7 лучших программ для документооборота в 2023 году

7 лучших программ для документооборота 2023 года

1. Connecteam — лучшее универсальное программное обеспечение для документооборота

   Доступен на

   • Интернет
   • iOS
   • Андроид

   Начни бесплатно

   

   Connecteam — это универсальное программное обеспечение для управления сотрудниками, которое превосходно работает в качестве платформы для документооборота. Он предлагает несколько функций, предназначенных для эффективного управления документами, упрощая создание, управление и распространение различных документов.

   Почему я выбрал Connecteam : Привлекательность Connecteam заключается в простых инструментах для создания рабочих процессов.Он предлагает простые в использовании формы, которые помогают поддерживать эффективность операций. Он также позволяет легко назначать задачи, связанные с документами, и использовать библиотеку шаблонов для помощи в выполнении повседневных рабочих задач.

   

   Ниже я рассматриваю ключевые функции Connecteam, которые расширяют его возможности по управлению документами и связанными с ними рабочими процессами.

   Устраните бумажный беспорядок благодаря улучшенному управлению и контролю документов.

   Система управления документами Connecteam позволяет хранить все документы и формы в безопасномоблачном хранилище, доступном из любого места и в любое время.Его интуитивно понятный интерфейс позволяет легко классифицировать и извлекать документы, будь то политики, руководства, стандартные рабочие процедуры или документы группы . Вы даже можете установить даты истечения срока действия, чтобы гарантировать, что ваши основные документы всегда актуальны.

   Системаподдерживает различные форматы файлов , обеспечивая совместимость с существующими документами.Вы можете перетаскивать или массово загружать файлы, а затем классифицировать и помечать их для эффективного поиска. Расширенные функции поиска позволяют быстро находить файлы.

   Платформа обеспечиваетконтроль версий , точное редактирование документов и историю обновления.Эта функция жизненно важна для отслеживания изменений с течением времени. Вы также можете автоматически синхронизировать файлы, чтобы ваша команда всегда работала с последними версиями документов. Кроме того, вы можете контролировать, кто может просматривать, редактировать и удалять документы, используя детальные права доступа пользователя.

   Решение Connecteam для управления документамилегко интегрируется с существующим программным обеспечением для управления персоналом или взаимоотношениями с клиентами (CRM), создавая целостную среду рабочих процессов.

   Оптимизируйте документооборот с помощью смарт-групп и интуитивно понятного управления задачами.

   Автоматизированная система Connecteam оптимизирует процессы документооборота , сокращая количество ручных ошибок и повышая эффективность. Вы можете создавать смарт-группы, которые автоматически распределяют сотрудников по группам на основе таких критериев, как роль, отдел или набор навыков. Затем система может автоматически направить документы в нужную группу .

   Я также ценю то, как Connecteam помогает выполнять задачи, связанные с документами. Благодаря отслеживанию задач сотрудников Connecteam вы можете встраивать четкие инструкции в задачи документа, обеспечивая точное выполнение.Кроме того, вы можете разбить сложные процессы на управляемые последовательности и отслеживать ход выполнения с помощью центральной панели управления.

   Кроме того, вы можете назначать задачи отдельным лицам или группам, и система будет обновлять ход выполнения задач. Несколькопользователей могут совместно работать над документами в режиме реального времени с динамическими изменениями, комментариями и @упоминаниями.Вы также получаете оповещения и обновления в режиме реального времени о ходе рабочего процесса через центральную панель управления, информирующую вас о статусе каждого документа на каждом этапе.

   Еще одна выдающаяся функция совместной работы — канал связи Connecteamдля конкретных задач , который обеспечивает прямую двустороннюю связь между сотрудниками и менеджерами.Эта функция помогает устранить недопонимание в задачах, связанных с документами, гарантируя, что сотрудники будут выполнять эти задачи эффективно и точно.

   Повысьте эффективность и сбор данных с помощью настраиваемых форм

   Интуитивно понятный конструктор Connecteam свозможностью перетаскивания позволяет вам отказаться от бумаги и создавать собственные цифровые формы и рабочие процессы за считанные минуты — кодирование не требуется.Вы можетедобавлять такие поля , как текст, флажки и раскрывающиеся списки.Кроме того, добавьте такие элементы, как изображения и видео, чтобы сделать формы более привлекательными и информативными.

   Более того, Connecteam позволяет создаватьдинамичные, адаптируемые формы .Эти формы используют условную логику, чтобы предоставить пользователям соответствующую информацию и поля на основе их предыдущих ответов. Вместо создания различных статических форм для разных сценариев (например, нескольких опросов для разных отделов) вы можете создать только одну динамическую форму.

   Кроме того, Connecteam дополняет процесс создания форм библиотекой шаблонов ,предлагая различные заранее разработанные формы для ускорения процесса .Эта функция экономит время и обеспечивает согласованность различных типов сбора данных.

   Вы можете эффективно распространять, заполнять и отправлять формы через платформу, оптимизируя процесс сбора данных. Программное обеспечение также поддерживаетэлектронные подписи , добавляя к вашим формам дополнительный уровень проверки и подлинности.Отправленные формы автоматически сохраняются и систематизируются вбазе знаний компании , что упрощает доступ и анализ собранных данных.

   Обеспечьте плавную интеграцию и доступность на ходу.

   Connecteam интегрируется с различными платформами облачного хранения, такими как Google Drive, Dropbox и OneDrive , улучшая доступ к файлам и совместную работу.

   Еще одна выгода? Connecteam работает как мобильное приложение, доступное как для iOS, так и для Android .Это дает вам и вашим сотрудникам возможность получать доступ, просматривать, редактировать и обмениваться документами непосредственно с ваших мобильных устройств.

   

   Кроме того,возможности мобильного захвата позволяют легко сканировать и загружать документы с помощью камеры телефона, что еще больше упрощает процесс управления документами.

   Наконец, push-уведомления информируют вас об обновлениях и утверждениях документов, обеспечивая своевременное выполнение задач.

   И многое другое

   Помимо своих основных функций, Connecteam предлагает ряд дополнительных инструментов, включая планирование сотрудников , часы работы сотрудников и многое другое, что делает его универсальным решением для управления персоналом .

   Connecteam также предлагает бесплатный пожизненный план — начните прямо сейчас!

   Ключевая особенность

   • Улучшенное управление документами и контроль

   • Автоматизация рабочих процессов

   • Настраиваемые формы

   • Электронные подписи и мультимедийная интеграция

   • Контроль версий

   • Управление задачами

   Плюсы

   • Настраиваемый

   • Доступно для любого бизнеса

   • Доступно через мобильные устройства

   • Интегрируется с другими платформами

   Минусы

   • Еще больше интеграций на подходе

   Цены

   Доступен пожизненный план. Премиум-планы начинаются от 29 долларов США в месяцдля 30 пользователей.

   14-дневная бесплатная пробная версия, кредитная карта не требуется

   Начните бесплатный пробный период
2. 

   DocuPhase — подходит для сбора данных с помощью искусственного интеллекта.

   Доступен на

   • Интернет
   • Окна
   • Мак

   

   DocuPhase — компания-разработчик программного обеспечения, специализирующаяся в первую очередь на автоматизации финансовых процессов за счет автоматизации кредиторской задолженности, сбора данных на основе искусственного интеллекта и интеграции с различными системами планирования ресурсов предприятия (ERP).

   Почему я выбрал DocuPhase : он оптимизирует финансовые операции и значительно сокращает ручную работу.Благодаря автоматизации рабочих процессов вы можете настроить утверждение, проверку и маршрутизацию документов. Кроме того, вы можете установить автоматические триггеры — заранее заданные действия, которые активируются при определенных событиях, например отправке документов, — чтобы гарантировать, что процессы будут продвигаться вперед без задержек.

   Одна функция, которую я нашел особенно полезной, — это сбор данных с помощью искусственного интеллекта, позволяющий пользователям оцифровывать бумажные файлы и импортировать электронные документы . Он поддерживает индексацию и категоризацию документов, обеспечивая эффективную организацию и поиск документов.

   Программное обеспечение включает в себя веб-формы и электронные подписи, настраиваемую автоматизацию рабочих процессов без участия ИТ-специалистов и интегрированные платежи поставщикам. Он также синхронизирует данные с различными ERP-системами для более эффективного принятия решений.

   Однако, поскольку он в первую очередь ориентирован на финансы, он может не отвечать более широким потребностям организации. Более того, его настройка может быть сложной и может оказаться дорогостоящей для некоторых предприятий.

   Узнайте больше о DocuPhase

   Ключевая особенность

   • Сбор документов
   • Автоматизация рабочих процессов
   • Электронные подписи
   • Индексирование документов

   Плюсы

   • Предлагает настраиваемые рабочие процессы
   • Интегрируется с другими инструментами

   Минусы

   • Сложный
   • Дороговато для некоторых предприятий

   Цены

   Стоимость начинается от 250 долларов США. Пробная версия: Да. Бесплатный план: Нет.

3. 

   Jotform — подходит для создания форм с помощью перетаскивания.

   Доступен на

   • Интернет
   • iOS
   • Андроид

   

   JotForm — это онлайн-конструктор форм, а также программное обеспечение для управления рабочими процессами и документами , которое предлагает ряд функций для оптимизации процессов, связанных с документами.

   Почему я выбрал Jotform : Его выдающейся особенностью является интуитивно понятный конструктор форм, позволяющий легко создавать различные формы — от опросов до форм регистрации.Его формы поддерживают условную логику.

   Кроме того, Jotform позволяет добавлять поля подписи в формы. Он также интегрируется со многими бизнес-инструментами, такими как Google Drive, Dropbox, Slack и Zapier. Это помогает оптимизировать процессы сбора и управления данными.

   Еще одна полезная функция, с которой я столкнулся, — это обширная библиотека шаблонов, предлагающая отправную точку практически для любого типа формы. Однако ориентация JotForm на формы может ограничить его расширенные возможности управления документооборотом.

   Узнайте больше о Джотформе

   Ключевая особенность

   • Конструктор форм с возможностью перетаскивания
   • Условная логика
   • Библиотека шаблонов
   • Автоматизация рабочих процессов

   Плюсы

   • Гибкий и масштабируемый
   • Экономически эффективным

   Минусы

   • Ограниченные возможности управления документами
   • Ограниченная настройка

   Цены

   От 34 долларов США в месяц, до 25 форм. Пробная версия: Нет. Бесплатный план: Да — Да, до 5 форм.

4. 

   M-файлы — хороши для понимания документов с помощью ИИ.

   Доступен на

   • Интернет
   • iOS
   • Андроид
   • Окна
   • Мак

   

   M-Files — это система документооборота , ориентированная на автоматизацию рабочих процессов. Он предлагает ряд функций, включая создание документов , управление ими, автоматизацию процессов и внешнее сотрудничество.

   Почему я выбрал M-Files : меня впечатлила технология генеративного искусственного интеллекта M-Files Aino.Он использует контекст (например, метаданные документа) для определения каждого типа документа, с которым он работает. Кроме того, на основе инструкций он генерирует различные форматы контента, такие как сводки, отчеты и электронные письма. Он также может переводить их на разные языки.

   На основе свойств документа (например, типа документа ) или метаданных (например, названия проекта или ответственного отдела) рабочие процессы M-Files могут автоматически направлять документы нужным рецензентам, утверждающим или местам назначения. Кроме того, он предлагает контроль версий, журналы аудита и интеграцию с другими системами.

   Однако структура ценообразования M-Files может быть менее выгодной для малого бизнеса. Кроме того, пользователи, привыкшие к системам на основе папок, могут найти подход, основанный на метаданных, менее интуитивным.

   Узнайте больше о М-файлах

   Ключевая особенность

   • Организация документов на основе метаданных
   • Автоматизация рабочих процессов
   • Контроль версий
   • Контекстный поиск и навигация

   Плюсы

   • Эффективная категоризация документов
   • Повышенная безопасность и соответствие требованиям

   Минусы

   • Потенциально высокая цена.
   • Кривая обучения подходу, основанному на метаданных

   Цены

   Чтобы узнать цену, обратитесь к поставщику. Пробная версия: Да. Бесплатный план: Нет.

5. 

   Fluix — подходит для полевых и офисных работников

   Доступен на

   • Интернет
   • iOS
   • Андроид

   

   Fluix — это облачная платформа, которая помогает компаниям оцифровывать процессы обработки документов и автоматизировать рутинные задачи. Он обслуживает офисные и полевые команды, стремясь обеспечить быстрый и безопасный сбор данных, уделяя при этом приоритет безопасности и соблюдению требований.

   

   Почему я выбрал Fluix : он предлагает инструменты захвата и оцифровки документов для преобразования бумажных документов в цифровые , а также функции аннотирования для добавления комментариев и пометок непосредственно в документы.

   Fluix также позволяет создавать собственные рабочие процессы для утверждения и маршрутизации документов, поддерживая электронные подписи для безопасного утверждения. Он предлагает функции инспекций и аудита для оптимизации полевых операций. Его внимание к безопасности и соблюдению требований является существенным плюсом.

   Важно отметить, что основное внимание Fluix к использованию мобильных устройств может ограничить его совместимость с организациями, в значительной степени зависящими от настольных платформ.

   Узнайте больше о Fluix

   Ключевая особенность

   • Сбор и оцифровка документов
   • Инструменты аннотаций
   • Настраиваемая автоматизация рабочих процессов
   • Электронные подписи

   Плюсы

   • Совместимость с мобильными устройствами
   • Расширенное сотрудничество для полевых работников

   Минусы

   • Может не подходить организациям, ориентированным на настольные компьютеры.
   • Требуется обучение

   Цены

   От 20 долларов США за пользователя в месяц. Пробная версия: Да — 14-дневный бесплатный план: Нет

6. 

   DocuSign — подходит для электронных подписей и управления контрактами.

   Доступен на

   • Интернет
   • iOS
   • Андроид

   

   DocuSign — популярное программное обеспечение для документооборота , специализирующееся на электронных подписях и управлении контрактами. Он предлагает такие функции, как электронные подписи, электронное нотариальное заверение, анализ контрактов и создание документов. В основном он обслуживает секторы финансовых услуг, страхования и недвижимости.

   Почему я выбрал DocuSign : Основная функция DocuSign позволяет загружать документы, добавлять поля подписи для получателей и отправлять их на электронную подпись.Подписанты могут получать доступ к документам и подписывать их с любого устройства в любой точке мира.

   Я ценю то, как DocuSign серьезно относится к безопасности и соблюдению требований. Он использует ведущие в отрасли протоколы шифрования и безопасности, чтобы обеспечить конфиденциальность данных и помочь вам соответствовать различным нормативным требованиям.

   Еще одна функция, которую я нашел особенно полезной, — это управление жизненным циклом контракта (CLM), которое управляет всем жизненным циклом контракта — от подготовки документов и переговоров до утверждения, исполнения и анализа после подписания.

   Однако основной упор DocuSign на электронные подписи и управление контрактами может ограничить его пригодность в качестве более комплексного решения для документооборота для бизнеса.

   Узнайте больше о DocuSign

   Ключевая особенность

   • Электронные подписи
   • Управление контрактами
   • Безопасность документов
   • Конструктор рабочих процессов

   Плюсы

   • Несколько интеграций
   • Глобальная доступность

   Минусы

   • Ограниченная сфера применения, помимо электронных подписей
   • Может быть дорогим для малого бизнеса

   Цены

   Стоимость начинается от 10 долларов США за пользователя в месяц. Пробная версия: Да. Бесплатный план: Да.

7. 

   DocuWare — подходит для автоматической категоризации с помощью искусственного интеллекта.

   Доступен на

   • Интернет
   • iOS
   • Андроид
   • Окна

   

   DocuWare — это облачное программное обеспечение для управления документами , которое предлагает классификацию документов с помощью искусственного интеллекта, управление задачами и электронные подписи. Он хорошо интегрируется с такими инструментами, как Microsoft Teams и Outlook.

   Почему я выбрал DocuWare : Платформа предлагает комплексный набор инструментов для управления документами: от импорта и систематизации документов до оптимизации процессов утверждения.Его электронные формы и интеграция с Outlook особенно эффективны для управления коммуникациями и документооборотом.

   Еще одна особенность, которая выделяется, — это интеллектуальная индексация, которая использует ИИ для автоматической организации документов на основе их содержания. Он упрощает поиск документов и управление ими за счет распознавания и маркировки важной информации в документах.

   Я заметил одно потенциальное ограничение DocuWare — его стоимость, которая может стать препятствием для небольших предприятий или организаций с ограниченным бюджетом.

   Узнайте больше о DocuWare

   Ключевая особенность

   • Индексирование и категоризация
   • Распознавание штрих-кода
   • Автоматизация рабочих процессов
   • Электронные подписи

   Плюсы

   • Удобный дизайн
   • Несколько интеграций

   Минусы

   • Сложная первоначальная настройка
   • Ограниченная настройка

   Цены

   Чтобы узнать цену, свяжитесь с поставщиком. Пробная версия: нет. Бесплатный план: нет.