Как добиться роста бизнеса за счет улучшения соблюдения нормативных требований и управления временем: пример службы восстановления в Канаде

Шпаклевка, гвозди, молотки, дерево, клей, листовой металл. Когда дело доходит до реставрации дома и офиса, инструменты хорошо зарекомендовали себя; или, по крайней мере, они были. До недавнего времени, чтобы считаться профессионалом и вести успешный бизнес, нужно было просто уметь их использовать. Но времена меняются. В настоящее время технологии прочно вошли в нашу повседневную жизнь. Мы с трудом можем представить себя без наших технологий, и их отказ приведет к радикальным изменениям.

Однако, несмотря на то, что технологии окружают нас повсюду и являются частью нашей повседневной жизни, многие местные предприятия по-прежнему боятся внедрять новые технологии. Ни для кого не секрет, что технологии могут способствовать развитию бизнеса, но только если вы знаете, как их использовать. Вот почему многие традиционные предприятия по-прежнему предпочитают использовать ручку и бумагу, а не «выходить в интернет».

Изменения пугают, но игнорирование изменений может быть еще страшнее. Медленно, но верно строительная отрасль меняется и становится все более технологичной. Сдвиг начался с крупных игроков отрасли, которые представили термин и методологию «бережливого строительства». Метод, с помощью которого строительные компании работают быстро и эффективно, ставя на первое место потребности клиентов. Одним из наиболее распространенных способов внедрения методологий бережливого строительства является внедрение (недорогого) компьютерного программного обеспечения для обеспечения более плавных рабочих процессов.

На самом деле бережливое строительство существует уже около 25 лет, но только недавно оно начало уверенно проникать и в местные предприятия. Например, по состоянию на 2012 год около 50 % строительных компаний Северной Америки используют программное обеспечение для оценки проектов, и эта цифра увеличивается примерно на 10 % каждый год.

Маркетинг прежде всего

Это не курс по методам бережливого строительства. Вместо этого мы хотели бы перенести концепцию на тротуар из гипотетического облака. Проблемы, с которыми сталкиваются местные строительные компании, не требуют и не могут выдержать капитального ремонта их работы. Прежде чем мы попытаемся достичь благородной, но возвышенной цели революционизировать отрасль, давайте сначала сделаем повседневные процессы менее трудоемкими и более продуктивными.

Как мы уже упоминали, программное обеспечение для строительства может помочь предприятиям повысить эффективность. Тем не менее, большинство строительных программ дороги и сложны в использовании. Это удерживало местные компании от его внедрения. Где глубокое проникновение программного обеспечения, так это в маркетинге. Маркетинг обычно является одной из первых областей, где малый бизнес интегрирует новые технологии.

Почему? Потому что вы можете увидеть немедленную отдачу (или нет) от ваших инвестиций в новые технологии. Например, большинство услуг по реставрации домов теперь рекламируются в Google. Некоторые даже занимаются SEO (поисковая оптимизация) и активно присутствуют в социальных сетях.

Вывести свои маркетинговые операции в онлайн-режим относительно легко. Ваши потенциальные клиенты уже там . Вы также можете легко передать свой маркетинг внешнему поставщику, и вам не нужно изучать что-то новое или встряхивать свою организацию. Вы просто сидите и ждете телефонных звонков (или электронных писем).

Однако быть профессионалом означает не платить кому-то за вас, а делать это самому. И хотя вы можете отдать на аутсорсинг свой маркетинг, вы не можете отдать на аутсорсинг свои основные операции. Что вы можете сделать, так это использовать технологии для повышения производительности вашей команды, если вы найдете технологию, которая проста в использовании, доступна по цене и отвечает всем вашим требованиям .

По словам Даррена Градуса, генерального директора и основателя Canada's Restoration Services, именно это побудило его выбрать приложение для сотрудников Connecteam, чтобы повысить эффективность и производительность своей рабочей силы.

О восстановлении Канады

Canada's Restoration Services — это компания по восстановлению воды, огня и плесени, основанная Дарреном Градусом. С момента основания в Торонто почти 8 лет назад Canada's Restoration Services превратилась в компанию, работающую в 6 городах Канады: Оттаве, Монреале, Эдмонтоне, Калгари, Ванкувере и Торонто.

Одним из клиентов Canada Restoration являются страховые компании, которые используют Canada Restoration в качестве поставщика. Когда страховая компания активирует свою страховку и требует, например, восстановить подвал после наводнения, страховая компания отправляет Canada Restoration для выполнения этой работы.

Работа с крупным клиентом, например, со страховой компанией, означает, что Canada Restoration должна соблюдать очень специфические правила. Деятельность компании оценивается на основе соблюдения этих правил.

Это означает, что все сотрудники должны, во-первых, знать правила. Во-вторых, соблюдать правила и, наконец, нести ответственность за свои действия. При управлении небольшим штатом менеджер может очень легко и охотно общаться со своими сотрудниками и проверять их соответствие. Однако по мере того, как ваш штат растет, вы не можете быть везде одновременно, и становится все труднее бегать между офисами и при этом управлять бизнесом и развивать его.

Рост бизнеса против бизнес-процесса

Компании, стремящиеся к быстрому росту, обычно также страдают от некоторой хаотичности операций. Вы можете думать об этом как о дикой лошади: чем быстрее и мощнее лошадь, тем сложнее ее контролировать.

Не поймите нас неправильно, быстрый рост — это здорово, и это то, чего хочет каждый бизнес. Тем не менее, это приносит некоторые новые проблемы. Например, некоторые предприятия начинают свой день с ежедневной 15-минутной встречи, во время которой все заказы распределяются между командами, которые затем отправляются на свои места. Этот процесс может иметь смысл для строительной компании из 10 человек, но для компании из 40 или 60 человек могут потребоваться изменения .

Даррен Градус быстро понял, что по мере роста Canada Restoration Services ему потребуется внести некоторые изменения, чтобы поддерживать уровень обслуживания. Прежде всего, поскольку соблюдение требований является большой проблемой для Canada Restoration Services, он понял, что ему нужна еще одна пара глаз в этой области. Однако для поддержания нормы прибыли дополнительные наймы сверх уже запланированных были невозможны.

Как Connecteam помог

Многие предприятия, которые ищут способ управлять и поддерживать рост бизнеса, не уменьшая при этом свою прибыль, обращаются к технологиям. Так начался поиск технологического решения, соответствующего потребностям Canada Restoration Services. Успешное решение должно удовлетворять многим требованиям и при этом быть достаточно доступным, чтобы иметь смысл для бизнеса.

Ему необходимо будет обеспечить соблюдение требований и подотчетность, а также обеспечить эффективную связь, управление задачами и управление временем. Также было бы неплохо иметь встроенную систему отчетности, которая предоставляла бы информацию о затраченном времени, использованных ресурсах, завершенных (или невыполненных) процедурах. Наконец, решение должно быть быстрым в реализации и простым в использовании, иначе наше «решение» очень быстро превратится в «проблему».

После длительных исследований Даррен наконец нашел универсальный инструмент Connecteam, отвечающий его потребностям.

Тайм-менеджмент

Для управления временем Canada Restoration Services использует мобильные часы Connecteam с поддержкой GPS для регистрации конкретных смен сотрудников по проекту. Сотрудники используют мобильное приложение Canada Restoration Services для доступа к своим часам, а также к часам прихода и ухода на месте .

Они также добавляют теги и заметки, которые автоматически отправляются вместе с их сменами администратору в офисе. Затем на рабочем столе «Launch Pad» создается расписание, где администратор может просматривать, редактировать и утверждать все смены. Затем отчет можно экспортировать в системы расчета заработной платы.

Используя мобильные часы с GPS-навигатором, Даррен мог лучше видеть, где находятся его команды в любое время.

Интеграция Connecteam с QuickBooks Online и Gusto также позволяет менеджерам легко экспортировать табели учета рабочего времени для получения 100% точной заработной платы.

Рабочие процессы соответствия

Подрядчики, работающие со страховыми компаниями, знают, что соблюдение требований имеет ключевое значение, и отклонение от правил и норм может привести к гибели вашего бизнеса. Тем не менее, соблюдение требований является проблемой для многих подрядчиков.

Не обязательно, что сотрудники не заинтересованы или не заботятся о соблюдении требований, но правила имеют тенденцию быстро меняться, и трудно уследить за этим, особенно если вы привыкли делать что-то определенным образом.

Чтобы убедиться, что правила и стандарты доводятся до каждого работника в любое время, Canada Restoration Services создала рабочие процессы соответствия с помощью Connecteam Workflow Asset. Актив рабочего процесса позволяет менеджерам и администраторам создавать определенную последовательность заданий, которая должна быть завершена, прежде чем задание можно будет считать выполненным. Рабочие процессы могут быть назначены каждому сотруднику с помощью мобильного приложения, после чего создается отчет с подробным описанием выполнения.

Это позволяет менеджерам и администраторам иметь полное представление о ходе работы каждого сотрудника, а также обеспечивать отчетность о том, кто что сделал, а кто чего НЕ сделал. Больше не нужно бегать, пытаясь выяснить, кто несет ответственность за несоблюдение требований.

Управление документами

Продавцы страховых компаний не только профессионалы в строительстве, но и бюрократы. Как скажет вам любой поставщик страховых услуг, работа со страховыми компаниями означает, что вам нужна эффективная система документации, иначе вам гарантирован очень напряженный день.

подрядчики должны разработать всеобъемлющую политику хранения документации. Сохраняйте все сертификаты страхования с подтверждениями, копию соглашения с поставщиком, объем работ поставщика и полевые заметки в течение как минимум 7 лет после завершения проекта.

Во многих штатах есть 10-12-летние законы для подачи исков о возмещении ущерба имуществу, но нет ограничений для исков о телесных повреждениях. Некоторые судебные процессы по искам о телесных повреждениях, связанные с ответственностью за асбест и загрязнение окружающей среды, которые предположительно имели место еще в 1960-х годах, продолжаются и сегодня.

Непосредственная выгода от ведения этих страховых записей состоит в том, чтобы предотвратить судебные издержки 10-летней давности в связи с претензией по строительным дефектам к страховой компании вашего субподрядчика более низкого уровня, тем самым избегая влияния этих расходов на ваш баланс или коэффициент убыточности. Учитывая популярность цифровых хранилищ, лучше всего вести записи постоянно.

Canada Restoration Services пошла еще дальше в управлении записями. Используя Connecteam, они могли сделать все записи доступными на мобильных устройствах и назначать их соответствующим руководителям проектов, находясь на месте. Это значительно ускорило рабочие процессы и уменьшило потребность руководителей проектов возвращаться в офис, что, в свою очередь, снизило затраты на топливо и повысило производительность.

Обучение на рабочем месте со встроенной подотчетностью

С 2014 года Министерство труда Онтарио требует от всех работодателей обеспечить, чтобы все их работники и руководители прошли базовую программу обучения по охране труда и технике безопасности. Помимо этих новых требований, работодатели по-прежнему обязаны в соответствии с OHSA информировать работников об опасностях, характерных для рабочего места .

Никто не отрицает важность обучения технике безопасности, особенно в строительной отрасли. Однако, когда обучение означает отстранение сотрудника от проекта для соблюдения требований обучения технике безопасности, это может иметь серьезные последствия для местной строительной компании.

Canada Restoration Services использует встроенные обучающие модули Connecteam для предоставления учебных модулей по технике безопасности OSHA руководителям и сотрудникам . Затем они могут пройти программу обучения на месте, в пути или дома. Администратор получает полный отчет об их прогрессе и может даже добавлять викторины для оценки своих знаний.

Обучение технике безопасности, безусловно, отличное начало, но возможности его использования безграничны и действительно могут вывести вашу команду на новый уровень.

Профессиональное руководство в режиме реального времени

У большинства строительных компаний возникают проблемы с переносом знаний из офиса в поле. Учебные занятия — отличное решение, если вы ищете стратегическое и долгосрочное решение, но иногда вам просто нужно обеспечить быстрые и эффективные неформальные беседы, во время которых менеджеры могут обсуждать проблемы с персоналом в режиме реального времени, находясь за пределами офиса.

Chat Asset от Connecteam был хорошо использован командами Canada Restoration Services в качестве своего рода профессионального форума, на котором они могли делиться знаниями и обсуждать различные варианты. Chat Asset позволяет командам загружать изображения и комментировать файлы в среде живого чата. Для менее опытных работников чат оказался отличным инструментом, где они могли попросить совета у более опытных работников в неформальной и более доступной форме.

Что мы можем узнать из него

Итак, как сказал бы Остин Пауэрс: «Что все это значит, Бэзил»? Если вы управляете и управляете строительной или сервисной компанией, вы очень хорошо осведомлены о цифровой революции, происходящей вокруг нас. Вы зарегистрированы в Facebook, у вас есть аккаунт в Twitter (вероятно, он неактивен уже несколько лет), большую часть времени вы общаетесь с помощью мобильных приложений на своем смартфоне.

Тем не менее, ваша компания по-прежнему работает на ручке, бумаге, белой доске и, возможно, в электронной таблице Excel, если вы очень трудолюбивы. Вы также знаете, что ваши конкуренты тоже начинают переходить на цифровые технологии.

Однако, как и большинство владельцев бизнеса, вы склонны придерживаться поговорки: «Не чини, если не сломалось». Дело в том, что старые поговорки устарели и не могут быть применены к быстро меняющемуся и технологическому миру, в котором мы живем сегодня. Игнорирование изменений, происходящих вокруг, может иметь катастрофические последствия для вашего бизнеса. Чем раньше вы перейдете в эпоху цифровых технологий, тем легче будет повысить производительность и опередить своих конкурентов.

Мы попросили Даррена резюмировать свой опыт использования Connecteam в одном предложении: «Вы не найдете лучшей рентабельности инвестиций ни в одном программном обеспечении, 1 платформа, которая делает ВСЕ».