6 лучших систем электронного документооборота в 2023 году
Опубликовано: 2023-03-29Электронные системы управления документами обеспечивают безопасное централизованное место для хранения и управления документами. Мы рассматриваем 6 лучших программ EDMS на 2023 год, чтобы помочь вам выбрать лучшее для вашего бизнеса.
Без правильных инструментов управление документами может стать трудоемким и утомительным процессом. Использование надежной системы электронного документооборота (EDMS) может помочь вам более эффективно организовать ваши файлы, обеспечивая более эффективную совместную работу и меньшее количество ошибок.
Современные электронные системы управления файлами очень безопасны и заменяют неорганизованное, иногда дорогостоящее физическое хранилище. Все цифровые файлы защищены с помощью шифрования и разрешений на управление доступом. Кроме того, большинство платформ поставляются с инструментами, которые помогут вам соблюдать правила безопасности данных.
Чтобы помочь вам понять больше, мы составили это руководство по 6 лучшим системам электронного документооборота и тому, что вам следует учитывать при выборе.
Если у вас нет времени читать наше исследование, перейдите к нашей таблице быстрого сравнения.
Наш лучший выбор
Лучшая универсальная система электронного документооборота
Узнать больше
Подходит для автоматизированного хранения документов
Подходит для совместной работы над документами
Что искать в системе электронного документооборота
Лучшее программное обеспечение для управления документами будет делать гораздо больше, чем просто хранить ваши документы. Вот несколько ключевых особенностей, на которые следует обратить внимание:
- Управление документами и поиск.Возможность добавлять метаданные, такие как теги, категории и описания, может упростить хранение и организацию электронных документов. Кроме того, быстро находите и извлекайте любые документы с помощью функции поиска.
- Пользовательские права доступа.Предоставьте определенным сотрудникам доступ к определенным документам, гарантируя, что конфиденциальная информация останется в безопасности. Connecteam, например, позволяет создавать пользователей и группы пользователей и назначать массовые разрешения. Некоторые системы также имеют функции защиты паролем и шифрования.
- Особенности совместной работы.Легко делитесь документами и сотрудничайте с членами команды над документами. Несколько пользователей могут одновременно редактировать и комментировать документы, способствуя совместной работе и оптимизируя рабочие процессы.
- Отслеживание контроля версий.Просматривайте прошлые версии документов и историю изменений в целях аудита. Это также способствует лучшей проверке фактов и совместной работе.
- Соответствие нормативным требованиям.Предприятия должны соблюдать правила хранения и защиты данных, поэтому ищите систему хранения документов с такими функциями, как политики хранения и журналы аудита.
- Функционал электронной подписи.Позволяет делиться важными документами с сотрудниками, которые могут подписывать их цифровой подписью со своих устройств.
- Аналитика и отчеты.Создавайте отчеты для просмотра данных о действиях с документами, производительности, использовании и многом другом.
- Мобильное приложение.Получайте доступ к документам и управляйте ими с любого устройства — в любом месте и в любое время.
6 лучших систем электронного документооборота 2023 года
Connecteam — Лучшая универсальная система электронного документооборота
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
Connecteam возглавляет наш список как лучшаяуниверсальная система электронного документооборота .Он предлагает функции безопасности для защиты файлов, включая шифрование и контроль доступа, а также имеет элегантный и удобный интерфейс.
Ниже приведены выдающиеся функции Connecteam, которые помогут вам с легкостью управлять своими документами.
Упрощенное управление документами через централизованную панель управления
С Connecteam вы можетехранить и управлять всеми документами вашей компании в одном месте.Сотрудники могут напрямую загружать документы, включая сертификаты, формы, личные и нормативные файлы и многое другое. Все можно просмотреть на централизованной панели инструментов, в которой легко ориентироваться даже тем, кто не очень разбирается в технологиях.
Используямобильное приложение Connecteam , вы и члены вашей команды можете загружать документы и получать к ним доступ из любого места и в любое время.Дружественный интерфейс упрощает переход к любому документу, который необходимо просмотреть.
Лучше всего то, что Connecteam предлагаетнеограниченное хранилище .Это означает, что нет ограничений на количествоилиразмер документов, которые вы можете загружать и хранить.
Безопасное хранилище и разрешения пользователей для обеспечения безопасности конфиденциальной информации
Connecteam хранит все ваши документы в высокозащищенном облаке и используетсквозное шифрование данных .Это защищает неавторизованные третьи лица от доступа к вашим документам, когда вы загружаете, редактируете или просматриваете их. Connecteam также использует стандартное 256-битное шифрование SSL.
Кроме того, Connecteam позволяет устанавливатьиндивидуальные разрешения для всех пользователей вашей компании.У вас есть полный контроль над тем, какие сотрудники могут получить доступ к каким документам, а также над тем, могут ли они их редактировать. Это гарантирует, что только соответствующие люди имеют доступ к конфиденциальной информации.
Следите за соблюдением нормативных требований и обновляйте документы, устанавливая даты истечения срока действия
Connecteam покажет вам все даты истечения срока действия загруженных вами документов. Вы также можете установить пользовательские даты истечения срока действия для документов в соответствии с записью или типом.
Кроме того, Connecteamавтоматически уведомит вас об истечении срока действия документов .Таким образом, вы можете быстро принять меры, чтобы важные документы и сертификаты никогда не устарели. Это также упрощает соблюдение соответствующих законов и правил в отношении хранения документов.
Более плавная адаптация благодаря мгновенному обмену файлами
Функции управления документами Connecteam также могут упростить процесс адаптации. Ваши новые сотрудники могутзагружать необходимые документы и сертификаты прямо со своих мобильных устройств.Это могут быть налоговые формы, подписанные контракты, личные файлы и многое другое. Вы получите к ним мгновенный доступ и сможете запросить дополнительные документы у сотрудников одним прикосновением к своему устройству.
Вы также можетеотправлять напоминания новым сотрудникам о загрузке документов и создавать контрольные списки, чтобы они могли отметить их во время адаптации .Это гарантирует, что ничего не ускользнет, и новые сотрудники смогут быстрее пройти адаптацию.
Чат в приложении и новостная лента компании для лучшего общения
Благодарявстроенной функции чата Connecteam вы можете общаться с членами команды в режиме реального времени, независимо от того, где и когда они работают.Настройте безопасные индивидуальные или групповые чаты за считанные секунды и создайте настраиваемые разрешения для пользователей, чтобы разговоры были безопасными и контекстными.
В сообщениях можно отправлять изображения, видео, аудиозаметки и другие файлы. Кроме того, push-уведомления гарантируют, что ни одно из ваших сообщений не будет пропущено.
Connecteam также имеетленту новостей компании в стиле социальных сетей, которую вы можете использовать для обмена обновлениями и объявлениями со всей своей командой одновременно.Планируйте публикации в нужное время, смотрите, кто просматривал ваши публикации, и настраивайте объявления с помощью GIF-файлов, изображений и многого другого.
Что касается управления документами, эти функции позволяютмгновенно обмениваться информацией о документах .Попросите сотрудников предоставить документы, сообщите им, что срок действия важной сертификации подходит к концу, или запросите документы у всей команды одновременно.
И многое другое
Connecteam — это больше, чем просто решение для электронного документооборота. Он также имеет функции для обучения , управления задачами , планирования сотрудников , вознаграждений и признания и многое другое.
Connecteam предлагаетбесплатный тарифный план для малого бизнеса для команд с 10 или менее сотрудниками.Платные планы начинаются всего с 29 долларов в месяц для 30 пользователей, и вы также можете использовать бесплатную пробную версию .
Ключевая особенность
Централизованное место для хранения, редактирования и управления документами
Неограниченное хранилище документов
Пользовательские элементы управления доступом к документам
Срок действия документов
Мгновенный обмен файлами
Встроенный чат для индивидуальных и групповых сообщений
Плюсы
Простота использования даже для менее технически подкованных пользователей
Мобильное приложение для загрузки и доступа к документам на ходу
Бесплатно на всю жизнь для команд до 10 человек
Комплексное решение для управления работой
Минусы
Больше интеграций впереди
Цены
Всего от29 долларов в месяц для первых 30 пользователей. Бесплатная14-дневная пробная версия. Доступенбесплатныйплан.
14-дневная бесплатная пробная версия, кредитная карта не требуется
Начните бесплатный пробный периодRubex от eFileCabinet — хорошо подходит для автоматического хранения документов
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
Rubex от eFileCabinet — это облачная система управления документами с функциями автоматической подачи документов, совместной работы в команде и т. д. Он может автоматизировать процессы утверждения документов и обеспечивает визуализацию данных документа. Rubex предлагает функцию поиска для доступа и извлечения документов по дате или ключевому слову. Он доступен в виде мобильного или веб-приложения.
Менеджеры могут устанавливать разрешения пользователей, чтобы запретить определенным пользователям доступ к определенным документам или их редактирование. Rubex также предлагает функции контроля версий, шаблоны документов, электронные подписи, обмен файлами и запросы файлов.
Узнайте больше о Rubex от eFileCabinetКлючевая особенность
- Электронные подписи
- Автоматическая подача документов
- Мобильные и веб-приложения
- Разрешения пользователей и контроль версий
Плюсы
- Предлагает интеграцию со сторонним программным обеспечением
- Может искать недостающие документы
Минусы
- Цены не указаны в открытом доступе
- Ограниченные возможности в базовом платном плане
Цены
Свяжитесь с поставщиком, чтобы узнать цену Пробная версия: Да Бесплатный план: Нет
Zoho Docs — хорошо подходит для совместной работы над документами
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
Zoho WorkDrive — это облачная система управления документами, ориентированная на совместную работу в команде. Благодаря функции групповых папок пользователи могут обмениваться документами друг с другом в режиме реального времени. Несколько пользователей также могут одновременно работать над документами.
Пользователи могут создавать резервные копии документов в автономном режиме, и данные будут синхронизироваться при повторном подключении к Интернету. Они также могут упорядочивать документы в папках и подпапках и искать их по расположению, типу, ключевым словам или имени.
Программное обеспечение также предлагает контроль версий, разрешения на доступ и отчеты, включая журналы аудита и статистику доступа к файлам. Кроме того, он имеет функции безопасности и предоставляет пользователям доступ к пакету Zoho Office Suite.
Zoho WorkDrive имеет мобильные приложения для устройств Android и iOS, а также настольное приложение. К сожалению, бесплатного плана нет.
Узнайте больше о Zoho DocsКлючевая особенность
- Папки команды
- Контроль версий и права доступа
- Автономные резервные копии данных
- Мобильные приложения
Плюсы
- Можно установить папки как «общедоступные» или «частные»
- Функция поиска для быстрого поиска документов
Минусы
- Нет бесплатного плана
- Ограничения на загрузку файлов в планах более низкого уровня могут быть ограничительными.
Цены
От 5 долларов за пользователя в месяц Пробная версия: Да Бесплатный план: Да
PandaDoc — хорошо подходит для приема электронных подписей
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
Pandadoc — это облачная программа управления документами с инструментами для электронных подписей и управления контрактами. Работодатели могут использовать инструменты для создания документов с помощью перетаскивания, чтобы создавать свои собственные документы. Существует библиотека шаблонов, которая служит отправной точкой для различных типов документов.
Работодатели также могут просматривать историю файлов и использовать отслеживание версий для отслеживания изменений с течением времени. Обмен файлами доступен в приложении. Можно создать элементы управления доступом, чтобы ограничить, кто может просматривать какие файлы.
К сожалению, Pandadoc может стать довольно дорогим для больших команд. Он начинается с 19 долларов за пользователя в месяц. Это будет равняться 1900 долларов в месяц для команды из 100 человек.
Узнайте больше о PandaDocКлючевая особенность
- Создание документа методом перетаскивания
- История версий
- Контроль доступа
- Обмен файлами
Плюсы
- Легко использовать
- Большая библиотека шаблонов
Минусы
- Высокие цены
- Может быть немного медленным
Цены
От 19 долларов за пользователя в месяц Пробная версия: Да — 14-дневный бесплатный план: Да
DocuWare — хорошо подходит для управления счетами
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
- Окна
DocuWare — это автоматизированная система управления документами с инструментами для выставления счетов и электронных подписей. Работодатели могут использовать центральную панель управления для организации файлов. Вся хранимая информация зашифрована и защищена другими методами безопасности, а также есть некоторые сторонние интеграции.
Сотрудники, клиенты и другие лица с правами доступа могут использовать мобильное приложение для просмотра и редактирования документов. Менеджеры могут устанавливать действия с крайними сроками. Есть встроенный поиск файлов, а документы можно сортировать по типу файла. Доступен детальный контроль доступа, чтобы гарантировать, что нужные люди могут видеть нужные документы.
Одна потенциальная проблема заключается в том, что все планы DocuWare имеют ограничения на объем хранилища. Даже самые топовые пакеты предлагают всего 250 ГБ дискового пространства, которым могут пользоваться до 100 пользователей.
Узнайте больше о DocuWareКлючевая особенность
- Безопасное хранение документов
- Детальный контроль доступа
- Встроенный поиск файлов.
- Сторонние интеграции
Плюсы
- Хороший контроль доступа
- Простое в использовании мобильное приложение
Минусы
- Все планы имеют ограничения на хранение
- Нет бесплатной пробной версии или бесплатного плана
Цены
Свяжитесь с поставщиком, чтобы узнать цены Пробная версия: Нет Бесплатный план: Нет
Oneflow — хорошо подходит для управления контрактами
Доступен на
- Интернет
Oneflow — специализированная программа управления контрактами. Работодатели могут создавать цифровые контракты с нуля с помощью создателя контрактов, и существуют настраиваемые шаблоны. Разрешения на доступ гарантируют, что только соответствующие люди могут просматривать контракты и взаимодействовать с ними.
Есть также инструменты для совместной работы, в том числе возможность редактирования бизнес-документов в режиме реального времени. Каждый может оставаться в курсе с помощью настраиваемых уведомлений, а контракты Oneflow можно подписывать онлайн с помощью инструмента электронной подписи.
Основным недостатком является то, что Oneflow разработан специально для создания и управления контрактами. Это бесполезно для более общего управления документами.
Узнайте больше о OneflowКлючевая особенность
- Управление контрактами
- Контрактный строитель
- Контроль доступа
- Инструменты для совместной работы
Плюсы
- Быстрое создание контракта
- Настраиваемые шаблоны договоров
Минусы
- Ограничено управлением контрактами
- Относительно дорого
Цены
От 18,42 долл. США за пользователя в месяц Пробная версия: Да Бесплатный план: Да
Сравните лучшие системы электронного документооборота
| Тема |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Отзывы |   | | | | | |
| Цены | Всего от 29 долларов в месяц для первых 30 пользователей. | Свяжитесь с продавцом, чтобы узнать цену | От 5 долларов за пользователя в месяц. | От 19 долларов за пользователя в месяц. | Свяжитесь с продавцом, чтобы узнать цену | От 18,42 долларов США за пользователя в месяц. |
| Бесплатная пробная версия | да 14 дней | да | да | да 14 дней | нет | да |
| Бесплатный план | да До 30 пользователей | нет | да | да | нет | да |
Что такое системы электронного документооборота?
Система управления электронными документами (EDMS) — это тип облачного программного обеспечения, которое позволяет организациям хранить, управлять и получать доступ к важным документам в цифровом виде .
Эти системы заменяют решения для физического хранения, такие как хранение бумажных документов в картотеке. Вместо этого они обеспечивают безопасное центральное место для хранения документов. Думайте об этом как об электронном управлении файлами, где доступ и поиск просты. Предприятия могут хранить все, от счетов и контрактов до записей о сотрудниках и учебных материалов, а также многое другое.
Программное обеспечение EDMS также автоматизирует рабочие процессы документов, такие как процессы утверждения и проверки. Это может помочь повысить производительность и сэкономить время бизнеса. Кроме того, в этих системах часто есть функции для управления доступом к определенным документам и отслеживания изменений, внесенных в документы. Это помогает повысить безопасность данных.
Кроме того, эти системы сокращают использование бумаги и исключают возможность потери или потери документов. Это экономит деньги бизнеса в долгосрочной перспективе.
Как работают системы электронного документооборота?
Системы электронного документооборота надежно хранят все документы, загружаемые сотрудниками компании .
Чтобы использовать одну из этих систем, предприятиям сначала необходимо загрузить программное обеспечение EDMS. Большинство из них доступны в виде мобильных и/или настольных приложений. Некоторые также доступны через веб-браузеры. Сотрудники могут загрузить приложение непосредственно на свои мобильные устройства или получить доступ к программному обеспечению на своих настольных компьютерах.
Затем компаниям необходимо обучить сотрудников тому, как использовать систему, и разработать процесс загрузки и организации документов. Как сотрудники, так и менеджеры могут загружать документы, а работодатели могут устанавливать собственные правила, для которых сотрудники могут загружать типы документов.
После загрузки документов в систему сотрудники могут получить к ним доступ в любое время и из любого места. Они могут искать документы по названию, дате, автору, ключевому слову или другим критериям. Эти системы также позволяют сотрудникам совместно работать над документами друг с другом. Над одним и тем же документом могут работать сразу несколько сотрудников, а система может отслеживать изменения, которые вносит каждый пользователь.
Менеджеры могут использовать эти системы для обеспечения безопасного хранения документов и предоставления доступа сотрудникам, которые в них нуждаются.
Преимущества систем электронного документооборота
Легкий доступ и поиск
Эти системы обеспечивают быстрый и легкий доступ к документам из любого места и в любое время. Это упрощает для вас и ваших сотрудников доступ к документам и обмен ими друг с другом.
Точно так же программное обеспечение EDMS предлагает пользователям инструменты для быстрого поиска именно тех документов, которые они ищут. Они могут искать по ключевому слову, названию, автору, дате и другим критериям. Больше не нужно копаться в куче документов, чтобы найти то, что вы ищете.
Экономия времени
Системы электронного документооборота автоматизируют многие трудоемкие части документооборота. Они устраняют необходимость ручного просмотра, утверждения и обработки документов. Это может освободить ваше время, чтобы вы могли вернуться к более важной работе.
Улучшенная совместная работа и повышенная производительность
Эти системы упрощают сотрудникам совместную работу над документами. Несколько человек могут редактировать документы одновременно, а программное обеспечение EDMS автоматически отслеживает уникальные изменения, которые вносит каждый пользователь.
Улучшая совместную работу и оптимизируя рабочие процессы с документами, эти системы в конечном итоге также повысят производительность.
Улучшенная безопасность
Большинство программных решений СЭД позволяют устанавливать настраиваемые права доступа для определенных документов и/или пользователей. Это гарантирует, что только уполномоченные лица могут получить доступ к конфиденциальным или даже конфиденциальным материалам. Точно так же программное обеспечение может отслеживать изменения, которые пользователи вносят в документы. Таким образом, вам будет легко увидеть, кто несет ответственность за определенные изменения.
Улучшенное соответствие
Эти системы упрощают обеспечение хранения и управления документами в соответствии с применимыми законами и правилами. Благодаря надежному способу хранения и доступа к документам вы можете вести точные и актуальные записи и мгновенно создавать их при необходимости.
Снижение затрат
С ПО СЭД вам не придется беспокоиться о тратах на печать и хранение бумажных документов. Оцифровывая документы и сохраняя их в электронном виде, эти системы также устраняют необходимость в физическом пространстве для хранения, которое может быть дорогостоящим. Это может сэкономить вашему бизнесу много денег в долгосрочной перспективе.
Сколько стоят системы электронного документооборота?
Стоимость большинства систем указана за пользователя в месяц. Например, Panadoc взимает 19 долларов за пользователя в месяц. Zoho WorkDrive, с другой стороны, взимает чуть более 3 долларов США за пользователя в месяц за базовый план. Однако он не включает доступ ко всем его функциям. Вам придется платить больше в месяц за дополнительные инструменты.
Некоторые решения не публикуют свои тарифные планы публично. Это означает, что вам придется связаться с продавцом напрямую для получения информации о ценах.
Ценообразование Connecteam прозрачно, предлагая доступные варианты для предприятий любого размера. Команды до 10 человек могут пользоваться Connecteam бесплатно всю жизнь. Большие команды могут воспользоваться платным планом, начиная всего с 29 долларов в месяц для 30 пользователей.После этого дополнительные пользователи стоят всего 0,50 доллара США в месяц.
Connecteam также предлагаетбесплатную пробную версию, которую вы можете использовать, чтобы протестировать ее перед переходом на платный план.
Часто задаваемые вопросы
Что является образцом электронного документа?
Электронный документ — это любой документ, который можно создавать, редактировать и хранить в электронном виде. Некоторые примеры включают файлы PDF, электронные таблицы Excel и документы Microsoft Word. Вы можете использовать электронные системы управления документами, такие как Connecteam, для хранения и управления документами в цифровом виде.
Что является примером системы электронного документооборота?
Существует множество систем управления электронными документами, но некоторые примеры — Microsoft SharePoint, Google Drive и Alfresco. Однако ни один из них не предлагает столько функций, сколько Connecteam. Connecteam обладает мощными функциями для управления документами, а также инструментами для планирования, планирования мероприятий , адаптации и обучения и многого другого.
В чем разница между СЭД и СЭД?
Для хранения и управления электронными документами используется система электронного документооборота (СЭД). Электронная система управления записями (ERMS) является более комплексной и используется для управления записями на протяжении всего их жизненного цикла. Электронные записи включают не только документы, но и электронные письма, изображения, сообщения в социальных сетях и многое другое.
Одним словом, СЭД ориентирована на хранение и управление документами. Между тем, СЭД имеет более продвинутые возможности для управления записями, которые могут включать в себя документы.
Итоги по системам электронного документооборота
Системы электронного документооборота (EDMS) упрощают хранение, управление и совместную работу над всеми видами цифровых документов. Пользователи могут получать к ним доступ и извлекать их в любое время и в любом месте.
Используя программное обеспечение EDMS, предприятия могут выиграть от экономии времени, снижения затрат и повышения производительности и совместной работы. Кроме того, они могут быть уверены, что программное обеспечение обеспечивает соответствие их бизнеса требованиям и безопасность их данных.
Существует множество программных решений для СЭД, но Connecteam — лучшее из них .Благодаря элегантной центральной панели инструментов, функциям обмена файлами, чату в приложении и многому другому в Connecteam есть все, что нужно вашему бизнесу для удобного управления документами. Цены начинаются всего с 29 долларов в месяц для 30 пользователей. А предприятия с количеством пользователей до 10 могут получить бесплатный доступ к Connecteam на всю жизнь.
Подпишитесь на 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы лично убедиться в преимуществах Connecteam.