6 лучших систем управления документами для малого бизнеса в 2023 году
Опубликовано: 2023-03-27Эффективное управление документами, совместное использование и совместная работа стали критически важными для предприятий любого размера. В этой статье мы рассмотрим лучшее программное обеспечение для управления документами для малого бизнеса и рассмотрим плюсы и минусы, ключевые функции и цены.
Системы управления документами — это платформы для хранения, организации и управления документами. Лучшие системы находятся в облаке, предоставляя доступ любому авторизованному пользователю независимо от того, где он работает.
Однако программное обеспечение для управления документами для малого бизнеса отличается от облачного хранилища. Система управления документами предоставляет инструменты управления, ресурсы для обмена документами и автоматизацию рабочего процесса в дополнение к хранению документов. Лучшие системы управления документами для малого бизнеса помогут вам хранить все типы документов вашей организации на удобной платформе с надежной защитой документов.
В этой статье мы рассмотрим лучшие системы управления документами (DMS) для малого бизнеса и рассмотрим плюсы и минусы, ключевые функции, а также цены или варианты бесплатной пробной версии.
Если у вас нет времени читать наше исследование, перейдите к нашей таблице быстрого сравнения.
Наш лучший выбор
Лучшая универсальная облачная система управления документами
Узнать больше
Подходит для создания и редактирования файлов
Хорошо подходит для оптимизации хранения файлов и обмена ими
Как выбрать систему управления документами для малого бизнеса
Система управления документами для малого бизнеса должна хранить все ваши документы в одном месте. Он должен обеспечивать легкий доступ и безопасное хранение файлов. Как малый бизнес, вы также хотите, чтобы ваша система управления документами была проста в использовании — без необходимости зависеть от технической команды только для доступа к вашим файлам.
6 лучших систем управления документами для малого бизнеса 2023 года
Connecteam — лучшая универсальная облачная система управления документами
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
Connecteam — это самая простая платформа для сбора, управления и организации ваших документов в центральном репозитории. Connecteam считается лучшим универсальным решением для малого и среднего бизнеса и отлично подходит для управления персоналом, адаптации и обработки данных. Это позволяет сотрудникам загружать необходимые документы и безопасно управлять личными файлами в одном месте. Это сводит к минимуму время адаптации и заставляет сотрудников работать быстрее, освобождая время для других важных задач.
Срок действия и оповещения
Вы можете установить срок действия документации с автоматическим оповещением, чтобы записи ваших сотрудников всегда были актуальными. Например, вы можете настроить уведомления, чтобы информировать вас об истечении срока действия документов, лицензий или сертификатов соответствия сотрудников, чтобы вы могли обновить свои записи.
Избавьтесь от хранилищ данных
Поскольку вы можете получить доступ ко всем своим документам в одном приложении, вы можете избавиться от хранилищ данных и каналов управления документами. Больше не нужно использовать электронную почту, Google Диск или Dropbox, чтобы отслеживать вещи и беспокоиться о том, где что-то хранится.
Надежное управление доступом
Вы можете мгновенно получить любой документ, который вы храните, предоставить разрешения пользователям и ограничить доступ к данным только для авторизованных пользователей. Это упрощает обмен документами с членами команды , обеспечивая доступ только авторизованным пользователям.
Центры знаний
Вы также можете использовать Connecteam для создания комплексных центров знаний для внутренних команд, добавляя столько файлов, сколько хотите. Например, вы можете хранить всю информацию о приеме на работу, учебные документы, справочники компании, политики и часто задаваемые вопросы в области, созданной для новых сотрудников. Это также упрощает внесение глобальных изменений, гарантируя каждому доступ к самой последней информации.
Легко делитесь документами в чатах, группах или напрямую
Команды могут обмениваться документами в командных чатах , напрямую с другими членами команды или назначать документы группам. Connecteam особенно хорошо работает для «бесплатных сотрудников», у которых нет постоянного доступа к офисному компьютеру или корпоративной электронной почте.
Ключевая особенность
Собирать, хранить и систематизировать документы
Сильные команды управления документами
Цифровые формы и контрольные списки
Управление задачами
Функционал центра знаний
Обучение персонала
Плюсы
Простота использования благодаря интуитивно понятным инструментам
Использует минимум места для хранения
Доступная альтернатива другим решениям DMS
Отличная поддержка клиентов
Минусы
В настоящее время не поддерживает совместную работу с документами
Цены
Всего от 29 долларов в месяц для первых 30 пользователей. Бесплатная14-дневная пробная версия. Доступенбесплатныйплан.
14-дневная бесплатная пробная версия, кредитная карта не требуется
Начните бесплатный пробный периодZoho Docs — хорошо подходит для создания и редактирования файлов.
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
Zoho WorkDrive — еще одно альтернативное программное обеспечение для управления документами, которое выходит за рамки создания и хранения документов в центральном репозитории. Он обеспечивает безопасное общее рабочее пространство, простое и удобное в использовании. Он также объединяет электронную почту, чат, звонки и управление задачами в одном пространстве.
Zoho прекратила работу над своим автономным проектом по управлению документами Zoho Docs в начале 2023 года, но добавила функции в Zoho WorkDrive. Он включает в себя все встроенные инструменты для совместной работы из Zoho Docs, позволяющие пользователям подключаться , общаться, просматривать, комментировать или редактировать файлы в режиме реального времени. Программное обеспечение также облегчает назначение задач конкретным членам команды или группам.
Узнайте больше о Zoho DocsКлючевая особенность
- Классификация документов
- Электронные подписи
- Контроль версий
- Журнал аудита
Плюсы
- Безопасное общее рабочее пространство для совместной работы и общения в команде
- Быстрый отклик и простота в использовании
Минусы
- Может быть сложно найти файлы, если вы не знаете, где они хранятся
- Двухфакторная аутентификация (2FA) отсутствует в опциях начального и среднего уровня.
Цены
От 5 долларов за пользователя в месяц Пробная версия: Да Бесплатный план: Да
Box — хорошо подходит для оптимизации хранения файлов и обмена ими.
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
- Окна
- Мак
Box for Business позволяет легко загружать и обмениваться документами в вашей организации. Вы можете размещать личные файлы и отправлять прямые ссылки или загружать контент перед отправкой. Box for Business также позволяет настраивать ссылки для предоставления разрешений на просмотр или редактирование и создавать ссылки, защищенные паролем. Ссылки могут включать настраиваемый URL-адрес и быть настроены на автоматическое истечение срока действия после определенного интервала, а также разрешать или блокировать загрузку документов.
Пользователи могут быстро приступить к работе благодаря интуитивно понятному интерфейсу для хранения файлов. Тем не менее, некоторые пользователи считают разрешения и настройки администратора немного сложными.
Вы также можете редактировать в автономном режиме; синхронизированные документы будут автоматически обновляться после подключения к сети. Тем не менее, есть некоторое отставание во времени. Внешним пользователям, таким как клиенты и заказчики, предоставляются права только на чтение, и они не могут редактировать документы, что может усложнить совместную работу.
Узнать больше о боксеКлючевая особенность
- Функция перетаскивания
- Настраиваемые шаблоны
- Управление рабочим процессом
- Архивирование и хранение
Плюсы
- Неограниченное хранилище данных
- Автоматизация задач, таких как напоминания и утверждения
Минусы
- Не поддерживает оптическое распознавание символов
- Может быть трудно найти документы, если вы не знаете местонахождение
Цены
От 20 долларов США за пользователя в месяц Пробная версия: Да — 14-дневный бесплатный план: Нет
Microsoft Sharepoint — подходит для пользователей Microsoft 365 для совместной работы.
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
Microsoft SharePoint работает как отдельный продукт или как часть вашей подписки на Microsoft 365. Он предлагает совместную работу с контентом и расширенные возможности поиска. Некоторые пользователи находят его сложным и трудным для навигации. Однако, если вы хорошо разбираетесь в Microsoft 365, вам, скорее всего, потребуется гораздо меньше времени для обучения. Помимо хранения документов, пользователи также могут создавать сайты интрасети для обмена информацией, планирования задач и контактов.
Поскольку SharePoint встроен в Microsoft 365, это популярный выбор для многих компаний. SharePoint позволяет управлять документами, устанавливать уровни безопасности и разрешения, а также интегрировать средства сканирования и захвата. Он также позволяет пользователям вводить метаданные документа и управлять ими.
Настройка и обслуживание могут занять много времени — хотя некоторые готовые функции включены, для создания некоторых функций потребуется опытный пользователь или разработчик. Однако для основ управления документами он подходит для малого бизнеса.
Узнайте больше о Microsoft SharepointКлючевая особенность
- Инструменты для совместной работы
- Управление рабочим процессом
- Комментарии и примечания
- Интегрируется с Microsoft 365
Плюсы
- Настраиваемые шаблоны
- Может создавать собственные сайты интрасети
Минусы
- Не поддерживает контроль версий или контрольный журнал
- Не поддерживает электронные подписи
Цены
От 4,59 долл. США за пользователя в месяц Пробная версия: Нет Бесплатный план: Нет
SmartVault — хорошо подходит для хранения документов и обмена ими
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
- Окна
SmartVault предназначен для безопасного облачного управления документами и их хранения с упором на соответствие требованиям и рабочий процесс. Это удобно для обмена документами с клиентами, в том числе для создания фирменных клиентских порталов. Хотя вы не можете редактировать документы в SmartVault, вы можете оптимизировать процессы, используя стандартные шаблоны.
SmartVault рекламирует свою «безопасность на уровне банка», чтобы защитить документы на более высоком уровне, чем облачные приложения потребительского уровня. Хотя это позволяет взаимодействовать с клиентами, клиенты должны иметь учетную запись для доступа к любым документам на платформе.
Узнайте больше о SmartVaultКлючевая особенность
- Зашифрованное управление документами
- Инструменты для совместной работы
- Функция перетаскивания
- Инструменты управления рабочим процессом
Плюсы
- Надежный контроль доступа и разрешения
- Автоматизированные контрольные журналы
Минусы
- Невозможно редактировать документы в SmartVault
- Не поддерживает синхронизацию документов в реальном времени
Цены
Начинается с 20 долларов США в месяц за пользователя при минимальном количестве пользователей 5 Пробная версия: Да — Бесплатный план на 14 дней: Нет
Google Диск — хорошо подходит для хранения файлов и совместной работы
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
Google Диск обеспечивает зашифрованный доступ к файлам и без проблем работает с Google Suite, включая Google Docs, Google Sheets и Google Slides. Это позволяет вам сотрудничать в режиме реального времени с членами команды. Он хорошо подходит для базового хранения файлов и в качестве центрального архива, но не обеспечивает надежные системы управления файлами и документами, которые необходимы некоторым предприятиям. Например, он не поддерживает соответствие требованиям , расширенный контроль версий или автоматизированные рабочие процессы. Тем не менее, это хороший выбор для базового управления документами и централизованного совместного хранения файлов.
Google Диск также работает с файлами Microsoft Office, поэтому вы можете загружать и редактировать документы Word, Excel или PowerPoint в Интернете без их преобразования.
Узнайте больше о Google ДискеКлючевая особенность
- Перетащите интерфейс
- Возможности поиска и фильтрации
- Инструменты для совместной работы и отслеживания
- Контроль версий
Плюсы
- Простота использования
- Также обеспечивает автономный доступ к документам
Минусы
- Не поддерживает электронные подписи
- Не поддерживает управление рабочим процессом
Цены
Бесплатно для первых 15 ГБ Пробная версия: Нет Бесплатный план: Да
6 лучших систем управления документами для малого бизнеса 2023 года
| Тема |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Отзывы |   | | | | | |
| Цены | Всего от 29 долларов в месяц для первых 30 пользователей. | От 5 долларов за пользователя в месяц. | От 20 долларов за пользователя в месяц. | От 4,59 долларов США за пользователя в месяц. | От 20 долларов США в месяц за пользователя при минимальном количестве пользователей 5. | Бесплатно для первых 15 ГБ |
| Бесплатная пробная версия | да 14 дней | да | да 14 дней | нет | да 14 дней | нет |
| Бесплатный план | да До 30 пользователей | да | нет | нет | нет | да |
Что такое система управления документами для малого бизнеса?
Система управления документами (DMS) — это онлайн-платформа для хранения, управления и обмена документами. DMS позволяет вам централизовать управление документами и преобразовывать физические файлы в цифровые файлы. Это сокращает трудоемкую ручную регистрацию и поиск документов, позволяя делиться ими с авторизованными пользователями.
В зависимости от выбранной вами DMS вы можете редактировать и использовать современные инструменты, такие как электронные подписи и совместная работа в Интернете .
Как работает программное обеспечение для управления документами для малого бизнеса?
Программное обеспечение для управления документами позволяет собирать и хранить документы в цифровом виде в центральной базе данных. Лучшие решения для управления документами основаны на облачных технологиях, чтобы предоставить доступ любому подключенному и авторизованному пользователю.
Пользователи могут получать доступ к документам и совместно работать над ними, обмениваться документами с другими авторизованными пользователями и автоматизировать рабочие процессы. У них также есть доступ к инструментам для маршрутизации документов, утверждений и предупреждений для повышения эффективности.
Большинство решений DMS могут архивировать старые версии документов и помогают отслеживать изменения, обеспечивая контрольный журнал.
Преимущества программного обеспечения для управления документами
Программное обеспечение для управления документами помогает малым предприятиям оптимизировать рабочие процессы и операции. Преимущества включают в себя:
- Уменьшение места для хранения : вы избавляетесь от необходимости в физических шкафах для документов, коробках и переплетах для хранения документов.Это не только облегчает поиск необходимых документов, но и уменьшает занимаемую площадь.
- Организация . Находить, хранить и искать документы в программном обеспечении для управления документами намного проще.
- Резервное копирование и восстановление документов . В случае пожара или наводнения физические документы могут быть утеряны или уничтожены.DMS обеспечивает автоматическое резервное копирование для обеспечения непрерывности бизнеса и аварийного восстановления.
- Улучшенный рабочий процесс . Одно из недавних исследований показало, что почти половина всех компаний испытывает трудности с поиском и обменом документами , а около трети беспокоятся о версиях.Лучшее программное обеспечение для управления документами для малого бизнеса может решить эти проблемы.
- Соответствие : Соответствие меняющимся отраслевым и государственным нормам может быть сложной задачей.Правильная DMS обеспечит соответствие требованиям.
- Безопасность : безопасная, зашифрованная DMS защитит ваши документы.
- Совместное использование и совместная работа . Инструменты DMS упрощают совместное использование и совместную работу, поддерживая удаленных сотрудников, распределенных сотрудников и клиентов.
- Расширенный доступ . Физические документы хранятся только в одном месте, и доступ к ним может быть ограничен.Цифровое хранилище позволяет делиться данными с любым авторизованным пользователем без необходимости ждать.
Управление и ведение бумажных файлов больше не практично. Поиск файлов и папок в картотеках и ящиках может занимать много времени, которое можно было бы использовать более продуктивно. Даже если все ваши файлы находятся в сети, все равно может быть сложно поддерживать их организованность и доступность, если они не управляются должным образом.
Эффективная DMS позволяет выполнять поиск по словам или фразам, не зная точного типа файла, имени или местоположения. Одно исследование показало, что более половины офисных работников тратят больше времени на поиск файлов, чем на работу с ними. То же исследование показало, насколько сложно это может быть, когда информация нужна срочно: 81% опрошенных офисных специалистов заявили, что не могут найти важный документ, когда их начальнику или клиенту что-то срочно нужно.
Это стало еще сложнее для удаленных и гибридных работников, которым нужен доступ к информации независимо от того, где они работают.
Сколько стоят системы управления документами для малого бизнеса?
Системы управления документами для малого бизнеса бесплатны для ограниченного числа пользователей до нескольких сотен долларов в месяц, в зависимости от уровня доступа и выбранного вами плана.
Например, пакет Connecteam для малого бизнеса предоставляется на 100 % бесплатно для первых 10 пользователей. Даже если у вас немного большая команда — до 30 человек — тарифный план Connecteam Basic стоит всего 30 долларов в месяц .
Для сравнения, 10 пользователей SmartVault будут стоить 400 долларов в месяц. Самый дешевый план Microsoft SharePoint будет стоить 50 долларов в месяц для 10 пользователей или 230 долларов в месяц в рамках лицензии Microsoft 365 E3.
Часто задаваемые вопросы
Какие бывают системы документооборота?
Существует несколько типов систем управления документами, включая управление контентом и записями, управление рабочими процессами, управление кадровыми документами и визуализацию документов. При оценке DMS вы хотите убедиться, что она включает в себя инструменты, необходимые для вашего бизнеса.
Как лучше работать с документами?
Использование облачной системы управления документами упрощает хранение, организацию и совместное использование документов. Он обеспечивает центральное расположение всей вашей документации, упрощая поиск и совместную работу.
Что вы должны искать в системе управления документами?
Лучшее программное обеспечение для управления документами для вашего малого бизнеса позволит вам настроить решения в соответствии с тем, как вы ведете бизнес. Убедитесь, что ваша DMS проста в использовании, обеспечивает надежную безопасность и соответствие требованиям, поддерживает автоматизацию рабочих процессов и интегрируется с вашим существующим техническим стеком.
Безопасны ли облачные системы управления документами?
Да, облачные системы управления документами безопасны. Ищите решение, которое обеспечивает автоматическое шифрование документов и позволяет использовать инструменты управления доступом и конфиденциальности. Облачные системы управления на самом деле более безопасны, чем локальные службы, поскольку поставщики платформ следят за безопасностью и обеспечивают применение исправлений и обновлений программного обеспечения.
Итоги по системам управления документами для малого бизнеса
Надежная и безопасная система управления документами для малого бизнеса может упростить рабочий процесс, упростить хранение и извлечение документов, а также позволяет делиться ими с членами команды и клиентами. Ищите DMS, которая предоставляет необходимые вам инструменты и проста в использовании для повышения производительности вашей организации.
Connecteam — лучший выбор для малого и среднего бизнеса, стремящегося улучшить управление документами. Сделайте маленький шаг для себя — и огромный скачок для своего бизнеса — с Connecteam уже сегодня. Не забудьте ознакомиться с Планом Connecteam для малого бизнеса , где вы найдете все необходимое для управления своим бизнесом.