apărea automat în Zoho Books pentru reconciliere.
• Generați rapoarte – Zoho Books oferă peste 70 de rapoarte dinamice și personalizabile, inclusiv rapoarte de prezentare generală a afacerii și rapoarte de inventar.
• Colaborați cu clienții și vânzătorii – Jackson își poate configura vânzătorii în Zoho Books pentru a-și gestiona procesul de achiziție prin Zoho Books. De asemenea, poate utiliza portalul pentru clienți și portalul furnizorului pentru o colaborare îmbunătățită în cadrul Zoho Books.
• Gestionați vânzările de la capăt la capăt – Cu Zoho Books, Jackson poate crea profiluri de clienți și poate genera facturi, comenzi de vânzare, estimări și comenzi de cumpărare din șabloane, precum și să gestioneze vânzările și expedițiile online de pe mai multe platforme.
• Respectați cerințele fiscale aplicabile – Zoho Books îl ajută pe Jackson să se asigure că afacerea lui respectă taxele. Aplicația este concepută pentru a sprijini conformitatea fiscală în 14 țări și generează rapoartele necesare, astfel încât utilizatorii precum Jackson să își depună taxele direct din Zoho Books și chiar să împingă înregistrările direct către portalul guvernamental corespunzător.

Utilizare într-o afacere de servicii

Sophia este CEO-ul unei întreprinderi în creștere care oferă servicii de marketing pentru mii de microîntreprinderi de pe tot globul. Ea caută un produs software de contabilitate care să-și sprijine eforturile de a vinde la nivel global, să-și împuternicească echipa de vânzări cu date financiare, să urmărească eficient proiectele prestate, să identifice cele mai performante servicii și să rămână conformă cu impozitele.

Cum o poate ajuta Zoho Books pe Sophia să-și atingă obiectivele de afaceri? Ea își poate optimiza procesele de afaceri folosind Zoho Books pentru a:

• Gestionați vânzările în mai multe valute – Cu Books, Sophia poate crea profiluri și gestiona vânzările pentru clienții din întreaga lume, facturând în mai multe valute și în orice limbă.
• Conectați-vă la Zoho CRM – Deoarece Zoho oferă un ecosistem conectat, inclusiv Zoho CRM, Sophia își poate accesa toate datele financiare din cadrul CRM.
• Urmăriți serviciile clienților – Sophia poate folosi și Zoho Books pentru a crea proiecte pentru serviciile de urmărire.
• Colectați plăți online – Cu Zoho Books, Sophia poate accepta plăți în întreaga lume folosind gateway-uri de plată încorporate. De asemenea, poate colecta avansuri de la clienți.
• Personalizați șabloanele de factură – Sophia poate folosi Cărți pentru a-și personaliza alegerea dintre numeroasele șabloane de factură.
• Creați procese de aprobare – Este simplu să creați procese de aprobare, cum ar fi cele pentru foi de pontaj și tranzacții, folosind Zoho Books.
• Automatizați sarcinile – Zoho Books îi economisește Sophiei timp în gestionarea companiei, permițându-i să automatizeze sarcini precum mementourile de plată și întârzierea încasării taxelor.
• Obțineți informații valoroase – Datorită analizei avansate, Zoho Books va genera rapoarte semnificative bazate pe datele Sophiei.
• Rămâneți reclamația fiscală – La fel ca Jackson, Sophia se poate baza pe Zoho Books pentru a o ajuta să rămână reclamație fiscală pe baza cerințelor fiscale din 14 țări diferite.

Prețuri Zoho Books

Cât costă Zoho Books? Soluția software de contabilitate bazată pe cloud este disponibilă într-o varietate de planuri de prețuri pentru a se potrivi diferitelor nevoi și bugete de afaceri.

Versiunea gratuită Zoho Books este disponibilă pentru companiile cu venituri anuale mai mici de 50.000 USD. Acesta găzduiește un utilizator și un contabil. De acolo, versiunea standard a Zoho Books costă 10 USD pe lună și acceptă până la trei utilizatori, versiunea profesională găzduiește până la 5 utilizatori pentru 20 USD pe lună, iar versiunea premium acceptă până la 10 utilizatori pentru 30 USD pe lună.

Versiunile Elite și Ultimate sunt, de asemenea, disponibile pentru 100 USD și 200 USD pe lună. Fiecare versiune ulterioară include mai multe caracteristici decât nivelurile inferioare.

Imagine: Zoho