Что такое кредиторская задолженность? Процесс и преимущества

«Кредиторская задолженность» — это термин, который вы часто слышите при управлении финансами любого бизнеса. Из-за важной роли, которую он играет в урегулировании деловых операций, любой владелец бизнеса должен иметь четкое представление о том, что это означает и как это применимо к собственному бизнесу. В этой статье мы предлагаем вам подробное объяснение кредиторской задолженности и делимся некоторыми практическими советами по управлению кредиторской задолженностью.

Термин «кредиторская задолженность» происходит из финансового учета и относится к подкатегории бухгалтерского учета, связанной с выставлением счетов за услуги кредиторами, т. е. поставщиками, продавцами или поставщиками услуг, которые работают на компанию (либо на разовой основе, либо на предоплате). Кредиторская задолженность отличается от дебиторской задолженности, которая регистрирует и обрабатывает услуги, предоставляемые компанией своим клиентам или другим предприятиям.

Общая цель кредиторской задолженности состоит в том, чтобы поддерживать хорошие отношения с поставщиками. Кредиторская задолженность всегда работает в тесной координации с закупками и относится к важной задаче отслеживания всех открытых счетов и их своевременной оплаты. Это единственный способ обеспечить своевременную доставку продуктов и услуг и бесперебойную работу процесса закупок.

Не только крупным компаниям приходится иметь дело с большим количеством кредиторской задолженности. Четкая система кредиторской задолженности также помогает стартапам и малым предприятиям отслеживать все. В конце концов, нет ничего более раздражающего, чем необходимость платить просроченные штрафы или иметь дело с недовольными поставщиками.

Основываясь на этом первоначальном понимании, давайте теперь углубимся в кредиторскую задолженность!

Что такое кредиторская задолженность (AP)?

Кредиторская задолженность (AP) — это суммы, причитающиеся организацией своим продавцам или поставщикам за товары или услуги, которые были получены, но еще не оплачены. В бухгалтерском учете AP — это счет в главной книге, который представляет собой обязательство компании погасить краткосрочную задолженность перед своими кредиторами или поставщиками.

AP может также относиться к коммерческому отделу или подразделению , которое отвечает за осуществление платежей, причитающихся компании поставщикам и другим кредиторам. Таким образом, AP отвечает за управление AP! В этой статье мы рассмотрим оба варианта использования этого термина.

Внутри компании кредиторская задолженность тесно связана с закупками; он включает в себя обзор внешних поставщиков и поставщиков услуг, их спектр услуг и типы обработки заказов. В крупной организации может быть отдельный отдел кредиторской задолженности, который занимается процессами, связанными с входящими счетами, тогда как в небольших компаниях это функция бухгалтера/группы бухгалтеров. При этом они записывают полное название компании поставщика, адрес, налоговый код и, при необходимости, другие данные, например, те, которые касаются скидок, условий оплаты и скидок, предоставляемых на регулярной основе.

Процесс учета кредиторской задолженности

После того, как организация получает счета от своих поставщиков, они обычно проставляются с печатью квитанции, чтобы зафиксировать дату в случае печатных копий, или цифровая система используется для отслеживания онлайн-счетов. Счета к оплате также предоставляют каждому входящему счету уникальный порядковый номер. Затем требуется проверка для обеспечения фактической точности и правильной суммы счета. В крупных компаниях клерки по работе с кредиторами тесно сотрудничают с соответствующими отделами, ответственными за заказ соответствующих товаров и услуг. Результат проверки счета-фактуры документируется галочкой и аббревиатурой имени непосредственно на входящем счете-фактуре.

Кредиторская задолженность обеспечивает своевременную оплату всех входящих счетов. Необходимо также позаботиться о том, чтобы любые вычеты были сделаны для скидок за наличные, скидки или дефекты качества. В более крупных компаниях клерки по работе с кредиторами составляют список предложений по оплате, который должен быть контрассигнован другим сотрудником, чтобы обеспечить соблюдение принципа двойного контроля. Этот список содержит банковские реквизиты кредиторов и суммы, подлежащие переводу. Сегодня банковские переводы осуществляются почти исключительно онлайн, а в случае больших объемов автоматический обмен данными происходит через API.

Отдел кредиторской задолженности также занимается контировкой входящего счета-фактуры. Он создает запись разноски, относящуюся к соответствующему счету поставщика и счету расходов. Эта задача имеет особое значение, потому что только распределение входящего счета-фактуры по правильным счетам расходов обеспечивает возможность значимого учета и контроля эффективности затрат. При проводке необходимо учитывать управляющий ключ, обычно хранящийся в основных данных поставщиков. Поставщики выставляют счета на свои товары и услуги с применимыми налогами, такими как налог на добавленную стоимость (НДС), налог с продаж и т. д. груз. В результате НДС во входящих счетах-фактурах становится переходной статьей, не влияющей на прибыль предприятия.

Задачи отдела кредиторской задолженности

Как описано выше, процесс учета кредиторской задолженности должен быть очень систематическим и организованным внутри организации . Одной из наиболее важных задач рабочего процесса кредиторской задолженности является обработка счетов, которые продавцы и поставщики выставляют компании: так называемые счета поставщиков или входящие счета (мы называем их «счетами» в Hiveage).

К основным задачам отдела кредиторской задолженности также относятся:

• Ведение основной записи поставщика
• Проверка счета-фактуры поставщика и назначение счета
• Ввод счетов поставщиков
• Управление открытыми позициями
• Проведение платежей и расчетов

Пример из кредиторской задолженности: учет командировочных расходов

Одним из действий, часто встречающихся в кредиторской задолженности, является обработка отчетов о командировочных расходах, которые сотрудники компании представляют в командировках. Эти возмещения связаны с конкретными юридическими, особенно налоговыми, требованиями; с другой стороны, внутренние правила компании могут также содержать дополнительные соглашения, более благоприятные для сотрудника (ов), которые, конечно же, должен учитывать отдел кредиторской задолженности. Здесь задачей отдела кредиторской задолженности является проверка отдельных статей, при необходимости запросить дополнительные квитанции, потребовать выдачи замещающей квитанции или отклонить невозмещаемые расходы. Наконец, проверяется правильно оформленный командировочный аванс со всеми квитанциями, после чего выдается платежное поручение.

Преимущества автоматизации расчетов с кредиторами

Автоматизация кредиторской задолженности и сокращение ручного ввода данных могут помочь предприятиям во многих отношениях. Ниже приведены основные преимущества программного обеспечения для автоматизации точек доступа, которое, по нашему мнению, может помочь любому бизнесу:

Комплексная экономия средств

Автоматизация точки доступа обеспечивает всестороннюю и повсеместную экономию средств. В дополнение к сокращению трудозатрат, связанных со сбором данных счетов-фактур и ручной обработкой, компании также получают выгоду от порталов самообслуживания для поставщиков, сокращения количества дублирующих счетов-фактур (и дублирующих платежей), увеличения прибыли от скидок при оплате наличными (например, скидки за досрочную оплату) и устранение пени за просрочку платежа.

Оптимизация денежных потоков

Автоматизированный процесс кредиторской задолженности, который сокращает ручные процессы, позволяет точно планировать ожидаемые потребности в денежных средствах. Прозрачность процесса позволяет кредиторской задолженности сосредоточить свои приоритеты на действиях, которые больше всего влияют на денежный поток. В результате все счета могут быть оплачены вовремя, а динамическое дисконтирование наличными также предлагает поставщикам более своевременные платежи в обмен на скидки при оплате, что может принести значительную годовую прибыль. Без автоматизации динамическое дисконтирование за наличные может оказаться невозможным.

Улучшение отношений с поставщиками

Кредиторская задолженность должна достигать большой клиентской базы как внутри компании, так и за ее пределами. Ручной процесс требует обмена почтой и электронной почтой с формами, которые часто трудно расшифровать. Автоматизированный процесс упрощает обработку запросов поставщиков, открытых позиций и утверждений в браузере. Процедуры доступны на настольных компьютерах, планшетах и ​​мобильных устройствах с учетом корпоративных стандартов безопасности. Оперативные действия и общение с поставщиками, безусловно, улучшат доброжелательность и долгосрочные отношения, которые необходимы для развития бизнеса.

Оптимизировать видимость

Централизованное получение, немедленный сбор, извлечение, проверка и маршрутизация данных для всех типов счетов способствует точному учету кредиторской задолженности. Полный путь создается для проверки каждого шага и каждого сотрудника, вовлеченного в процесс. В то же время руководство может решать потенциальные проблемы по мере их возникновения. Запросы и обратная и обратная связь исключены, поскольку сотрудники, группы финансового управления и поставщики имеют собственный самостоятельный доступ к счетам и записям о платежах.

Усовершенствованный внутренний контроль и процессы

По мере того, как мир переходит на электронные формы выставления счетов в связи с появлением новых правил, все более важным становится строгое соблюдение внутреннего контроля для предотвращения мошенничества и обеспечения достоверности финансовых результатов. Это расширило сферу ответственности кредиторской задолженности. Практически невозможно надежно реализовать такие элементы управления с помощью ручного процесса. Организации с ручными процессами AP полагаются на аудиты, которые добавляют дополнительные расходы, но имеют ограниченные возможности для обеспечения соответствия. С помощью правил, встроенных в автоматизированный процесс, кредиторская задолженность может снизить нагрузку на соблюдение требований, затраты и драгоценное время, необходимое для обеспечения бесперебойной работы рабочих процессов.

Улучшение качества

Автоматизированный рабочий процесс с высококачественными данными счетов, который сверяет их с данными ERP (систем планирования ресурсов предприятия), обеспечивает точность и может помочь компаниям избежать ошибок (включая ошибки ввода данных и человеческий фактор), задержек и ненужных затрат. В случае исключений, требующих соответствующих шагов, это делается в рамках рабочего процесса, а не в отдельном процессе. Такие отдельные процессы часто дороги, неконтролируемы, непроверены и происходят без соблюдения требований.

Операционная гибкость

Процессы кредиторской задолженности должны поддерживать бизнес-стратегию. Это может означать увеличение объема транзакций в результате роста или приобретений. «Переключение» в автоматизированном процессе обходится гораздо дешевле, чем рост затрат на рабочую силу в преимущественно ручном и нестандартизированном процессе. Автоматизация также упрощает передачу функций на аутсорсинг. Процесс может быть легко расширен в случае слияний и поглощений, обеспечивая эффективность при низких затратах.

Упрощенная кредиторская задолженность с Hiveage

В качестве службы выставления счетов Hiveage предлагает возможность отслеживать входящие счета и эффективно их организовывать. Входящие счета называются «Счета» в Hiveage. Используя функцию счетов, вы можете записывать счета, которые вы получаете от своих продавцов и поставщиков — ваш собственный небольшой отдел кредиторской задолженности.

Начните с заполнения необходимой информации, такой как имя поставщика, адрес, сведения о товаре и налоги. Вы также можете прикрепить исходный счет к счету внутри Hiveage, что поможет вам организовать все ваши записи в одном месте.

Если вы являетесь крупным предприятием, в котором вашими счетами занимается команда, вы можете захотеть иметь двойной контроль, чтобы кто-то из вашей команды просматривал счета до того, как они будут одобрены для оплаты. Утверждения могут быть сделаны с помощью опции «Пометить как подлежащую оплате». Когда счета помечены как «К оплате», они начнут появляться на панели инструментов в разделе «Счета к оплате», организованном по имени поставщика, что поможет вам отслеживать общие суммы, причитающиеся каждому поставщику.

После того как причитающиеся платежи будут произведены на счета поставщиков, вы можете обновить счета, добавив платежную информацию. На этом шаге вы завершите рабочий процесс кредиторской задолженности в Hiveage и удалите остатки с панели инструментов.

Чтобы упростить процесс работы с кредиторской задолженностью и наслаждаться спокойствием, подпишитесь сегодня на бесплатную 14-дневную полнофункциональную пробную версию Hiveage. Благодаря нашим интуитивно понятным и простым в использовании рабочим процессам вы поймете, что процесс расчета кредиторской задолженности не обязательно должен быть сложным и громоздким. Удачного выставления счетов!

Часто задаваемые вопросы о преимуществах кредиторской задолженности

В чем основное преимущество автоматизации расчетов с кредиторами?

Программное обеспечение для автоматизации расчетов с поставщиками упрощает управление выставлением счетов и обработкой платежей с помощью единой цифровой платформы. Он предлагает более четкую видимость и улучшенный контроль как над финансовыми процессами, так и над сбором данных.

Каковы наиболее важные цели кредиторской задолженности?

Цели кредиторской задолженности включают в себя: своевременную оплату поставщикам, поддержание точных данных, поддержание позитивных отношений с поставщиками, а также поиск способов сэкономить деньги и улучшить итоговую прибыль.

Каковы ключевые функции процесса AP?

Ключевые процессы AP включают в себя: расчет, учет бизнес-транзакций, обработку счетов и проверку финансовых данных для использования в ведении записей.