Деловые встречи: 7 вещей, которых следует избегать

Деловые встречи могут быть чреваты. Мы все бывали на встречах, которые начинались поздно, отклонялись от темы, вызывали споры и не приходили ни к каким разумным выводам. Однако так быть не должно: проведение хорошего собрания — это искусство, которому может научиться каждый.

Имея это в виду, в этой статье мы рассмотрим семь вещей, которых вы должны избегать, чтобы проводить встречи, которые приносят реальные положительные результаты.

Давайте взломать!

1. Ненужные встречи

Начнем с самого первого вопроса: прежде чем созывать собрание, решите, действительно ли оно вам нужно. Бессмысленная встреча — это пустая трата времени не только для вас, но и для всех присутствующих.

В Harvard Business Review есть статья с милым небольшим деревом решений, которое может помочь вам определить, является ли собрание правильным выбором.

Кроме того, убедитесь, что вам действительно нужен вклад тех, кого вы собираетесь пригласить на встречу. Если вы действительно чувствуете, что вам нужна внешняя обратная связь, выясните, что вам нужно, и у кого есть знания, необходимые вам для продвижения.

Не приглашайте ненужных людей только для того, чтобы сделать собрание более масштабным и важным. Гораздо эффективнее приглашать только тех, кто может помочь вам двигаться вперед. Это также позволяет другим людям, чей вклад не требуется, продолжать свою работу.

2. Переход на личности

Деловые встречи — это только о бизнесе. Большинство присутствующих оценят напоминание всем в начале, чтобы оставаться в теме.

Помните, что если вы не знаете убеждений, симпатий и антипатий всех присутствующих, опасно блуждать на неизведанной территории личных историй. Если вы хотите, чтобы встреча была плодотворной и позитивной, сосредоточьтесь на важных вопросах и убедитесь, что участники делают то же самое.

Удостоверившись, что вы не отклоняетесь от темы, вы находитесь в лучшем положении, чтобы никто другой этого не сделал. Будьте тверды в этом и быстро пресекайте личные истории, напоминая спикерам, чтобы они сосредоточились на темах встречи.

3. Трата времени

Встречи, которые начинаются с опозданием или длятся слишком долго, являются бичом существования участников встреч. Чтобы не причинять себе эти страдания, дайте понять, что ваша встреча начнется вовремя, а затем сдержите обещание. Вы также можете сообщить, что любой, кто опаздывает более чем на пять минут, не будет допущен к встрече, чтобы стимулировать своевременную явку.

Если кто-то не ответил, чтобы сообщить вам, присутствует ли он на собрании или нет, лучше проявить инициативу и либо проверить себя, либо делегировать кого-то, чтобы узнать наверняка.

Составьте повестку дня, которую вы сможете выполнить за отведенное вам время, и придерживайтесь ее. Кроме того, разделите собрание так, чтобы каждому пункту было отведено разумное количество времени, сообщите всем, какова эта временная шкала, и двигайтесь дальше, когда время истечет.

Если действительно есть нерешенные проблемы в отведенное время, запланируйте последующую встречу с людьми, которые могут их решить.

4. Окрыление

Подготовка — это все, когда дело доходит до деловой встречи — встреча без заранее определенной структуры вызывает проблемы. Вы обнаружите, что каждый приносит свои любимые темы, независимо от того, имеют ли они отношение к тому, что вы хотите обсудить, или нет, и любые хорошие идеи могут утонуть в шуме.

Заранее поработайте с участниками, чтобы определить темы для обсуждения, а затем составьте и раздайте повестку дня, чтобы все точно знали, о чем пойдет речь на встрече.

Если у вас есть повестка дня, которую вы можете раздать перед собранием, вы можете подготовиться, как и другие участники, которые должны присутствовать. Затем вы можете проводить неофициальные беседы с людьми перед встречей и планировать их ответы на основе их первоначальных отзывов.

5. Противостояние

Здоровая дискуссия — отличная вещь на встречах, но вещи легко могут выйти из-под контроля. Во встречах часто участвуют люди с очень разными характерами, и могут возникнуть споры. Это может стать похоронным звоном для продуктивной встречи, поэтому постарайтесь не допустить возникновения конфликта.

Если вы возьмете уважительный тон, другие последуют вашему примеру. Поэтому, даже если кто-то выбрасывает все игрушки из своей коляски, будьте взрослым в разговоре и разберитесь с этим спокойно, но твердо.

Если вы знаете, что кто-то может нарушать порядок, постарайтесь заговорить с ним заранее и описать поведение, которое вы ожидаете. На самой встрече установите временные ограничения для отдельных выступлений, чтобы, если кто-то все-таки перешел к любимой жалобе, вы могли быстро ее решить.

Постарайтесь достичь консенсуса, используя групповые существительные, такие как «мы» и «наш», и подчеркивая общие проблемы или победы. Возьмите на себя управление – не используйте встречу для обвинения и не терпите личных нападок. Чем беспристрастнее ваш тон, тем меньше рычагов воздействия вы даете другим, чтобы выразить свое личное мнение.

6. Разъединение

Часто вы обнаружите, что один или два человека уходят с собрания и начинают болтать между собой. Это очень мешает, и с этим нужно бороться.

Если вам нужно, остановите встречу, чтобы сосредоточиться на их небольшой беседе — это должно привлечь их внимание. Когда он у вас есть, попросите их внести свой вклад в основное обсуждение и продолжайте возвращаться к ним через регулярные промежутки времени, чтобы убедиться, что они снова не потеряют след.

Попросите людей выключить телефоны. Если нет ситуации жизни или смерти, или их партнер вот-вот родит, отсутствие телефона в течение часа или около того не будет бедствием. Если все за столом все время сверяются со своей электронной почтой, это слишком отвлекает для большинства встреч.

7. Не следить

Многие встречи просто заканчиваются, и когда они заканчиваются, люди редко бывают мудрее, чем когда они вошли в комнату. Это большой позор, потому что, если вы тщательно обдумали необходимость проведения встречи и то, что вы хотите обсудить, вы будете надеяться на действенные результаты.

Для этого вам необходимо создать набор «выводов» — список действий, которые были согласованы в ходе обсуждений, включая сведения о том, кто отвечает за решение конкретных вопросов или достижение результатов.

Наконец, делайте заметки во время встречи. Каждый пункт повестки дня должен подходить к заключению, и вы должны записать его, пока у вас есть мнение и согласие присутствующих.

После собрания напишите отчет о событиях, в котором укажите эти действия и их владельцев, и раздайте его всем, кто присутствовал на нем. Затем вы можете использовать его в качестве контрольного списка, чтобы убедиться, что ваши планы идут по графику.

Вывод

Проведение эффективной и продуктивной деловой встречи — важный инструмент ведения бизнеса, но на нем очень легко ошибиться. Чтобы встреча прошла хорошо, вам следует:

1. Проанализируйте, действительно ли вам нужна встреча.
2. Держитесь подальше от личных проблем.
3. Избегайте неправильного управления временем.
4. Подготовьтесь заранее.
5. Предотвратить конфронтацию.
6. Поощряйте участие.
7. Не забудьте подвести итоги встречи.

Есть ли у вас какие-либо мысли о том, чего следует избегать на встречах? Дайте нам знать в комментариях ниже!