Как сделать агентство продолжением вашей внутренней команды

Партнерство с цифровым агентством имеет бесчисленные преимущества: от устранения пробелов в навыках и восполнения ресурсов до масштабирования всей вашей деятельности. Однако, если вы неправильно работаете со своим агентством, вы наверняка упустите истинную ценность, которую можете получить.

Чтобы обеспечить бесперебойное партнерство, важно интегрировать партнеров вашего агентства в качестве расширения вашей внутренней команды. Хотя во многом это будет зависеть от выбранного вами агентства, есть несколько вещей, которые вы можете сделать со своей стороны, чтобы помочь этому процессу.

Давайте рассмотрим, как вы можете превратить внешнее агентство в партнера по сотрудничеству, который гармонично работает с вашими внутренними командами и обеспечивает максимально возможную отдачу.

7 способов сделать ваше агентство продолжением вашей внутренней команды

1. Убедитесь, что ваше общение на высоте
2. Организуйте адаптацию и построение взаимопонимания с самого начала
3. Делитесь ресурсами и идеями везде, где это возможно.
4. Настройте инструменты совместной работы для всех
5. Определить роли и обязанности
6. Создайте цикл обратной связи
7. Согласуйте цели и KPI

#1 Убедитесь, что ваше общение на высоте

Основой любого успешного партнерства является четкое общение. С самого начала убедитесь, что ожидания, цели и результаты хорошо понятны как вашей команде, так и агентству. Таким образом, не будет никаких пересечений проводов, и у всех будут одни и те же цели.

Для этого вам необходимо определить цели проекта и согласовать сроки с командой вашего агентства, назначить контактное лицо, которое будет управлять коммуникациями с вашей стороны, и определить, какие каналы связи вы будете использовать. Используйте такие инструменты, как Slack, для ежедневного общения и быстрых вопросов, или используйте электронную почту для более длительных обновлений, а также настройте регулярные звонки в Microsoft Teams или Google Meet, чтобы все были в курсе.

№2. Наладьте адаптацию и построение взаимопонимания с самого начала.

Если вы хотите, чтобы агентство функционировало как продолжение вашей команды, оно должно чувствовать себя частью вашей команды. Создайте культуру сотрудничества, рассматривая их как часть организации, особенно для давних партнеров агентства.

Как и новые сотрудники, агентства должны быть включены в культуру вашей компании. Поделитесь ценностями и процессами компании, чтобы они могли привести свою работу в соответствие с вашими внутренними стандартами. Таким образом, они с большей вероятностью оправдают ожидания вашей компании и отразят ценности вашего бренда в своей работе.

Для большей синергии приглашайте ключевых членов агентства присутствовать на собраниях команды, сеансах мозгового штурма и даже общекорпоративных мероприятиях, когда это необходимо. В зависимости от ваших отношений вы можете даже поощрять неформальные беседы и улучшать взаимопонимание на личном уровне для большего доверия и сотрудничества, как вы это делаете с коллегами.

#3 Делитесь ресурсами и идеями везде, где это возможно

Чтобы агентство полностью понимало ваш бренд и бизнес, предоставьте ему доступ к ключевым ресурсам и аналитической информации. Хорошей отправной точкой было бы поделиться своими рекомендациями по бренду, тоном голосовых документов, предыдущими кампаниями и любыми другими активами, которые у вас есть, которые могут быть полезны.

В зависимости от политики конфиденциальности предоставьте агентству как можно больше данных, включая показатели эффективности и информацию о клиентах, поскольку это поможет информировать их стратегии и поддерживать ваши цели. Нет смысла хранить информацию, поскольку это только помешает вашему успеху.

#4. Настройте инструменты для совместной работы для всех.

Эффективное сотрудничество требует правильных инструментов. Используйте цифровые платформы для налаживания бесперебойного сотрудничества между вашей командой и агентством. Такие платформы, как Trello или monday.com, могут помочь обеим командам назначать задачи и управлять сроками.

Используйте такие инструменты, как Google Диск или Dropbox, чтобы легко обмениваться файлами, ресурсами и важными документами. А если вы часто проводите совместные сеансы, используйте инструменты редактирования в реальном времени, такие как Miro или Figma, для планирования и обмена идеями.

В Semetrical мы проявляем гибкость и используем инструменты, которые лучше всего подходят для наших клиентов. Среди наших фаворитов — Google Drive для удобного обмена документами и реализации предложений по совместной работе, а также Slack для обмена мгновенными сообщениями. Мы также проводим регулярные встречи с нашими клиентами либо через Google Meets или Teams, либо даже лично, если наш клиент этого предпочитает.

#5 Определите роли и обязанности

Чтобы агентство могло эффективно работать с вашей внутренней командой, каждый должен знать, кто за что отвечает. Ясность здесь предотвращает недопонимание и обеспечивает подотчетность. Вы не хотите, чтобы кто-то наступал кому-то на ногу.

Во-первых, определите, кто несет ответственность за различные аспекты проекта. Это помогает избежать дублирования усилий и путаницы. Предоставьте обеим командам возможность вносить свой вклад и принимать совместные решения, однако мы также рекомендуем вам доверять опыту агентства. Хотя ваша внутренняя команда может быть активно вовлечена в процесс, важно дать агентству возможность поделиться своим опытом и предложить свежие идеи. В конце концов, именно для этого вы их наняли!

#6 Создайте цикл обратной связи

Обратная связь необходима для улучшения процессов и результатов. Установление обратной связи помогает гарантировать, что партнерство постоянно развивается и совершенствуется. Проблемы, которые могут быть очевидны для вас, могут быть неочевидны для агентства. Убедитесь, что они знают, что происходит, чтобы они могли улучшить свое обслуживание до требуемых вами стандартов.

Запланируйте периодические проверки, чтобы обсудить, что работает хорошо и что следует улучшить. Сюда могут входить основные этапы проекта и общее сотрудничество. Постарайтесь создать культуру, в которой и агентство, и команда сотрудников чувствуют себя комфортно, предоставляя честную обратную связь, поскольку это единственный способ продолжать совершенствоваться.

#7 Согласуйте цели и ключевые показатели эффективности

Агентство может стать продолжением вашей команды только в том случае, если обе стороны работают над достижением одних и тех же целей. Согласуйте свои цели, чтобы создать единое направление. Установление общих ключевых показателей эффективности является обязательным для обеспечения ответственности обеих сторон за успех проекта.

Отмечайте вехи и отмечайте достижения вместе со своим агентством, поскольку это повысит всестороннюю мотивацию и побудит к продолжению хорошей работы.

Если все сделано правильно, работа с агентством может принести огромную пользу вашему бизнесу, предоставляя свежие перспективы, специализированные навыки и масштабируемые ресурсы. Рассматривая агентство как продолжение вашей внутренней команды, способствуя открытому общению, согласованию целей и совместному использованию ресурсов, вы можете обеспечить бесперебойное и продуктивное партнерство, которое принесет пользу обеим сторонам.

Готовы ли вы расширить свою штатную команду? Наша команда экспертов по маркетингу рада помочь вам реализовать ваши цифровые амбиции. Мы хотели бы услышать ваше мнение!